ОСНОВНІ ПОРУШЕННЯ ДОТРИМАННЯ ДІЮЧОГО ПОРЯДКУ ВИТРАЧАННЯ КОШТІВ НА УТРИМАННЯ АВТОТРАНСПОРТУ
Владислав СТАНКУС, завідувач сектора інспектування установ та організацій, які фінансуються з бюджету, Харківської об’єднаної державної фінансової інспекції
Більшість бюджетних установ та організацій мають на балансі автотранспортні засоби, користування якими передбачає ряд витрат, зокрема на паливо та мастильні матеріали, ремонт, заміну шин тощо. Ті бюджетні організації, які не мають на балансі автотранспортних засобів, але мають потребу в їх використанні, можуть узяти автомобіль в оренду. У цьому випадку до вищезазначених витрат додаються ще й витрати на оренду автомобіля.
Під час проведення ревізій фінансово-господарської діяльності інспекторами державної фінансової служби приділяється значна увага питанню правильності здійснення витрат на утримання автотранспорту.
Виходячи з практики проведення ревізій із зазначеного питання можна зробити висновок, що чимало бюджетних установ і організацій допускають порушення з цього приводу. Розглянемо їх у цій статті.
Під час проведення ревізій фінансово-господарської діяльності працівники державної фінансової інспекції керуються Методичними рекомендаціями № 90.
Ревізія витрат на утримання транспортних засобів здійснюється в рамках питання ревізії стану збереження майна, використання оборотних та необоротних активів.
Розглянемо, яким саме питанням приділяють увагу спеціалісти державної фінансової інспекції з цього приводу, звернувшись до Методичних рекомендацій № 90.
1. Виходячи з п. 11.11 Методичних рекомендацій № 90 на початку проведення ревізії з цього питання інспектори мають встановити наявність власного і орендованого автотранспорту та ініціювати перед керівником установи проведення інвентаризації наявності автотранспортних засобів, паливно-мастильних матеріалів та запасних частин*. На основі даних карток обліку основних засобів, актів на списання вузлів, деталей на автомобілі інспектори мають перевірити відповідність номерів шасі і двигуна паспортним даним.
* Зверніть увагу: інспектори мають право лише ініціювати проведення інвентаризації, а не проводити її особисто. Вони не мають права бути включеними до складу інвентаризаційної комісії. Але інспектори можуть бути присутні при проведенні інвентаризації та проконтролювати дії інвентаризаційної комісії.
При проведенні інвентаризації пального необхідно, по можливості, зняти залишки пального у баках автомашин, а також у сховищах та порівняти показники спідометрів у дорожніх листах з фактичними даними, які рахуються за кожною відповідальною особою, вивести залишки пального та порівняти їх з фактичними.
При виявленні лишків необхідно вжити належних заходів для їх оприбуткування та віднесення у підзвіт відповідальної особи, при недостачі необхідно провести розрахунок збитків відповідно до Порядку № 116*.
* Зверніть увагу: на сьогодні інспектори не мають права самостійно визначати розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей. Детальніше з цього питання див. консультацію фахівця Державної фінансової інспекції «Чи можуть ревізори самостійно визначати розмір збитків від нестач» («Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 15, с. 25).
2. Інспектори мають перевірити обґрунтованість розрахунків за КЕКВ 1131 та 1134 в частині утримання транспортних засобів. Для цього необхідно порівняти фактичні видатки на утримання автотранспорту минулого року зі встановленими асигнуваннями, при цьому врахувати зміну цін (подорожчання чи здешевлення) на паливно-мастильні матеріали, вибуття одиниць автотранспорту чи заплановане придбання автотранспорту.
Крім того, інспектори мають з’ясувати, чи не допускались витрати коштів загального та/або спеціального фондів на ремонт автомобілів, які не обліковуються на балансі, або тих, поломка яких виникла з вини конкретної особи .
3. Якщо в ревізійному періоді бюджетною організацією було придбано автомобіль, то інспектори мають перевірити, чи затверджено в кошторисі видатки на його придбання та чи не перевищено граничну суму вартості його придбання. Нагадаємо, що граничні суми витрат на придбання автомобілів затверджено постановою № 332.
4. Інспектори мають звернути увагу на те, чи збільшено за даними бухгалтерського обліку первісну вартість автотранспорту у разі проведення його дообладнання.
5. При перевірці списання паливно-мастильних матеріалів необхідно перевірити дотримання встановленого порядку та норм списання відповідно до Норм № 43.
6. Інспектори мають перевірити правильність оформлення подорожніх листів.
7. Також інспектори мають перевірити за окремий період достовірність відображення оборотів за субрахунками 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали» та 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання».
У разі виявлення невідповідностей в обліку при перенесенні залишків пального (у подорожніх листах, оборотних відомостях тощо) інспектори повинні зробити накопичувальну порівняльну відомість за рік стосовно щоденного отримання та списання пального (у розрізі його видів) для виявлення «червоних залишків» (випадків списання пального без фактичної наявності його у залишках) або зайвого списання.
8. Інспектори мають з’ясувати, чи не утримується за рахунок організації, що ревізується, транспорт, який належить вищій за рівнем організації або приватним особам, чи не було випадків використання транспорту в особистих цілях працівниками або іншими особами без відповідної оплати, адже легкові автомобілі використовуються тільки для поїздок, пов’язаних зі службовою діяльністю посадових осіб.
Крім того, при перевірці видатків на утримання транспортних засобів перевіряючі повинні з’ясувати, чи не проводилося установою (закладом) списання паливно-мастильних матеріалів на автомобілі в той період, коли вони знаходилися у ремонті, чи не використовувались службовими особами автомобілі, закріплені за ними під час перебування останніх у відпустках, на лікарняному та у відрядженні.
Також особлива увага звертається на факти використання автотранспорту у вихідні і святкові дні, наявність відповідних наказів та дозволів на його використання.
Тепер перейдемо безпосередньо до прикладів порушень, які були фактично встановлені працівниками державної фінансової інспекції з питань дотримання діючого порядку витрачання бюджетних коштів на утримання автотранспорту.
Інвентаризація паливно-мастильних матеріалів та запасних частин
Як було зазначено раніше, інспектор державної фінансової служби є лише присутнім під час проведення інвентаризації, тобто участі в ній він не бере.
Нагадаємо, що згідно з п. 4 Інструкції № 90 інвентаризація палива проводиться за місцями зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в Інвентаризаційні описи за кожним окремим найменуванням.
Після оформлення у встановленому порядку Інвентаризаційний опис запасів передається у бухгалтерію для складання Порівняльної відомості результатів інвентаризації інших необоротних матеріальних активів та запасів.
Порівняльна відомість результатів інвентаризації запасів застосовується для відображення результатів інвентаризації. На підставі даних Інвентаризаційного опису запасів розбіжності, які виникли між фактичними показниками та даними бухгалтерського обліку, відображаються у графі «Результати інвентаризації».
Розглянемо приклад порушення.
Приклад
Під час ревізії організації фактичного контролю за використанням автомобілів та запасів відповідно до наказу по закладу проведено вибіркову інвентаризацію наявності автомобілів та запасів, зняття показників спідометрів та залишків пального в баках автомобілів у однієї матеріально відповідальної особи. За результатами контролю розбіжностей показників спідометрів і даних подорожніх листів не встановлено, лишків та недостач автомобілів не виявлено, проте під час проведення інвентаризації встановлені лишки запасів, а саме автошин.
Так, під час проведення інвентаризації виявлені в наявності чотири автошини, які не рахуються в обліку закладу.
Оренда автомобілів
Зазначимо, що бюджетна організація має право орендувати автомобіль як у юридичної, так і у фізичної особи. Відносини з власником автомобіля оформляються договором оренди транспортного засобу. Типової форми такого договору не існує, тому при його складанні слід орієнтуватись на вимоги, визначені парагр. 5 ГКУ.
Звернемо увагу на те, що бюджетні організації мають право укладати договори оренди легкових автомобілів, вартість яких не перевищує граничних сум витрат, затверджених постановою № 332.
Автомобіль вважається переданим в оренду з моменту оформлення акта приймання-передачі, в якому зазначається як автомобіль, так і комплектуючі, які разом з ним передаються.
Розмір орендної плати визначається сторонами в договорі. На сьогоднішній день обмеження щодо розміру орендної плати стосуються випадку, коли орендодавцем є бюджетна організація.
Так, виходячи з п. 7 Методики № 786 розмір річної орендної плати у разі оренди іншого, крім нерухомого, окремого, індивідуально визначеного майна, у тому числі автомобілів, установлюється за згодою сторін, але не менш як 10 % вартості орендованого майна за результатами незалежної оцінки.
Розглянемо приклади порушень щодо оренди автотранспортних засобів.
Приклад 1
Ревізією встановлено, що в установі на балансі автомобілі відсутні. Але в періоді, що підлягає ревізії, установою було укладено договір оренди автомобіля марки Skoda Superb 2008 року випуску. Вартість зазначеного автомобіля складає 205 тис. грн.
Узяття установою в оренду автомобіля зазначеної вартості є порушенням вимог п. 5 постанови № 332.
Приклад 2
У періоді, який підлягав ревізії, установою проводились витрати на ремонт автомобіля, який було взято в оренду у фізичної особи. Проте умовами договору оренди визначено, що поточний та капітальний ремонт автомобіля проводиться за рахунок орендодавця — фізичної особи.
Таким чином, витрати установи на ремонт автомобіля є незаконними витратами бюджетних коштів.
Оплата робіт з ремонту автомобілів
Розглянемо приклад порушення щодо оплати робіт з ремонту автомобіля.
Приклад
Ревізією дотримання законодавства при оплаті послуг з обслуговування та ремонту автомобілів виявлено, що установою згідно з укладеним з фізичною особою — підприємцем договором та актом виконаних робіт було проведено ремонт автомобіля ВАЗ 2107.
Згідно з актом виконаних робіт установлено, що під час проведення поточного ремонту автомобіля ВАЗ 2107 були виконані такі роботи: заміна крила переднього лівого; заміна передньої панелі; риштовка передньої панелі; фарбування крила переднього лівого; фарбування крила переднього правого; фарбування капота; фарбування передньої панелі; заміна бампера у зборі; заміна кронштейна кріплення бампера переднього, тобто роботи, які можуть свідчити про потрапляння автомобіля у дорожньо-транспортну пригоду (далі — ДТП).
Під час ревізії було зроблено запит до місцевого відділу ДАІ щодо надання інформації про факти ДТП, учасниками яких були транспортні засоби установи протягом періоду, що ревізується.
У відповідь на вищевказаний запит відділ ДАІ надав листа, згідно з яким підтверджено факт ДТП за участі автомобіля ВАЗ 2107, що належить установі, та зазначено винну в ДТП сторонню особу.
Виходячи з вищевикладеного ревізією встановлено, що автомобіль установи ВАЗ 2107 дійсно потрапив у ДТП, водій установи в скоєнні ДТП не винний, а поточний ремонт автомобіля ВАЗ 2107 здійснювався після наслідків ДТП, яке сталося з вини сторонньої особи.
Ревізією встановлено, що установою було укладено договір з товарною біржею, предметом якого є надання послуг з експертної оцінки автотранспорту — визначення матеріального збитку автомобіля ВАЗ 2107.
Згідно з виконаним товарною біржею Звітом дослідження спеціаліста-автотоварознавця визначено суму матеріального збитку, завданого власникові ВАЗ 2107, в результаті пошкодження автомобіля при ДТП.
Згідно з п. 8 ч. 2 ст.16 та ч.1 ст. 22 ЦКУ кожна особа має право звернутися до суду за захистом свого особистого немайнового або майнового права, щодо відшкодування збитків майнової шкоди та отримати відшкодування збитків у повному обсязі, чим установа не скористалася.
Таким чином, унаслідок оплати вартості поточного ремонту автомобіля ВАЗ 2107 за рахунок бюджетних коштів спеціального фонду кошторису установою допущені незаконні витрати бюджетних коштів.
Зміна первісної вартості автотранспорту у разі проведення його дообладнання
Нагадаємо, що згідно з п.1.6 Інструкції № 64 при добудові, дообладнанні, реконструкції, частковій ліквідації відповідних об’єктів та модернізації, яка призвела до додаткового укомплектування необоротних активів, здійснюється зміна первісної (відновлювальної) вартості необоротних активів.
Розглянемо приклад порушення щодо зміни вартості автотранспортного засобу.
Приклад
Під час ревізії встановлено, що через рік після придбання автомобіля на нього була встановлена сигналізація та газове обладнання, при цьому вартість автомобіля в бухгалтерському обліку збільшена не була. Зазначене є порушенням п.1.6 Інструкції № 64 та призвело до заниження в обліку вартості активів*.
* Як відобразити в обліку установи операції з додаткового укомплектування автомобіля, можна дізнатися з коментаря до листа Держказначейства «Щодо операцій, пов’язаних з придбанням та ремонтом автомобілів» від 29.06.2011 р. № 17-06/1578-9213 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 31, с. 26).
Дотримання встановленого порядку та норм списання паливно-мастильних матеріалів
Норми № 43 поширюються лише на моделі автомобілів із зазначеними технічними даними та особливостями конструктивного виконання. Слід відмітити, що у техдокументації заводів — виробників автомобілів часто зазначено контрольні витрати палива в різних режимах. Ці показники не є базовими лінійними нормами і не можуть бути підставою для списання використаних паливно-мастильних матеріалів.
Підприємствам, установам та організаціям надано право самостійно встановлювати лінійні норми для газобалонних, спеціальних автомобілів і для нових модифікацій автомобілів (якщо існує норма для базового автомобіля). У цьому випадку лінійні норми встановлюються на підставі розрахунків. У разі відсутності норм витрат палива для базових автомобілів їх власники повинні замовляти розробку тимчасових норм у ДержавтотрансНДІпроекті.
Крім того, зазначимо, що хоча в листі ГоловКРУ від 11.08.2010 р. № 02-14/1232 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 40, с. 6) була висловлена думка про те, що Норми № 43 є обов’язковими до виконання лише для підприємств, установ і організацій, які входять до сфери управління Мінтрансу у зв’язку з тим, що наказ № 43 не пройшов реєстрацію в Мін’юсті, Методичні рекомендації № 90 вимагають перевірки дотримання встановленого порядку та норм списання саме відповідно до Норм № 43.
Спеціалісти редакції газети «Бюджетна бухгалтерія» у коментарі до зазначеного листа також радили бюджетним організаціям використовувати під час списання паливно-мастильних матеріалів саме Норми № 43 (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 40, с. 7).
Також зазначимо, що наказом № 36 до Норм № 43** внесено відповідні зміни, які слід врахувати в роботі з 01.03.2012 р.
** Норми № 43 з урахуванням останніх змін будуть опубліковані в газеті «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 18.
Наведемо приклади порушень під час списання паливно-мастильних матеріалів.
Приклад 1
Ревізією дотримання норм списання мастильних матеріалів установлено, що при проведенні списання мастила для автомобіля ВАЗ 21070, у порушення вимог п.1.10 Норм № 43, в установі не застосовувались нормативи витрат мастильних матеріалів, унаслідок чого було зайво списано мастило моторне та мастило трансмісійне. Зазначене призвело до незаконних витрат бюджетних коштів.
Приклад 2
Ревізією дотримання норм списання палива, проведеною щодо 2 автомобілів, а саме: ВАЗ 2107 та ВАЗ 21043, згідно з вимогами Норм № 43 встановлено один випадок неправильного застосування базової лінійної норми під час списання палива.
Так, під час списання бензину на роботу автомобіля ВАЗ 2107 застосовувалась базова лінійна норма з розрахунку 10,1 л на 100 км пробігу, тоді як Нормами № 43 для зазначеної марки автомобіля передбачена для застосування базова лінійна норма 9,9 л на 100 км пробігу. Зазначене призвело до зайвого списання бензину та, як наслідок, до незаконних витрат бюджетних коштів.
Приклад 3
Ревізією дотримання норм списання палива і мастильних матеріалів, проведеною шляхом звіряння норм, зазначених у подорожніх листах, наданих закладом до ревізії, з нормами, які встановлені згідно з вимогами чинного законодавства, порушень не встановлено.
Але внаслідок допущених арифметичних помилок закладом було зайво списано бензин, що призвело до незаконних витрат бюджетних коштів
Приклад 4
Ревізією обґрунтованості списання палива встановлено, що в період з 01.07.2011 р. по 01.09.2011 р. в установі списувався бензин на поїздки автобуса, який перевозив дітей-інвалідів до оздоровчого табору, у той час як фактично табір працював в інший період, а саме з 01.06.2011 р. по 30.06.2011 р.
Зазначене призвело до зайвого списання пального і відповідно до незаконних витрат бюджетних коштів.
Приклад 5
Ревізією обґрунтованості списання палива встановлено, що в період з 01.01.2011 р. по 01.05.2011 р. в установі списувався бензин, використаний двома автомобілями, які рахуються на балансі, тоді як у зазначений період в установі фактично працював лише один водій щоденно на одному автомобілі.
Зазначене призвело до зайвого списання пального і відповідно до незаконних витрат бюджетних коштів.
Приклад 6
Ревізією встановлений випадок списання бензину за даними бухгалтерського обліку закладу у той час, коли водій перебував у відпустці. Відповідного наказу про переривання відпустки водія та його виходу на роботу у цей період керівником закладу видано не було. Зазначене призвело до зайвого списання бензину та відповідно до незаконних витрат бюджетних коштів.
Дотримання законодавства під час списання шин
Нагадаємо, що усі дані щодо шин і їх пробігу мають заноситись матеріально відповідальною особою до Картки обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини, форма якої затверджена Експлуатаційними нормами № 488.
Дані пробігу автошин заносяться в тисячах кілометрів по пробігу транспортного засобу за місяць і за період з початку експлуатації. Для сільськогосподарських машин, дорожніх, під’ємно-транспортних і інших машин наробіток шин може враховуватися в годинах роботи, відповідних часу роботи цих машин.
Експлуатація автошин проводиться залежно від ступеня їх зношеності, що визначається відповідно до вимог Експлуатаційних норм № 488 та Норм № 420.
Заміна автошин проводиться не тільки при повному використанні шин, непридатних до експлуатації, а й при переході на зимовий період, що пов’язано з наявністю у зимових шин спеціальних протекторів, які протистоять ковзанню. Весною на автомобілі встановлюються літні шини, а замінені зимові повертаються до складу чи гаражу. Усі ці переміщення треба відображати в Картці обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини.
Крім того, заміна шин може бути пов’язана з їх дрібним ремонтом, наприклад вулканізацією.
Шина підлягає списанню, якщо вона досягла фактичного пробігу відповідно до встановлених (скоригованих) норм або природно зношена до граничної висоти малюнку протектора.
При списанні автошин у Картці обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини зазначається сумарний пробіг до списання та інформація про подальше використання шини — відновлення зношеності протектора, ремонт чи утилізація. У цьому випадку Картка обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини має статус акта її списання. Вона підписується членами комісії з питань втрати пневматичними шинами споживчих властивостей.
У випадку якщо шини мають експлуатаційні чи виробничі дефекти, які спричиняють небезпечність їхнього технічного стану, вони можуть бути списані на підставі акта незалежно від закінчення строку їх експлуатації, визначеного законодавством.
Звернемо вашу увагу на те, що шини можуть експлуатуватися і після досягнення норм середнього ресурсу, якщо висота малюнку протектора в момент досягнення ресурсу більше гранично допустимої висоти, а технічний стан шин задовільний*.
* Детально про облік автошин можна дізнатися з консультації «Облік автошин» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2008, № 15, с. 9).
Тепер перейдемо до розгляду порушень з приводу списання шин.
Приклад 1
Ревізією дотримання законодавства при списанні шин установлено, що в порушення вимог п. 7.1 Експлуатаційних норм № 488 в установі не велися картки обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини, що унеможливлює проведення ревізії із зазначеного питання.
Приклад 2
Ревізією встановлено, що на легковому автомобілі, який використовується в нормальних умовах експлуатації, встановлені шини КАМА-503 165/70R13. Для цього типу шин норма використання становить 65,00 тис. км. З урахуванням коригуючих коефіцієнтів норма експлуатації зазначених шин становить 61,15 тис. км.
При цьому ревізією встановлено, що шини були безпідставно списані при пробігу у 45 тис. км без визначення їх фактичних властивостей (висота малюнку протектора, експлуатаційні та виробничі дефекти тощо).
Застосування коригуючих коефіцієнтів
Ще раз нагадаємо, що з 01.03.2012 р. було змінено Норми № 43 і ці зміни у своїй більшості стосуються саме застосування коригуючих коефіцієнтів, тому з 01.03.2012 р. потрібно застосовувати коригуючі коефіцієнти з урахуванням змін.
Приклад 1
Ревізією правильності застосування коригуючих коефіцієнтів за роботу автотранспорту в умовах міста, в міському режимі, в зимових умовах, за умови експлуатації системи «клімат-контроль» та з урахуванням терміну експлуатації встановлені випадки порушення вимог Норм № 43.
Так, унаслідок безпідставного застосування надбавки за роботу у зимових умовах бухгалтерією закладу було проведено списання бензину А-92 на легковий автомобіль ГАЗ 32213 у завищених розмірах, що є порушенням вимог п.п. 3.1.1 Норм № 43. Зазначене призвело до незаконних витрат бюджетних коштів.
Приклад 2
Ревізією дотримання норм списання палива і мастильних матеріалів, яка була проведена по автомобілю ВАЗ 21099, встановлено, що в порушення вимог п.п. 3.1.4 Норм № 43 на роботу автомобіля ВАЗ 21099 за межами приміської зони установою у квітні 2011 року проводилось списання палива із застосуванням підвищуючого коефіцієнта за роботу в умовах міста з населенням більше 1,0 млн чоловік. Зазначене призвело до зайвого списання бензину марки А-95 та відповідно до незаконних витрат бюджетних коштів.
Приклад 3
Ревізією встановлено, що в порушення вимог п.п. 3.1.6 Норм № 43 до базової лінійної норми витрат палива застосовувалась надбавка за рух у центральних частинах міста у час пік без деталізації маршруту та пробігу, внаслідок чого було зайво списано паливо, що призвело до незаконних витрат бюджетних коштів.
Приклад 4
Ревізією встановлено, що в установі в зимовий період застосовувалось підвищення базової лінійної норми за роботу в холодну пору року.
У період ревізії було надіслано запит до обласного центру з гідрометеорології ДГС МНС України і отримано дані щодо температури повітря в зимовий період.
Ревізією встановлені суттєві розбіжності між результатами вимірювання температури в зимовий період відповідальною особою установи та даними гідрометеорологічного центру. Зазначене призвело до необґрунтованого списання палива та, як наслідок, до незаконних витрат бюджетних коштів.
Правильність оформлення подорожніх листів
Підставою для списання використаних легковим автотранспортом паливно-мастильних матеріалів є подорожній лист установленої форми.
Типова форма подорожнього листа і порядок її заповнення регулюються Інструкцією № 74.
Нагадаємо правила оформлення подорожніх листів, визначені цією Інструкцією.
Подорожній лист службового автомобіля оформлюється тільки на один робочий день (зміну) і видається за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній день роботи. На більший строк подорожній лист видається у випадках транспортного обслуговування у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження перевізника.
Видача подорожнього листа реєструється у диспетчерському журналі за такими реквізитами: дата видачі, номер подорожнього листа, прізвище та ініціали водія, його підпис при одержанні подорожнього листа, дата повернення подорожнього листа, підпис відповідальної особи.
Перед видачею водієві подорожнього листа диспетчер (або інша відповідальна особа) заповнює його таким чином:
— на лицьовому боці у верхньому лівому куті ставить штамп перевізника, записує номер подорожнього листа і дату його видачі (число, місяць, рік), які повинні відповідати номеру та даті реєстрації подорожнього листа у диспетчерському журналі, найменування та код режиму роботи водія, згідно з яким нараховується заробітна плата (робота у будні дні, відрядження, робота у вихідні дні і т. д.), вказує марку, державний та гаражний номери автомобіля, прізвище, ініціали, номер посвідчення і табельний номер водія, який одержує подорожній лист, а також номер колони та бригади, до складу яких належать автомобіль і водій;
— на підставі умов договору (заявки) замовника або завдання керівництва підприємства (установи) у графі 1 розділу I «Завдання водієві» записує найменування і адресу замовника, до якого повинен прибути автомобіль для виконання завдання, або прізвище, ініціали та посаду відповідальної особи підприємства (установи), у розпорядження якого надається автомобіль; у графі 2 — час прибуття автомобіля до замовника, у графі 3 — час вибуття відповідно до заявки чи графіка роботи (год., хв.) або відповідно до моменту початку та кінця обслуговування посадової особи. Право зміни завдання має тільки перевізник, у виняткових випадках — замовник з відповідним записом у рядку «Особливі відмітки» на зворотному боці подорожнього листа;
— у рядку 11 розділу III «Рух пального» робить запис про залишок пального за даними попереднього подорожнього листа;
— у рядку «Посвідчення водія перевірив, завдання видав» підписом стверджує достовірність заповнених ним реквізитів подорожнього листа та наявність у водія його посвідчення.
Заповнення подорожнього листа до виїзду автомобіля з гаража здійснюється у такій послідовності:
— медичний працівник, який виконує передрейсовий медичний огляд, підписом стверджує можливість допуску водія за станом здоров’я до керування автомобілем;
— у рядку 4 розділу II «Робота водія і автомобіля» механік (або інша відповідальна особа перевізника) записує показання спідометра при виїзді автомобіля з гаража, у рядку 6 — фактичний час (год., хв.) виїзду автомобіля і підписом стверджує передачу автомобіля водієві у технічно справному стані та дозвіл на виїзд;
— у рядку «Автомобіль прийняв» водій підписом засвідчує прийняття автомобіля технічно справним і одержання завдання;
— заправник (або інша відповідальна особа перевізника) у рядках 8 — 10 розділу III «Рух пального» записує марку, код марки і кількість виданого пального та стверджує ці дані підписом.
Після виконання завдання відповідальна особа, в чиє розпорядження було надано автомобіль, у відповідному рядку на зворотному боці подорожнього листа підписом і штампом стверджує виконання обслуговування.
У рядку «Особливі відмітки» робиться відповідний запис представником органів Державтоінспекції та іншими уповноваженими на це органами у випадку порушення водієм Правил дорожнього руху або зміни маршруту руху з непередбачених причин для виконання спеціального завдання. Зауваження щодо якості обслуговування записуються також відповідальною особою, у чиє розпорядження було надано автомобіль.
Після повернення автомобіля до гаража заповнення подорожнього листа відбувається у такій послідовності:
— заправник визначає залишок пального при поверненні автомобіля у гараж і заповнює рядок 12 розділу III «Рух пального», стверджує дані підписом;
— у рядку «Автомобіль здав» водій підписом стверджує здачу автомобіля механіку в технічно справному (несправному) стані;
— механік заповнює рядки 5 і 7 розділу II «Робота водія та автомобіля», вказуючи відповідно показники спідометра і фактичний час повернення автомобіля до гаража (год., хв.), і підписом стверджує достовірність даних у вказаних рядках, а також прийняття автомобіля в технічно справному (несправному) стані.
Оформлений таким чином подорожній лист передається диспетчеру або іншій відповідальній особі для подальших розрахунків транспортної роботи, вартості послуг і заробітної плати водієві.
Показники розділу IV «Результати роботи автомобіля» заповнюються таким чином:
— дані графи 13 «Витрати пального за нормою» визначають виходячи із загального пробігу автомобіля, норми витрати пального на пробіг і коефіцієнта зміни норми витрат залежно від умов експлуатації автомобіля;
— дані графи 14 «Витрати пального фактично» дорівнюють сумі залишку пального при виїзді з гаража (рядок 11, розділ III) та виданого пального (рядок 10, розділ III) мінус залишок пального при поверненні автомобіля до гаража (рядок 12, розділ III);
— дані графи 15 «Загальний пробіг» дорівнюють різниці між показаннями спідометра при поверненні автомобіля до гаража (рядок 5, розділ II) та перед його виїздом з гаража (рядок 4, розділ II);
— дані графи 16 «Час у наряді» дорівнюють різниці між даними фактичного часу повернення автомобіля до гаража (рядок 7, розділ II) і виїзду його з гаража (рядок 6, розділ II) за вилученням часу на обідню перерву водія. Цілодобові простої автомобіля через бездоріжжя, технічні несправності та інші подібні причини не враховуються;
— дані графи 17 «Розрахунок вартості послуг» та графи 18 «Розрахунок зарплати водієві» визначають згідно з діючими розцінками на підставі даних про результати роботи автомобіля (графи 15 і 16) і стверджуються підписом таксувальника, який виконав розрахунок. Достовірність розрахунків у подорожньому листі після їх перевірки стверджує підписом бухгалтер перевізника.
Тепер розглянемо приклади порушень щодо оформлення подорожніх листів.
Приклад 1
Ревізією дотримання порядку оформлення подорожніх листів установлено, що в порушення пп. 2.4, 2.7 Інструкції № 74 в усіх подорожніх листах відсутні підписи відповідальної особи, в чиє розпорядження було надано автомобіль, а також бухгалтера установи, який перевіряє достовірність розрахунків у подорожньому листі.
Приклад 2
Ревізією дотримання порядку оформлення подорожніх листів установлено, що в порушення вимог п. 2.2 Інструкції № 74 в подорожніх листах не зазначаються найменування та коди режиму роботи водія (робота у будні дні, відрядження, робота у вихідні чи святкові дні), час прибуття та вибуття автомобіля до замовника (розділ I). Крім того, в розділі IV подорожніх листів відсутні підписи осіб, що ним користувалися.
Приклад 3
Ревізією встановлено, що в подорожніх листах службового легкового автомобіля відсутня відмітка лікаря про стан здоров’я водія та допуск до керування, що є порушенням вимог п.1.5 Положення № 124/345.
Приклад 4
Ревізією дотримання порядку оформлення подорожніх листів установлено, що в порушення п. 2.3 Інструкції № 74 у розділі II «Робота водія та автомобіля» не зазначається фактичний час виїзду автомобіля з гаража та час повернення.
Крім того, в порушення вимог п. 2.4 Інструкції № 74 на зворотному боці подорожніх листів замість підтверджуючих підписів осіб, у чиє розпорядження було надано автомобіль, зазначені підписи водіїв.
Приклад 5
Ревізією дотримання порядку оформлення подорожніх листів установлено, що в порушення вимог п. 2.7 Інструкції № 74 у розділі IV «Результати роботи автомобіля» не зазначається витрата пального за нормою та фактично, загальний пробіг автомобіля, відсутні підтверджуючі підписи таксувальника та бухгалтера.
Використання автомобіля у вихідні та святкові дні
Нагадаємо, що згідно з п.1 постанови № 848 користування легковими автомобілями у вихідні та святкові дні, а також відрядження на легковому автомобілі за межі області, АР Крим на відстань, що перевищує 200 км, здійснюються лише з дозволу керівника установи.
Розглянемо приклад порушення щодо цього питання.
Приклад
Ревізією наявності фактів використання автомобілів у вихідні, святкові та інші неробочі дні, а також не на виконання функцій закладу встановлено, що в порушення п.1 постанови № 848 в серпні 2010 року та січні 2011 року водій легкового автомобіля ВАЗ 21070 та водій автомобіля РАФ 220301 відповідно до подорожніх листів працювали у святкові дні без дозволу директора установи, унаслідок чого був незаконно списаний бензин. Зазначене призвело до незаконних витрат бюджетних коштів.
Контрольні заміри маршрутів
У період проведення ревізій інспекторами здійснюються контрольні заміри маршрутів, зазначених у маршрутних картах. Наведемо приклад виявленого порушення.
Приклад
З метою підтвердження відстаней до пунктів призначення, визначених у маршрутній карті, у період ревізії були проведені вибіркові контрольні заїзди по 12 маршрутах, за результатами яких установлено розбіжності між відстанями, вказаними в маршрутній карті, та фактичними відстанями за 8 маршрутами.
На підставі фактичних відстаней, визначених контрольними заїздами, був проведений перерахунок витрат пального на роботу, виконану трьома автомобілями установи. Проведеним перерахунком було встановлено безпідставне списання пального марки А-92 на роботу трьох автомобілів.
Зазначене є порушенням вимог Норм № 43, ч.1 ст. 9 Закону № 996 і призвело до необґрунтованих витрат бюджетних коштів.
На сьогодні це все. Сподіваємось, цей матеріал посприяє тому, щоб у своїй роботі ви не допускали порушень, яких припустилися ваші колеги, а також надихне вас на ретельне вивчення норм чинного законодавства задля недопущення його порушень у майбутньому.
Нормативні документи
ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.
ГКУ – Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.
Закон № 996 — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Постанова № 848 — постанова КМУ «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 р. № 848.
Постанова № 332 — постанова КМУ «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного і місцевих бюджетів» від 04.04.2001 р. № 332.
Порядок № 116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116.
Методичні рекомендації № 90 — Методичні рекомендації щодо здійснення інспектування органами Державної фінансової інспекції України, затверджені наказом Державної фінансової інспекції України від 14.12.2011 р. № 90.
Норми № 43 — Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 10.02.98 р. № 43.
Інструкція № 74 — Інструкція про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 17.02.98 р. № 74.
Наказ № 36 — наказ Міністерства інфраструктури України «Про затвердження Змін до Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті» від 24.01.2012 р. № 36.
Інструкція № 64 — Інструкція з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 р. № 64.
Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України та Міністерства фінансів України від 30.10.98 р. № 90.
Положення № 124/345 — Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затверджене наказом Міністерства охорони здоров’я України та Міністерства внутрішніх справ України від 05.06.2000 р. № 124/345.
Експлуатаційні норми № 488 — Експлуатаційні норми середнього ресурсу пневматичних шин і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджені наказом Міністерства транспорту та зв’язку України від 20.05.2006 р. № 488.
Методика № 786 — Методика розрахунку орендної плати за державне майно та пропорції її розподілу, затверджена постановою КМУ від 04.10.95 р. № 786.
Норми № 420 — Норми експлуатаційного пробігу автомобільних шин, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 08.12.97 р. № 420.
