* «Дванадцять стільців», І. Ільф, Є. Петров.
Потяг рушив?
З 10 червня 2021 року набирає чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217). Як ви зрозуміли з його назви, саме старт цього Закону є початком кінця звичних паперових трудових книжок, які використовувалися для фіксації трудових відносин.
Чому початком? Тому що перехід на електронний облік триватиме п’ять років. Саме стільки часу відведено для включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб Держреєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.
Протягом цієї п’ятирічки роботодавці за працівників або працівники самі за себе зможуть передати Пенсійному фонду відсутні відомості про трудову діяльність в електронній формі.
Як саме передаватимемо? За допомогою вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду (portal.pfu.gov.ua). Буде доступно два варіанти (!) на вибір:
— у вигляді сканованих копій трудових книжок. Багато хто з бухгалтерів знайомий з цим варіантом. Тут все просто. Заходимо до електронного кабінету на вебпорталі ПФУ. У розділі «Комунікації з ПФУ» обираємо сервіс «Відомості про трудову діяльність працівника». Читаємо інструкцію та заходимо до розділу завантаження. Заповнюємо форму на свого працівника. Додаємо (1) скан-копії трудової книжки та (2) скановану копію згоди на обробку персональних даних працівника.
Скан-копії мають бути чіткими та містити сторінки у хронологічному порядку. Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi. Формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб;
— у вигляді оцифрованих копій трудової книжки — шляхом створення відповідного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.
Тобто можна буде руцями внести відомості про трудову діяльність з трудової книжки у розділі «Відомості про трудову діяльність» та додати скан-копії документів, на підставі яких вносилися записи. Це більш трудомісткий варіант. Тож не впевнені, що великі роботодавці захочусь з ним возитися. Але він має місце бути.
У будь-якому випадку радимо вам не поспішати. Річ у тім, що
Пенсійний фонд повинен установити порядок та строки подання відомостей про трудову діяльність
Це прямо зазначено в п. 2 розд. ІІ Закону № 1217.
Якщо говорити про строки подання, то, скоріш за все, пенсійники захочуть спочатку отримати інформацію про трудовий стаж тих працівників, яким недовго залишилося до пенсії. А ось молодь залишать на потім. Адже отримати інформацію (у тому числі й скан-копії документів) — замало. Її слід належним чином обробити.
Від питань передачі трудових відомостей до питань кадрових.
Уявимо, що сьогодні 10 червня 2021 року. Які питання постають перед роботодавцем?
Звісно, як тепер приймати та звільняти працівників?
Та чи буде можливість й надалі вести паперову трудову книжку? А то раптом вірус «Вася»…
Почнемо зі старої гвардії, а саме з тих працівників, які на 10.06.2021 р. перебувають у трудових відносинах з роботодавцем (юрособою або ж ФОП).
Стара гвардія
Роботодавець — юрособа. Тут на перше місце виходить питання надання до Пенсійного фонду відомостей про трудову діяльність працівників.
Звісно, законодавець не встановлює обов’язку саме роботодавця надсилати такі відомості. Вони можуть бути отримані Пенсійним фондом безпосередньо від застрахованої особи, тобто працівника.
Але ж трудові книжки роботодавці-юрособи зберігають у себе. Просто так віддати їх працівникам на руки не можна.
Тож натяк законодавця, думаємо, ви зрозуміли? ☺ Наповнювати реєстр застрахованих осіб відсутніми відомостями, скоріш за все, доведеться роботодавцям-юрособам.
Що ж, припустимо, роботодавець передає відомості про трудові діяльність працівників до Пенсійному фонду для наповнення реєстру застрахованих осіб. Що далі?
Після надання відомостей Пенсійному фонду наявні на підприємстві трудові книжки видаємо працівникам на руки під підпис
Навіть якщо там тільки запис про прийняття на роботу.
Зауважимо, що наразі немає роз’яснень, де саме працівник повинен поставити свій підпис про отримання трудової книжки.
На нашу думку, для цього підходить Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10). У графі 12 цієї Книги відповідальна особа роботодавця може зазначити дату надання відомостей та підставу видачі трудової книжки, наприклад, «21.06.2021, п. 2 розд. ІІ Закону від 05.02.2021 № 1217-IX», а в графі 13 працівник поставить свій підпис про отримання трудової книжки.
Далі відомості про трудову діяльність будуть формуватися в електронному вигляді.
А якщо працівник не довіряє усім цим електронним реєстрам, бо у нього був гіркий досвід, коли щось натиснулось і все видалилось?
Що ж, такий працівник може звернутися з вимогою до роботодавця внести відомості про роботу та про заохочення й нагороди за успіхи в роботі (якщо такі, звісно, були) до його трудової книжки. І роботодавець зобов’язаний буде виконати таку вимогу.
Проте трудову книжку у себе роботодавець не залишає. Вніс запис — віддав трудову працівникові.
Ускладнимо ситуацію. Звільняється працівник, який був прийнятий на роботу до 10.06.2021 р. Проте відомості про його трудову діяльність ще не встигли передати Пенсійному фонду.
У такому випадку діємо за старою звичною схемою.
У день звільнення проводимо остаточний розрахунок з працівником та видаємо йому належним чином заповнену трудову книжку із записом про звільнення з роботи.
А ще вручаємо працівникові копію наказу про звільнення.
Надання працівнику копії наказу про звільнення в день звільнення стає обов’язком роботодавця
Бажаємо працівникові успіхів. Усе! Подальша доля трудової книжки працівника — то його турбота.
Маючи трудову на руках, він може й сам передати відомості про свою трудову діяльність до Пенсійного фонду через кабінет застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.
Роботодавець — ФОП. Він не зберігає у себе трудові книжки працівників. Трудові знаходяться на руках у працівників. Тож останнім ніщо не заважає подати відомості до Пенсійного фонду самостійно, без участі підприємця.
Проте будьте уважні! Якщо звільняємо працівника 10.06.2021 р. чи пізніше, обов’язково питаємо у нього, чи передав він відомості про трудову діяльність Пенсійному фонду.
Якщо:
— ні, то вносимо запис про звільнення до трудової книжки працівника та видаємо йому копію наказу про звільнення з роботи;
— так, то видаємо працівникові копію наказу про звільнення. А ось запис про звільнення вносимо до трудової книжки, тільки якщо працівник цього бажає.
Працюємо з новачками
З працівниками, яких приймаємо на роботу з 10.06.2021 р. чи пізніше, працюємо за новими правилами. При працевлаштуванні особа надаватиме роботодавцю
або трудову книжку (за наявності), або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб
Що це за відомості такі? Чи будуть вони актуальними для роботодавця при прийнятті працівника на роботу? Важко сказати. Адже сьогодні відомості про трудову діяльність Пенсійний фонд черпає з додатка 5 (Д5) Об’єднаного звіту. Цей звіт квартальний. Тож про трудові новини (прийняття/переведення/звільнення) пенсійники дізнаються зі значним запізненням.
У будь-якому випадку роботодавець повинен виконати вимогу КЗпП. Тож якщо працівник не надає трудову — відправляємо його до Пенсійного фонду.
Але ж самої трудової чи отих відомостей від пенсійників, які не факт що будуть актуальними, для роботодавця замало. Потрібно ж розуміти, як приймати працівника: за основним місцем роботи чи за сумісництвом.
Що з цього приводу говорить закон? В Законі № 2464* буде зазначено, що основним місцем роботи буде те, яке визначене працівником як основне згідно з поданою заявою (до відкликання).
Що це за заява така й кому вона подається? Можемо припустити, що мова йде про заяву про прийняття на роботу. Тож у будь-якому випадку просимо працівника чітко вказати в такій заяві форму зайнятості: на основне місце роботи чи за сумісництвом він працевлаштовується.
Зауважимо, що змінами, які будуть внесені у Закон № 2464, передбачається, що роботодавці будуть зобов’язані подавати звітність про основне місце роботи працівника. Проте цю інформацію Пенсійний фонд і так отримує з двох джерел: з Повідомлення про прийняття на роботу та з Д5 Об’єднаного звіту. Невже будемо ще щось подавати? Хотілося б вірити, що ні.
Поки ж рекомендуємо просити у працівника при прийнятті на роботу саме трудову книжку, а далі діяти за ситуацією.
Якщо трудова книжка знаходиться:
— в іншого роботодавця, оскільки, за інформацією працівника, ще не передані відомості про його трудову діяльність, то розуміємо, що цього працівника зможемо прийняти виключно за сумісництвом. Тож просимо його зазначити в заяві про прийняття саме таку форму зайнятості.
Ну й відправляємо працівника до Пенсійного фонду добувати інформацію про трудову діяльність. Адже саме цей фонд веде реєстр застрахованих осіб;
— у працівника на руках, то:
1) з’ясовуємо у нього, чи не працює він на підставі трудового договору на іншому підприємстві (у ФОП). Уважно вивчаємо трудову книжку, чи немає в ній запису при прийняття на роботу без запису про звільнення. Якщо є, то просимо надати копію наказу про звільнення. Саме просимо, а не вимагаємо. Адже надання такого наказу не передбачено КЗпП;
2) просимо вказати у заяві про прийняття на роботу форму зайнятості: основне місце роботи чи сумісництво.
Увага!
Якщо працівник надає трудову книжку, роботодавець має право ознайомитися з нею, а після повинен повернути її такому працівнику
Річ у тім, що в ст. 48 КЗпП буде зазначено, що трудова книжка зберігається у працівника.
А чи може працівник попросити роботодавця внести до трудової книжки відомості про роботу чи про заохочення? Так, може! І роботодавець зобов’язаний буде виконати прохання працівника. Відмовити не можна!
Вносимо записи до трудової книжки й віддаємо її на зберігання працівникові.
А як же скан-копії та надання відомостей про трудову діяльність? Тут усе просто. Оскільки працівник має трудову на руках, то він сам за потреби зможе надати необхідні відомості про трудовий стаж Пенсійному фонду. Тож із новачками можна не заморочувати собі голову з усім цим скануванням.
Проте, якщо бажаєте, можете допомогти їм освоїти цю науку. За це ви отримаєте можливість розрахунку страхового стажу для лікарняних лише за даними реєстру застрахованих осіб Держреєстру, у тому числі за наявними у ньому даними про трудову діяльність працівників. Такі зміни щодо обліку лікарняного страхового стажу будуть внесені до ч. 2 ст. 21 Закону України від 23.09.99 р. № 1105-XIV.
Якщо ж не бажаєте допомагати, чи на це просто немає часу, чи працівник хоче пройти цей шлях сам, то рекомендуємо зробити копію його трудової книжки перед там, як її віддати. Навіщо? На випадок, якщо працівник захворіє і для розрахунку потрібен буде страховий стаж, а його ні в Держреєстрі немає, бо працівник не передав, ні трудової книжки працівника у вас немає.
А як бути, якщо у працівника відсутня трудова книжка, проте він бажає її завести, оскільки не довіряє технічному прогресу? Без проблем! Навіть якщо працівник працевлаштовується вперше й не має трудової книжки, він може звернутися до роботодавця з вимогою оформити її. І, знову таки, відмовити роботодавець не матиме права.
Зазначимо, що КМУ повинен буде визначити порядок ведення трудових книжок у нових умовах. Тож, можливо, зовсім скоро нас із вами чекають зміни й на цьому фронті.
Але однозначно, що про остаточне прощання з паперовими трудовими книжками говорити зарано.
висновки
- З 10 червня 2021 року стартує п’ятирічний період переходу на облік трудової діяльності працівника в електронній формі.
- Протягом цієї п’ятирічки роботодавці за працівників або працівники самі за себе зможуть передати Пенсійному фонду відсутні відомості про трудову діяльність в електронній формі.
