ЗВІТУЄМО ПРО ВИТРАТИ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
Після повернення з відрядження працівник має заповнити і подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт. Про те, як це правильно зробити, розповімо у пропонованій статті.
Дарина ДАВИДЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Порядок заповнення Звіту
Перш за все нагадаємо, що наказом № 996 затверджено:
— форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт);
— Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Порядок № 996).
Згідно з п. 5 Порядку № 996 після повернення з відрядження працівник заповнює всі графи Звіту, крім таких:
— «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт, що заповнюються особою, яка надала такі кошти (це, як правило, бухгалтер, касир чи інша особа, на яку покладено обов’язок виконання зазначених функцій);
— «Звіт затверджено», що підписується керівником (податковим агентом).
Разом зі Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість здійснених витрат, а також повертається сума надміру витрачених коштів (за наявності).
У разі якщо працівник у відрядженні витратив власні кошти на купівлю товарів (послуг) для потреб установи, то щодо таких коштів він також має відзвітувати. На підставі такого Звіту, а також документів, що підтверджують витрати, працівнику відшкодують понесені ним витрати. Про жодний «взаємозалік» витрачених власних коштів та невитрачених коштів на відрядження не може бути й мови. Ці витрати мають різну суть і проводяться за різними КЕКВ.
Якщо працівник після повернення з відрядження не може з поважних причин особисто здати Звіт і повернути залишок невикористаних коштів, виданих йому на відрядження, то він може передати їх до бухгалтерії через іншу матеріально відповідальну особу на підставі належним чином оформленої довіреності. Такі роз’яснення надано в Єдиній базі податкових знань, розміщеній на офіційному сайті ДПСУ (www.sts.gov.ua). При цьому терміни подання Звіту залишаються без змін. На них ми докладно зупинимося далі.
Терміни подання Звіту
Терміни подання Звіту встановлено п.п. 170.9.2 і п.п. 170.9.3 ПКУ і залежать від форми надання грошових коштів на відрядження: готівкою або в безготівковій формі. Зміст цих норм ДПСУ нагадала в листі від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214, наведеному на с. 4 цього номера. При цьому ДПСУ підкреслила, що Звіт подають до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження. Якщо під час службового відрядження особа отримала готівку із застосуванням платіжних карток, у тому числі з використанням особистого спеціального платіжного засобу, вона подає Звіт до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження.
Наведемо терміни подання Звіту в таблиці.
| Мета видачі авансу | Форма видачі авансу | ||
| у готівковій формі | у безготівковій формі для використання із застосуванням платіжних карток | ||
| розрахунки здійснювалися готівкою, знятою з платіжних карток | розрахунки здійснювалися в безготівковій формі | ||
| Термін подання Звіту | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Для покриття витрат на відрядження | До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження | До закінчення 3-го банківського дня, після закінчення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ) | Не пізніше 10 днів після закінчення відрядження |
| Для вирішення виробничих (господарських) потреб у відрядженні | До закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує відрядження | До закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.3 ПКУ) | Не пізніше 10 днів після закінчення відрядження |
| * Термін подання Звіту продовжується роботодавцем для з’ясування питань щодо виявлених розбіжностей між відповідними звітними документами. | |||
Слід зауважити, що граничні терміни повернення надміру витрачених грошових коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються з термінами подання Звіту (абз. 4 п.п. 170.9.2 ПКУ, п. 11 розд. II Інструкції № 59, п. 2.11 Положення № 637 і п. 2 Порядку № 996).
Згідно з п. 11 розд. II Інструкції № 59, якщо працівник отримав аванс на відрядження та не виїхав, він має протягом трьох банківських днів від дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси установи зазначені кошти. При цьому нормами законодавства не передбачено додаткових термінів для здавання грошових коштів до каси, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулося з поважних причин (у тому числі в разі хвороби працівника). Отже, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він має протягом трьох банківських днів від дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси установи зазначені кошти.
Відповідальність за недотримання термінів повернення надміру витрачених грошових коштів
У разі недотримання термінів повернення надміру витрачених грошових коштів санкції можуть загрожувати не лише працівнику, а й установі та її посадовим особам (див. таблицю). Тому, направляючи працівника у відрядження, слід попередити його про можливі наслідки несвоєчасного повернення надміру витрачених грошових коштів.
| Вид порушення | Відповідальність | Підстава |
| Санкції для працівника | ||
| Суму надміру витрачених коштів не повернено працівником протягом установленого пп. 170.9.2 ПКУ і 170.9.3 ПКУ терміну* | Податок на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) із суми, що перевищує суму витрат платника податків на таке відрядження, розрахований відповідно до розд. III ПКУ** | П.п. 170.9.1 ПКУ |
| Санкції до суб’єкта господарювання | ||
| Перевищення встановлених п. 2.11 Положення № 637 термінів використання виданої під звіт готівки | Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт і неповернених сум | Абз. 5 ст. 1 Указу № 436/95 |
| Видача готівки під звіт без повного звіту за раніше видані кошти | ||
| Санкції до посадових осіб суб’єкта господарювання | ||
| Порушення правил ведення касових операцій | Штраф розмірі від 8 до 15 нмдг*** (від 136 до 255 грн.) | Ст. 1642 КУпАП |
| Повторне порушення правил ведення касових операцій особою, яка протягом року вже піддавалася адміністративному стягненню | Штраф у розмірі від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.) | |
| * Звертаємо увагу: своєчасно поданий Звіт не звільняє працівника, який своєчасно не здав надміру витрачені кошти, від відповідальності, установленої п.п. 170.9.1 ПКУ. | ||
На жаль, у ПКУ не зазначено, коли виникає оподатковуваний дохід у фізичної особи в разі несвоєчасного повернення надміру витрачених грошових коштів. У зв’язку з цим можливі два варіанти.
Перший, що випливає з п. 170.9 ПКУ. Дохід у вигляді надміру витрачених своєчасно не зданих грошових коштів виникає у працівника на наступний день після закінчення граничного терміну повернення надміру витрачених грошових коштів. Доходом визнаються:
— уся сума грошових коштів, видана на відрядження, — у разі несвоєчасного подання Звіту і здавання невикористаних грошових коштів;
— різниця між сумою авансу на відрядження та сумою коштів, витрачених відповідно до Звіту, — у разі якщо працівник подав Звіт своєчасно, але залишок грошових коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом, не повернув роботодавцю в установлені ПКУ терміни.
Другий, що випливає з п. 3 Порядку № 996. Оподатковуваний дохід у працівника у вигляді невитрачених і своєчасно не зданих грошових коштів виникає в місяці подання Звіту в разі, якщо працівник не повернув такі кошти протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін подання Звіту. Відповідно до цього варіанта, якщо:
а) невитрачені грошові кошти повернено з порушенням граничних термінів, але до кінця місяця, на який припадає такий граничний термін, то дохід у працівника не виникає (ПДФО не утримується);
б) грошові кошти не повернено до кінця місяця, на який припадає граничний термін повернення, то в місяці подання Звіту у працівника виникає дохід у сумі перевищення над сумою, витраченою згідно зі Звітом. Сума перевищення підлягає обкладенню ПДФО.
Представники ДПСУ у своїх усних консультаціях схиляються саме до другого варіанта, пояснюючи це тим, що в ПКУ порядок визначення дати виникнення доходу не прописано, а Порядок № 996, розроблений відповідно до п.п. 170.9.2 ПКУ, фактично роз’яснює порядок застосування норм ПКУ, які регулюють особливості обкладення ПДФО своєчасно не повернених грошових коштів. Зі свого боку рекомендуємо все-таки отримати індивідуальну письмову податкову консультацію з цього питання в ДПСУ за місцем обліку вашої організації.
Сума надміру витрачених грошових коштів, не здана вчасно, обкладається ПДФО за ставками, визначеними п. 167.1 ПКУ, а саме:
— за ставкою 15 % — із суми, що не перевищує 10-кратний розмір мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня звітного податкового року (у 2012 році — 10730 грн.);
— за ставкою 17 % — із суми перевищення.
При цьому, оскільки ставка 15 (17) % застосовується до загального місячного оподатковуваного доходу, то з граничним розміром слід порівнювати загальну суму нарахованого працівнику його роботодавцем доходу за місяць.
Дохід працівника у вигляді своєчасно не повернених грошових коштів є його «чистим» доходом. Для приведення такого доходу до нарахованого роботодавцю — податковому агентові слід застосувати «натуральний» коефіцієнт, що обчислюється відповідно до п. 164.5 ПКУ.
ПДФО утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повної сплати суми податку. Якщо працівник звільняється, то сума податку утримується за рахунок останньої виплати під час проведення остаточного розрахунку, а в разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за результатами звітного (податкового) року (пп. 3 — 4 Порядку № 996).
Зауважимо: якщо аванс на відрядження не видавався, а працівник подає Звіт для компенсації витрат, понесених ним за власні кошти, то об’єкт обкладення ПДФО не виникає, навіть у разі порушення термінів подання Звіту. Такі роз’яснення надано в Єдиній базі податкових знань, розміщеній на офіційному сайті ДПСУ (www.sts.gov.ua).
Розглянемо далі, як у бухгалтерському обліку відображатиметься факт несвоєчасного повернення залишку грошових коштів, отриманих на відрядження, та утримання податку на доходи за таке порушення. При цьому дотримуватимемося другого варіанта, що випливає з п. 3 Порядку № 996.
Приклад. Працівника установи направили у відрядження на 3 дні (24 — 26 липня 2012 року), видавши аванс у розмірі 500,00 грн. Витрати на відрядження склали 435,00 грн. (у тому числі добові — 90,00 грн., кошти на проживання — 345,00 грн.). Після повернення з відрядження працівник здав Звіт своєчасно (27 липня). 31 липня минув граничний термін повернення залишку грошових коштів, отриманих на відрядження, однак працівник повернув невитрачені кошти із запізненням (3 серпня).
Розглянемо, як у бухгалтерському обліку відображається факт несвоєчасного повернення залишку грошових коштів, отриманих на відрядження, та утримання штрафу за таке порушення (див. таблицю на с. 30).
| № з/п | Дата | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, | КЕКВ | |
| дебет | кредит | |||||
| 1 | 24.07 | Отримано до каси кошти для видачі авансу на відрядження | 301 | 321 | 500,00 | 1140 |
| 2 | 24.07 | Видано з каси за видатковим касовим ордером у підзвіт кошти на відрядження | 362 | 301 | 500,00 | 1140 |
| 3 | 27.07 | Затверджено Звіт. Віднесено на витрати установи суму витрат на відрядження відповідно до затвердженого Звіту | 801 | 362 | 435,00 | 1140 |
| 4 | 03.08 | Повернено працівником до каси невитрачену частину авансу | 301 | 362 | 65,00 | 1140 |
| 5 | 21.06 | Здано на рахунок унесену до каси невитрачену частину авансу | 321 | 301 | 65,00 | 1140 |
| Штраф утримується із заробітної плати працівника таким чином: | ||||||
| 1 | Нараховано заробітну плату | 801 | 661 | 1250,00 | 1111 | |
| 2 | Утримано ЄСВ (1250,00 х 3,6 %) | 661 | 651 | 45,00 | 1111 | |
| 3 | Утримано податок на доходи: (1250,00 - 45,00) х 15 % | 661 | 641 | 180,75 | 1111 | |
| 4 | Утримано ПДФО за несвоєчасне повернення залишку грошових коштів згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ (65,00 грн. х 1,176471 х 15 %) | 661 | 641 | 11,47 | 1111 | |
| 5 | Виплачено заробітну плату (1250,00 - 45,00 - 180,75 - 11,47) | 661 | 301 | 1012,78 | 1111 | |
| 6 | Перераховано до бюджету ПДФО* (180,75 + 11,47) | 641 | 321 | 192,22 | 1111 | |
| * Вважаємо, що ПДФО, нарахований на суму несвоєчасно повернених надміру витрачених грошових коштів, необхідно перерахувати одночасно із сумою податку, утриманого із зарплати працівника, за рахунок якої здійснювалося його утримання. Дохід працівника у вигляді надміру витрачених грошових коштів відображається роботодавцем у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «118». Саме в цьому рядку відображається сума ПДФО, утримана з такого доходу. | ||||||
Розрахунок податку на доходи, що утримується з працівника у зв’язку з несвоєчасним поверненням залишку грошових коштів, які було видано на відрядження, здійснюється безпосередньо у Звіті. Розглянемо приклад його заповнення (див. с. 31).
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Порядок № 996, наказ № 996 — наказ ДПАУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 23.12.2010 р. № 996.
Указ № 436/95 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.
