ЧИ ОБОВ’ЯЗКОВО ЗАСТОСОВУВАТИ НОВІ ФОРМИ КАСОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Просимо роз’яснити, як бути зі старими формами касових документів у зв’язку з набуттям чинності постановою НБУ «Про затвердження Змін до Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні» від 29.04.2009 р. № 252? Чи можна продовжувати заповнювати касову книгу, розпочату раніше, чи необхідно відкривати нову? Чи обов’язково при видачі готівки з каси оформляти видаткові касові ордери за новою формою, адже їх основні реквізити не змінилися?
(м. Харків)
Нещодавно Нацбанк своєю
постановою від 29.04.2009 р. № 252 уніс зміни до Положення про ведення касових операцій, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637) // «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 22, що набули чинності з 16 червня 2009 року.З одного боку, завдяки цим змінам було остаточно вирішено питання застосування первинної документації з обліку касових операцій (у
додатках 1 — 5 до Положення № 637 наведено типові форми касових документів, які суб’єкти господарювання використовують для оформлення касових операцій). Оскільки нові форми касових документів істотно не відрізняються від старих, тобто затверджених наказом Держкомстату, що втратив силу, «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій» від 15.02.96 р. № 51 (далі — наказ № 51), то не повинно виникнути особливих проблем з порядком їх заповнення.Проте, з іншого боку, саме тому, що нові форми касової «первинки» практично не відрізняються від своїх попередників, з’явилося нове запитання: чому б не продовжувати заповнювати старі бланки, доки їх запаси не вичерпаються, а потім придбати нові?
Дійсно, оновлені форми касових документів, у тому числі касової книги, за суттю мало чим відрізняються від своїх попередників, затверджених
наказом № 51, і жодним чином не вплинули, зокрема, на порядок заповнення касової книги, передбачений пп. 4.2 — 4.4 Положення № 637.Зміни у формі книги полягають у такому:
— зверху кожної сторінки касової книги необхідно проставляти нумерацію в реквізиті «Сторінка» (а не «Лист», як це було в попередній формі);
— змінилася назва окремих граф касової книги: тепер
графа 3 називається «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку» (замість «Номер кореспондуючого рахунку»), а графа 4 — «Надходження» (замість «Прибуток»);— оновлену касову книгу тепер опечатують
звичайною печаткою установи, організації (а не сургучною, як було раніше).Проте масштаб унесених змін (а точніше їх неістотність) абсолютно не означає, що застосування нової форми касової книги, а також решти касових документів можна ігнорувати чи керуватися принципом: «хочу — заповнюю одну форму, а якщо цю не хочу — заповнюю іншу».
До того ж зараз неправильно проводити паралель з минулим роком, коли Нацбанк у
листі від 09.07.2008 р. № 11-111/2779-9370 дозволив до затвердження нових форм документів первинного обліку касових операцій підприємствам, установам та організаціям використовувати чинні раніше форми документів, затверджені наказом № 51 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2008, № 27). Адже тоді була інша ситуація: Держкомстат України наказом від 09.06.2008 р. № 186 скасував свій наказ № 51, яким було затверджено типові форми касових документів, не затвердивши замість них нових форм.Що ми маємо цього року? Нацбанк
постановою від 29.04.2009 р. № 252 шляхом внесення змін до Положення № 637 все-таки затвердив нові форми касової «первинки». Як уже наголошувалося, ці зміни набули чинності з 16 червня 2009 року, і тому з цієї дати ми все ж таки рекомендуємо застосовувати саме нові форми касових документів, а не скасовані. Крім того, в самому Положенні № 637, а саме пп. 2.10, 3.3, 3.4, 3.11, 4.2 передбачено застосування виключно форм касових документів, наведених в додатках 1 — 5 до цього документа, а не якихось інших.Тепер поговоримо про те, як у зв’язку з цим діяти установам та організаціям.
Перш за все — закрити стару касову книгу. Незаповнені листи касової книги, що залишилися, необхідно прокреслити.
Для тих установ та організацій, що касову книгу ведуть в електронній формі, перехід на нові форми касових документів буде менш болісним. Після того як до програмного забезпечення IT-працівники внесуть необхідні зміни, листи касової книги будуть роздруковуватися вже з урахуванням унесених змін, тобто за новими формами.
Щодо таких форм касових документів, як видаткові та прибуткові касові ордери, то з дня застосування нових бланків їх нумерація продовжуватиметься, а не починатиметься заново.
При цьому якщо в обліку установи значаться придбані раніше ним старі форми бланків касових документів, то вони підлягають списанню згідно з вимогами
Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України, Міністерства фінансів України від 10.08.2001 р. № 142/181, як матеріальні цінності, непридатні для подальшого використання з обов’язковим оформленням акта списання ф. № З-2 (його форму затверджено наказом Державного казначейства України від 18.12.2000 р. № 130).На підтвердження наших рекомендацій звернемо увагу на
лист Нацбанку України від 16.07.2009 р. № 11-113/2969-13480. У ньому Нацбанк проінформував, що ним розглядається питання щодо можливості деякий час застосовувати попередні типові форми первинного обліку касових операцій за згодою зацікавлених відомств, про що пообіцяв повідомити додатково. Але це лише «думки вголос», не більше. Зате в цьому ж листі Нацбанк підкреслив: оскільки чинним Положенням № 637 затверджено нові форми касової «первинки», то їх потрібно застосовувати. Автори цього листа також не проти самостійного виготовлення підприємствами, установами та організаціями бланків касової «первинки», якщо у них будуть всі реквізити затверджених типових форм.Щодо касової книги, то в зазначеному
листі з цього приводу сказано, що закривати стару касову книгу з метою переходу на нову слід у тому ж порядку, що й після закінчення календарного року. Як це зробити, ми розповіли вище.Не можемо не попередити вас про неприємні моменти. Ігнорування нових форм касової «первинки» загрожує
адмінштафом за порушення порядку ведення касових операцій ( ст. 1642 КУпАП — «Порушення законодавства з фінансових питань»), що накладають органи КРУ. Розмір штрафу — від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.). За повторне протягом року таке порушення — від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.).Крім адміністративної відповідальності, існує ще й фінансова. Згідно з
абз. 3 ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання норм з регулювання обігу готівки» від 12.05.95 р. № 436/95 за неоприбуткування готівки в касі накладається штраф у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми. Такий штраф накладають органи податкової служби на підставі матеріалів проведених ними перевірок і подання органів КРУ, фінансових органів та органів МВС.
