Про внесення змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

Про внесення змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон

Наказ від 17.03.2011 р. № 362

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 29.03.2011 р. за № 410/19148

(витяг)

 

На виконання пункту 12 постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів»

наказую:

1. Внести зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 31.03.98 за № 218/2658 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 10.06.99 № 146), із змінами, виклавши її в новій редакції, що додається.

<…>

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

<…>

 

Міністр Ф. Ярошенко

 

 

Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59

(у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 р. № 362)

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 29.03.2011 р. за № 410/19148

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон

 

I. Загальні положення

1. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі — підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Документами, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.

2. У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником).

3. Службові поїздки тривалістю менше доби працівників дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довгостроковому відрядженні, що пов’язані із супроводженням українських делегацій та посадових осіб, отриманням та відправкою багажів, кур’єрської та командирської пошти в аеропортах, морських та річкових портах, на вокзалах, не вважаються відрядженнями.

4. Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком до цієї Інструкції.

5. Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

6. Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Указані в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

7. Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Підприємство самостійно встановлює порядок ознайомлення працівника, який направляється у відрядження за кордон, з його фінансовими зобов’язаннями, що регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі — постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98) та цією Інструкцією.

8. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

9. На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

10. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.

11. Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку.

12. Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.

13. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства.

14. За відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.

Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними.

15. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Податкового кодексу України. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв’язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

16. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Суми добових витрат для працівників підприємств затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

 

II. Порядок відрядження в межах України

1. Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.

Строк відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об’єктів.

Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати періоду проведення таких заходів.

Строк відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ в Україні, не повинен перевищувати шість місяців, а аспірантів і докторантів — два місяці.

2. Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 15.03.2002 № 337 «Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України».

3. Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило, або перераховується у безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток.

4. За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

5. Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат за всі дні проживання.

Відшкодування витрат на службові телефонні розмови проводяться в розмірах за погодженням з керівником.

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.

Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця у готелі (мотелі) у розмірі не більш як 50 відсотків вартості такого місця за одну добу згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі.

Витрати на найм житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, відшкодовуються в порядку й розмірах, передбачених цим пунктом.

Витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

6. Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місцеперебування у відрядженні.

За наявності декількох видів транспорту, що зв’язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація підприємства може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

7. Керівники підприємств особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, та щодо витрат на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу.

8. Відрядженому працівникові понад установлені суми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та найм житлового приміщення згідно з підтвердними документами в оригіналі.

9. У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, поки він не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження.

10. З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі.

Рішення про продовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

За час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

11. Відрядженому працівникові перед від’їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом із звітом подаються документи в оригіналі, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

12. Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій),

у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі коли електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

Витрати, понесені у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише, якщо на те були поважні причини (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.

У разі коли авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства або уповноваженою на це особою.

 

III. Порядок відрядження за кордон

1. Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, установлених Кабінетом Міністрів України.

Строк відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів, не повинен перевищувати один рік.

Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами), забезпечують належні соціально-побутові умови, медичне обслуговування, страхування та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для виконання робіт, зазначених в абзаці другому цього пункту.

Строк відрядження працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організації Об’єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об’єднаних Націй, не повинен перевищувати шість місяців.

Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати період проведення таких заходів.

Строк відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає, — 18 місяців.

Строк відрядження працівників органів державної податкової служби та органів внутрішніх справ, направлених на навчання, не повинен перевищувати 90 днів.

Строк відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ за кордоном, не повинен перевищувати шість місяців, а аспірантів і докторантів — два місяці.

2. Працівникам, які направляються на навчання та стажування за кордон, відшкодовуються витрати у порядку, передбаченому чинним законодавством про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання.

3. Рішення про службове відрядження членів Кабінету Міністрів України, працівників Секретаріату Кабінету Міністрів України, керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та їх заступників, Голови та державних уповноважених Антимонопольного комітету України приймається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.92 № 698 «Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон» (далі — постанова Кабінету Міністрів України від 11.12.92 № 698).

4. З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Якщо під час відрядження працівник захворів, після його повернення документ про тимчасову непрацездатність підлягає обміну в лікувальних закладах за місцем проживання чи роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка.

Обмін здійснюється на підставі перекладених на державну мову та нотаріально засвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за кордоном.

Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформлюється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

5. Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

6. Придбання іноземної валюти в уповноваженому банку та відображення відповідних операцій в бухгалтерському обліку здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

7. За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати:

а) на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

б) на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях в межах затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення, встановлених з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат за користування телефоном, холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на побутові послуги та витрат на оплату податку на додану вартість);

в) на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат для держави, до якої відряджається працівник, визначених у додатку 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, за всі дні проживання;

г) на бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

ґ) на оформлення закордонних паспортів;

д) на оформлення дозволів на в’їзд (віз);

е) на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу при здійсненні відрядження) за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;

є) на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження (у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат);

ж) на оплату службових телефонних розмов (у розмірах, погоджених з керівником);

з) на оплату комісійних витрат у разі обміну валюти.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій),

у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

8. Не дозволяється відшкодовувати витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами держави перебування, а також плату за видовищні заходи.

9. Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Витрати на проїзд залізницями в державах Азії та Африки відшкодовуються за тарифами 1-го класу.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.

У разі потреби пересування по території держави відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства (згідно з підтвердними документами).

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник, відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

Керівники підприємств (крім осіб керівного складу, визначених постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.92 № 698) особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу, а також на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка.

10. Відрядженому працівникові понад установлені суми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

11. Витрати у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість таких витрат.

У разі коли авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, в якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства або уповноваженою на це особою.

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі коли електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

12. У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства.

Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

13. З дозволу керівника відрядженому працівникові можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні суми відшкодування витрат на найм житлового приміщення та на службові телефонні розмови. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.

Керівники підприємств (крім осіб керівного складу, визначених постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.92 № 698) особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.

14. Рішення щодо відшкодування особам керівного складу, визначеним постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.92 № 698, витрат на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу, на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка, а також витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, приймається особами, з якими службове відрядження було погоджено.

15. Працівникам підприємств відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на:

надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;

переміщення страхувальника на територію України для надання йому медичної допомоги;

відправлення труни з тілом (урни з прахом) страхувальника до місця поховання на території України та інші пов’язані з цим витрати.

У разі коли правилами в’їзду та перебування в державі, до якої відряджається страхувальник, встановлені вимоги щодо розміру страхової суми, у договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому строк дії договору страхування повинен відповідати строку відрядження.

Якщо в державі, до якої відряджається страхувальник, медична допомога надається іноземним громадянам безоплатно, вартість страхового поліса не відшкодовується.

Інформація про надання медичних послуг громадянам України за кордоном та про держави, при відрядженнях до яких громадянам України надається невідкладна медична допомога на безоплатній основі, розміщується на офіційних веб-сайтах Міністерства закордонних справ України та Міністерства охорони здоров’я України.

Указані в цьому пункті витрати відшкодовуються працівникам підприємств, строк відрядження яких визначено пунктом 6 постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.

16. Крім зазначених у пунктах 7 — 15 цього розділу витрат, відрядженому працівникові відповідно до Податкового кодексу України відшкодовуються не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням.

За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

16.1. Фактичний час перебування у відрядженні визначається:

а) у разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), що проставляються уповноваженою службовою особою Державної прикордонної служби України, яка здійснює прикордонний контроль, за особистим зверненням відрядженої особи щодо проставлення такої відмітки;

б) у разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

в) у разі відсутності наказу та відміток відповідно до підпункту «а» цього пункту добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

При відрядженні працівника строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

16.2. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, — за нормами, що встановлені для держави, до якої відряджено працівника;

б) якщо дата вибуття у відрядження до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює) про перетинання державного кордону України, добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України.

При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямках) відповідно до вказаних відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

в) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держав, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), або, повертаючись з такої держави, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, — за нормами, встановленими для відряджень за кордон;

г) у разі здійснення відряджень до кількох держав протягом доби — у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав;

ґ) при направленні у відрядження до двох або більше держав — у сумах, що встановлені для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної держави.

У разі відрядження до двох або більше держав — учасниць Шенгенської угоди, перетин кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, або до держав, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), починаючи з другої держави, — добові витрати відшкодовуються у сумі, затвердженій для відповідної держави з дня прибуття до даної держави згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні.

У разі відсутності транспортних квитків та рахунків за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні добові витрати відшкодовуються за нормами держави відрядження згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

День повернення в Україну (перетину кордону) — за нормами останньої держави відрядження;

д) якщо відряджений за кордон працівник за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням стороною, яка приймає, або якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, зокрема 80 відсотків — при одноразовому, 55 відсотків — дворазовому, 35 відсотків — триразовому харчуванні;

е) витрати на харчування, вартість якого визначена і включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.

Працівникам підприємств, які перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довгостроковому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах держави перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків сум добових витрат, визначених у додатку 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 для відповідної держави. У разі відрядження в межах держави перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 відсотків зазначених сум.

У разі виїзду у справах відрядження зазначеного працівника з держави перебування до інших держав добові витрати відшкодовуються за нормами, що встановлені для держави відрядження.

16.3. При потребі в авансуванні працівника коштами в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої у доларах США, у валюту держави відрядження здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим іноземним банком валютним (обмінним) курсом національної валюти держави перебування до валюти держави відрядження та долара США на день здійснення розрахунку витрат на відрядження.

16.4. У разі вибуття у відрядження до України з держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), за час проїзду територією іноземних держав витрати на відрядження відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень за кордон, а за дні перетину кордону України (відповідно до відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспортному документі/в закордонному паспорті або документі, що його замінює) та дні перебування в Україні — у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України.

16.5. Якщо працівника направлено у відрядження до двох або більше держав, день повернення в державу перебування (день перетину кордону) відшкодовується за нормами останньої держави відрядження.

16.6. При вибутті у відрядження до України з держав, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), якщо працівник у дорозі має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території іноземної держави, то за час проїзду територією іноземних держав витрати на відрядження відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень за кордон. При цьому день останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території іноземної держави при прямуванні у відрядження до України і день першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території іноземної держави при поверненні з України та дні перебування в Україні відшкодовуються у порядку та за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України. У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для службових відряджень у межах України.

16.7. Вибуття у відрядження із зарубіжної держави до України і повернення того самого дня до цієї держави вважається одним днем відрядження.

16.8. Якщо сторона, яка приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленим сумам добових витрат, сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

17. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи).

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Разом із звітом подаються документи (в оригіналі), що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

У разі відрядження до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), до звіту також додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону України і візою держави відрядження.

18. Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.

19. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Дозвіл (погодження) керівника підприємства на відшкодування витрат понад суми, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, оформлюється письмово за довільною формою.

20. Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні.

21. Надбавку до сум добових витрат в іноземній валюті, що підлягає виплаті окремим категоріям працівників, розраховують відповідно до розмірів, затверджених у додатку 2 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98, і сум добових витрат, що підлягають відшкодуванню залежно від держави відрядження та кількості разів харчування на добу (визначених у пункті 2 постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98).

 

Заступник директора Департаменту
фінансів соціальної сфери — начальник
Управління фінансів органів державного управління О. Вовченко

 

Додаток

до Інструкції про службові відрядження

в межах України та за кордон

ЖУРНАЛ

реєстрації відряджень

№ з/п	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	Дата й номер наказу (розпорядження)	Дата вибуття у відрядження	Дата прибуття з відрядження
1	2	3	4	5	6	7

　

КОМЕНТАР РЕДАКЦІЇ

ІНСТРУКЦІЮ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ ВИКЛАДЕНО В НОВІЙ РЕДАКЦІЇ

Нагадаємо, що в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 8, с. 4, було опубліковано

постанову КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98), яка набрала чинності 01.04.2011 р.

Пунктом 12 постанови № 98

Мінфіну було приписано внести зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), які зумовлені постановою № 98.

На виконання цієї норми Мінфін виклав

Інструкцію в новій редакції, яку затверджено наказом, що коментується (далі — Інструкція № 362).

Крім змін, які випливають безпосередньо з

постанови № 98, нова редакція увібрала в себе всі зміни, що вносилися до Інструкції № 59 з часу її прийняття. Крім того, законодавці врегулювали окремі моменти, які раніше не було прописано в Інструкції № 59, але випливали з листів Мінфіну чи інших нормативно-правових актів. Але не обійшлося і без нововведень. Далі розповімо про все по черзі.

 

РОЗДІЛ І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Інструкція — тільки для бюджетних установ

Як випливає з визначення поняття «службове відрядження», наведеного в

п. 1 розд. І Інструкції № 362, тепер її дія поширюється виключно на службові відрядження працівників органів державної влади, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів.

Як бачимо, саме визначення поняття «службове відрядження» не змінилося за винятком того, що додано умову: відрядження вважається службовим

за наявності документів, які підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства. Нагадаємо: таку умову раніше містив абз. 3 розд. І Інструкції № 59 і її слід було дотримуватись і бюджетним установам (див. п. 1.1 Методичних рекомендацій по проведенню перевірки витрат на відрядження, затверджених наказом ГоловКРУ від 21.03.2000 р. № 24).

У

п. 3 розд. І Інструкції № 362 зазначено, що службові поїздки тривалістю менше доби працівників дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довгостроковому відрядженні, що пов’язані із супроводженням українських делегацій та посадових осіб, отриманням та відправленням багажів, кур’єрської та командирської пошти в аеропортах, морських та річкових портах, на вокзалах, не вважаються відрядженнями.

 

У відрядження — тільки після ознайомлення з кошторисом витрат

Пунктом 7 розд. І Інструкції

№ 362 установлено таку вимогу: установа, що направляє працівника у відрядження, зобов’язана ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною в довільній формі), а також з вимогами нормативно-правових актів у частині подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження.

Нагадаємо: раніше

п. 1.1 розд. II Інструкції № 59 передбачав, що в разі службових поїздок за кордон наказ керівника оформляється після затвердження завдання та кошторису витрат. Обов’язку складання кошторису витрат при відрядженнях у межах України визначено не було.

Тепер

складання кошторису витрат при відрядженні в межах України і, головне, ознайомлення з таким кошторисом працівника, який направляється у відрядження, є обов’язковим .

Що стосується затвердження завдання на відрядження, то, як і раніше, такий обов’язок передбачено тільки для відряджень за кордон (

п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 362).

 

Якщо працівник у день відрядження перебував на роботі

Чи повинен працівник у день вибуття у відрядження або в день прибуття з відрядження перебувати на роботі? Колишня редакція

Інструкції № 59 відповіді на це запитання не давала. Більше того, на думку Мінпраці, висловлену в листі від 05.10.2007 р. № 327/13/116-07, працівник узагалі не повинен перебувати на роботі в день від’їзду у відрядження та в день прибуття з нього, оскільки Інструкцією № 59 такий обов’язок не обумовлено.

Водночас у письмових роз’ясненнях Мінфін вказував на те, що питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження

регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства (див. лист Мінфіну від 20.01.2007 р. № 31-18030-07-10/854).

Тепер аналогічна умова міститься в

п. 13 розд. І Інструкції № 362. У зв’язку з цим, якщо питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження не врегульовано правилами внутрішнього трудового розпорядку установи, необхідно внести відповідні зміни до цих документів.

Крім того, питання оплати праці в ці дні має бути також урегульовано в колективному договорі.

 

РОЗДІЛ ІІ. ПОРЯДОК ВІДРЯДЖЕННЯ В МЕЖАХ УКРАЇНИ

Строки відрядження

Підкреслимо, що граничні строки перебування працівника у відрядженні

не змінилися. Як і раніше, у загальному випадку тривалість відрядження в межах України не може перевищувати 30 календарних днів.

В

абз. 5 п. 1 розд. ІІ Інструкції № 362 продубльовано норму п. 6 постанови № 98, згідно з якою відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ України, не повинна перевищувати шести місяців, а для аспірантів і докторантів — двох місяців.

 

Скасовано посвідчення про відрядження

Нагадаємо, що раніше

п. 1.3 розд. І Інструкції № 59 установлював, що фактичний час перебування працівника у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження про вибуття працівника з місця постійної роботи та прибуття на місце постійної роботи. Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, добові не виплачувалися (п. 1.5 розд. І Інструкції № 59).

Зверніть увагу:

Інструкція № 362 не містить аналогічної умови про те, що час перебування працівника у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження.

Інакше кажучи, починаючи

з 9 квітня 2011 року (дата набуття чинності Інструкцією № 362) при направленні працівника у відрядження оформляти посвідчення про відрядження не потрібно.

На наш погляд, це є позитивним моментом, оскільки не завжди у працівника була можливість проставити відповідні відмітки в посвідченні про відрядження. Крім того,

Інструкція № 59 вимагала, щоб відмітки про прибуття та вибуття завірялися печаткою (круглої або трикутної форми), що містить ідентифікаційний код установи. При завіренні відміток штампом, що не містить ідентифікаційного коду, добові працівнику не могли відшкодовуватися.

 

Як тепер визначати кількість днів у відрядженні для виплати добових?

Згідно з

п. 4 розд. ІІ Інструкції № 362 за кожний день (уключаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, ураховуючи вихідні, святкові та неробочі дні й час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою № 98.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідним первинним документом. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

Таким чином, тепер підставою для виплати добових є:

1) наказ керівника про направлення у відрядження. Зауважимо, що в ньому має бути чітко зазначено дату вибуття у відрядження та прибуття до місця постійної роботи;

2) первинні документи (наприклад, проїзні квитки).

Вважаємо, що дати на транспортних квитках та дати вибуття працівника у відрядження та повернення з нього згідно з наказом керівника про направлення у відрядження

повинні збігатися.

При цьому, як і раніше, днем

вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24:00 включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0:00 і пізніше — наступна доба (п. 8 розд. І Інструкції № 362).

Так, якщо працівник виїхав у відрядження о 23:55 (час відправлення поїзда), то за цей день йому має бути виплачено добові.

Приклад.

Згідно з транспортними квитками працівник:

— вибув у відрядження в понеділок 28 березня о 23:55;

— прибув з відрядження в середу 6 квітня о 5:50. Датою прибуття згідно з транспортним квитком у цьому випадку буде середа 6 квітня.

Відповідно до наказу керівника працівника направлено у відрядження з 28 березня по 6 квітня. Тривалість відрядження визначається за наказом керівника та транспортними квитками і становить 10 днів (з 28.03.2010 р. по 06.04.2010 р. включно).

 

Відшкодування витрат у відрядженні

Що стосується складу витрат на відрядження, то він істотно не змінився. У цій частині до

Інструкції № 362 внесено зміни для приведення її у відповідність до постанови № 98 , а саме:

1) за рахунок добових відшкодовуються витрати на харчування, вартість якого включено до рахунків на оплату вартості проживання не лише в готелях, а й

мотелях та інших житлових приміщеннях (абз. 4 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 362);

2) передбачена можливість відшкодування витрат на

проїзд на орендованому транспорті. Раніше Інструкція № 59 не містила прямої норми про відшкодування витрат на проїзд на орендованому транспорті. Водночас Мінфін у листі від 15.12.2006 р. № 31-26030-12/19868 роз’яснював, що в разі використання у відрядженні автомобіля, з власником якого укладено договір оренди, тобто службового автомобіля, витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту, що має бути визначено в наказі (розпорядженні) керівника установи. Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

Спочатку можливість відшкодування витрат на проїзд на орендованому транспорті прописали в

п.п. 1 п. 7 постанови № 98. Тепер ця норма зазначена в абз. 4 п. 6 розд. ІІ Інструкції № 362.

Витрати на проїзд на приватному (особистому) автомобілі, як і раніше, до складу витрат на відрядження не включаються та не компенсуються;

3) відшкодування витрат на провезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка, здійснюється

тільки з дозволу керівника установи (незалежно від перевищення). Відповідна норма була включена до п. 9 постанови № 98, а тепер перекочувала до абз. 6 п. 6 розд. ІІ Інструкції № 362. Раніше Інструкція № 59 передбачала, що для відшкодування фактичних витрат на провезення багажу до 30 кг понад вагу, вартість якого входить до вартості квитка, дозволу керівника не потрібно;

4) відшкодовуються витрати на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я працівника або його цивільної відповідальності (

у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої вирушає працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування. Можливість відшкодування таких витрат раніше не передбачалася Інструкцією № 59. Про можливість відшкодування таких витрат уперше було зазначено в п.п. 140.1.7 ст. 140 розд. III Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ), на підставі якого внесено зміни спочатку до постанови № 98, а тепер — до Інструкції № 59.

Як позитивний момент можна також відзначити врегулювання питання про те, які документи повинен подати працівник у разі

придбання електронного авіаквитка (п. 12 розд. ІІ Інструкції № 362), а також у разі, коли авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним.

 

Вимушена затримка у відрядженні

Нагадаємо:

п. 1.10 розд. ІІ Інструкції № 59 для відряджень за кордон було передбачено, що з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (відсутність транспортних квитків, скасування авіарейсів, ремонт транспортного засобу чи з інших причин, що не залежать від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. У цьому випадку строк відрядження за рішенням керівника продовжувався.

Водночас було б логічно такий порядок продовження відрядження застосовувати і для відряджень в межах України, адже поважні причини можуть спричинити затримку у відрядженні та в межах України.

Але Мінфін в

листах від 19.12.2005 р. № 31-18030-07-13/27437 та від 05.12.2005 р. № 31-18030-07-13/26216 указував, що законодавством не передбачено можливості затримки у відрядженні в межах України понад установлені керівником строки, крім випадку тимчасової непрацездатності, та можливості відшкодування витрат у цьому випадку не визнавав.

Тепер у

п. 10 розд. ІІ Інструкції № 362 чітко прописано, що з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин за наявності підтвердних документів у оригіналі.

Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, що необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням) керівника.

При цьому

п. 10 розд. ІІ Інструкції № 362 не встановлено, що в разі продовження відрядження його тривалість не може перевищувати граничні строки відрядження, установлені п. 1 розд. ІІ Інструкції № 362. Проте вважаємо, що за аналогією з відрядженнями за кордон, при продовженні строку відрядження все ж слід їх дотримуватися.

Крім того, як і раніше, у разі тимчасової непрацездатності працівника йому на загальних підставах компенсуються витрати на наймання приміщення, виплачуються добові, а також допомога по тимчасовій непрацездатності (

п. 9 розд. ІІ Інструкції № 362).

 

У відрядження з платіжною карткою

Серед

інших змін відзначимо пряму вказівку в п. 11 розд. IІ Інструкції № 362 на можливість перерахування заробітної плати працівнику, який відряджається, у безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток.

Нагадаємо, що кошти, зараховані на особистий картрахунок працівника, вважаються виданими йому під звіт.

 

Строки надання звіту про використання коштів

У цій частині вимоги

Інструкції № 59 приведені у відповідність до п.п. 170.9.2 ст. 170 розд. IV ПКУ, який змінив строки подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Нагадаємо: основне нововведення полягає в тому, що тепер Звіт слід подати до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи (раніше було встановлено строк у три банківські дні).

Якщо ж під час відрядження було отримано готівкові кошти з використанням платіжної картки, то до закінчення третього банківського дня слід подати звіт і повернути невикористаний залишок готівкових коштів.

Нагадаємо: первісно нові строки було встановлено

наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. № 996, яким затверджено нову форму Звіту та порядок його заповнення (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 5, с. 26).

Крім того,

абз. 6 п. 10 розд. ІІ Інструкції № 362 передбачає: якщо працівник отримав аванс на відрядження та не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів із дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси установи отримані кошти. Така умова раніше була встановлена п. 1.14 розд. ІІ Інструкції № 59 тільки щодо відряджень за кордон.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів повинна здійснюватися

до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (абз. 7 п. 10 розд. ІІ Інструкції № 362).

 

РОЗДІЛ ІІІ. ПОРЯДОК ВІДРЯДЖЕНЬ ЗА КОРДОН

Наказ на відрядження

Згідно з

абз. 1 п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 362 при складанні наказу на відрядження за кордон тепер слід указувати в тому числі і завдання та очікувані результати відрядження.

 

Строки відрядження

Підкреслимо, що граничні строки перебування працівника у відрядженні за кордон

не змінилися. Як і раніше, у загальному випадку тривалість відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Водночас

п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 362 уточнює, що строк відрядження:

— працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів, не повинен перевищувати один рік;

— військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні і підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування фінансових витрат стороною, що приймає, — 18 місяців;

— працівників органів державної податкової служби та органів внутрішніх справ, направлених на навчання, не повинен перевищувати 90 днів;

— строк відрядження наукових і науково-педагогічних працівників, які направляються на стажування до провідних вищих навчальних закладів та наукових установ за кордоном, не повинен перевищувати шести місяців, а аспірантів і докторантів — двох місяців.

Ці зміни пов’язані з приведенням

Інструкції № 59 у відповідність до постанови № 98.

Якщо працівник захворів у відрядженні

Як і раніше,

п. 4 розд. ІІІ Інструкції № 362 передбачає, що з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, скасування авіарейсів, ремонту транспортного засобу чи з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Крім того, уточнюється: якщо під час відрядження працівник захворів, то після його повернення документ про тимчасову непрацездатність підлягає обміну в лікувальних закладах за місцем проживання або роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка. Обмін здійснюється на підставі перекладених державною мовою та нотаріально завірених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за кордоном.

Зауважимо, що можливість обміну документа про тимчасову непрацездатність на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка була передбачена і раніше

п. 1.12 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455. У цьому пункті уточнюється, що обмін здійснюється згідно з рішенням лікарсько-консультаційної комісії у випадку:

а) гострих захворювань та травм;

б) загострення хронічних захворювань;

в) вагітності та пологів;

г) оперативних втручань при невідкладних станах;

ґ) лікування згідно з рішенням комісії МОЗ України з питань направлення на лікування за кордон.

 

Відшкодування витрат у відрядженні

Що стосується складу витрат на відрядження, то він істотно не змінився. Укажемо на зміни:

1) за рахунок добових відшкодовуються витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання не лише в готелях, а й

мотелях та інших житлових приміщеннях (п.п. «б» п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 362);

2) передбачена можливість відшкодування витрат на

проїзд на орендованому транспорті (п.п. «а» п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 362);

3) відшкодування витрат на провезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка, здійснюється

тільки з дозволу керівника установи (п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 362);

4) відшкодовуються витрати на оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я працівника або його цивільної відповідальності (

у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої вирушає працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування (п.п. «е» п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 362);

5) не дозволяється відшкодовувати витрати на оплату

видовищних заходів (п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 362);

6) понад установлені суми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи (

п. 10 розд. ІІІ Інструкції № 362).

Крім того, так само, як і для відряджень у межах України, урегульовано питання про те, які документи повинен надати працівник у разі

придбання електронного авіаквитка, а також у разі коли авіаквиток, оформлений на паперовому бланку, є нероздільним та частково використаним (п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 362).

 

Фактичний час перебування у відрядженні

Як уже зазначалося,

Інструкція № 362 не містить умови про те, що час перебування працівника у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження. Це стосується також і відряджень за кордон.

При цьому відповідно до

п. 16.1 розд. ІІІ Інструкції № 362 фактичний час перебування у відрядженні визначається:

а) у разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється

за наявності візи (дозволу на в’їзд) — згідно з наказом про відрядження та відмітками про перетинання державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює), які проставляються уповноваженою службовою особою Державної прикордонної служби України, що здійснює прикордонний контроль, за особистим зверненням відрядженої особи щодо проставлення такої відмітки;

б) у разі відрядження з України до держав, в’їзд громадян України на територію яких

не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

в) у разі відсутності наказу та відміток відповідно до

п.п. «а» п. 16.1 розд. ІІІ Інструкції № 362 добові витрати відрядженому працівнику не відшкодовуються.

При відрядженні працівника строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.

Тут варто відзначити два нововведення:

—

по-перше, у п.п. «а» п. 16.1 розд. ІІІ Інструкції № 362 уточнено, що відмітка про перетинання кордону проставляється на підставі особистого звернення відрядженої особи. Зауважимо, що ця вимога не є новою. Вона записана також у п. 19 постанови КМУ «Про затвердження Правил перетинання державного кордону громадянами України» від 27.01.95 р. № 57. Тепер цю вимогу продубльовано в Інструкції № 362;

—

по-друге, раніше п. 1.5 розд. ІІ Інструкції № 59 установлював правила визначення фактичного часу перебування у відрядженні залежно від того, чи встановлено з державою, куди вирушає працівник, повний прикордонний або спрощений прикордонний контроль.

При цьому проблема полягала в тому, що на законодавчому рівні перелік країн, з якими встановлено спрощений прикордонний контроль, визначено не було. Мало того, як вказував Мінфін у

листі від 02.08.2010 р. № 31-26030-12/23-4211/4151, сам термін «спрощений прикордонний контроль» не застосовується в оперативно-службовій діяльності Держприкордонслужби.

Тепер, як бачимо, фактичний час перебування у відрядженні визначається залежно від того, потребує в’їзд на територію держави наявності візи (дозволу на в’їзд) чи ні.

Як і раніше,

Інструкція № 362 не вимагає обов’язкового проставляння в паспортному документі (закордонному паспорті чи документі, що його замінює) відмітки про перетинання кордону службовою особою прикордонної служби країни, куди в’їжджає працівник.

 

Строки подання звіту про використання коштів

Так само, як і для відряджень у межах Україні, після повернення із відрядження за кордон Звіт слід подати до закінчення

п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи (раніше встановлювався строк у три банківські дні). Якщо ж під час відрядження були отримані готівкові кошти з використанням платіжної картки, то до закінчення третього банківського дня слід подати звіт та повернути невикористаний залишок готівкових коштів.

 

ФОРМА ЖУРНАЛУ РЕЄСТРАЦІЇ ВІДРЯДЖЕНЬ

У зв’язку з тим, що тепер для направлення у відрядження не потрібно оформлення посвідчення про відрядження, з форми журналу реєстрації відряджень (наведена в

додатку до Інструкції № 362) вилучено графу, що передбачає внесення даних про проставляння відміток у посвідченні про відрядження.

На сьогодні це все, на що ми хотіли звернути увагу. Якщо у вас з’являться додаткові запитання, пов’язані із застосуванням норм Інструкції № 392, — надсилайте їх до редакції і ми обов’язково відповімо на кожне.