ПРОВЕДЕННЯ РІЧНОЇ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ: ОСНОВНІ ОРГАНІЗАЦІЙНІ МОМЕНТИ
Наближається один із найважливіших періодів у діяльності кожного бухгалтера бюджетної установи — підбиття підсумків роботи за звітний рік, якому передує не менш відповідальна процедура — проведення інвентаризації. Як підготуватися до проведення річної інвентаризації? Які документи оформляються для відображення її результатів? Як правильно відобразити в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності результати інвентаризації? Щоб допомогти впоратися з виконанням цього завдання, пропонуємо вашій увазі матеріал, в якому викладено докладну інформацію про проведення інвентаризації.
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Згідно зі
ст. 10 Закону про бухгалтерський облік усі суб’єкти господарювання, у тому числі й бюджетні організації, з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності повинні проводити інвентаризацію всіх своїх активів та зобов’язань.Основним документом, яким необхідно керуватися бюджетним установам при проведенні інвентаризації, оформленні її результатів та регулюванні інвентаризаційних різниць, є
Інструкція № 90. Цим документом установлено єдині вимоги до порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ і організацій. Особливості інвентаризації окремих об’єктів обліку (медикаментів, продуктів харчування, бібліотечних фондів тощо) установлено спеціальними нормативно-правовими актами відповідних міністерств і відомств, про які ми розповімо окремо.
КОЛИ ПОТРІБНО ПРОВОДИТИ ІНВЕНТАРИЗАЦІЮ
Зауважимо, що
Інструкцією № 90 не встановлено конкретні строки проведення річної інвентаризації. Водночас у п. 1.5 цієї Інструкції зазначено, що проводити інвентаризацію потрібно не раніше 1 жовтня, а в її п. 1.18 уточнюється, що інвентаризація, крім інвентаризації продуктів харчування та грошових коштів, як правило, повинна проводитися на перше число місяця. Ураховуючи, що річна інвентаризація проводиться перед складанням річної фінансової звітності, то її проведення доцільно розпочати з 1 листопада звітного року . При цьому в кожній бюджетній установі конкретні строки початку та закінчення робіт з проведення інвентаризації встановлюються наказом про проведення річної інвентаризації.Інвентаризації підлягає
все майно установи незалежно від його місцезнаходження (у тому числі незавершене капітальне будівництво, незавершене виробництво) та всі види фінансових зобов’язань. Під час проведення інвентаризації в обов’язковому порядку проводиться констатація наявності об’єктів обліку як за їх місцезнаходженням, так і за матеріально відповідальними особами. Матеріальні цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання тощо), також підлягають інвентаризації. Отже, річна інвентаризація повинна проводитися суцільним методом та охоплювати все майно установи.Тому, ураховуючи масштабність такого заходу, необхідно встановити такі строки, щоб інвентаризаційна комісія могла не лише визначити фактичну наявність майна установи та виявити невикористовувані матеріальні цінності, а й перевірити дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також перевірити реальну вартість матеріальних цінностей, що обліковуються на балансі, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, у тому числі щодо якої закінчився строк позовної давності.
Періодичність проведення інвентаризацій, дати їх проведення та перелік майна й зобов’язань, що підлягають інвентаризації, визначає керівник установи. Виняток становлять випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим. Наведемо перелік таких випадків у таблиці:
| Випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим | Дата проведення |
| Перед складанням річної фінансової звітності | Не раніше 1 жовтня (крім випадків, коли встановлено інші строки) |
| При зміні матеріально відповідальних осіб | На день приймання-передачі справ |
| При встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей | На день установлення таких фактів |
| Після пожежі або стихійного лиха (повінь, землетрус тощо) | Терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха |
| При ліквідації установи | На дату прийняття рішення про ліквідацію |
| Згідно з приписом судових та слідчих органів | На день отримання припису, якщо інший строк не встановлено у приписі |
| При передачі майна в оренду | На останнє число місяця, на яке здійснюється оцінка майна, що передається в оренду* |
| При передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпорядкування в інше** | На дату передачі |
* У цьому випадку проведення інвентаризації майна, що передається в оренду та повертається після закінчення строку дії договору оренди або після його розірвання, здійснюється в порядку, установленому Положенням № 158. При цьому дата інвентаризації збігається з датою оцінки.
** Разом із тим інвентаризація може не проводитися при передачі установ або їх структурних підрозділів, а також будівель і споруд у межах одного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, якщо інвентаризацію було раніше проведено у строки, передбачені Інструкцією № 90.
Крім перелічених випадків, необхідність проведення інвентаризації майна (як правило, вибіркової) виникає під час перевірки (ревізії) контролюючими органами (наприклад, Державною контрольно-ревізійною службою України).
Згідно з
п. 4 ст. 10 Закону України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» від 26.01.93 р. № 2939-XII контрольно-ревізійним управлінням в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі, контрольно-ревізійним підрозділам (відділам, групам) у районах, містах і районах у містах надано право вимагати від керівників підконтрольних установ, що ревізуються, проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків, у разі відмови — звернутися до суду щодо спонукання до проведення такої інвентаризації, а до винесення відповідного рішення судом — у присутності понятих та представників зазначених установ, щодо яких проводиться ревізія, опечатувати каси, касові приміщення, склади та архіви на строк не більше 24 годин з моменту такого опечатування, зазначеного у протоколі.Крім того, у
п.п. 4.3.3 Практичних рекомендацій щодо проведення ревізії фінансово-господарської діяльності бюджетної установи (з окремих питань програми), схвалених протоколом ГоловКРУ від 04.08.2009 р. № 9 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 35), визначено: у перший день ревізії доцільно ініціювати перед керівником установи проведення інвентаризації готівкових грошових коштів, що зберігаються в касі установи, та в період ревізії ініціювати проведення інвентаризації грошових коштів кілька разів.Таким чином, під час проведення ревізії працівники ДКРС мають право
ініціювати проведення інвентаризації майна установи. Однак повноважень на самостійне проведення інвентаризації контролюючі органи не мають. Тому немає жодних законодавчих підстав для включення таких осіб до складу інвентаризаційної комісії. У цьому випадку працівники ДКРС мають право бути лише присутніми при проведенні інвентаризації, оскільки вони можуть оцінити як роботу самої інвентаризаційної комісії, так і стан справ щодо збереження та використання матеріальних цінностей в установі.Інструкцією № 90
встановлено різні строки проведення інвентаризації майна. Наведемо ці строки в таблиці на с. 14.
| № з/п | Об’єкти інвентаризації | Періодичність проведення інвентаризації |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти | Не менше одного разу на 3 роки |
| 2 | Музейні цінності | Згідно зі строками, установленими Міністерством культури |
| 3 | Бібліотечні фонди* | За рішенням керівника установи один раз на 5 років або протягом 5 років з охопленням інвентаризацією щорічно не менше 20 % одиниць бібліотечного фонду з обов’язковим завершенням початої інвентаризації цього майна у структурному підрозділі (у матеріально відповідальної особи) протягом 30 днів |
| * Зауважимо, що Методрекомендаціями (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 16) передбачені такі строки проведення інвентаризації бібліотечних фондів: | ||
| 4 | Інші основні засоби (у тому числі нематеріальні активи)**, малоцінні | Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше 1 жовтня |
| — у міністерства, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад; | Не менше одного разу на 2 роки | |
| — в інших установах | Не менше одного разу на рік | |
| ** Хоча Інструкцією № 90 не встановлено строки проведення інвентаризації нематеріальних активів, як правило, такі об’єкти інвентаризуються у строки, передбачені для інвентаризації основних засобів. | ||
| 5 | Дорогоцінні метали, дорогоцінне каміння та вироби з них, а також дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, що містяться у відходах та брухті | Двічі на рік (станом на 1 січня та 1 липня) |
| Інвентаризація дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що містяться в приладах, обладнанні та інших виробах, здійснюється одночасно з інвентаризацією цих матеріальних цінностей в строки, встановлені для таких матеріальних цінностей. Інвентаризація дорогоцінних металів проводиться відповідно до Інструкції про порядок одержання, використання, обліку та зберігання дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, затвердженої наказом Міністерства фінансів від 06.04.98 р. № 84. | ||
| 6 | Капітальні роботи інвентарного характеру та капітальні ремонти | Не менше одного разу на рік (не раніше 1 грудня) |
| 7 | Молодняк тварин, тварини на відгодівлі, птиці, кролики, хутрові звіри і сім’ї бджіл | Не менше одного разу на квартал |
| Проведення інвентаризації таких об’єктів здійснюється згідно з Інструкцією з обліку молодняка тварин, птиці та тварин на відгодівлі, затвердженою наказом Міністерства сільського господарства і продовольства від 15.01.97 р. № 7, якою передбачені такі строки інвентаризації: | ||
| 8 | Готові вироби, сировина та матеріали, пальне, корма, фураж та інші матеріали | Не менше одного разу на рік (не раніше 1 жовтня) |
| Проведення інвентаризації ПММ здійснюється з урахуванням норм Інструкції № 281. Цим документом передбачено, що інвентаризація ПММ проводиться не менше одного разу на місяць, під час інвентаризації перевіряють наявність ПММ за місцями зберігання: у баках транспортних засобів, у резервуарах та іншій тарі. | ||
| 9 | Продукти харчування та спирт | Не менше одного разу на квартал |
| Під час проведення інвентаризації продуктів харчування слід керуватися Інструкцією з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних та інших установах охорони здоров’я, що перебувають на Державному бюджеті СРСР, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 05.05.83 р. № 530. | ||
| 10 | Незавершене виробництво та напівфабрикати власного виробництва у виробничих (навчальних) майстернях та підсобних сільських господарствах, незавершені науково-дослідні роботи, що виконуються за договорами з підприємствами та організаціями | Не менше одного разу на рік (не раніше 1 жовтня). |
| 11 | Грошові кошти, грошові документи, цінності та бланки суворої звітності | Не менше одного разу на квартал |
| При проведенні інвентаризації каси потрібно керуватися Положенням № 637. | ||
| 12 | Реєстраційні, поточні та валютні рахунки | У міру отримання виписок органів Державного казначейства, банків |
| 13 | Розрахунки за платежами до бюджету | Не менше одного разу на квартал |
| Розрахунки з вищою за рівнем організацією | Не менше одного разу на квартал | |
| Розрахунки з дебіторами і кредиторами | Не менше двох разів на рік | |
| Розрахунки в порядку планових платежів | Не менше одного разу на місяць | |
| Розрахунки з депонентами | Не менше одного разу на місяць | |
| Списання кредиторської заборгованості зі строком давності, що минув, проводиться щоквартально згідно з вимогами Порядку № 73. | ||
| 14 | Матеріальні цінності, прийняті (здані) на відповідальне зберігання | Інструкцією № 90 передбачено, що матеріальні цінності, які не належать установі (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання), підлягають інвентаризації в строки, передбачені для матеріальних цінностей, що належать установі |
| Зауважимо, що Інструкція № 90 не вимагає обов’язкової констатації фактичної наявності матеріальних цінностей, переданих на зберігання. Достатньо лише скористатися інформацією, що міститься в підтвердних документах. Найімовірніше, це пов’язано з тим, що інвентаризацію таких об’єктів повинні проводити ті суб’єкти, які прийняли цінності на відповідальне зберігання. | ||
ЯК ПІДГОТУВАТИСЯ ДО ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ
З чого почати проведення інвентаризації? Як про все пам’ятати та не упустити важливі моменти під час визначення фактичної наявності матеріальних цінностей та її результатів?
Для цього потрібно заздалегідь підготуватися до проведення такого масштабного заходу. Процес проведення інвентаризації можна умовно розподілити на декілька етапів:
1. Підготовчий етап.
2. Визначення фактичної наявності матеріальних цінностей.
3. Порівняльно-аналітична робота.
4. Підбиття підсумків інвентаризації та відображення її результатів в обліку та звітності.
Розглянемо кожний із цих етапів докладно.
ПІДГОТОВЧИЙ ЕТАП
Підставою для початку проведення річної інвентаризації є
наказ керівника установи про проведення інвентаризації та призначення інвентаризаційної комісії. У наказі зазначають:1)
причину інвентаризації — підготовка до складання річної фінансової звітності;2)
мету інвентаризації — підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку перед складанням фінансової звітності;3)
дати початку та закінчення проведення інвентаризації, порядок оформлення необхідної документації та відображення її результатів у звітності;4)
склад інвентаризаційної комісії та перелік матеріально відповідальних осіб.На цьому етапі найчастіше виникають такі запитання.
Хто повинен входити до складу інвентаризаційної комісії?
Згідно з
п. 1.11 Інструкції № 90 до складу інвентаризаційної комісії входять працівники установи (керівники відділів або служб) та обов’язково головний бухгалтер. Очолює комісію керівник установи або його заступник.Кількість членів інвентаризаційної комісії залежить від обсягу майна, що підлягає інвентаризації, та кількості матеріально відповідальних осіб. Так, у бюджетних організаціях, де через великий обсяг робіт для проведення інвентаризації однієї комісії недостатньо (наприклад, якщо організація має декілька структурних підрозділів), керівник організації може створити
місцеві інвентаризаційні комісії. У цьому випадку роботу місцевої інвентаризаційної комісії організовує та контролює центральна комісія.Такі комісії очолюють керівники відповідних структурних підрозділів, на яких і покладаються обов’язки з проведення інвентаризації в цих структурних підрозділах установи. При цьому до складу місцевої комісії обов’язково включається працівник бухгалтерії. Слід мати на увазі, що
забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі того самого працівника два роки підряд.Якщо установи обслуговуються централізованою бухгалтерією, інвентаризацію в них проводить
центральна інвентаризаційна комісія. Така комісія створюється наказом керівника установи, при якій створено централізовану бухгалтерію. На підставі цього наказу керівники установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов’язково входять працівники бухгалтерії та інші фахівці: інженери, технологи, економісти тощо, які добре знають об’єкт інвентаризації та первинний облік.В
Інструкції № 90 розмежовуються функції та повноваження, що покладаються на центральну інвентаризаційну комісію та місцеві комісії.Так, центральна інвентаризаційна комісія виконує такі функції:
— проводить інвентаризацію матеріальних цінностей та грошових коштів, що належать централізованій бухгалтерії та установі, при якій її створено, а також коштів у розрахунках та бланків суворої звітності;
— здійснює керівництво роботою місцевих інвентаризаційних комісій;
— у разі потреби (при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації тощо) проводить за рішенням керівника установи повторні суцільні інвентаризації;
— розглядає пояснення, отримані від осіб, які допустили недостачу або псування цінностей, а також інші порушення;
— подає пропозиції щодо порядку врегулювання виявлених недостач та втрат від псування цінностей.
Місцеві інвентаризаційні комісії проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звіряють наявність зазначених цінностей з даними бухгалтерського обліку та складають свої висновки про виявлені недостачі та лишки, вносять пропозиції з питань упорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням.
Однак незалежно від статусу інвентаризаційних комісій такі комісії несуть відповідальність за:
— своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації згідно з наказом керівника установи;
— повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;
— правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації згідно з установленим порядком.
Члени інвентаризаційних комісій за внесення до описів неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховування недостач або лишків матеріальних цінностей несуть відповідальність у встановленому законом порядку.
Звертаємо увагу на те, що матеріально відповідальні особи установи
не включаються до складу інвентаризаційної комісії. При цьому вони мають бути обов’язково присутніми при перевірці фактичної наявності залишків матеріальних цінностей у місцях їх знаходження. Нагадаємо: безпосередньо перед початком інвентаризації особи, відповідальні за збереження матеріальних цінностей, подають розписки про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здано до бухгалтерії, усі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковано, а ті, що вибули, списано.
Інструкцією № 90 передбачено, що до складу інвентаризаційної комісії обов’язково має бути включено різних фахівців. Чи можна до складу комісії включити фахівців, які не є працівниками установи?
Дійсно, у
п. 1.13 Інструкції № 90 зазначається, що до складу інвентаризаційних комісій обов’язково має бути включено працівників бухгалтерії та інших фахівців (інженерів, технологів, економістів та ін.), які добре знають об’єкт інвентаризації та первинний облік. Однак такі фахівці повинні перебувати у трудових відносинах з установою, оскільки інвентаризаційна комісія створюється з числа працівників установи. До її складу включаються керівники відділів або служб та обов’язково головний бухгалтер, а очолює комісію керівник установи або його заступник.Таким чином, інвентаризаційна комісія формується виключно з
працівників установи (працівників бухгалтерії, економістів, керівників відділів або служб тощо). На цей момент Держказначейство звертало увагу в листі від 27.05.2011 р. № 17-07/1389-7439 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 27). Отже, уключати фахівців сторонніх організацій, наприклад експерта-оцінювача, до складу інвентаризаційної комісії установа не має права.
Як діяти, якщо один із членів інвентаризаційної комісії захворів. Чи потрібно його кимось замінювати?
Інвентаризацію цінностей
заборонено проводити при неповному складі комісії (п. 1.15 Інструкції № 90). Тому відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними. Отже, інвентаризаційна комісія повинна працювати тільки у повному складі.У такій ситуації Держказначейство рекомендує оновити склад комісії, тобто затвердити новий склад інвентаризаційної комісії (див.
лист від 27.05.2011 р. № 17-07/1389-7439 // «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 27).Далі наведемо примірну форму наказу про проведення інвентаризації.
Міська клінічна лікарня
Наказ № 65
Про проведення щорічної інвентаризації у 2011 році
| 25 жовтня 2011 року | м. Харків |
У зв’язку з підготовкою до складання та здавання річної фінансової звітності, керуючись положеннями Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV, Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419, п. 1.9 Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90, наказую:
1. Провести річну інвентаризацію:
— основних засобів та інших необоротних активів, у тому числі прийнятих та переданих у тимчасове користування стороннім організаціям, станом на 01.11.2011 р.;
— нематеріальних активів, у тому числі прийнятих та переданих у тимчасове користування стороннім організаціям, станом на 01.11.2011 р.;
— наявності грошових коштів, що перебувають у касі, та бланків суворої звітності станом на 01.11.2011 р.;
— товарно-матеріальних цінностей, у тому числі медикаментів, продуктів харчування, м’якого інвентарю тощо, станом на 01.11.2011 р.;
— малоцінних та швидкозношуваних предметів, у тому числі й переданих у тимчасове користування стороннім організаціям або прийнятих від них, станом на 01.11.2011 р.;
— розрахунків з дебіторами і кредиторами станом на 01.11.2011 р.;
— розрахунків з підзвітними особами та депонентами станом на 01.11.2011 р.
Інвентаризацію провести у строк з 01.11.2011 р. по 01.12.2011 р.
2. Для проведення інвентаризації створити постійно діючу інвентаризаційну комісію у складі:
Голова комісії: заступник головного лікаря з лікувальної роботи Крамаренко В. І.
Члени комісії: головний бухгалтер Варченко О. М.;
бухгалтер Іванченко І. С.;
завідувач кабінету обліку та медичної статистики Олейник Р. П.;
сестра-господиня Коломійцева Є. А.
2.1. У зв’язку з великим обсягом робіт, які потрібно виконати у стислі строки, при проведенні щорічної інвентаризації призначити додаткові інвентаризаційні комісії:
Для проведення інвентаризації продуктів харчування.
Голова комісії: завідувач лабораторії Костенко І. Р.
Члени комісії: бухгалтер Клімова М. В.;
економіст Івченко О. Б.;
кухар Мазуркіна К. П.
Для проведення інвентаризації медикаментів і виробів медичного призначення.
Голова комісії: головна медсестра Меренкова М. Ю.
Члени комісії: бухгалтер Козина Т. М.;
старша медична сестра приймального відділення Лазаренко К. О.;
дезінфектор Полякова А. Р.
Інших товарно-матеріальних цінностей.
Голова комісії: завідувач кабінету обліку та медичної статистики Романенко І. Д.
Члени комісії: бухгалтер Крикун А. В.;
медичний статистик Колесниченко Ф. П.;
медичний реєстратор Самохіна Н. Б.
2.2. Додаткові інвентаризаційні комісії підконтрольні постійно діючій інвентаризаційній комісії та працюють під її безпосереднім керівництвом.
2.3. Додаткові інвентаризаційні комісії передають оформлені належним чином інвентаризаційні описи в розпорядження постійно діючої інвентаризаційної комісії не пізніше наступного дня після проведення інвентаризації.
3. Інвентаризацію провести у присутності матеріально відповідальних осіб.
4. Інвентаризацію каси та продуктів харчування провести раптово.
5. Матеріально відповідальним особам усі документи про рух матеріальних цінностей, їх списання та матеріальні звіти подати до відділу бухгалтерського обліку та звітності до 31.10.2011 р.
6. Відділу бухгалтерського обліку та звітності здійснити до початку інвентаризації обробку всіх документів про надходження та видачу матеріальних цінностей та зробити відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку.
7. Робочим інвентаризаційним комісіям:
— узяти розписку від матеріально відповідальних осіб до початку інвентаризації, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності подано до відділу бухгалтерського обліку та звітності, а також про оприбуткування та вибуття матеріальних цінностей;
— провести інвентаризацію цінностей за їх місцезнаходженням шляхом підрахунку, зважування, обміру за участі матеріально відповідальних осіб, на зберіганні в яких такі цінності перебувають, і після закінчення інвентаризації в триденний строк подати до центральної інвентаризаційної комісії протоколи засідання комісій;
— під час інвентаризації у разі потреби приймання та відпуску матеріальних цінностей керуватися пунктами 1.23, 1.24 Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ.
8. Інвентаризаційній комісії до 15.12.2011 р. розглянути результати інвентаризації та подати пропозиції щодо впорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, поліпшення обліку та контролю за їх збереженням. Протокол інвентаризації передати мені для затвердження.
9. Перенести строки чергових відпусток голів, членів комісій та матеріально відповідальних осіб до закінчення інвентаризації.
10. Заборонити проведення інвентаризації в разі відсутності одного з членів робочих інвентаризаційних комісій.
11. Після проведення робочими інвентаризаційними комісіями зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звірки наявності зазначених цінностей з даними бухгалтерського обліку та в разі затвердження протоколу засідання місцевої інвентаризаційної комісії дозволити головам робочих комісій приймати рішення про приймання та відпуск матеріальних цінностей.
12. Відповідальність за проведення інвентаризації покласти на головного лікаря з лікувальної роботи — голову комісії Крамаренка В. І.
13. Керівникам структурних підрозділів ознайомити з цим наказом голів, членів комісії та матеріально відповідальних осіб під підпис.
14. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
15. При проведенні інвентаризації інвентаризаційним комісіям керуватися такими нормативними документами:
15.1 Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» від 16.07.99 р. № 996-XIV;
15.2 Інструкцією з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженою наказом Головного управління Держказначейства України від 30.10.98 р. № 90;
15.3 іншими нормативними документами, що регулюють питання бухгалтерського обліку в бюджетних установах.
| Головний лікар | Ткаченко | Ткаченко А. Ф. | ||
| З наказом ознайомлені: |
<…>
Після того як видано наказ, необхідно
підготуватися до інвентаризації на місцях , а саме:— членам комісії видати бланки інвентаризаційних описів (їх форми наведено в
додатках до Інструкції № 90);— у бухгалтерії завершити обробку всіх документів про надходження і видачу матеріальних цінностей, здійснити відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку та визначити залишки на день інвентаризації;
— матеріальні цінності на складах та в інших місцях зберігання розмістити за найменуваннями, сортами, розмірами тощо;
— особам, відповідальним за збереження матеріальних цінностей, надати розписки про те, що всі прибуткові та видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здано до бухгалтерії, усі товарно-матеріальні цінності, які надійшли на зберігання, оприбутковано, а ті, що вибули, списано. Текст розписки наведено на титульному боці інвентаризаційних актів.
Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе
керівник установи.
ПРИСТУПАЄМО ДО ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ
Після того як в установі проведена вся підготовча робота, інвентаризаційна комісія в установлені строки приступає до перевірки фактичної наявності:
— основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів;
— запасів;
— грошових коштів, грошових документів та інших цінностей, що знаходяться в касі;
— бланків суворої звітності;
— незавершених науково-дослідних робіт, незавершеного виробництва виробничих (навчальних) майстерень, незавершеного виробництва в підсобних (навчальних) сільських господарствах;
— розрахунків з бюджетом, підзвітними особами, працівниками та службовцями, депонентами та іншими дебіторами і кредиторами.
Наявність цінностей при інвентаризації визначається шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру тощо, виходячи з установлених одиниць виміру.
Інформація про кожний проінвентаризований об’єкт заноситься до відповідного
інвентаризаційного опису, до порядку складання яких Інструкція № 90 висуває низку вимог. Загальний порядок оформлення описів наведено в п. 1.21 Інструкції № 90.Інвентаризаційні описи складаються у двох примірниках. Кожний примірник підписується головою та всіма членами інвентаризаційної комісії.
Найменування проінвентаризованих цінностей та об’єктів зазначаються в описах за субрахунками та номенклатурою, прийнятою в установі. Кількість ТМЦ визначається в установлених одиницях виміру. Товарно-матеріальні цінності заносяться до описів за
кожним окремим найменуванням із зазначенням виду, групи, кількості та інших необхідних даних (артикул, сорт тощо). Якщо інвентаризаційний опис складається на декількох сторінках, то вони мають бути пронумеровані та скріплені так, щоб унеможливити заміну однієї чи декількох із них. У кінці кожної сторінки опису слід прописом указати:— число порядкових номерів матеріальних цінностей;
— загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах тощо) ці цінності показані.
Такий запис дозволяє унеможливити внесення до заповнених інвентаризаційних описів несанкціонованих змін після того, як вони вже були підписані членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальними особами.
Крім того, у кінці кожного опису матеріально відповідальні особи дають
розписку, що підтверджує перевірку комісією майна в їх присутності, про відсутність до членів комісії будь-яких претензій та прийняття переліченого в опису майна на відповідальне зберігання.Жодні
виправлення та підчищення в описах не допускаються. У разі якщо матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції тощо) заявити про це голові комісії. У цьому випадку інвентаризаційна комісія повинна перевірити цей факт і в разі його підтвердження виправити виявлені помилки.Виправити виявлені помилки необхідно в усіх примірниках опису коректурним способом з урахуванням вимог, передбачених
Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. Для цього неправильний запис (текст або цифри) закреслюють і над закресленим пишуть правильний. При цьому закреслення виконують однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене. Усі виправлення мають бути вказані та підписані членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках описів незаповнені рядки прокреслюються.
У зв’язку з великою номенклатурою матеріальних цінностей інвентаризація не може бути проведена за один день. Які мають бути дії інвентаризаційної комісії?
Якщо інвентаризація на складах чи в інших закритих приміщеннях не може бути закінчена того ж дня, вона переноситься на наступний. При цьому таке приміщення в кінці робочого дня інвентаризаційна комісія повинна опечатати. Печатка на час інвентаризації зберігається у голови інвентаризаційної комісії. Під час перерв у роботі інвентаризаційних комісій (на обідню перерву, у нічний час, з інших причин) описи повинні зберігатися в ящиках, шафах, сейфах, у закритому приміщенні, в якому проводиться інвентаризація.
Як правило, інвентаризація товарно-матеріальних цінностей проводиться в порядку розташування цінностей у цьому приміщенні. При зберіганні товарно-матеріальних цінностей у різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення не допускається (наприклад, опломбується), і комісія переходить для роботи до наступного приміщення.
У період, коли проводиться інвентаризація, в установі виникла необхідність видати ТМЦ зі складу (або отримати на склад). Як це зробити і що вказувати в описах?
За загальним правилом під час проведення інвентаризації всі операції, пов’язані з прийманням та відпуском матеріальних цінностей, має бути припинено. Водночас
Інструкцією № 90 передбачено, що матеріальні цінності, отримані під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії та оприбутковуються після інвентаризації. Ці матеріальні цінності заносяться до окремого опису під найменуванням «Матеріальні цінності, отримані під час інвентаризації». В описі вказується, коли, від кого вони надійшли, дата і номер прибуткового документа, найменування, кількість, ціна та сума. Одночасно на прибутковому документі робиться відмітка «Після інвентаризації» з посиланням на дату опису, в якому записані ці цінності. Такий прибутковий документ підписує голова інвентаризаційної комісії. Крім того, у виключних випадках і лише з письмового дозволу керівника та головного бухгалтера установи під час інвентаризації матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії. Інформація про такі цінності заноситься до окремого опису під найменуванням «Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». Оформлення опису має здійснюватися в такому самому порядку, що і в разі надходження матеріальних цінностей під час інвентаризації. У видаткових документах, що підписуються головою інвентаризаційної комісії, робиться відмітка про відпущені матеріальні цінності.
Під час проведення інвентаризації в установі проводиться перевірка працівниками Державної контрольно-ревізійної служби (ДКРС). Такі особи присутні при проведенні інвентаризації. Чи повинні вони підписувати інвентаризаційні описи?
Дійсно, працівники ДКРС можуть бути присутніми при проведенні інвентаризації, однак вони не включаються до складу інвентаризаційної комісії.
Водночас працівник ДКРС
може завізувати сторінки інвентаризаційних описів з метою уникнення їх підробки (підчищень, виправлень чи заміни одного примірника іншим). Наприклад, при проведенні інвентаризації каси в Акті інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей (додаток 7 до Інструкції № 90) після підписів членів інвентаризаційної комісії вказується, що інвентаризація проводилася у присутності ревізора, і цей запис скріплюється його підписом. Аналогічної позиції дотримується і ГоловКРУ, що підтверджується листом від 29.11.2004 р. № 12-14/519.Далі наведемо в таблиці документи, які складаються під час проведення інвентаризації.
| № з/п | Об’єкти інвентаризації | Документальне оформлення | |
| назва форми | особливості заповнення | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Основні засоби | Інвентаризаційний опис основних засобів (додаток 1 до Інструкції № 90) | Застосовується для оформлення результатів інвентаризації основних засобів (будівель, споруд, передавальних пристроїв машин і обладнання, транспортних засобів, інструментів, комп’ютерної техніки, виробничого і господарського інвентарю тощо). |
| 2 | Інші необоротні матеріальні активи | Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів | Складається при інвентаризації ТМЦ, що перебувають в окремих матеріально відповідальних осіб, за кожним окремим складом, дільницею, об’єктом. |
| 3 | Нематеріальні активи | Інвентаризаційний опис нематеріальних активів (додаток 3 до Інструкції № 90) | Складається на кожний окремий об’єкт нематеріальних активів або групу однотипних за призначенням та умовами використання об’єктів нематеріальних активів, окремо за кожною особою, відповідальною за використання об’єкта або групи об’єктів нематеріальних активів |
| Зауважимо: п. 6.14 Інструкції № 64 передбачено, що аналітичний облік придбаних (створених) об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів бюджетні установи ведуть із застосуванням типових форм, затверджених наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» від 22.11.2004 р. № 732, яким, зокрема, затверджено Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4). Проте вважаємо, що для відображення результатів інвентаризації достатньо складання Інвентаризаційного опису нематеріальних активів (додаток 3 до Інструкції № 90). | |||
| 4 | Запаси | Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів (додаток 5 до Інструкції № 90) | Складається при інвентаризації ТМЦ, що перебувають в окремих матеріально відповідальних осіб, за кожним окремим складом, дільницею, об’єктом. |
| 5 | Дорогоцінні метали, дорогоцінне каміння та вироби з них; дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, що містяться у відходах та брухті | Чинними документами, що визначають порядок використання дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, не передбачено спеціальні форми інвентаризаційних описів та актів. Тому для відображення результатів інвентаризації зазначених цінностей установи можуть застосовувати форми, наведені в додатках до Інструкції № 90. | При проведенні інвентаризації слід ураховувати вимоги абз. 3 п. 5.21 Інструкції про порядок одержання, використання, обліку та зберігання дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, затвердженої наказом Мінфіну від 06.04.98 р. № 84, де визначено, що маса дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, які містяться в обладнанні та не підлягають на момент інвентаризації перевірці безпосередньо в натурі, установлюється за обліковими або технічними документами. |
| 6 | Грошові кошти, грошові документи та інші цінності, що знаходяться в касі | Акт інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей (додаток 7 до Інструкції № 90) | Застосовується для відображення даних про фактичну кількість грошових коштів, цінних паперів, чекових книжок, поштових марок, оплачених путівок тощо, що знаходяться в касі установи |
| 7 | Бланки суворої звітності | Інвентаризаційний опис бланків документів суворої звітності (додаток 8 до Інструкції № 90) | Застосовується для відображення фактичної наявності бланків документів суворої звітності |
| 8 | Незавершені науково-дослідні роботи, незавершене виробництво виробничих (навчальних) майстерень, незавершене виробництво в підсобних (навчальних) сільських господарствах | Інструкцією № 90 не передбачено типову форму інвентаризаційного опису незавершеного виробництва.Однак це не означає, що жодних документів складати не потрібно, адже такі об’єкти мають бути проінвентаризовані установою в установлені строки. | Інвентаризація незавершених науково-дослідних робіт проводиться за темами (договорами). При цьому інвентаризаційною комісією вивіряється кошторисна (договірна) вартість виконаної частини кожної теми, а в бухгалтерії — фактичні витрати |
| Під час проведення інвентаризації незавершеного виробництва виробничих (навчальних) майстерень проводиться перевірка залишків заготовок незавершеного виробництва (деталей, вузлів тощо) шляхом фактичного підрахунку, переважування, перемірювання. | |||
| Інвентаризація незавершеного виробництва в підсобних (навчальних) сільських господарствах проводиться за кожним видом незавершених робіт. При цьому інвентаризаційною комісією перевіряються натуральні показники та фактичні витрати. Фактичні витрати визначаються шляхом вибірки з первинних документів та облікових регістрів (наряди, вимоги на насіння та матеріали, подорожні листи тощо) | |||
| 9 | Розрахунки з бюджетом, підзвітними особами, працівниками і службовцями, депонентами та іншими дебіторами і кредиторами | Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами (додаток 9 до Інструкції № 90). | В Акті відображається інформація про дебіторську і кредиторську заборгованість, що перебуває на обліку установи. |
| 10 | Матеріальні цінності, прийняті (здані) на відповідальне зберігання | Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (додаток 11 до Інструкції № 90). | При інвентаризації матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, записи в опису здійснюються інвентаризаційною комісією на підставі перевірки та перерахунку цінностей у натурі. |
