Бюджетні установи, які використовують транспортні засоби, знають, що списувати витрачене паливо необхідно на підставі подорожніх листів. При цьому списання здійснюється виходячи з фактичної витрати палива, але не більше норм витрат, установлених для окремих марок автотранспорту. Такі вимоги передбачені Положенням з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затвердженим наказом Мінфіну від 14.11.2013 р. № 947.
У тих установ, які мають на балансі звичайні транспортні засоби, особливих питань з цього приводу не повинно виникати, адже вони при списанні палива керуються Нормами витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затвердженими наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43 (далі — Норми № 43). Про те, як застосовувати ці Норми бюджетним установам, ми розповідали у таких публікаціях: «Особливості застосування норм витрат палива» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 33), «Установлення норм витрат палива з урахуванням коригуючих коефіцієнтів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 38).
На жаль, Норми № 43 не є універсальним документом, оскільки у ньому не на всі види транспортних засобів визначені норми витрат палива. Зокрема, ті бюджетні установи, які мають на балансі сільськогосподарську техніку, згадані Норми не можуть застосовувати.
А як же тоді бути з сільськогосподарською технікою, адже вона не є автомобільним транспортом? Зазначимо, що спеціального нормативного акта, у якому було би встановлено норми витрат дизельного палива на сільськогосподарську техніку, в Україні не затверджено.
Але це не означає, що бюджетна установа може списувати паливно-мастильні матеріали на трактор у будь-якій кількості без документального обґрунтування. Далі пропонуємо вам такі варіанти вирішення цього питання.
Перший варіант
При списанні паливно-мастильних матеріалів на трактор установа може користуватися Нормами витрат паливно-мастильних матеріалів на роботу дорожньо-будівельних та спеціальних машин Н218. «Укравтодор» 043-96, затвердженими наказом по корпорації «Укравтодор» від 14.08.96 р. № 156 (далі — Норми № 156). У збірнику наведені норми витрат паливно-мастильних матеріалів на роботу основних дорожньо-будівельних машин, спеціального обладнання, яке встановлено на шасі автомобіля/
спецавтомобіля, норми витрат палива на 100 км пробігу спецавтомобіля, а також питомі норми витрат дизельного палива на дорожньо-будівельні роботи.
Також згодом Укравтодор затвердив доповнення до Норм № 156: наказ від 01.10.97 р., накази від 29.12.2000 р. № 406 та від 19.09.2002 р. № 435.
Отже, при списанні дизельного палива та мастила на трактор установа може використовувати Норми № 156.Проте це необхідно зазначити насамперед у наказі про облікову політику установи та наказі про встановлення норм витрат паливно-мастильних матеріалів на відповідні транспортні засоби, які обліковуються на її балансі.
Другий варіант
В Україні створено науково-дослідний інститут, що проводить державну політику у сфері нормативів для підвищення продуктивності агропромислового виробництва та забезпечення ефективного використання ресурсного потенціалу. Це Український науково-дослідний інститут продуктивності агропромислового комплексу Мінагрополітики та обласні науково-дослідні центри продуктивності АПК.Одним із завдань їх діяльності є створення та апробація нормативів паливно-мастильних матеріалів у сільському господарстві.
Серед науково-методичних видань чинних нормативних матеріалів, виданих цим науково-дослідним інститутом, є, наприклад, Методичні положення та норми продуктивності і витрати палива на обробіток ґрунту, Методичні положення та норми продуктивності і витрати палива на сівбі, садінні та догляді за посівами, Методичні положення та норми продуктивності і витрати палива на збиранні сільськогосподарських культур, Методичні положення та норми продуктивності і витрати палива на внесенні добрив, хімічний захист сільськогосподарських культур тощо.
Такі норми ви можете придбати в будь-якому науково-дослідному центрі продуктивності АПК (їх адреси є на сайті www.uapp.kiev.ua).
Важливо! Про застосування таких норм необхідно зазначити в наказі про облікову політику установи та наказі про встановлення норм витрат паливно-мастильних матеріалів.
Наостанок додамо, що підставою для списання дизельного палива на трактор є первинні документи.
Зважаючи на специфіку проведення сільгоспробіт, у яких задіяна сільгосптехніка, як документ, що підтверджує факт використання ПММ на їх проведення, та як підставу для їх списання можна використовувати:
— обліковий лист тракториста-машиніста (сільгоспоблік, форма № 67) — при проведенні за допомогою тракторів, комбайнів та інших самохідних шасі та механізмів сільгоспробіт (наприклад, косовиця, збирання соломи тощо);
— подорожній лист тракториста (сільгоспоблік, форма № 68) — при проведенні транспортних робіт сільгосптехнікою (наприклад, перевезення трактором сільгосппродукції з поля до місця зберігання).
Форми таких документів затверджено наказом Міністерства сільського господарства СРСР від 24.11.72 р. № 269-2.
Отже, бюджетна установа може використовувати наведені вище документи за встановленою типовою формою або, керуючись ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV та пп. 2.4 і 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88, самостійно розробити та виготовити форми таких документів. При цьому такі форми повинні мати усі обов’язкові реквізити. Використання цих типових форм обов’язково слід зафіксувати у розпорядчому акті (наказі, розпорядженні) керівника установи.
На підставі вказаних вище листів або ж документів, розроблених самостійно, і можна визначати витрату паливно-мастильних матеріалів: нормативну (з використанням установленої норми) та фактичну (залишок пального на дату видачі первинного документа плюс заправка і мінус залишок на дату здачі цього документа).
