Як обліковувати картриджі і тонери

Як обліковувати картриджі і тонери

Практично жодна бюджетна установа не обходиться у своїй діяльності без ксерокса або лазерного принтера. Очевидно, що для забезпечення безперебійної роботи цього обладнання час від часу необхідно проводити заправку картриджів тонером, а іноді навіть заміну відпрацьованих картриджів. Про особливості обліку цих матеріальних цінностей та порядок документального оформлення операцій, пов’язаних з їх використанням, розповімо у цій статті.

Юлія КРОТ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

В установах державної служби, виконавчої влади та місцевого самоврядування у зв’язку зі специфікою їхньої діяльності існує потреба у постійному використанні ксерокса та принтерів. Зважаючи на це, необхідність забезпечення ксероксом та іншою оргтехнікою визначена в п. 3.11 Рекомендацій № 55.

Разом із тим деякі бюджетні установи використовують оргтехніку для надання платних послуг з копіювання та друкування. Так, наприклад, навчальні заклади, інші освітні установи та заклади мають право надавати на платній основі послуги з друкування та копіювання (п.п. 24 п. 1 Переліку № 796). При цьому всі видатки, пов’язані з наданням таких платних послуг (у тому числі на заправку та заміну картриджів), слід включати до вартості цих послуг.

Що ж стосується обліку тонерів та картриджів, то всі комплектуючі, деталі, витратні матеріали, які використовують для ремонту або підтримання оргтехніки у робочому стані, обліковують у складі запасів. Тому при відображенні в бухгалтерському обліку заміни картриджів та заправки останніх тонером слід насамперед керуватися нормами Положення № 947.

Зазначимо, що Порядком № 611 передбачено вести облік господарських матеріалів і канцелярського приладдя, що використовуються для поточних потреб установи, на субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя». Тоді як запасні частини, призначені для ремонту та заміни спрацьованих частин машин (медичних, електронно-обчислювальних та ін.) та обладнання, незалежно від їх вартості, обліковуються на суб­рахунку 238 «Запасні частини до транспортних засобів, машин і обладнання».

Таким чином, тонер для заправки картриджів, який фактично є витратним матеріалом, доцільно відображати на субрахунку 234, а картриджі як запасні частини для ремонту принтерів та ксероксів слід обліковувати на субрахунку 238.

Майте на увазі, що видатки на придбання витратних та інших матеріалів до оргтехніки (у тому числі картриджів та тонерів тощо) здійснюють за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». На це вказує п. 8 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333. Оплату ж послуг з перезарядки картриджів і тонерів слід проводити за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (п. 15 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333).

Що ж стосується порядку документального оформлення операцій, пов’язаних з ремонтом та технічним обслуговуванням принтерів і ксероксів, то він напряму залежить від способу виконання таких робіт: власними силами установи або із залученням сторонньої організації. І якщо заміну картриджів досить часто здійснюють установи власними силами, то заправку картриджів тонером у більшості випадків проводять спеціалізовані організації. Це, у свою чергу, обумовлено відсутністю в бюджетних установах відповідних фахівців та необхідного обладнання. Адже для забезпечення цілісності картриджів, високої якості друку та тривалого терміну експлуатації їх заправку необхідно проводити в лабораторних умовах на спеціальному обладнанні.

У разі ремонту або технічного обслуговування принтерів та ксероксів все ж таки власними силами, установа самостійно придбаває всі необхідні витратні матеріали та запасні частини. Підставою для їх оприбуткування є накладні та інші супровідні документи, виписані постачальником або продавцем. Прийняття цих матеріальних цінностей на відповідальне зберігання матеріально відповідальна особа засвідчує своїм підписом у документі постачальника або в акті про приймання запасів. Надходження матеріалів на склад, а також їх видачу зі складу оформляють накладною (вимогою) типової форми № З-3, затвердженої Інструкцією № 130.

Тонер, використаний для заправки картриджа, а також запасні частини, комплектуючі матеріали, встановлені на принтер чи ксерокс замість відпрацьованих, списують на підставі акта списання.
В акті вказують, які саме запасні частини (матеріали) і для ремонту (технічного обслуговування) яких конкретно принтерів були використані.

Якщо прийнято рішення про звернення до сторонньої організації для ремонту оргтехніки та заправки картриджів, варто пам’ятати, що такі організації, як правило, віддають перевагу використанню власних витратних матеріалів та запасних частин. Тож задля уникнення непорозумінь між установою та підрядною організацією відносини між ними обов’язково повинні бути оформлені договором підряду.

Факт надання послуг з ремонту або технічного обслуговування оргтехніки спеціалізованою організацією підтверджує акт виконаних робіт. Цей документ мають підписати представники обох сторін під час прийняття-передачі відповідного об’єкта.

Водночас незалежно від способу виконання робіт із заміни картриджа, після проведення такого ремонту необхідно оформити Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів за типовою формою № ОЗ-2 (бюджет). Форма останнього затверджена наказом № 125/70. Крім того, інформацію про здійснення ремонту об’єкта необоротних активів слід відобразити у відповідній Інвентарній картці обліку основних засобів в бюджетних установах типової форми № ОЗ-6 (бюджет).

Нагадаємо також, що при здійсненні ремонту необоротних активів у випадках, не пов’язаних з дообладнанням, реконструкцією, модернізацією, що призвело до заміни запасних частин, їх вартість не потрібно відносити на збільшення вартості необоротних активів. Такі витрати списують на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків бюджету (п. 1.8 Положення № 611).

Порядок відображення операцій, пов’язаних із ремонтом та технічним обслуговуванням оргтехніки, на рахунках бухгалтерського обліку розглянемо на таких умовних прикладах.

Приклад 1. Бюджетна установа придбала запасні частини для ремонту оргтехніки за рахунок коштів загального фонду: картридж для лазерного принтера вартістю 540 грн. (у тому числі ПДВ — 90 грн.). Роботи із заміни карт­риджа виконані власними силами установи. Запасні частини, використані для ремонту принтера, списано з бухгалтерського обліку на підставі акта списання.

В облікових регістрах вищезазначені операції слід відображати так:

Приклад 2. Згідно з договором підряду між бюджетною установою та підрядною організацією проведено заправку картриджів лазерних принтерів (у кількості 5 шт.) тонером. Вартість витратних матеріалів (тонера) згідно з умовами договору включено до загальної вартості послуг. Факт надання послуг підтверджено актом виконаних робіт, відповідно до якого вартість заправки одного картриджа становить 60 грн. (у тому числі ПДВ — 10 грн.), загальна вартість наданих послуг — 300 грн. (у тому числі ПДВ — 50 грн.). Послуги оплачено за рахунок коштів загального фонду.

На рахунках бухгалтерського обліку зазначені операції слід відображати так:

Слід також зазначити, що сьогодні значного поширення набула послуга відновлення (регенерації) картриджів. Ця послуга фактично дарує картриджу друге життя. Процес відновлення картриджа передбачає проведення повного циклу його очистки на промисловому обладнанні, заміну всіх зношених деталей та заправку тонером. Після цього якість друку такого картриджа не поступається якості друку нового картриджа. Такі роботи виконують здебільшого спеціалізовані організації. Тому порядок відображення операцій, пов’язаних з відновленням картриджів, у бухгалтерському обліку аналогічний до порядку відображення заправки картриджів сторонньою організацією (див. приклад 2).

Таким чином, усі крапки над «і» у питанні обліку картриджів і тонерів розставлено. Тож ми впевнені, що відтепер облік ремонту та технічного обслуговування оргтехніки стане для вас більш простим і зрозумілим.

Нормативні документи

Перелік № 796 — Перелік платних послуг, які можуть надаватися навчальними закладами, іншими установами та закладами системи освіти, що належать до державної та комунальної форми власності, затверджений постановою КМУ від 27.08.2010 р. № 796.

Рекомендації № 55 — Рекомендації з організації праці державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом Мінпраці від 28.01.2005 р. № 55.

Положення № 947 — Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затверджене наказом Мінфіну від 14.11.2013 р. № 947.

Положення № 611 — Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджене наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.

Порядок № 611 — Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.

Інструкція № 333 — Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.

Інструкція № 130 — Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130.

Наказ № 125/70 — спільний наказ Головного управління Держказначейства та Держкомстату «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів та Інструкції з їх складання» від 02.12.97 р. № 125/70.