Электронные трудовые книжки: жизнь после 10 июня

* И. Ильф, Е. Петров «Двенадцать стульев».

Поезд тронулся?

С 10 июня 2021 года вступает в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 г. № 1217-IX (далее — Закон № 1217). Как вы поняли из его названия, именно старт этого Закона является началом конца привычных бумажных трудовых книжек, которые использовались для фиксации трудовых отношений.

Почему началом? Потому что переход на электронный учет будет длиться пять лет. Именно столько времени отведено для включения Пенсионным фондом в реестр застрахованных лиц Госреестра отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников.

В течение этой пятилетки работодатели за работников или работники сами за себя смогут передать Пенсионному фонду отсутствующие сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

Как именно будем передавать? С помощью веб-портала электронных услуг Пенсионного фонда (portal.pfu.gov.ua). Будут доступны два варианта (!) на выбор:

— в виде сканированных копий трудовых книжек. Многие бухгалтеры знакомы с этим вариантом. Здесь все просто. Заходим в электронный кабинет на веб-портале ПФУ. В разделе «Коммуникации с ПФУ» выбираем сервис «Сведения о трудовой деятельности работника». Читаем инструкцию и заходим в раздел загрузки. Заполняем форму на своего работника. Добавляем (1) скан-копии трудовой книжки и (2) сканированную копию согласия на обработку персональных данных работника.

Скан-копии должны быть четкими и содержать страницы в хронологическом порядке. Рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi. Формат изображения должен быть jpg или pdf, размер каждого файла не должен превышать 1 Мб;

— в виде оцифрованных копий трудовой книжки — путем создания соответствующей записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда.

То есть можно будет ручками внести сведения о трудовой деятельности работника из его трудовой книжки в раздел «Сведения о трудовой деятельности» и загрузить скан-копии документов, на основании которых вносились записи. Это более трудоемкий вариант. Поэтому не уверены, что крупные работодатели захотят с ним возиться. Но он имеет место быть.

В любом случае, советуем вам не спешить. Дело в том, что

Это прямо указано в п. 2 разд. ІІ Закона № 1217.

Если говорить о сроках предоставления, то, скорее всего, пенсионщики захотят сначала получить информацию о трудовом стаже тех работников, которым до пенсии осталось недолго. А вот молодежь оставят на потом. Ведь получить информацию (в том числе и скан-копии документов) мало. Ее следует должным образом обработать.

От вопросов передачи трудовых сведений перейдем к вопросам кадровым.

Представим, что сегодня 10 июня 2021 года. Какие вопросы появляются у работодателя? Конечно, как теперь принимать и увольнять работников? И будет ли возможность и в дальнейшем вести бумажную трудовую книжку? А то вдруг вирус «Вася»…

Начнем со старой гвардии, а именно с тех работников, которые на 10.06.2021 г. находятся в трудовых отношениях с работодателем (юрлицом или же ФЛП).

Старая гвардия

Работодатель-юрлицо. Здесь на первое место выходит вопрос предоставления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников.

Конечно, законодатель не устанавливает обязанности именно работодателя отправлять такие сведения. Они могут быть получены Пенсионным фондом непосредственно от застрахованного лица, т. е. работника.

Но трудовые книжки работодатели-юрлица хранят у себя. Просто так отдать их работникам на руки нельзя.

Поэтому намек законодателя, думаем, вы поняли? ☺

Наполнять реестр застрахованных лиц отсутствующими сведениями, скорее всего, придется работодателям-юрлицам.

Что ж, допустим, работодатель передает сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд для наполнения реестра застрахованных лиц.

Что дальше?

Даже если там только запись о приеме на работу.

Заметим, что сейчас нет разъяснений, где именно работник должен поставить свою подпись о получении трудовой книжки.

По нашему мнению, для этого подходит Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10).

В графе 12 этой Книги ответственное лицо работодателя может указать дату предоставления сведений и основание выдачи трудовой книжки, например, «21.06.2021, п. 2 розд. ІІ Закону від 05.02.2021 № 1217-IX», а в графе 13 работник поставит свою подпись о получении трудовой книжки на руки.

Далее сведения о трудовой деятельности будут формироваться работодателями в электронном виде.

А если работник не доверяет всем этим электронным реестрам, потому что у него был горький опыт, когда что-то нажалось и все удалилось?

Что ж, такой работник может обратиться с требованием к работодателю внести сведения о работе, а также о поощрениях и наградах за успехи в работе (если таковые, конечно, были) в его трудовую книжку. И работодатель обязан будет выполнить такое требование.

Однако трудовую книжку у себя работодатель не оставляет. Внес запись — отдал трудовую работнику.

Усложним ситуацию. Увольняется работник, который был принят на работу до 10.06.2021 г. Однако сведения о его трудовой деятельности еще не успели передать Пенсионному фонду.

В таком случае действуем по старой привычной схеме.

В день увольнения производим окончательный расчет с работником и выдаем ему должным образом заполненную трудовую книжку с записью об увольнении с работы.

А еще вручаем работнику копию приказа об увольнении.

Желаем работнику успехов. Все! Дальнейшая судьба трудовой книжки работника — это его забота.

Имея трудовую на руках, он может и сам передать сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионный фонд через кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда.

Работодатель-ФЛП. Он не хранит у себя трудовые книжки работников. Трудовые находятся на руках у работников. Поэтому последним ничто не мешает подать сведения в Пенсионный фонд самостоятельно, без участия предпринимателя.

Однако будьте внимательны! Если увольняем работника 10.06.2021 г. или позднее, обязательно спрашиваем у него, передал ли он сведения о трудовой деятельности Пенсионному фонду.

Если:

— нет, то вносим запись об увольнении в трудовую книжку работника и выдаем ему копию приказа об увольнении с работы;

— да, то выдаем работнику копию приказа об увольнении. А вот запись об увольнении вносим в трудовую книжку, только если работник этого желает.

Работаем с новичками

С работниками, которых принимаем на работу с 10.06.2021 г. или позднее, работаем по новым правилам. При трудоустройстве лицо будет предоставлять работодателю

Что это за сведения такие? Будут ли они актуальными для работодателя при приеме работника на работу? Трудно сказать. Ведь сегодня сведения о трудовой деятельности Пенсионный фонд черпает из приложения 5 (Д5) Объединенного отчета. Этот отчет квартальный. Поэтому о трудовых новостях (приеме/переводе/увольнении) пенсионщики узнают со значительным опозданием.

В любом случае, работодатель должен выполнить требование КЗоТ. Поэтому если работник не предоставляет трудовую — отправляем его в Пенсионный фонд.

Но самой трудовой или сведений от пенсионщиков, которые не факт, что будут актуальными, для работодателя мало. Нужно же понимать, как принимать работника: по основному месту работы или по совместительству.

Что по этому поводу говорит закон? В Законе № 2464* будет указано, что основным местом работы будет то, которое определено работником как основное согласно поданному заявлению (до отзыва).

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Что это за заявление такое и кому оно подается? Можем допустить, что речь идет о заявлении о приеме на работу. Поэтому в любом случае просим работника четко указать в таком заявлении форму занятости: на основное место работы или по совместительству он трудоустраивается.

Заметим, что изменениями, которые будут внесены в Закон № 2464, предусматривается, что работодатели будут обязаны подавать отчетность об основном месте работы работника. Однако эту информацию Пенсионный фонд и так получает из двух источников: из Уведомления о приеме на работу и из Д5 Объединенного отчета. Неужели будем еще что-то подавать? Хотелось бы верить, что нет.

Пока же рекомендуем просить у работника при приеме на работу именно трудовую книжку, а дальше действовать по ситуации.

Если трудовая книжка находится:

— у другого работодателя, поскольку, по информации работника, еще не переданы сведения о его трудовой деятельности, то понимаем, что этого работника сможем принять исключительно по совместительству. Поэтому просим его указать в заявлении о приеме именно такую форму занятости. Ну и отправляем работника в Пенсионный фонд добывать информацию о трудовой деятельности. Ведь именно этот фонд ведет реестр застрахованных лиц;

— у работника на руках, то:

1) выясняем у него, не работает ли он на основании трудового договора на другом предприятии (у ФЛП).

Внимательно изучаем трудовую книжку, нет ли в ней записи о приеме на работу без записи об увольнении. Если есть, то просим предоставить копию приказа об увольнении. Именно просим, а не требуем. Ведь предоставление такого приказа не предусмотрено КЗоТ;

2) просим указать в заявлении о приеме на работу форму занятости: основное место работы или совместительство.

Внимание!

Дело в том, что в ст. 48 КЗоТ будет указано, что трудовая книжка хранится у работника.

Может ли работник попросить работодателя внести в трудовую книжку сведения о работе или о поощрении? Да, может! И работодатель обязан будет выполнить просьбу работника. Отказать нельзя!

Вносим записи в трудовую книжку и отдаем ее на хранение работнику.

А как же скан-копии и предоставление сведений о трудовой деятельности? Здесь все просто.

Поскольку работник имеет трудовую на руках, то он сам при необходимости сможет предоставить необходимые сведения о трудовой деятельности Пенсионному фонду.

Поэтому с новичками, принятыми на работу с 10 июня 2021 года или позже этой даты, работодатель может не ломать себе голову всем этим сканированием. Однако, если хотите, можете помочь таким работникам освоить эту науку.

За это вы получите возможность расчета страхового стажа для больничных лишь по данным реестра застрахованных лиц Госреестра, в том числе по имеющимся в нем данным о трудовой деятельности работников. Такие изменения в учете больничного страхового стажа будут внесены в ч. 2 ст. 21 Закона Украины от 23.09.99 г. № 1105-XIV.

Если же не хотите помогать, или на это просто нет времени, или работник хочет пройти этот путь сам, то рекомендуем сделать копию его трудовой книжки перед тем, как ее отдать.

Зачем? На случай, если работник заболеет и для расчета нужен будет страховой стаж, а его ни в Госреестре нет, потому что работник не передал, ни трудовой книжки работника у вас нет.

А как быть, если у работника отсутствует трудовая книжка, однако он хочет ее завести, поскольку не доверяет техническому прогрессу?

Без проблем! Даже если работник трудоустраивается впервые и не имеет трудовой книжки, он может обратиться к работодателю с требованием оформить ее. И, опять-таки, отказать работодатель не будет иметь права.

Отметим, что КМУ должен будет определить порядок ведения трудовых книжек в новых условиях. Поэтому, возможно, совсем скоро нас с вами ожидают изменения и на этом фронте. Ждем.

Но ясно одно: об окончательном прощании с бумажными трудовыми книжками говорить рано.