Бланки документів суворої звітності як вимираючий вид

Бланки документів суворої звітності як вимираючий вид

Бланки документів суворої звітності потребують особливої уваги, ретельного обліку і контролю за їх використанням. Воно й не дивно, оскільки це бланки не звичайних бухгалтерських документів, а іменних, тобто тих, котрі засвідчують особу їх власника, документів, що обслуговують грошовий обіг. Вони мають серію та індивідуальний номер, а їх виготовлення і використання суворо регламентовано законом. І якщо раніше мати справу з такими бланками доводилося бухгалтеру кожної установи та організації, то нині вони стали справжньою рідкістю.

Бланки яких саме документів підлягають суворому обліку та звітності? Як слід обліковувати бланки суворої звітності та як вести облік тих бланків, які не є «суворими»? На ці та інші запитання відповімо у статті.

Юлія КРОТ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Екскурс в історію

Протягом досить тривалого періоду часу (понад дев’ять років) основним нормативним документом, який регулював виготовлення бланків документів суворого обліку, була постанова № 283. Саме цією постановою було затверджено номенклатуру бланків цінних паперів і документів суворого обліку. Проте згадана номенклатура мала вигляд швидше приблизного їх списку, аніж вичерпного переліку. При цьому Кабмін час від часу вносив зміни до номенклатури, тим самим то звужуючи, то розширюючи її.

У 2012 році на зміну вказаному нормативному акту прийшов інший — постанова № 456. Остання затвердила Перелік № 456. І от цей Перелік носив вже вичерпний характер. Інакше кажучи, до «суворих» належали бланки лише тих документів, які були зазначені у цьому Переліку. Усі ж інші, не вказані у ньому, до бланків суворої звітності не належали. Варто згадати, що цей Перелік був значно коротшим, ніж його попередник. Окрім того, виникла така ситуація, коли цілий ряд нормативних актів про затвердження форм відповідних документів указував на їх «суворість», однак до Переліку № 456 вони не входили. Це зумовлювало виникнення низки питань на кшталт: як, трудові книжки вже не є бланками суворої звітності? А документи про освіту?
А проїзні документи? І відповідь була незмінною: ні, якщо в Переліку № 456 не значаться, то бланками суворої звітності вони не є.

Однак не встигли ми звикнути до цих нововведень, як на зміну їм прийшли нові. Так, задля спрощення і здешевлення процедур, пов’язаних з реалізацією прав та свобод людини і громадянина, та забезпечення прозорості таких процедур було прийнято Закон № 5316. Ним було скасовано ліцензування господарської діяльності з виготовлення бланків суворої звітності. При цьому норму про необхідність Кабміну затверджувати перелік бланків таких документів вилучено.

Далі на виконання Закону № 5316 Кабмін прий­няв постанову № 955. Відповідно до цієї постанови з 17 січня 2014 року втратив чинність Перелік № 456, а також було внесено зміни до 67 постанов Кабміну. Ці зміни було спрямовано на позбавлення ряду бланків документів статусу «бланк документа суворої звітності».

Як результат, сьогодні до «суворих» належить зовсім незначна кількість документів. Їх фактично можна порахувати на пальцях. Хоча і тут є деякі незрозумілі моменти. Але про це дещо пізніше.

Останні з могікан, або Бланки яких документів підлягають суворому обліку сьогодні

Дійсно, ряди бланків документів суворої звітності відчутно поріділи. А конкретно, понад 100 документів у зв’язку з останніми змінами в законодавстві втратили свою «суворість». З повним переліком цих документів ви можете ознайомитися на с. 23 цього номера нашої газети.

Відразу ж зауважимо, що бланки деяких документів і досі підлягають суворому обліку. Закономірно виникають запитання: бланки яких документів все ж таки належать до «суворих»? Чим же керуватися, до якого нормативного документа звернутися, аби з’ясувати це?

Відповідаємо: переліку бланків документів суворої звітності як такого вже не існує. Однак беручи до уваги роз’яснення, надані Мінфіном у листі «Щодо віднесення квитків до документів суворої звітності» від 11.11.2013 р. № 31-13020-10-27/32800, бланки документів відносяться до бланків документів суворої звітності за законодавчими актами. Як це розуміти? Це означає, що відтепер, належить чи не належить певний бланк до «суворих», визначає той нормативний акт, який власне і регулює застосування відповідного документа.

Візьмемо для прикладу марки акцизного податку. Порядок виготовлення та використання цих марок визначає Положення № 1251. Так от, такі марки відповідно до п. 3 цього Положення виготовляють як документи суворого обліку. До того ж марки акцизного податку віднесені до документів суворого обліку згідно з п.п. 14.1.107 ПКУ. Відтак вони належать до бланків суворої звітності.

І нарешті ми впритул наблизилися до оголошення «сучасного» списку бланків суворої звітності. Отже, пропонуємо вашій увазі той самий довгоочікуваний перелік:

1. Виборчий бюлетень для місцевих виборів.

2. Виборчий бюлетень для виборів Президента України.

3. Виборчий бюлетень для виборів народних депутатів України.

4. Військовий квиток офіцера запасу.

5. Військовий квиток рядового, сержантського і старшинського складу.

6. Довідка-certificate за формою № 377.

7. Знаки поштової оплати (маркований конверт, маркована картка, поштова марка художня, блок пош­товий, малий аркуш, поштова марка стандартна).

8. Марки акцизного податку.

9. Паспорт громадянина України для виїзду за кордон.

10. Посвідчення особи моряка.

11. Службове посвідчення для працівників підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації готівки у банківських установах.

12. Спеціальний рецептурний бланк форми № 3 для виписування наркотичних та психотропних лікарських засобів.

13. Торговий патент.

14. Чек розрахунковий.

Зауважимо, що цей перелік бланків суворої звітності є актуальним на момент підготовки номера до друку. Проте у подальшому, у разі прийняття відповідних нормативних документів, він може бути як скорочений, так і подовжений.

Окрім того, статус деяких з «колишніх» бланків суворої звітності залишається під питанням. Зокрема, мова йде про бланки таких документів, як:

— Національне посвідчення водія;

— Паспорт громадянина України;

— Проїзний документ дитини;

— Службове посвідчення працівника міліції.

Логічно припустити, що з моменту втрати чинності постановою № 456 ці бланки не відносяться до «суворих». Адже приналежність їх до таких бланків визначалася лише тим, що вони входили до Переліку № 456. Тоді як нормативно-правові акти, які регулюють їх випуск та застосування, прямої вказівки на це не мають, та й раніше не мали. Водночас жодних роз’яснень з приводу статусу згаданих документів ані Кабмін, ані Мінфін не надавали. Тому з метою остаточного вирішення цього питання ми надіслали запит до Мінфіну. Відразу після отримання відповіді ми повідомимо вам позицію Мінфіну з цього приводу.

До речі, нагадаємо, що оплачені талони на бензин, мазут, харчування, документи про освіту, а також бланки листків непрацездатності не є бланками суворої звітності. Чому та як їх обліковувати, ви можете дізнатися з попередніх номерів нашої газети (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 31, 2014, № 5, № 8).

Як обліковувати «суворі» бланки

Бланки документів суворої звітності тому й мають таку назву, що підлягають суворому обліку та звітності. Так, для документального оформлення їх надходження, передачі у використання та списання застосовують спеціальні первинні документи, типові форми яких затверджено наказом № 67.

Для наочності ми зобразили порядок відображення операцій, пов’язаних з рухом бланків суворої звітності, у первинному обліку у вигляді схеми.

Зазначимо, що бланки суворої звітності оприбутковують за вартістю їх придбання. Списують такі бланки з обліку також за вартістю закупівлі.
А от у разі виявлення факту псування, знищення чи втрати бланків розмір збитків від цієї неприємності визначають шляхом проведення незалежної оцінки (п. 2 Порядку № 116). Тобто для визначення розміру збитків від псування (знищення, втрати) бланків суворої звітності вам доведеться звернутися до суб’єкта оціночної діяльності.

З метою виявлення фактичної наявності бланків суворої звітності необхідно не рідше одного разу на квартал проводити їх інвентаризацію (п.п. 1.5.11 Інструкції № 90). Натомість, як часто списувати такі бланки, чинним законодавством не визначено. Відтак ви самі маєте встановити періодичність списання «суворих» бланків (щомісячно, щоквартально), закріпивши це положення в наказі про облікову політику.

Схема. Порядок документального оформлення операцій
з руху бланків суворої звітності

Інформацію про наявність та рух бланків документів суворої звітності слід відображати на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Водночас необхідно вести позабалансовий облік таких бланків. Для цього Планом рахунків призначений рахунок 08 «Бланки документів суворої звітності».

При відображенні оприбуткування, видачі зі складу (каси) та списання бланків суворої звітності на рахунках бухгалтерського обліку слід передусім керуватися Типовою кореспонденцією.

Якими проводками відображати рух бланків суворої звітності, покажемо на умовному прикладі.

Приклад. Бюджетна установа придбала 100 шт. маркованих конвертів для листування. Вартість конвертів — 200 грн.

Конверти оприбутковані на баланс установи на підставі Прибутково-видаткової накладної (форма № СЗ-1). Передачу цих бланків на відповідальне зберігання касиру оформлено записом у Прибутково-видатковій книзі (форма № СЗ-2) та до Картки-довідки (форма № СЗ-5).
На підставі Прибутково-видаткової накладної (форма № СЗ-1) конверти у кількості 20 шт. були передані у використання секретарю. Ця операція також підтверджена записами у Прибутково-видатковій книзі (форма № СЗ-2) та Картці-довідці (форма № СЗ-5).

У кінці місяця використані конверти списано на підставі Акта списання використаних бланків суворої звітності (форма № СЗ-3), затвердженого керівником установи. Факт списання бланків суворої звітності також засвідчено записом до Прибутково-видаткової книги (форма № СЗ-2) та Картки-довідки (форма № СЗ-5).

У бухгалтерському обліку установи зазначені операції відображаються так:

Бланки всіх інших документів, у тому числі й ті, котрі раніше були «суворими», але придбані вже у 2014 році та на цей час такими не є, ви маєте обліковувати на субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя». Позабалансовий облік таких бланків вести не потрібно, тож позабалансовий рахунок 08 не потрібно застосовувати (див. лист Мінфіну від 21.12.2012 р. № 31-13020-04-10/30564 на с. 4 цього номера).

Якщо ж говорити про документування операцій, пов’язаних з такими «колишніми» бланками суворої звітності, то типові форми, затверджені наказом № 67, не використовують. Документальне оформлення руху цих бланків здійснюють за допомогою первинних документів для обліку запасів, форми яких затверджено наказом № 130.

Однак якщо вас бентежить питання контролю за збереженням та використанням бланків документів, які хоча вже й не належать до «суворих», але вимагають до себе особливого ставлення (проїзні документи, документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо), то поквапимося вас заспокоїти: вихід є. Справді, вам ніщо не заважає застосовувати для обліку цих бланків документи, подібні до типових форм первинного обліку бланків суворої звітності. Головне, щоб такий порядок обліку бланків був закріп­лений у наказі про облікову політику установи.

Власне, на цьому все. На завершення лише додамо, що облік бланків будь-яких документів має бути до певної міри суворим.

Нормативні документи

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Закон № 5316 — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо виготовлення документів та бланків документів суворого обліку або звітності» від 02.10.2012 р. № 5316-VI.

Постанова № 283 — постанова КМУ «Про встановлення порядку виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку» від 19.04.93 р. № 283.

Постанова № 456 — постанова КМУ «Деякі питання використання бланків цінних паперів, документів суворої звітності, господарська діяльність з виготовлення яких підлягає ліцензуванню» від 14.05.2012 р. № 456.

Перелік № 456 — Перелік бланків цінних паперів та документів суворої звітності, господарська діяльність з виготовлення яких підлягає ліцензуванню, затверджений постановою КМУ від 14.05.2012 р. № 456.

Постанова № 955 — постанова КМУ «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України та визнання такою, що втратила чинність, постанови Кабінету Міністрів України від 14 травня 2012 р. № 456» від 25.12.2013 р. № 955.

Положення № 1251 — Положення про виготовлення, зберігання, продаж марок акцизного податку та маркування алкогольних напоїв і тютюнових виробів, затверджене постановою КМУ від 27.12.2010 р. № 1251.

Порядок № 116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116.

Наказ № 67 — наказ Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності» від 11.03.96 р. № 67.

Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90.

План рахунків — План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.

Типова кореспонденція — Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затверджена наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.

Наказ № 130 — наказ Держказначейства «Про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ та інструкції про їх складання» від 18.12.2000 р. № 130.