ПРОВЕДЕННЯ ОЦІНКИ ДІЯЛЬНОСТІ ГОЛОВНИХ БУХГАЛТЕРІВ БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ: ПРАКТИЧНІ ПОРАДИ
Уперше, починаючи з 2013 року, перед бухгалтерами бюджетних установ та органами Державної казначейської служби України поставлено нове завдання — проведення оцінки виконання головними бухгалтерами бюджетних установ своїх повноважень.
Про те, як бюджетним установам підготуватися до проведення оцінки діяльності головного бухгалтера, які документи необхідно оформити та на які моменти звернути особливу увагу, щоб успішно пройти оцінювання, ми розповімо у цій статті.
Наталія СЕВОСТЬЯНОВА, заступник начальника Головного управління Державної казначейської служби України в Харківській області
ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ
Відповідно до вимог ст. 112 БКУ та Типового положення наказом Мінфіну від 01.12.2011 р. № 1537 затверджено Порядок проведення оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень (далі — Порядок). На сьогодні це єдиний документ, у якому передбачено основні вимоги щодо організації процесу проведення оцінки діяльності головних бухгалтерів бюджетних установ, визначено організаційні засади проведення Державною казначейською службою та її територіальними органами в межах своїх повноважень оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень, а також зазначено, які документи необхідно оформити при здійсненні такого оцінювання.
Необхідність проведення такого оцінювання, з одного боку, спрямована на підвищення ефективності діяльності головного бухгалтера бухгалтерської служби бюджетної установи (спеціаліста, на якого покладається виконання таких обов’язків) та відповідальності за доручену справу, а з іншого боку, на оцінювання результатів роботи, професійних якостей і вимог при виконанні посадових обов’язків, визначених типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками посад і відображених у посадовій інструкції.
Далі розглянемо, на які основні моменти при оцінюванні виконання головними бухгалтерами бюджетних установ своїх повноважень необхідно звернути увагу та надамо практичні поради бухгалтерам при вирішенні деяких питань.
Як визначено у п. 4 Порядку, оцінці підлягає діяльність головного бухгалтера бюджетної установи, який працює на обійманій посаді не менше року. У разі якщо внаслідок організаційних змін така особа обіймає посаду головного бухгалтера менше року (за умови, що її посадові обов’язки не змінилися), її діяльність також підлягає оцінці. Зверніть увагу на те, що оцінка охоплює діяльність головного бухгалтера за бюджетний період 2012 року з урахуванням підсумків звітування про виконання відповідних кошторисів установи за цей період.
Що стосується оцінювання головного бухгалтера, який перебуває у відпустці у зв’язку з вагітністю, пологами і доглядом за дитиною, то його діяльність оцінюється не раніше ніж через рік після виходу на роботу. Разом з тим у цьому ж пункті Порядку зазначено, що діяльність головного бухгалтера, призначеного на посаду на визначений термін, та вагітної жінки може оцінюватись за їх власним бажанням.
При визначенні кола осіб, які підлягають оцінюванню, особливу увагу необхідно звернути на ті бюджетні установи, в яких обов’язки за вакантною посадою головного бухгалтера тимчасово покладені на працівників, які обіймають інші посади. Відповідно до вимог Типового положення у таких випадках необхідно застосувати процедуру погодження призначення, якщо виконуючі обов’язки мають підстави і бажання бути призначеними на посаду головного бухгалтера. Це питання також роз’яснювалось Державною казначейською службою у листі від 16.03.2012 р. № 17-09/667-3808 (див. «Бюджетна бухгалтерія» 2012, № 21).
Але у разі, якщо на час перебування головного бухгалтера у відпустці для догляду за дитиною виконання його обов’язків покладено на заступника, а в разі відсутності заступника відповідно до наказу керівника бюджетної установи — на іншого працівника бухгалтерської служби, у таких випадках процедура погодження призначення, установлена Порядком погодження, не застосовується. Нагадаємо, що ця норма безпосередньо передбачена у п. 17 Типового положення.
Відповідно до вимог п. 6 Порядку оцінка діяльності головного бухгалтера бюджетної установи здійснюється шляхом проведення:
— внутрішнього оцінювання;
— зовнішнього оцінювання.
Далі розглянемо кожен з цих видів оцінювання.
ВНУТРІШНЄ ОЦІНЮВАННЯ
Внутрішнє оцінювання діяльності головного бухгалтера здійснюється безпосередньо головним бухгалтером, який підлягає оцінці, а також погоджується керівником бюджетної установи, керівником та головним бухгалтером бюджетної установи, якій підпорядкована установа, у разі, якщо така установа є розпорядником коштів нижчого рівня державного або місцевого бюджету.
Відповідно до п. 7 Порядку механізм проведення внутрішнього оцінювання діяльності головного бухгалтера передбачає наступні етапи:
1) головний бухгалтер бюджетної установи безпосередньо заповнює самостійно Анкету про виконання своїх повноважень (далі — Анкета), погоджує її з керівником та направляє її до 1 березня на погодження до установи, якій підпорядкована установа-оцінювач. Форма Анкети наведена у додатку до Порядку;
2) керівник та головний бухгалтер бюджетної установи вищого рівня погоджують заповнену Анкету та повертають її до 15 березня установі- оцінювачу;
3) головний бухгалтер бюджетної установи передає заповнену та погоджену Анкету до органу казначейства не пізніше 1 квітня.
Оскільки в Порядку нічого не сказано про порядок заповнення Анкети, перед головними бухгалтерами установ постали запитання: за якими критеріями здійснювати оцінку діяльності та як правильно зазначити оціночний показник.
Із цього приводу вважаємо, що відповіді на запитання Анкети повинні містити оцінку «Успішно» або «Неуспішно». Крім того, на окремі запитання за бажанням опитуваного, можливо надати деякі пояснення, чому поставлена та чи інша оцінка. Разом з цим, не варто Анкету переповнювати складними реченнями та фразами.
Також зверніть увагу на те, що Порядком (п. 7) урегульована ситуація, якщо керівник бюджетної установи чи керівник та/або головний бухгалтер бюджетної установи, якій підпорядкована бюджетна установа, коли така установа є розпорядником нижчого рівня державного або місцевого бюджету, відмовив погодити Анкету. У такому випадку головний бухгалтер не пізніше 1 квітня року, в якому проводиться оцінка, надає Анкету до органу казначейства без відповідного погодження. У цьому разі в Анкеті обов’язково зазначається інформація щодо того, яких заходів було вжито для отримання такого погодження.
ЗОВНІШНЄ ОЦІНЮВАННЯ
Зовнішнє оцінювання діяльності головного бухгалтера здійснюється органом казначейства, який обслуговує бюджетну установу.
Згідно з п. 3 Порядку для організації проведення оцінки у кожному органі казначейства повинна бути створена комісія з оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень, склад якої затверджується наказом керівника. Очолює таку комісію керівник органу казначейства або його заступник.
Для прикладу зазначимо, що у Головному управлінні Державної казначейської служби України у Харківській області для проведення оцінки виконання головними бухгалтерами бюджетних установ своїх повноважень під головуванням начальника Головного управління створена комісія у складі начальників структурних підрозділів: управління консолідованої звітності, управлінь обслуговування розпорядників коштів та інших клієнтів державного бюджету та місцевого бюджету, управління бухгалтерського обліку операцій з виконання бюджетів, юридичного відділу, сектору персоналу та запобігання корупції.
Перш за все комісія визначає напрями роботи задіяних структурних підрозділів для проведення зовнішнього оцінювання виконання головним бухгалтером (спеціалістом, на якого покладено виконання обов’язків бухгалтерської служби) бюджетної установи своїх повноважень:
1) на підставі особових справ розпорядників коштів встановлюється необхідність/недоцільність залучення головних бухгалтерів до проведення оцінки;
2) залучені особи повідомляються про проведення оцінки окремим листом;
3) щодо кожної бюджетної установи підсумовуються випадки неналежного виконання вимог законодавства за Переліком питань для зовнішнього оцінювання виконання головним бухгалтером (спеціалістом, на якого покладено виконання обов’язків бухгалтерської служби) бюджетної установи своїх повноважень;
4) затверджується форма інформаційної довідки про допущені головним бухгалтером недоліки;
5) затверджується форма Протоколу про рішення комісії.
Для отримання результатів зовнішнього оцінювання комісія в межах повноважень органів казначейства перш за все визначає та затверджує Перелік питань, за якими буде здійснюватись зовнішнє оцінювання (далі — Перелік питань). Згідно з п. 9 Порядку такий Перелік формується виходячи із повноважень головного бухгалтера та завдань бухгалтерської служби, визначених Типовим положенням, а саме щодо:
— ведення бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності бюджетної установи та складення звітності;
— відображення у документах достовірної та у повному обсязі інформації про господарські операції і результати діяльності, необхідної для оперативного управління бюджетними призначеннями (асигнуваннями) та фінансовими і матеріальними (нематеріальними) ресурсами;
— забезпечення дотримання бюджетного законодавства при взятті бюджетних зобов’язань, своєчасного подання на реєстрацію таких зобов’язань, здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов’язань, достовірного та у повному обсязі відображення операцій у бухгалтерському обліку та звітності;
— забезпечення контролю за наявністю і рухом майна, використанням фінансових і матеріальних (нематеріальних) ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів;
— запобігання виникненню негативних явищ у фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських резервів.
Що стосується питань, запропонованих Державною казначейською службою та розміщених на веб-сайті (www.treasury.gov.ua), то цей перелік переважно містить загальні вимоги щодо оцінки діяльності головного бухгалтера. На нашу думку, для більш правильного підходу до оцінювання діяльності головних бухгалтерів бюджетних установ такий Перелік доцільно доповнити посиланням на норми чинних законодавчих та нормативно-правових актів. З прикладом Переліку питань можна ознайомитися у додатку до цієї консультації. Складаючи питання для проведення зовнішньої оцінки головних бухгалтерів бюджетних установ, перш за все необхідно визначити дотримання вимог ст. 116 БКУ щодо порушень бюджетного законодавства, зокрема
пп. 16, 17, 20, 21, 22, 34, 40.
Крім того, як зазначено у п. 10 Порядку, структурні підрозділи органу казначейства повинні підготувати інформаційну довідку про допущені головним бухгалтером недоліки та не пізніше 1 квітня надати її комісії.
ВИЗНАЧЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ОЦІНКИ
Після 1 квітня комісія безпосередньо здійснює оцінювання діяльності головних бухгалтерів, а саме: розглядає Анкету, інформаційні довідки структурних підрозділів та визначає результат оцінки головного бухгалтера. Порядком надано право комісії у разі необхідності запросити на своє засідання головного бухгалтера для надання додаткових пояснень, обґрунтувань, розрахунків тощо, що підтверджують наведену в Анкеті інформацію про результати його діяльності.
Також на засідання може бути запрошено головного бухгалтера бюджетної установи, який надав Анкету без відповідного погодження та/або у разі, якщо інформація структурних підрозділів органу казначейства відповідно до Переліку питань свідчить про незадовільний результат діяльності головного бухгалтера.
Наведемо основні моменти, на які радимо звернути увагу головним бухгалтерам бюджетних установ:
1) при визначенні результатів діяльності головного бухгалтера кожному питанню присвоюється однакова кількість балів (100 балів);
2) інформація структурних підрозділів про допущені головним бухгалтером недоліки формується на підставі протоколів та попереджень про порушення бюджетного законодавства, складених цими підрозділами з урахуванням положень ст. 117 БКУ. При цьому за кожне отримане попередження оцінка зменшується на 5 балів, а за кожен отриманий протокол — на 10 балів. Крім того, розпорядження про призупинення руху коштів, складені іншими контролюючими органами, також зменшують оцінку на 10 балів;
3) при підрахунку результату оцінки комісія може зменшити кількість балів за допущені недоліки в діяльності головного бухгалтера. Наприклад, в кожному розділі Переліку питань беруться до уваги так звані суб’єктивні недоліки: невідповідний освітньо-кваліфікаційний рівень головного бухгалтера, неохайність документів при поданні до органу казначейства, нечітке виконання вимог законодавства щодо застосування форм документів, порушення порядку їх оформлення, вимушені заміни раніше наданих документів. Тобто до таких недоліків віднесено випадки, які не були відображені у складених протягом року попередженнях або протоколах про порушення бюджетного законодавства. Проте такі зауваження комісії до діяльності головного бухгалтера також впливають на оцінку — зменшують її на 5 балів.
Відповідно до вимог п. 11 Порядку результат оцінки визначається виходячи із кількості набраних балів відповідно до Переліку питань і може бути:
— позитивним — у разі, коли головний бухгалтер отримав більше 70 % загальної кількості балів;
— незадовільним — у разі, коли головний бухгалтер отримав менше 70 % загальної кількості балів.
Рішення комісії оформлюється протоколом (загальним протоколом, який складається за переліком всіх установ, головні бухгалтери яких залучені до оцінювання), підписується головою комісії та членами комісії. Про результати проведеного оцінювання інформують керівника та головного бухгалтера бюджетної установи шляхом надання витягу з протоколу, який підписується головою комісії.
У разі якщо діяльності головного бухгалтера бюджетної установи буде визнана незадовільною, то комісія може запросити на своє засідання головного бухгалтера для спільного обговорення питань, які заважають його роботі. Висновки щодо незадовільних результатів оцінки вносяться до протоколу одночасно з рекомендаціями щодо їх усунення.
Як передбачено п. 14 Порядку, у рекомендаціях зазначаються:
— шляхи удосконалення роботи головного бухгалтера та бухгалтерської служби бюджетної установи;
— шляхи усунення виявлених недоліків;
— необхідність підвищення професійно-кваліфікаційного рівня головного бухгалтера;
— притягнення його до відповідальності або питання відповідності головного бухгалтера обійманій ним посаді тощо.
Про результати незадовільної оцінки інформують витягом з протоколу (за підписом голови комісії) керівника та головного бухгалтера бюджетної установи, а також керівника установи вищого рівня.
Зі свого боку керівник бюджетної установи, головний бухгалтер якої отримав незадовільний результат оцінки, протягом двох місяців з дня отримання витягу із протоколу повідомляє орган казначейства про вжиті заходи за результатами оцінки. Протягом двох місяців керівник установи, головний бухгалтер якої отримав незадовільну оцінку, має право ініціювати проведення повторного оцінювання.
На завершення побажаємо усім головним бухгалтерам бюджетних установ успішно пройти оцінювання. Сподіваємось, що з боку органів казначейства буде надана всебічна допомога та підтримка у вирішенні будь-яких питань щодо проведення оцінки.
Додаток до консультації
Перелік питань для зовнішнього оцінювання виконання головним бухгалтером
(спеціалістом, на якого покладено виконання обов’язків бухгалтерської служби)
бюджетної установи своїх повноважень
I. Дотримання бюджетного законодавства
1.1. Дотримання бюджетних повноважень та обмежень, які вводяться законодавчими та іншими нормативно-правовими актами:
— бюджетний період (ст. 3 БКУ);
— бюджетна класифікація (ст. 8 БКУ);
— класифікація видатків та кредитування бюджету (ст. 10 БКУ);
— складові частини бюджету (ст. 13 БКУ);
— казначейське обслуговування бюджетних коштів (ст. 43 БКУ);
— стадії виконання бюджету за видатками та кредитуванням (ст. 46 БКУ);
— взяття бюджетних зобов’язань (ст. 48 БКУ);
— здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов’язань (ст. 49 БКУ);
— особливості здійснення окремих видатків бюджету (ст. 51 БКУ);
— захищені видатки бюджету (ст. 55 БКУ);
— порядок закриття рахунків після закінчення бюджетного періоду (ст. 57 БКУ);
— особливості формування надходжень та здійснення витрат місцевого бюджету у разі несвоєчасного прийняття рішення про місцевий бюджет (ст. 79 БКУ);
— порушення бюджетного законодавства (пп. 24, 28 ст. 116 БКУ);
— заходи впливу за порушення бюджетного законодавства (ст. 117 БКУ);
— нецільове використання бюджетних коштів (ст. 119 БКУ);
— відповідальність за порушення бюджетного законодавства (ст. 121 БКУ);
— Закон України «Про здійснення державних закупівель» від 01.06.2010 р. № 2289-VI;
— Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938;
— наказ Мінфіну «Про внесення змін до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету» від 21.06.2012 р. № 754;
— Порядок відкриття та закриття рахунків в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 22.06.2012 р. № 758;
— постанова КМУ «Про економію бюджетних коштів, передбачених для утримання органів державної влади та інших державних органів» від 22.10.2008 р. № 943;
— Порядок казначейського обслуговування держбюджету за витратами, затверджений наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407.
1.2. Дотримання вимог бюджетного законодавства щодо оформлення документів, які надаються органу Державної казначейської служби України:
У частині оформлення кошторисів:
— Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228;
— наказ Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57.
У частині оформлення підтверджуючих документів та реєстрів зобов’язань:
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV;
— Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88;
— Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309.
У частині оформлення платіжних доручень:
— Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена постановою Правління НБУ від 21.01.2004 р. № 22;
— Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938 (п. 10);
— Порядок казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затверджений наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407 (п. 11.6).
1.3. Дотримання встановлених термінів реєстрації бюджетних зобов’язань і бюджетних
фінансових зобов’язань:
— порушення бюджетного законодавства (пп. 24, 28 ст. 116 БКУ);
— Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309 (п.п. 1.3.1).
1.4. Дотримання встановленого порядку здійснення платежів за товари, роботи, послуги за рахунок бюджетних коштів:
— здійснення платежів відповідно до взятих бюджетних зобов’язань (ст. 49 БКУ);
— особливості здійснення окремих видатків бюджету (ст. 51БКУ);
— порушення бюджетного законодавства (п. 23 ст. 116 БКУ);
— постанова КМУ «Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 09.10.2006 р. № 1404;
— постанова КМУ «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблі, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного і місцевих бюджетів» від 04.04.2001 р. № 332;
— Порядок державного фінансування капітального будівництва, затверджений постановою КМУ від 27.12.2001 р. № 1764;
— Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938;
— Порядок казначейського обслуговування держбюджету за витратами, затверджений наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407.
1.5. Дотримання вимог бюджетного законодавства щодо погашення дебіторської заборгованості, яка виникла у зв’язку з попередьою оплатою товарів, робіт, послуг за рахунок бюджетних коштів:
— порушення бюджетного законодавства (п. 22 ст. 116 БКУ);
— постанова КМУ «Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 09.10.2006 р. № 1404;
— Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309.
IІ. Дотримання порядку складення та подання звітності:
2.1. Дотримання встановлених термінів подання місячної бюджетної звітності.
2.2. Дотримання встановлених термінів подання квартальної та річної фінансової і бюджетної звітності.
Законодавчі вимоги до пп. 2.1 та 2.2:
— дотримання термінів подання звітності, що встановлені в межах термінів, затверджених постановою КМУ «Про затвердження Порядку подання фінансової звітності» від 28.02.2000 р. № 419, та затверджені начальником Головного управління казначейської служби.
2.3. Дотримання встановленого порядку складення і подання місячної бюджетної звітності.
2.4. Дотримання встановленого порядку складення і подання квартальної та річної фінансової і бюджетної звітності.
Законодавчі вимоги до пп 2.3. та 2.4:
Порядок складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затверджений наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44:
— забезпечення надання всіх форм звітності, що мають показники, та відображення у супровідному листі переліку форм звітності, що не надаються через відсутність даних;
— забезпечення відображення показників у рядках та графах звітності вимогам цього Порядку, в тому числі: виконання вимог Порядку при заповненні форм звітності, наявності ув’язки всіх показників звітності (додаток 35 до Порядку), відповідності даних форм звітності та відображених показників, наявність в пояснювальній записці аргументованих пояснень показників, які в окремих формах звітності відображаються в рядках з визначенням «Інше» та в додатку 18 «Довідка про дебіторську та кредиторську заборгованість за операціями, які не відображаються у формі № 7д, № 7м «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» в рядку 130 з нерівними значеннями за дебетом та кредитом.
2.5. Дотримання вимог бюджетного законодавства щодо відповідності даних фінансової та бюджетної звітності бюджетної установи аналогічним даним, відображеним у бухгалтерському обліку органів Державної казначейської служби України:
— Порядок складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затверджений наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44.
ІІІ. Дотримання порядку складання та подання зведеної звітності.
3.1. Дотримання встановлених термінів подання зведеної квартальної та річної фінансової і бюджетної звітності.
3.2. Дотримання встановленого порядку подання зведеної квартальної та річної фінансової і бюджетної звітності.
3.3. Дотримання вимог бюджетного законодавства щодо відповідності даних зведеної квартальної та річної фінансової і бюджетної звітності аналогічним даним звітності про виконання бюджетів.
Законодавчі вимоги тотожні вимогам до пп. 2.3 та 2.4 розділу II.
ІV. Дотримання інших вимог бюджетного законодавства при казначейському обслуговуванні.
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ
БКУ — Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 р. № 2456-VI.
Типове положення — Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затверджене постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59.
Порядок погодження — Порядок погодження призначення на посаду та звільнення з посади головного бухгалтера бюджетної установи, затверджений наказом Мінфіну від 21.02.2011 р. № 214.
