Особливості заповнення окремих граф звіту за формою Д4

Звертаємо вашу увагу на те, що цей документ є застарілим. Редакція сайту не рекомендує його використовувати.

Друк

Форму № Д4 «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів» (додаток 4 до Порядку № 454) (далі — звіт за формою № Д4) повинні подавати всі страхувальники, які використовують працю фізичних осіб:

1) на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством;

2) за цивільно-правовими договорами (далі — ЦПД) на виконанняя робіт (надання послуг). Виняток — ЦПД, укладені з підприємцями, якщо роботи, що виконуються (послуги, що надаються), відповідають видам діяльності, зазначеним в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців.

Звичайні роботодавці заповнюють у Звіті за формою № Д4 тільки титульний аркуш і таблиці 1, 5, 6 і 7. Із заповненням таблиці 1, як правило, питань не виникає. Особливості заповнення окремих граф таблиць 5, 6 і 7 дивиться у таблицях, що наведено нижче.

Особливості заповнення окремих граф таблиці 5 звіту за формою № Д4

Номер графи	Пояснення
Графа 6	Проставляєте «1», якщо фізособа, якій нарахували дохід, — громадянин України, «0» — якщо громадянин іншої країни
Графа 7	Проставляєте категорію застрахованої особи з переліку категорій, наведеного у виносці під таблицею 5
Графа 8	Новий показник. Проставляєте «1», якщо ЦПД укладено з працівником вашого підприємства, для якого це місце роботи є основним (працівника прийнято з трудовою книжкою). В іншому разі ставите «0»
Графа 9	Зазначаєте номер, що відповідає реєстраційному номеру облікової картки платника податків (ідентифікаційному номеру)
Графа 10	Зазначаєте повністю П. І. Б. застрахованої особи: — для громадян України — згідно з україномовною сторінкою паспорта застрахованої особи; — для громадян інших країн — згідно із завіреним у встановленому законодавством України порядку перекладом українською мовою паспортного документа
Графа 11	Назва цієї графи говорить сама за себе. Тут у відповідній графі вказуєте: — для прийнятих (звільнених) у звітному місяці працівників — дату прийняття на роботу (дату закінчення трудових відносин); — для ЦПД — дату початку/закінчення дії ЦПД, якщо вона припадає на звітний період; — для відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 років, для догляду за дитиною від 3 до 6 років — дату початку/закінчення відпустки згідно з наказом (розпорядженням) керівника
Графа 12	Заповнюєте, якщо працівника було прийнято на нове робоче місце (штатну одиницю). Важливо! Дата (число місяць і рік) створення цього нового робочого місця може не збігатися з датою початку трудових відносин
Графа 13	Щодо звільнених працівників проставляєте статтю КЗпП, на підставі якої припинено трудовий договір

Особливості заповнення окремих граф таблиці 6 звіту за формою № Д4

Номер графи	Пояснення
Графа 9	Указуєте коди категорії застрахованих осіб відповідно до додатка 2 до Порядку № 454
Графа 10	Цю графу (КТН) заповнюєте тільки у випадках, перелічених у виносці до неї під табличною частиною
Графа 11	Зазначаєте місяць і рік, за який здійснено нарахування доходу фізособі
Графа 13	Проставляєте кількість календарних днів, що припадають на період хвороби працівника, згідно з наданим ним листком непрацездатності
Графа 14	Указуєте кількість календарних днів, які припадають на період, коли за працівником не зберігалася заробітна плата (ст. 25, 26 Закону про відпустки). Важливо! Ця графа може бути заповнена зі знаком «-», якщо вам потрібно зменшити кількість днів без збереження заробітної плати, відображених у попередніх звітних періодах
Графа 15	Проставляєте кількість календарних днів звітного місяця, протягом яких фізособа перебувала у трудових відносинах (на які припадає дія цивільно-правового договору на виконання робіт або надання послуг). Важливо! Якщо крім заробітної плати працівнику нараховувалися соцстрахівські допомоги за рядком з такою допомогою, це поле залишається незаповненим. Якщо за місяць нараховано тільки лікарняні та допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами, графу 15 заповнюєте за рядком лікарняних. У рядках, де наводиться допомога по вагітності та пологах за майбутні місяці відпустки, зазначаєте кількість календарних днів відпустки (графа 15 = графа 16)
Графа 16	Зверніть увагу: це нова графа. Тут вказуєте кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, які припадають на кожен місяць перебування працівниці у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами
Графа 17	Зазначаєте суми зарплати, винагород за виконані роботи (надані послуги) за ЦПД, лікарняних та допомоги по вагітності та пологах без обмеження максимальною величиною бази нарахування ЄСВ. Графа формується окремо за кожною застрахованою особою з урахуванням такої черговості відображення виплат за умови їх нарахування цій особі в одному звітному періоді: 1) сума нарахованої заробітної плати; 2) сума винагороди за ЦПД; 3) сума лікарняних та допомоги по вагітності та пологах. Суми відпускних заносяться в поле відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки цього місяця з КТН «10». Суми виплат, нарахованих за дні тимчасової непрацездатності, відображаєте в окремих рядках у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на такий місяць. Також в окремих рядках за кожен місяць зазначаєте допомогу по вагітності та пологах (після розподілу за місяцями згідно з п.п. 1 п. 4.3 Інструкції № 455). Майте на увазі! Якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаєте до заробітної плати місяця, коли були здійснені такі донарахування (п.п. 3 п. 4.3 Інструкції № 455). Внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається тільки: — при відображенні сум перерахунку зарплати (доходу), пов’язаної з уточненням кількості відпрацьованого часу внаслідок тимчасової непрацездатності та настанням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах; — при відображенні сторнованих сум відпускних та лікарняних, допомоги по вагітності та пологах, нарахованих у попередніх періодах
Графа 18	Зазначаєте суми зарплати, винагород за виконані роботи (надані послуги), лікарняних та допомоги по вагітності та пологах у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Цю графу формуєте з урахуванням черговості виплат, наведеної в поясненні до графи 17
Графа 19	Зазначаєте суму ЄСВ, утриманого з доходу працівника
Графа 20	Якщо працівника прийнято на роботу з трудовою книжкою (тобто це місце роботи для нього є основним), проставляєте «1». У всіх інших випадках — «0»
Графа 21	Проставляєте «1», якщо щодо працівника ведеться облік спецстажу або він має право на пільги за пенсійним забезпеченням. У решті випадків — «0»
Графа 22	Проставляєте «1» протягом 2 років щодо працівників, яких прийняли на нові робочі місця. У решті випадків — «0»

Особливості заповнення окремих граф таблиці 7 звіту за формою № Д4

Номер графи	Пояснення
Графа 8	Проставляємо 8-розрядний код підстави з Довідника, наведеного в додатку 3 до Порядку № 454. Ще раз підкреслимо, що до цього Довідника Міндоходів внесло зміни. Будьте уважні!
Графа 10	Проставляємо: — дату початку трудових відносин, якщо працівника було прийнято на роботу у звітному місяці («01» — якщо прийнято на роботу в попередніх звітних періодах), або — дату початку строку дії висновку атестаційної комісії з особливих умов праці, якщо вона припадає на поточний місяць
Графа 11	Проставляємо: — дату закінчення трудових відносин, якщо працівника було звільнено з роботи у звітному місяці (останнє число місяця (28 — 31) — якщо трудові відносини з працівником продовжуються), або — дату закінчення строку дії висновку атестаційної комісії з особливих умов праці, якщо вона припадає на поточний місяць
Графи 12 і 13	Проставляєте залежно від обліку праці, що діє у вас, варіант необхідної одиниці виміру та фактичну тривалість спецстажу за кодом підстави
Графа 14	Зазначаєте норму тривалості роботи для її зарахування за повний місяць спецстажу
Графи 15 і 16	Указуєте реквізити наказу про проведення атестації робочого місця застрахованої особи
Графа 17	У відповідному рядку зазначаєте один із кодів ознаки «сезон» залежно від прийнятої схеми та результатів обліку на виробництві із сезонним характером праці. Код 1 — повністю в межах місяця; код 2 — незавершення в межах місяця; код 3 — завершення в межах місяця