ОПЛАТА ВИДАТКІВ І РОЗРАХУНКОВІ ОПЕРАЦІЇ в ЗАПИТАННЯХ ТА ВІДПОВІДЯХ
Бюджетні установи постійно стикаються з необхідністю оплатити ті чи інші видатки. Причому характер таких видатків може бути найрізноманітнішим. У цій статті розглянемо запитання, що виникають у наших читачів у процесі здійснення розрахункових операцій та при оплаті видатків.
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Коли органи Держказначейства можуть відмовити в оплаті видатків?
Відповідно до
п. 12.7 Порядку № 89 та п.п. 4.8.7 Порядку № 205 платіжні доручення не приймаються до виконання в разі, якщо:— неправильно заповнено реквізити або не заповнено хоча б один із реквізитів;
— в обліку органів Держказначейства відсутні відповідні зобов’язання та фінансові зобов’язання;
— платіж не відповідає зареєстрованим зобов’язанням або фінансовим зобов’язанням;
— зазначений КЕКВ не відповідає економічній характеристиці платежу;
— нормативно-правовими актами встановлено обмеження щодо здійснення видатків;
— на кошти, що знаходяться на відповідному рахунку, накладено арешт;
— до органу Держказначейства надійшло відповідне рішення уповноваженого органу за результатами розгляду скарг щодо застосування процедур закупівель та/або копії позовної заяви щодо порушення процедур закупівель, рішень, дій чи бездіяльності замовника;
— відсутні (або якщо їх недостатньо) невикористані відкриті асигнування в частині загального та спеціального фондів (крім власних надходжень) та відсутні (або якщо їх недостатньо) грошові кошти (у частині власних надходжень) на відповідних рахунках бюджетних установ;
— перевищено показники, затверджені в кошторисах, планах асигнувань загального фонду (за винятком надання кредитів), планах спеціального фонду (за винятком власних надходжень бюджетних установ та відповідних видатків), планах надання кредитів із загального фонду бюджету, планах використання бюджетних коштів розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів;
— не надано документи, що підтверджують отримання товарів, робіт та послуг за договорами, умовами яких було передбачено авансування.
Якщо договором передбачено авансування або поетапну оплату фінансових зобов’язань, наступний платіж здійснюється тільки за умови надання розпорядником бюджетних коштів
документів, що підтверджують факт отримання товарів, робіт та послуг. Якщо такі документи не буде надано розпорядником бюджетних коштів, то орган Держказначейства має право відмовити в оплаті.І ще один важливий момент. Органи Держказначейства
не приймають до оплати розрахункові документи та платіжні доручення, де замість підпису використане факсиміле, а також документи, що містять будь-які виправлення або заповнені в декілька прийомів.Платіжні доручення, не прийняті до виконання зі згаданих причин,
не пізніше наступного робочого дня повертаються розпорядникам (одержувачам) бюджетних коштів, від яких їх було прийнято. До них додається відмова у прийнятті до виконання платіжних доручень, яке оформляється у письмовій формі (додаток 42 до Порядку № 89 і додаток 26 до Порядку № 205). Цей документ підлягає реєстрації у відповідному журналі і в ньому обов’язково зазначають причину відмови та наводять посилання на нормативно-правовий акт, на підставі якого було прийнято таке рішення (на конкретний абзац, пункт, статтю).
Бюджетна установа планує в цьому році створити відокремлений структурний підрозділ без статусу юридичної особи, що надаватиме платні послуги. Такий підрозділ буде розташовано з нами на одній адміністративній території. Чи необхідно його включати до мережі підвідомчих установ? Чи слід відкривати окремий рахунок для такого підрозділу?
Відповідно до
п. 2.1 Порядку № 89 до мережі відповідних розпорядників бюджетних коштів може бути включено відокремлені підрозділи, що розташовані на різних адміністративних територіях.Отже, розпорядники бюджетних коштів включають до мережі підвідомчих установ тільки ті
відокремлені структурні підрозділи, які розташовані з ними на різних адміністративних територіях.Якщо структурний підрозділ бюджетної установи знаходиться з розпорядником бюджетних коштів на
одній адміністративній території і не є юридичною особою, то він не підлягає включенню до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України.Крім того, таким підрозділам в органах Держказначейства не відкривають реєстраційні рахунки. Це пояснюється тим, що бюджетні асигнування їм окремо не передбачаються. Усі видатки на утримання зазначених структурних підрозділів має бути передбачено в кошторисах бюджетних установ, при яких вони функціонують, і вони здійснюються в загальновстановленому порядку за всіма КЕКВ.
Як випливає з
п. 2 гл. 4 Порядку № 221 можливість відкриття рахунків в органах Держказначейства передбачено щодо відокремлених структурних підрозділів розпорядників бюджетних коштів, які розташовані на різних адміністративних територіях і не є юридичними особами. Таким структурним підрозділам можуть відкриватися бюджетні рахунки для операцій з бюджетними коштами (реєстраційні для операцій із коштами загального фонду кошторису та спеціальні реєстраційні рахунки для обліку операцій з коштами спецфонду кошторису).Тому якщо розпорядник бюджетних коштів (бюджетна установа) має у своєму складі структурні підрозділи, що знаходяться на одній адміністративній території, то останні не можуть включатися до мережі як окремі розпорядники бюджетних коштів, що підтверджується також і
п. 2.7 Порядку складання, затвердження та розгляду мережі розпорядників коштів місцевих бюджетів усіх рівнів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2008 р. № 1467.До речі, в аналогічній ситуації знаходяться централізовані бухгалтерії, створені при виконавчих органах місцевих рад, про статус та видатки на утримання яких роз’яснювало Держказначейство України в
листі від 20.04.2007 р. № 3.4-07/1023-4899 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2007, № 18).
На валютному рахунку бюджетної установи є залишок коштів. Як часто слід визначати курсову різницю за таким залишком?
Облік операцій з іноземною валютою бюджетні установи ведуть відповідно до
Порядку № 126.Розпорядники бюджетних коштів здійснюють переоцінку зобов’язань, узятих в іноземній валюті, на дату проведення операції та
на звітну дату.Курсова різниця — різниця, що є наслідком перерахунку однакової кількості одиниць іноземної валюти в національну валюту України при різних валютних курсах.
Курсова різниця виникає при зміні валютного курсу та нараховується
щомісячно на залишки коштів, що перебувають на валютному рахунку, на звітну дату.У бухгалтерському обліку залишок коштів в іноземній валюті перераховується в національну валюту за курсом, установленим на останній день місяця.
Курсова різниця на залишок коштів в іноземній валюті відображається так:
—
при збільшенні валютного курсу: Дт 318 — Кт 442. Одночасно здійснюється запис: Дт 442 — Кт 701-702, 711-713;—
при зменшенні валютного курсу: Дт 442 — Кт 318. Одночасно здійснюється запис: Дт 701-702, 711-713 — Кт 442.При цьому в бухгалтерському обліку залишок валютних коштів, що обліковуються на субрахунку 318 «Поточні рахунки в іноземній валюті», повинен відповідати залишку коштів, зазначених у виписці банку за поточним валютним рахунком бюджетної установи.
При здійсненні операцій в іноземній валюті розпорядники бюджетних коштів складають
Довідку про операції в іноземній валюті, де в окремій графі відображається сума курсової різниці. Такий документ необхідно подати до органу Держказначейства не пізніше останнього робочого дня місяця.У фінансовій звітності сума курсової різниці зазначається у графі «Надійшло коштів» форм № 2д, № 2м, № 4-1д, № 4-1м, № 4-2д, № 4-2м, № 4-3д, № 4-3м, № 4-3д.1, № 4-3м.1. Інформація, зазначена в цій графі, повинна відповідати залишку за субрахунком 701-702, 711-713, який склався на звітну дату.
Яким є порядок отримання корпоративної пластикової картки бюджетною установою? Які видатки можна оплатити за її допомогою?
Згідно з
п. 6.12 Інструкції № 242 суми під звіт видаються з каси установи або зараховуються на картковий рахунок для оплати видатків, що неможливо або недоцільно проводити шляхом безготівкових розрахунків, і тільки працівникам, які працюють у цій установі. Підзвітні суми мають цільове призначення і повинні використовуватися виключно на ті цілі, на які їх видано згідно з КЕКВ.Як передбачено
п. 13.10 Порядку № 89 та п. 6.10 Порядку № 205, для здійснення операцій з використанням банківських платіжних карток бюджетним установам відкривається картковий рахунок. Карткові рахунки відкриваються в установах банку на умовах договору про надання та використання платіжних карток. У договорі має бути застережено довірених осіб установи, які мають доступ до користування корпоративною карткою. Перелік таких осіб додається до заяви про відкриття карткового рахунка.Порядок відкриття карткового рахунка визначено
Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492, та Положенням про порядок емісії платіжних карток та здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженим постановою Правління НБУ від 19.04.2005 р. № 137.Довірена особа може використовувати банківську платіжну картку як для отримання готівки, так і для здійснення безготівкових розрахунків, пов’язаних з господарською діяльністю установи, у тому числі на представницькі потреби та на видатки на відрядження.
Для здійснення операцій з використанням банківських платіжних карток на підставі платіжного доручення на картковий рахунок зараховуються кошти шляхом їх переказу з відповідних рахунків бюджетної установи. При казначейському обслуговуванні сума платіжного доручення на перерахування коштів складається на підставі заявки розпорядника бюджетних коштів.
Кошти, зараховані на картковий рахунок, є
підзвітними коштами довіреної особи бюджетної установи. Отримання коштів та включення їх до звіту про їх використання має бути підтверджено відповідними звітними документами. У цьому випадку підтверджуючими документами є: чек банкомата, квитанція платіжного термінала, оформлені належним чином.Довірена особа бюджетної установи повинна подати до бухгалтерії установи звіт про використання коштів з банківської платіжної картки разом з підтверджуючими документами та залишком невикористаної готівки. Звіт подається за формою, затвердженою
наказом ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт» від 19.09.2003 р. № 440. Залишок коштів, знятих з корпоративної картки, працівник повинен повернути до каси бюджетної установи, звідки вони повертаються на рахунок, з якого були перераховані на картковий рахунок.Відповідальність за здійснення всіх господарських операцій з використанням карткових рахунків покладається на керівника бюджетної установи.
До каси бюджетної установи надійшла нецільова благодійна допомога в сумі 5000 грн. Чи можна ці кошти не здавати на рахунок цього дня, а видати їх частину підзвітній особі на господарські потреби або видатки на відрядження?
Ні, так учинити не можна. Пояснимо чому.
По-перше, у цьому випадку буде порушено один із принципів використання бюджетних коштів, установлених
ст. 7 БКУ, згідно з яким бюджетні кошти використовуються тільки на цілі, визначені бюджетними призначеннями.На момент надходження благодійної допомоги в кошторисі установи цю суму не затверджено. Тому, перш ніж її використовувати, слід унести зміни до кошторису відповідно до
Порядку № 228.По-друге, у
п. 11.3 Порядку № 89 передбачається, що «всі суми коштів, які надходять готівкою до каси установ, повинні спочатку бути обов’язково зараховані на спеціальні реєстраційні рахунки установ, відкриті в органах Державного казначейства. Після цього вони можуть використовуватися за призначенням відповідно до кошторису установи».Ураховуючи цю вимогу, бюджетна установа повинна спочатку здати всі кошти, які надійшли до каси, на спеціальний реєстраційний рахунок з обліку власних надходжень, унести зміни до кошторису. І тільки після цього вона має право зареєструвати зобов’язання за цими коштами, отримати з рахунка необхідну суму готівки та витратити її на господарські потреби, видатки на відрядження тощо згідно із затвердженим кошторисом.
Установа отримала безоплатно матеріальні цінності. Чи слід про це повідомляти орган Держказначейства та в якій формі?
Розпорядники бюджетних коштів після отримання благодійних внесків у вигляді матеріальних цінностей повинні подати до органу Держказначейства
Довідку про надходження в натуральній формі за формою, наведеною в додатку 49 до Порядку № 89 та додатку 28 до Порядку № 205.Також після надходження благодійних внесків необхідно внести
зміни до спеціального фонду кошторису (за іншими джерелами власних надходжень) з урахуванням вимог Порядку № 228.Довідку про надходження в натуральній формі необхідно подати до органу Держказначейства до закінчення звітного періоду, тобто не пізніше останнього робочого дня звітного місяця.
При здійсненні операцій в натуральній формі, що відображаються в обліку органів Держказначейства на підставі Довідки про надходження в натуральній формі, розпорядники бюджетних коштів
не реєструють зобов’язання та фінансові зобов’язання (лист Держказначейства України від 16.02.2009 р. № 15-04/480-2380, див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 9).
На рахунок бюджетної організації надійшли кошти в рахунок погашення дебіторської заборгованості, що виникла торік. Як обліковувати такі кошти і куди їх можна витратити?
Як відомо, бюджетний період для всіх бюджетів, що складають бюджетну систему, становить один календарний рік, який починається з 1 січня кожного року і закінчується 31 грудня того ж року, що встановлено у
ст. 3 БКУ.Усі рахунки, відкриті бюджетним установам у поточному бюджетному періоді, не пізніше 31 грудня або в останній день іншого бюджетного періоду закриваються
(ч. 1 ст. 57 БКУ та п. 7.1. Порядку № 221).Відновлення касових видатків можливе тільки протягом одного бюджетного року
(лист Держказначейства України від 01.08.2006 р. № 3.4-04/1369-7213). Однак ця вимога стосується тільки сум, що надходять бюджетним установам на відновлення касових видатків, здійснених за рахунок коштів загального фонду бюджету.Щодо коштів спеціального фонду, то на них це правило не поширюється. Якщо на кінець бюджетного року в бюджетній установі значилися залишки коштів за субрахунками 323, 324, то органи Держказначейства зберігають такі кошти для покриття відповідних видатків у наступному бюджетному періоді з урахуванням їх цільового призначення
(ч. 2 ст. 57 БКУ). І тому в наступному бюджетному періоді установи мають право витрачати такі кошти на цілі, передбачені кошторисом.Як передбачено
п. 3.2 Інструкції № 242, суми коштів, що надходять на відновлення касових видатків загального фонду, проведених у минулих бюджетних періодах, підлягають перерахуванню до доходу відповідного бюджету (код доходів бюджетної класифікації 21080500 «Інші надходження»). Такі кошти не може бути відображено в обліку як відновлення касових видатків.Наприклад, так обліковуються щомісячні стягнення із заробітної плати винних осіб за заподіяну шкоду (
лист Держказначейства України від 09.03.2006 р. № 3.4-22/498-2143). Такі суми підлягають перерахуванню до доходу відповідного бюджету (код доходів 21080600 «Суми, стягнуті з винних осіб, за шкоду, заподіяну державі, підприємству, установі, організації»).При надходженні коштів у рахунок погашення дебіторської заборгованості, що виникла торік, за рахунок коштів спецфонду на спеціальні реєстраційні рахунки для обліку власних надходжень, такі операції відображатимуться такими записами:
— Дт 323, 324 — Кт 364 — погашення дебіторської заборгованості;
— Дт 432 — Кт 711, 712, 714 — відновлення доходів спеціального фонду за власними надходженнями.
Бюджетна організація при оплаті рахунку за послуги телефонного зв’язку неправильно зазначила у платіжному дорученні реквізити одержувача. Помилку було виявлено вже після того, як грошові кошти було перераховано з реєстраційного рахунка. Чи мав орган Держказначейства при оплаті видатків перевірити правильність реквізитів, зазначених у платіжних документах? Як оформити повернення помилково перерахованих сум?
З метою забезпечення контролю за цільовим використанням бюджетних коштів органи Держказначейства здійснюють:
1)
попередній контроль — на етапі реєстрації зобов’язань розпорядників та одержувачів бюджетних коштів;2)
поточний контроль — у процесі оплати рахунків розпорядників та одержувачів бюджетних коштів.Як передбачено
п. 12.2 Порядку № 89 та п.п. 4.8.3 Порядку № 205, органи Держказначейства здійснюють контроль за наявністю асигнувань при взятті зобов’язання та відповідністю взятих зобов’язань визначеним асигнуванням за їх економічними характеристиками. Відповідальність за взяття зобов’язань та цільове використання бюджетних коштів несуть розпорядники та одержувачі бюджетних коштів відповідно до законодавства.Платіжні доручення, подані розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, перевіряються органами Держказначейства
на наявність усіх необхідних реквізитів, відповідність підписів відповідальних осіб та відбитку печатки установи зразкам . За правильність оформлення та достовірність інформації, зазначеної в платіжному дорученні, відповідає розпорядник (одержувач) бюджетних коштів.Орган Держказначейства не повинен перевіряти правильність реквізитів, зазначених у платіжних документах. Безпосередньо розпорядники та одержувачі бюджетних коштів відповідають за
правильність заповнення розрахункового документа, у тому числі номерів рахунків та коду банків, суми податків, код бюджетної класифікації тощо.Крім того, органи Держказначейства не несуть відповідальності за недостовірність підтверджуючих документів та їх зміст, на підставі яких було складено та оформлено розрахункові документи, а також за повноту та своєчасність сплати розпорядниками й одержувачами бюджетних коштів податків, зборів та обов’язкових платежів.
Таким чином, у цій ситуації помилка, допущена при заповненні платіжного доручення, виникла виключно з вини бюджетної організації.
Щодо запитання, яке стосується повернення помилкового перерахованих сум, то тут необхідно звернутися до
Інструкції № 22.Так, під
помилковим зарахуванням коштів розуміється зарахування коштів, у результаті якого з вини банку або клієнта відбувається їх списання з рахунка неналежного платника і зарахування на рахунок неналежного одержувача.При цьому неналежним одержувачем вважається особа, яка не має законних підстав на отримання від платника коштів, що в результаті помилкового списання та/або зарахування надійшли на її рахунок. Отже, суб’єкт господарювання, на адресу якого бюджетна організація помилково перерахувала бюджетні кошти, є неналежним одержувачем грошових коштів.
У ситуації, що розглядається, бюджетна організація повинна звернутися з
листом до суб’єкта господарювання, якому було помилково перераховано грошові кошти, з проханням їх повернути.Відповідно до
п. 2.35 Інструкції № 22 кошти, які було помилково зараховано на рахунок неналежного одержувача, повинні повертатися ним у строки, установлені законодавством України, за порушення яких неналежний одержувач несе відповідальність згідно із законодавством України.У зв’язку з тим, що помилкове перерахування коштів відбулося з вини бюджетної організації, то відповідно до
ч. 1 ст. 1212 ЦКУ неналежний одержувач повинен повернути кошти з моменту, коли він дізнався про безпідставність отримання коштів. Інакше до нього може бути застосовано заходи, передбачені ст. 1214 та 536 ЦКУ.
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
БКУ
— Бюджетний кодекс України від 21.06.2001 р. № 2542-III.ЦКУ
— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.Порядок № 228 —
Порядок складання, розгляду та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.Інструкція № 242
— Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України від 26.12.2003 р. № 242.Порядок № 89
— Порядок обслуговування державного бюджету за видатками та операціями з надання та повернення кредитів, наданих за рахунок коштів державного бюджету, затверджений наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89.Порядок № 205
— Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Державного казначейства України від 04.11.2002 р. № 205.Порядок № 126
— Порядок відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затверджений наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 р. № 126.Порядок № 221 —
Порядок відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства України, затверджений наказом Держказначейства України від 02.12.2002 р. № 221.Інструкція № 22
— Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22.
