Бухгалтер теж може помилитися...

БУХГАЛТЕР ТЕЖ МОЖЕ ПОМИЛИТИСЯ…

Бухгалтер не робот і, як будь-яка інша людина, не застрахований від помилок у роботі. Однак його помилки можуть дорого коштувати як установі, так і йому самому. Тож про ціну помилки під час виплати заробітної плати працівникам та про те, як усунути ненавмисний прорахунок, поговоримо у цій статті.

Ірина ПОГРЕБНЯК, консультант

Основними документами, що регулюють питання відрахувань із заробітної плати, є Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП) та Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР (далі — Закон № 108).

Виключний перелік підстав, які надають право роботодавцю провадити відрахування із заробітної плати працівників, наведено в ч. 2 ст. 127 КЗпП. Такі відрахування здійснюються для покриття заборгованості працівників перед установою і організацією, де вони працюють.

Зокрема, роботодавець має право провадити відрахування із заробітної плати працівників для повернення сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок.

Проте існують так би мовити й технічні помилки, тобто: друкарські помилки, описки, неправильне застосування норм законодавства. Але незалежно від причини виникнення помилки для бухгалтера важливо знати, як її усунути.

ЯКА ПОМИЛКА ВВАЖАЄТЬСЯ ЛІЧИЛЬНОЮ

Законодавство не містить визначення «лічильна помилка». Але відповідно до п.п. 1 п. 24 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 р. № 13 (далі — постанова № 13) до лічильних помилок належать:

— неправильності в обчисленнях;

— дворазове нарахування заробітної плати за один і той самий період тощо.

Не можуть вважатися лічильними помилки, що не пов'язані з обчисленнями (тобто помилки, які пов’язані з неправильним застосуванням нормативно-правових актів, у тому числі колективного договору). Іншими словами, лічильні — це арифметичні помилки.

У таблиці наведемо перелік деяких лічильних помилок та помилок, що не належать до таких.

Хочемо звернути вашу увагу, що наведений перелік не є вичерпним, тож кожну конкретну ситуацію необхідно розглядати індивідуально.

Утримуємо зайво виплачені КОШТИ

Незаконно виплачені за рахунок бюджету кошти мають повертатися до бюджету. Отже, розглянемо ситуації та способи відшкодування зайво виплачених коштів.

Ситуація 1. Стягнення з працівника коштів у результаті переплати, яка сталася внаслідок лічильної помилки.

Перш за все слід документально зафіксувати факт виявлення лічильної помилки. Для цього бухгалтер, який виявив помилку, складає на ім'я керівника бухгалтерську довідку (доповідна записка) щодо факту та причин помилки (переплати).

Після цього керівник видає наказ про відрахування неправильно обчисленої суми. Відповідно до п. 1 ст. 127 КЗпП наказ повинен бути виданий не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості, або з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Оскільки відрахування проводиться за ініціативою роботодавця, то отримувати від працівника письмову заяву на утримання надлишково виплаченої зарплати не потрібно. Проте слід пам'ятати, що згідно зі ст. 127 КЗпП роботодавець повинен видати наказ (розпорядження) про відрахування, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахувань.

Тому бухгалтеру необхідно пам'ятати, що наказ керівника про здійснення утримань із заробітної плати працівника не може бути виконаним, якщо на здійснення таких утримань немає згоди працівника. Отже, здійснювати такі утримання тільки на підставі наказу не можна. Навіть якщо заборгованість працівника документально підтверджена, все одно він повинен дати свою згоду на її погашення в письмовому вигляді. Це може бути оформлено окремим документом, тобто заявою або підписом працівника в наказі (розпорядженні) керівника про здійснення утримань. Якщо згоду працівника отримано і термін для прийняття рішення про утримання не закінчився, в такому разі роботодавець видає наказ про утримання зайво виплаченої суми. Уніфікована форма такого наказу законодавством не встановлена, тому він оформляється довільно, але із зазначенням усіх необхідних реквізитів.

Примірний зразок наказу

Міська клінічна лікарня

Наказ

Про утримання із зарплати

У грудні 2011 року інженеру Петренкові Івану Івановичу через лічильну помилку було зайво виплачено заробітну плату в сумі сімсот дев’яносто дев’ять грн. 68 коп. (799,68), про що 19 квітня 2012 року головний бухгалтер Петрова Н. В. склала доповідну записку (додається до наказу).

У зв'язку з викладеним та керуючись статтею 127 КЗпП,

НАКАЗУЮ:

1. Утримати із заробітної плати Петренка І. І. суму в розмірі сімсот дев’яносто дев’ять грн. 68 коп.

2. Почати здійснювати утримання із зарплати за травень 2012 року з урахуванням обмежень, установлених ст. 128 та 129 КЗпП.

3. Виконання цього наказу покладаю на головного бухгалтера Петрову Н. В.

Підстава: доповідна записка головного бухгалтера Петрової Н. В.

З наказом ознайомлений, з підставами і сумою утримання із заробітної плати згоден. Погоджуюсь на здійснення щомісячних утримань з моєї заробітної плати в розмірі 20 % в рахунок погашення заборгованості через зайво отримані мною кошти.

Якщо ж ситуація складається не на користь роботодавця (тобто працівник не згоден з діями роботодавця або ж лічильна помилка виявлена із запізненням), то стягнути з працівника зайво отримані ним у результаті лічильної помилки кошти можна лише у судовому порядку. При цьому згідно з п. 24 постанови № 13 роботодавець може звернутися із вимогами про стягнення до суду згідно з ч. 2 ст. 233 КЗпП протягом одного року з дня виникнення права на відрахування відповідних сум. Якщо утримання здійснюються на підставі рішення суду, то бухгалтер, перш ніж приступити до здійснення утримань, повинен отримати відповідний документ, тобто виконавчий лист.

Додамо, що відповідно до роз’яснень, наданих Мінпраці у листі від 23.10.2009 р. № 248/06/186-09, для виправлення лічильних помилок згода працівника не потрібна, заперечення працівника також не можуть перешкоджати такому відрахуванню. Проте з наведеними твердженнями Міністерства можна посперечатись, оскільки колізія закладена вже у самому зазначеному листі. Зокрема, при обґрунтуванні власної позиції Мінпраці посилається на вищезгадані положення постанови № 13, в якій чітко зазначено, що судами розглядаються спори відносно сум, зайво виплачених унаслідок лічильних помилок у тому разі, якщо:

— роботодавець не має можливості провести відрахування із заробітної плати у зв'язку з тим, що працівник оспорює підстави і розмір останнього;

— минув місячний строк для видання відповідного наказу (розпорядження);

— з інших причин.

Тож усе-таки, на нашу думку, не варто йти шляхом примусового утримання, як це радить Мінпраці, а краще отримати згоду працівника (як це фактично передбачено чинним законодавством).

Ситуація 2. Якщо виявлено не лічильну помилку.

Припустимо, співробітникам зайво виплачено зарплату не через збій бухгалтерської програми, а з причини неправильного застосування наказу або розпорядчого документа організації. Тож у такому разі існує два способи відшкодування зайво виплачених сум.

1. Відшкодування провадиться за рахунок працівника.

У цьому разі керівник не має права видати наказ про відрахування надлишково виплачених сум та утримати їх за власною ініціативою.

Тому якщо працівник згоден добровільно повернути надмірно отримані ним суми, то він уносить зайво видану йому заробітну плату до каси установи або погоджується на те, що надмірно видані кошти утримають із його заробітної плати з наданням керівнику відповідної заяви. Зміст заяви може бути такий: «Прошу утримати з моєї зарплати надмірно отриману мною суму у розмірі 500 грн.».

Якщо зайво виплачену суму працівник поверне, інцидент буде вичерпаний, якщо ж ні — роботодавець може звернутися до суду. При цьому слід врахувати, що згідно зі ст. 1215 ЦКУ зарплата не повертається, якщо її переплата не пов'язана із лічильною помилкою. Тож у цьому випадку, якщо справа дійде до суду, роботодавець має невеликі шанси повернути кошти. Якщо ж судом буде прийнято рішення не на користь роботодавця, то він має право розглянути питання щодо стягнення заподіяних збитків з винної особи. Про це і поговоримо далі.

2. Відшкодування провадиться за рахунок винної особи.

У разі якщо працівником незаконно отримана заробітна плата добровільно не повертається, то відповідно до ч. 1 ст. 132 КЗпП за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації при виконанні трудових обов'язків, працівник, з вини якого сталася переплата, несе матеріальну відповідальність.

Тобто фактично бухгалтер і буде винною особою у цьому випадку, якщо саме він, нараховуючи заробітну плату, помилився. Головний аргумент роботодавця у цьому випадку — неналежне виконання трудових обов'язків (п. 7 постанови Пленуму ВСУ «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 р. № 14). У такому випадку бухгалтер відшкодовує кошти у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше своєї середньомісячної заробітної плати.

Керівник установи не пізніше двох тижнів із дня виявлення порушення має видати відповідний наказ (розпорядження) та надати на виконання не раніше семи днів із дня повідомлення про це працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП). У цьому наказі керівник повинен указати особу, винну у здійсненні порушення, та суму відшкодування.

Зверніть увагу, що при цьому у всіх перелічених вище випадках, незалежно від характеру помилки, варто пам’ятати такі правила:

1. При нарахуванні зайвих сум зарплати на них нараховувалися і з них утримувалися страхові внески, тому неправомірно нараховані суми внесків необхідно відкоригувати. Адже поверненню підлягає вся помилково витрачена сума, тобто кошти, що отримав працівник, утримані з них суми податку на доходи фізичних осіб та єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ), а також ЄСВ, який був нарахований на зайву зарплату.

2. Відповідно до ч. 1 ст. 128 КЗпП та ст. 26 Закону № 108 при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, 50 % заробітної плати, яка належить до виплати працівникові. Отже, за загальним правилом із заробітної плати працівника може бути відраховано не більше 20 % суми, яка належить до виплати (тобто суми нарахованої заробітної плати з відрахуванням податку на доходи працівника, ЄСВ, а також сум, що стягуються у дохід держави із заробітку осіб, які відбувають за вироком суду покарання у вигляді виправних робіт, чи такого адміністративного стягнення за постановою суду).

3. Згідно зі ст. 129 КЗпП та ст. 26 Закону № 108 не допускається проведення відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно із законодавством не звертається стягнення. Перелік таких виплат визначений ст. 73 Закону України «Про виконавче провадження» від 21.04.99 р. № 606-XIV.

До речі, розглядаючи питання щодо утримання зайво нарахованої працівникам заробітної плати відповідно до їх заяв, ГоловКРУ у листі від 24.10.2011 р. № 25-18/85 зазначило таке:

«Утримання зайво нарахованої працівникам заробітної плати відповідно до їх заяв здійснюється шляхом сторнуючих проведень у відомості нарахування заробітної плати та утримань з неї.

При цьому необхідно врахувати, що відповідно до ст. 3 Бюджетного кодексу України для всіх бюджетів бюджетний період становить 1 календарний рік з 1 січня по 31 грудня, а тому право бюджетних установ на витрачання бюджетних асигнувань, передбачених у кошторисах поточного року, припиняється 31 грудня.

Відповідно до роз'яснень Державного казначейства України від 09.03.2006 р. № 3.4-22/498-2143 та від 12.02.2008 р. № 7.1-10/744 якщо з початком нового бюджетного періоду здійснюється повернення зайво виплачених в минулих бюджетних періодах коштів, то зазначені кошти не можуть бути відображені як відновлення касових видатків, а повинні бути перераховані до загального фонду бюджету (код доходів 24060300 «Інші надходження»). Це також стосується і щомісячних стягнень із заробітної плати винних осіб за шкоду, заподіяну державі, які мають спрямовуватись в дохід загального фонду бюджету.

<…>

При цьому перерахуванню до бюджету підлягає як сума безпідставно нарахованої заробітної плати, так і сума нарахувань на неї.»

Розглянемо умовний приклад.

У квітні 2012 року бухгалтерією установи було виявлено помилку в нарахуванні зарплати та лікарняного такого змісту.

Працівнику Петренкові Івану Івановичу (1960 року народження) в грудні 2011 року була нарахована заробітна плата — 2000,00 грн. Крім цього, помилково був оплачений листок тимчасової непрацездатності, виданий його повному тезці Петренкові Івану Івановичу (1985 року народження), у сумі 960,00 грн.

При цьому із загального нарахованого доходу Петренка Івана Івановича (1960 року народження) були утримані ЄСВ у сумі 91,20 грн., ПДФО — 430,32 грн., а також нараховано ЄСВ у сумі 1044,72 грн.

Рішення

Спочатку визначимо суми коригувань:

Таким чином, зайво нарахована сума становить 1278,72 грн. (960,00 + 318,72). Зазначений розмір шкоди складається з помилково нарахованої допомоги по тимчасовій непрацездатності (960,00 грн.) та нарахувань на неї — 318,72 грн. (960,00 х 33,2 %).

Виходячи з того що допущена помилка носить нелічильний характер, розглянемо такі випадки:

1. Петренко І. І. (1960 року народження) добровільно вносить зайво отримані кошти в касу установи.

2. Петренко І. І. (1960 року народження) відмовляється добровільно повертати надмірно отримані кошти, і вказана сума відшкодовується бухгалтером.

1. Працівник Петренко І. І. (1960 року народження) добровільно вносить зайво отримані кошти в касу установи.

У бухгалтерському обліку така операція буде відображатись таким чином:

2. Працівник Петренко І. І. (1960 року народження) відмовляється добровільно повертати надмірно отримані кошти.

Бухгалтер має відшкодувати шкоду в межах свого середнього заробітку (припустимо, що із розрахунку останніх двох місяців він склав 1350 грн.). Оскільки надлишково виплачена зарплата (1278,72 грн.) не перевищує середню зарплату бухгалтера, то він відшкодовує суму переплати повністю.

Сума заробітної плати бухгалтера за травень 2012 року склала 1400 грн. Оскільки згідно зі ст. 128 КЗпП при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, то із заробітної плати бухгалтера за квітень можна утримати не більше 280 грн. (1400 грн. х х 20 %). Оскільки надлишково виплачена зарплата (1278,72 грн.) перевищує цю межу, то із заробітної плати бухгалтера за травень можна утримати тільки 280 грн. Решта відшкодовується із його заробітної плати наступних місяців до повного погашення.

У бухгалтерському обліку така операція буде відображатись так:

На завершення бажаємо вам, шановні колеги, працювати із задоволенням та ніколи не помилятися!