Облік лікарських засобів та медичних виробів

Одразу звернемо увагу на те, що наказ № 747, яким керувались всі лікувально-профілактичні заклади під час обліку медикаментів, визнаний таким, що не застосовується на території України. Тому з 09.09.2014 р. під час обліку лікарських засобів та медичних виробів слід керуватись Методичними рекомендаціями.

Звичайно ж слід керуватись і загальними правилами обліку, а саме Положенням № 947 та наказом № 611.

Зауважимо, що Методичними рекомендаціями затверджено багато нових форм документів, що стосуються обліку лікарських засобів та медичних виробів. Тому в цій статті розглянемо ці форми і наведемо приклади їх заповнення.

Отже, давайте спочатку розберемось, що саме належить до лікарських засобів та медичних виробів.

Так, згідно з Методичними рекомендаціями лікарські засоби — це будь-які речовини або комбінації речовин (одного або декількох активних фармацевтичних інгредієнтів та допоміжних речовин), що мають властивості та призначені для лікування або профілактики захворювань у людей, чи будь-які речовини або комбінації речовин (одного або декількох активних фармацевтичних інгредієнтів та допоміжних речовин), які можуть бути призначені для запобігання вагітності, відновлення, корекції чи зміни фізіологічних функцій у людини шляхом здійснення фармакологічної, імунологічної або метаболічної дії або для встановлення медичного діагнозу.

До лікарських засобів належать:

— активні фармацевтичні інгредієнти;

— продукція in bulk (будь-який лікарський засіб, призначений для виробництва готового лікарського засобу, який пройшов усі стадії технологічного процесу, крім стадії фасування та/або кінцевого пакування і маркування);

— готові лікарські засоби (лікарські препарати, ліки, медикаменти);

— гомеопатичні засоби;

— засоби, які використовуються для виявлення збудників хвороб, а також боротьби із збудниками хвороб або паразитами;

— лікарські косметичні засоби та лікарські домішки до харчових продуктів.

До медичних виробів належать:

— прилади, комплекси, системи, обладнання, апарати, інструменти, пристрої, імплантати, приладдя, матеріали або інші вироби, в тому числі інвазивні медичні вироби;

— медичні вироби для діагностики in vitro;

— медичні вироби, що не досягають основної передбачуваної мети в організмі людини або на ньому за допомогою фармакологічних, імунологічних або метаболічних засобів, але функціям яких такі вироби можуть сприяти;

— медичні вироби, які використовуються як окремо, так і в поєднанні між собою, включаючи програмні засоби, необхідні для їх належного використання з метою забезпечення профілактики, діагностики, лікування, спостереження або полегшення стану пацієнта у разі захворювання, травми, каліцтва або їх компенсації; дослідження, заміни або видозмінювання структури (анатомії) органів, тканин чи фізіологічних процесів; контролю процесів запліднення.

Тобто медичні вироби — це оборотні активи (запаси), які належать закладу та забезпечують його функціонування, а саме: перев’язувальні та шовні засоби, стоматологічні матеріали, санітарно-гігієнічні вироби та матеріали, протезно-ортопедичні вироби та матеріали, посуд лабораторний, вироби окулярної оптики, вироби та матеріали, що призначені для пакування та зберігання виробів медичних та лікарських засобів, набори реагентів для медичного, фотометричного, імуноферментного, радіоімунологічного та інших видів аналізів, сумки санітарні, аптечки клінічні, вироби з полімерних, гумових та інших матеріалів, приладдя, пристосування, імплантати, інструменти та інші вироби, що застосовуються в медичних цілях та будуть використані, як правило, протягом одного року і не беруться на облік як основні засоби.

Отже, облік більшості лікарських засобів та медичних виробів відповідає обліку інших видів запасів. Але, є й такі, які підлягають особливому предметно-кількісному обліку.

Так, предметно-кількісному обліку підлягають лікарські засоби згідно з Переліком лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку у закладах охорони здоров’я, визначеним у додатку 3 до Правил виписування рецептів та вимог-замовлень на лікарські засоби і вироби медичного призначення, затверджених наказом № 360.

Предметно-кількісний облік отруйних, сильнодіючих та комбінованих лікарських засобів, що містять підконтрольні речовини, ведеться у журналі, форма якого затверджена наказом № 360.

Облік наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів ведеться у журналах, форми яких передбачені у додатках до Порядку № 11.

Облік крові, її компонентів, препаратів і кровозамінників при їх заготівлі та переробці на станціях і у відділеннях переливання крові ведеться за формами, визначеними МОЗ.

Як і інші види запасів, лікарські засоби та медичні вироби у закладах охорони здоров’я обліковуються бухгалтерською службою та за місцем їх зберігання (зна­ходження) матеріально відповідальними особами.

Великі лікувально-профілактичні заклади, як правило, мають склад лікарських засобів та медичних виробів (для зручності назвемо і лікарські засоби і медичні вироби — медикаментами). Завідує таким складом провізор або головна медична сестра закладу, які здійснюють прийняття медикаментів та подальшу їх видачу у відділення.

Тому складський облік має забезпечувати своєчасне та достовірне відображення операцій з надходження, переміщення та вибуття медикаментів.

Облік здійснюється за найменуваннями за кожним лікарським засобом окремо, з зазначенням його назви, дозування, форми випуску (таблетки, ампули тощо), інформації про упаковку (коробки, флакони, туби тощо), назви виробника лікарського засобу, кількості, ціни та суми.

Для аналітичного обліку медикаментів матеріально відповідальними особами складу ведеться Книга складського обліку лікарських засобів та медичних виробів, форма якої наведена у додатку 1 до Методичних рекомендацій. Наведемо приклад заповнення цієї Книги на с. 16.

Матеріально відповідальна особа при прийманні медикаментів на склад обов’язково розписується на кожному з трьох примірників прибуткової накладної про їх отримання.

При цьому перший примірник прибуткової накладної передається до бухгалтерії, другий — залишається у матеріально відповідальної особи, третій — повертається постачальнику.

У подальшому медикаменти мають бути передані у відділення для використання. Старші медичні сестри кожного відділення визначають потребу в медикаментах та оформлюють накладні (вимоги), які виписуються ними у двох примірниках.

Відповідно до зазначеної потреби у накладних (вимогах) матеріально відповідальними особами складу здійснюється відпуск з проставлянням фактично відпущеної кількості за кожним найменуванням, ціни та суми, а також загальний підсумок за цим обліковим документом у гривнях з копійками. Форма такої накладної наведена у додатку 2 до Методичних рекомендацій. Наведемо приклад її заповнення на с. 18.

Матеріально відповідальною особою складу на підставі прибуткових накладних та видаткових накладних (вимог) проводяться записи до Реєстру отриманих прибуткових накладних та Реєстру виданих накладних (вимог). Форми цих реєстрів є додатками 3 і 4 до Методичних рекомендацій відповідно. Їх складають у двох примірниках та подають до бухгалтерської служби не пізніше першого числа місяця, наступного за звітним.

Один примірник реєстру з підшитими до нього накладними після перевірки правильності оформлення первинних документів залишається в бухгалтерії, другий — з відміткою бухгалтера про приймання повертається матеріально відповідальній особі складу.

Матеріально відповідальні особи складу не пізніше другого числа місяця, наступного за звітним, складають та подають до бухгалтерії Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів. Форма цього Звіту є додатком 6 до Методичних рекомендацій.

Облік медикаментів ведеться матеріально відповідальними особами відділень за найменуваннями за кожним лікарським засобом у кількісному вимірі. Як, правило, матеріально відповідальними особами у відділеннях є старша медична сестра та медичні сестри, які працюють на посту.

Матеріально відповідальні особи відділень повин­ні забезпечити умови зберігання медикаментів, своєчасне їх оприбуткування зі складу та видачу на пости. Крім того, матеріально відповідальні особи мають дотримуватись термінів складання звітності за отриманими зі складу, виданими на пости та використаними медикаментами, а також своєчасного подання відділеннями звітів до бухгалтерської служби закладу охорони здоров’я.

У кожному відділенні отримані зі складу запаси відображаються надходженням у Журналі обліку отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів, форма якого наведена у додатку 5 до Методичних рекомендацій.

Наведемо приклад заповнення цього Журналу, враховуючи всі вимоги до його заповнення, які визначені п. 3 розд. 3 Методичних рекомендацій (див. с. 19).

Старші медичні сестри відділень видають медикаменти на пости (у маніпуляційні кімнати), тобто для фактичного лікування хворих, відповідно до листків-призначень хворим.

Медичними сестрами постів ведеться Журнал обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами), форма якого є додатком 7 до Методичних рекомендацій.

При цьому медичні сестри постів (маніпуляційних кімнат) не пізніше першого числа місяця, наступного за звітним, на підставі даних, зазначених у цьому Журналі, складають Звіт про надходження і використання лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами), форма якого є додатком 88 до Методичних рекомендацій, та подають головній (старшій) медичній сестрі відділення.

Наведемо приклад складання Журналу обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами) на с. 20 — 21 та зазначимо, що підсумкові дані цього Журналу відображаються у Журналі обліку відділеннями отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів, приклад заповнення якого наведено на с. 19.

У свою чергу матеріально відповідальні особи відділень не пізніше другого числа місяця, наступного за звітним, складають та подають до бухгалтерської служби закладу охорони здоров’я Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів.

Зазначимо, що цей Звіт складається на підставі даних про надходження медикаментів, а також на підставі звітів медичних сестер, що працюють на постах (у маніпуляційних кімнатах) про фактичне використання медикаментів.

Також нагадаємо, що фактичне використання медикаментів обов’язково повинно підтверджуватись записами в листку лікарських призначень. Він є оперативним документом для реєстрації режиму перебування хворого в стаціонарі, призначеного йому дієтичного харчування, методів обстеження, медикаментозного лікування, фізіотерапевтичних та психотерапевтичних процедур.

Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону про бухоблік підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Бухгалтерський облік медикаментів здійснюється з дотриманням єдиних методологічних засад, встановлених Законом про бухоблік, з урахуванням особливостей діяльності закладу охорони здоров’я. Також слід керуватись Положенням № 947 та наказом № 611.

Бухгалтерія має вести бухоблік медикаментів в кількісному та вартісному вимірі у гривнях з копійками за найменуваннями та в розрізі матеріально відповідальних осіб.

Відмітимо, що заклади охорони здоров’я мають право самостійно обирати метод списання. При цьому для одного і того ж виду медикаментів, що мають однакове призначення та однакові умови використання, не можуть застосовуватися різні методи списання.

Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) медикаментів, не зараховуються до їх вартості, а відносяться на фактичні видатки бюджетної установи за КЕКВ, що призначений для придбання цих запасів, або відносяться до податкового кредиту (п. 1 розд. VI Методичних рекомендацій).

Нагадаємо, що згідно з Інструкцією № 333 заклади охорони здоров’я придбавають медикаменти за КЕКВ 2220 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали».

Зупинимось на принципах списання медикаментів, визначених Методичними рекомендаціями.

Так, списання використаних медикаментів може здійснюватись бухгалтерією за балансовою вартістю чи середньозваженою собівартістю згідно із звітами про фактичне використання, які складаються матеріально відповідальними особами. Про ці звіти йшлось вище за текстом.

На кінець місяця за кожним найменуванням виводяться залишки цих запасів за кількістю та сумою.

При цьому у разі застосування методу списання за балансовою вартістю медикаменти списуються за вартістю, відображеною у бухгалтерському обліку.

При застосуванні методу списання за середньозваженою собівартістю списання здійснюється за розрахунком, що визначається за кожним видом подібних запасів. Так, сумарна вартість залишку на початок звітного періоду та вартість одержаних у звітному місяці медикаментів ділиться на сумарну кількість цих запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів.

Цей метод застосовується у разі наявності значної кількості однотипних медикаментів, придбаних за різними цінами, та обчислюється на періодичній основі або при отриманні кожної партії медикаментів.

На підставі звітів матеріально відповідальних осіб складу та відділень про надходження і використання медикаментів бухгалтерією за відповідними бухгалтерськими рахунками ведеться накопичувальна відомість.

Нагадаємо, що для обліку операцій про витрачання медикаментів застосовується меморіальний ордер № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів».

Записи за дебетом субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками, здійснюються в розрізі кодів економічної класифікації видатків.

Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.

Медикаменти, компоненти, бактерицидні препарати, дезінфекційні засоби, сироватки, вакцини, кров, плівка для рентгенівських знімків, матеріали для проведення аналізів та перев’язувальні засоби, дрібний медичний інвентар (термометри, ланцети, пінцети, голки тощо) установ відповідно до наказу № 611 обліковуються на субрахунку 233 «Медикаменти і перев’язувальні засоби».

Розглянемо основні бухгалтерські проводки, пов’язані з придбанням та використанням медикаментів на умовному прикладі.

Приклад. Лікарня в жовтні 2014 року придбала інсулін для хворих на цукровий діабет на умовах попередньої оплати на загальну суму 10500 грн. (у тому числі ПДВ — 1750 грн.). Крім того, лікарнею були придбані інші медикаменти з оплатою після їх отримання на загальну суму 15900 грн. (у тому числі ПДВ — 2650 грн.). Також у жовтні лікарня отримала благодійну допомогу у вигляді медикаментів на загальну суму 5300 грн. (без ПДВ).

Аналітичний облік медикаментів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду або отриманих шляхом централізованого постачання на виконання державних цільових програм та заходів програмного характеру ведеться за тими самими обліковими регістрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

Звернемо увагу на те, що згідно з п. 11 Методичних рекомендацій медикаменти, придбані головним розпорядником коштів державного (місцевого) бюджету за рахунок видатків на централізовані заходи відповідно до програмних документів економічного та соціального розвитку, державних цільових програм, можуть бути передані закладам охорони здоров’я, які утримуються з інших місцевих бюджетів, з віднесенням отриманих запасів до другої підгрупи другої групи власних надходжень.

При цьому зауважимо, що таке було можливо і раніше, оскільки п. 3 ст. 85 БКУ визначено, що товари (роботи, послуги), придбані головним розпорядником коштів державного бюджету (місцевих бюджетів) за рахунок видатків на централізовані заходи відповідно до програмних документів економічного та соціального розвитку, державних цільових програм, можуть бути передані бюджетним установам, які утримуються з інших місцевих бюджетів.

У разі ж отримання медикаментів у межах головного розпорядника бюджетних коштів, у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності такі операції відображаються як розрахунки з внутрішньовідомчої передачі майна.

Облік медикаментів, отриманих як гуманітарна чи благодійна допомога, гранди, дарунки, пожертви, ведеться у загальному порядку, але окремо від запасів, придбаних за рахунок коштів загального або спеціального фондів кошторису доходів та видатків. Облік таких медикаментів слід вести відповідно до вимог Порядку № 1295 та Порядку № 1222.

З періодичністю, визначеною законодавством, закладами охорони здоров’я проводиться інвентаризація медикаментів (п. 5 Методичних рекомендацій).

Так, у п.п. 1.9 п. 1 Інструкції № 90 наведені випадки обов’язкового проведення інвентаризації.

Також відмітимо, що інвентаризація спирту згідно з п.п. 1.5.9 п. 1 Інструкції № 90 має проводитись не менше одно разу на квартал.

Виявлені при інвентаризації лишки медикаментів підлягають оприбуткуванню та зарахуванню на збільшення доходів за спеціальним фондом з подальшим встановленням причин виникнення лишків.

Стягнення сум з винних осіб, заподіяних крадіжкою, нестачею або втратою, здійснюється відповідно до Порядку № 116.

За результатами інвентаризації допускається регулювання інвентаризаційних різниць.

Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортування може бути допущено тільки щодо матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворилися за один і той же період, який перевіряється, та в однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи, котра перевіряється.

Лишки та нестачі медикаментів, виявлених під час інвентаризації, відображаються бухгалтерськими проводками згідно з вимогами наказу № 611.

При цьому нестачі медикаментів у межах норм природних втрат, виявлені в результаті інвентаризації, підлягають списанню за розпорядженням керівника у такому порядку:

— придбані в поточному році — на фактичні видатки;

— придбані в минулому році — на фінансові результати.

Як зазначено у п. 4 розд. V Методичних рекомендацій, списані лікарські засоби та медичні вироби з терміном придатності, що минув, підлягають вилученню з обігу відповідно до Порядку № 809 та Правил № 349.

Слід звернути увагу на те, що наявність в обігу неякісних або фальсифікованих лікарських засобів, уключаючи ті, термін придатності яких закінчився, установлюється органами державного контролю лікарських засобів та посадовими (уповноваженими) особами суб’єктів господарювання у сфері обігу лікарських засобів. Факт наявності неякісних лікарських засобів фіксується актом.

Як визначено у Правилах № 349, порядок проведення, вибір методу знищення лікарських засобів, які не відповідають вимогам, установленим аналітично-нормативною документацією, визначаються відповідно до вимог, передбачених державними санітарними нормами, з урахуванням їх небезпечності для здоров’я населення та навколишнього середовища.

Відходи лікарських засобів вилучаються з обігу шляхом їх повернення суб’єкту господарювання (постачальнику або виробнику), зазначеному в рішенні або приписі органів державного конт­ролю лікарських засобів про вилучення лікарського засобу з обігу. Суб’єкт господарювання, який відповідно до рішення про вилучення лікарського засобу з обігу отримує відходи лікарських засобів, здійснює операції з їх утилізації або знищення за власний рахунок.

Факт знищення відходів лікарських засобів оформляється актом за зразком, наведеним у додатку до Правил № 349. Копія акта у двотижневий строк направляється до органу державного конт­ролю лікарських засобів, за рішенням якого лікарський засіб було вилучено з обігу.

Відповідно до п. 3.9 Правил № 349 лікарські засоби, що належать до отруйних речовин, у тому числі продукти біотехнології та біологічні агенти (вакцини, сироватки), антибіотики, знищуються у спеціально відведених місцях чи на об’єктах поводження з відходами за умови дотримання санітарних норм і наявності дозволу органів державної санітарно-епідеміологічної служби, а також з дозволу спеціально вповноважених на те органів виконавчої влади відповідно до постанови № 440 та згідно з Правилами № 349.

Як бачите, шлях вилучення та знищення неякісних медикаментів досить складний, тому не радимо допускати таких випадків у діяльності вашого закладу.

БКУ — Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 р. № 2456-VI.

Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Постанова № 117 — постанова КМУ «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 23.04.2014 р. № 117.

Порядок № 1295 — Порядок розподілу товарів, отриманих як благодійна допомога, та контролю за цільовим розподілом благодійної допомоги у вигляді наданих послуг або виконання робіт, затверджений постановою КМУ від 17.08.98 р. № 1295.

Порядок № 1222 — Порядок отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров’я, соціального захисту, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування, затверджений постановою КМУ від 04.08.2000 р. № 1222.

Порядок № 116 — Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116.

Постанова № 440 — постанова КМУ «Про затвердження Порядку одержання дозволу на виробництво, зберігання, транспортування, використання, захоронення, знищення та утилізацію отруйних речовин, у тому числі продуктів біотехнології та інших біологічних агентів» від 20.06.95 р. № 440.

Наказ № 747 — наказ МОЗ СРСР «Про затвердження Інструкції з обліку медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров’я, що перебувають на Державному бюджеті СРСР» від 02.06.87 р. № 747.

Порядок № 809 — Порядок встановлення заборони (тимчасової заборони) та поновлення обігу лікарських засобів на території України, затверджений наказом МОЗ від 22.11.2011 р. № 809.

Правила № 349 — Правила проведення утилізації та знищення неякісних лікарських засобів, затверджені наказом МОЗ від 08.07.2004 р. № 349.

Інструкція № 333 — Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.

Інструкція № 90 — Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90.

Методичні рекомендації — Методичні рекомендації ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров’я, затверджені наказом МОЗ від 09.09.2014 р. № 635.

Положення № 947 — Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затверджене наказом Мінфіну від 14.11.2013 р. № 947.

Наказ № 611 — наказ Мінфіну «Про затвердження деяких нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку бюджетних установ» від 26.06.2013 р. № 611.

Наказ № 360 — наказ МОЗ «Про затвердження Правил виписування рецептів та вимог-замовлень на лікарські засоби і вироби медичного призначення, Порядку відпуску лікарських засобів і виробів медичного призначення з аптек та їх структурних підрозділів, Інструкції про порядок зберігання, обліку та знищення рецептурних бланків та вимог-замовлень» від 19.07.2005 р. № 360.

Порядок № 11 — Порядок обігу наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів у закладах охорони здоров’я України, затверджений наказом МОЗ від 21.01.2010 р. № 11.