Строки зберігання документів

Друк

Строки зберігання паперових бухгалтерських документів¹

¹ Згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі –– Перелік № 578).

Найменування та види документів	Строки зберігання
	в установах, під час діяльності яких створюються документи НАФ	в установах, під час діяльності яких не створюються документи НАФ
Фінансова звітність з примітками до неї:
а) зведені річні	Пост.*	До ліквідації установи**
б) річні	Пост.*	До ліквідації установи**
в) квартальні	5 р. (за відсутності річних – пост.)	5 р. (за відсутності річних – до ліквідації установи)
г) місячні	1 р. (за відсутності річних, квартальних – пост.)	1 р. (за відсутності річних, квартальних – до ліквідації установи)
Передавальні, розподільні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них	Пост.*	До ліквідації установи**
Документи (протоколи, акти, висновки) про розгляд і затвердження звітів і балансів:
а) річних	Пост.*	10 р.
б) квартальних	3 р. (за відсутності річних – пост.)	3 р. (за відсутності річних – 10 р.)
Аналітичні документи (таблиці, доповіді, доповідні записки тощо) до річних звітів і балансів	Пост.	10 р.
Звіти про операції з дорогоцінними металами та дорогоцінним камінням	5 р.	5 р.
Оперативні звіти про витрачання валюти на закордонні відрядження	3 р.	3 р.
Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки):
а) працівників, аспірантів, студентів	75 р.	75 р.
б) одержувачів пенсій і державної допомоги (після завершення виплати пенсій і допомоги)	5 р.	5 р.
в) акціонерів (після передання права власності на акції за умови завершення перевірки (ревізії))	5 р.	5 р.
Відомості на виплату грошей	5 р. (за відсутності розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків) – 75 р.)	5 р. (за відсутності розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків) – 75 р.)
Довіреності (у т. ч. анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на одержання заробітної плати та інших виплат	5 р.***	5 р.***
Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з Фонду соціального страхування	5 р.	5 р.
Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг із податків тощо	5 р.	5 р.
Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю тощо):
а) зведені річні та з більшою періодичністю	Пост.*	До ліквідації установи**
б) річні та з більшою періодичністю	Пост.*	До ліквідації установи**
в) піврічні	5 р. (за відсутності річних – пост.)	5 р. (за відсутності річних – до ліквідації установи)
г) квартальні	3 р. (за відсутності річних, піврічних – пост.)	3 р. (за відсутності річних, піврічних – до ліквідації установи)
ґ) місячні	1 р. (за відсутності річних, піврічних, квартальних – пост.)	1 р. (за відсутності річних, піврічних, квартальних – до ліквідації установи)
Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів	5 р.***	5 р.***
Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями	5 р.	5 р.
Протоколи взаємозарахувань	5 р.***	5 р.***
Документи (заяви, розпорядження, довідки-графіки, акти) про сплату, розмін, приймання-передавання векселів	3 р.***	3 р.***
Виконавчі листи	Доки не мине потреба (але не менш як 5 р.)	Доки не мине потреба (але не менш як 5 р.)
Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) (після закінчення строку дії договору, угоди)	5 р.***	5 р.***
Договори про повну матеріальну відповідальність (після звільнення матеріально відповідальної особи)	5 р.***	5 р.***
Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт	5 р.***	5 р.***
Документи (картки, відомості, повідомлення тощо) з організації фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу	5 р.	5 р.
Первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку й податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання та списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)	5 р.***	5 р.***
Регістри рахунків до оплати	5 р.***	5 р.***
Податкові накладні	5 р.***	5 р.***
Гарантійні листи	5 р.	5 р.
Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб)	Доки не мине потреба	Доки не мине потреба
Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у т. ч. перевірок каси, правильності стягнення податків тощо	5 р.	5 р.
Документи (довідки, акти, зобов’язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань (після перевірки експертно-перевірною комісією)	5 р.	5 р.
Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва	Пост.*	До ліквідації установи**
Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного виробництва	5 р.***	5 р.***
Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо	5 р.***	5 р.***
Документи (програми, інструкції, довідки, листи) про організацію та впровадження автоматизованих систем обліку й звітності (після перевірки експертно-перевірною комісією)	5 р.	5 р.
Листування про затвердження й уточнення фінансової звітності	3 р.	3 р.
Листування про виплату заробітної плати	3 р.	3 р.
Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення та стягнення штрафів, приймання, здавання, списання матеріальних цінностей тощо)	3 р.	3 р.
Листування про строки подання фінансової звітності	1 р.	1 р.
Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо)	5 р.***	5 р.***
Книги, журнали, картки обліку (після закінчення строку дії останнього договору, угоди):
а) цінних паперів	Пост.*	До ліквідації установи
б) договорів, угод кредитних, поруки, застави, гарантії, переведення боргу	5 р.***	5 р.***
в) договорів аудиторських, господарських, операційних тощо	5 р.	5 р.
г) касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо)	5 р.	5 р.
ґ) погашених векселів	5 р.	5 р.
д) виконавчих листів	5 р.	5 р.
Журнали використання електронних контрольно-касових апаратів, контрольні стрічки електронних контрольно-касових апаратів	5 р.***	5 р.***
* Строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню. Строк зберігання «До ліквідації установи» означає, що документи безстроково зберігаються в установі, а в разі ліквідації установи документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, потрібно передати за описами справ до місцевих архівних установ. * За умови завершення перевірки ДПС, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних установ, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів і державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної Держаудитслужбою за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження в справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення

УВАГА!

Строки зберігання оригіналів електронних документів відповідають строкам, встановленим типовими або галузевими переліками документів зі строками зберігання для аналогічних видів документів у паперовій формі (п. 3 гл. 5 розд. ІІ Порядку № 1886²)

² Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мінюсту від 11.11.2014 № 1886/5.

Строки зберігання електронних документів³

³ Згідно з Переліком № 578.

Найменування та види документів	Строки зберігання
Найменування та види документів	в установах, під час діяльності яких створюються документи НАФ	в установах, під час діяльності яких не створюються документи НАФ
Договори про закупівлю програмного продукту (після закінчення строку дії договору)	5 р.	5 р.
Сертифікати електронного цифрового підпису (ЕЦП)	Пост.	До ліквідації установи
Сертифікати ключа ЕЦП на паперовому носії	Пост.	До ліквідації установи
Посилені сертифікати відкритого ключа ЕЦП	Пост.	До ліквідації установи
Сертифікати ключа ЕЦП на електронному носії	Пост.	До ліквідації установи
Договори про обмін електронними документами між організаціями (після закінчення строку дії договору)	5 р.	5 р.
Двосторонні акти про готовність до обміну електронними документами (після закінчення строку дії договору)	Пост.	До ліквідації установи
Порядки захисту інформації під час обміну електронними документами:
а) за місцем розроблення та затвердження	Пост.	До заміни новими
б) в інших організаціях	До заміни новими	До заміни новими
Списки відкликаних сертифікатів кваліфікованих електронних підписів	5 р.	5 р.
Реєстри сертифікатів відкритих ключів:
а) чинних	Пост.	До ліквідації установи
б) блокованих
в) скасованих
Акти про знищення особистих ключів	5 р.	5 р.
Експертні висновки комплексної системи захисту інформації (далі — КСЗІ)	10 р.	10 р.
Атестати відповідності КСЗІ	10 р.	10 р.
Повідомлення про прийняття і реєстрацію електронного документа	3 р.	3 р.
Повідомлення про відхилення електронного документа	3 р.	3 р.