Щодо обліку благодійної допомоги

За дорученням Міністра оборони України в Департаменті фінансів опрацьовано <…> звернення щодо вирішення актуальних проблем, пов’язаних із підвищенням ефективності роботи державних органів, а саме з питань обліку благодійної допомоги, яку отримують військові частини (установи) Збройних Сил України в натуральній формі.

Щодо порушених у зверненні питань повідом­ляється, що в Міністерстві оборони та військових частинах (установах) Збройних Сил операції з надходження та використання благодійної допомоги, у тому числі в натуральній формі, здійснюються та відображаються в обліку відповідно до вимог бюджетного законодавства України.

Із метою впорядкування процесу отримання, обліку та використання благодійної допомоги Департаментом фінансів надіслана у війська вказівка, копія якої додається.

Водночас звертається увага, що у <…> зверненні вже надані відповіді на поставлені запитання. Саме описаний <…> порядок обліку запасів, отриманих як благодійна допомога, застосовується у військових частинах та установах Збройних Сил України.

<…>

Департамент фінансів Міністерства оборони України

Аналіз пропозицій та звернень щодо внесення змін до кошторисів за спеціальним фондом свідчить про наявність проблемних питань в обліку та використанні коштів і майна, отриманих від юридичних та фізичних осіб як допомога Збройним Силам.

Порядок обліку та використання благодійної допомоги, у тому числі в натуральній формі, визначено Положенням про облік та використання коштів спеціального фонду державного бюджету в Міністерстві оборони (наказ Міністерства оборони України від 10.10.2013 р. № 689).

Зокрема визначено таке:

І. У разі отримання благодійної допомоги в натуральній формі зазначені операції здійснюються в межах затверджених кошторисів за спеціальним фондом і відображаються в бухгалтерському обліку, а саме:

1. Безоплатно отримане майно приймається комісією, створеною наказом командира військової частини (керівника установи).

Комісія складає акт у двох примірниках: один — для сторони, яка передає майно, другий — для військової частини (установи). В акті обов’язково зазначаються дата і місце його складання, найменування, кількість та вартість одержаних матеріальних цінностей.

Окрім підписів членів комісії, акт повинен містити підпис матеріально відповідальної особи про прий­няття цінностей на відповідальне зберігання. Акт затверджується командиром військової частини (керівником установи).

Після оформлення акт разом із наявними первинними документами (накладні, рахунки-фактури тощо) та технічною документацією передається до фінансового органу військової частини (установи).

Командири військових частин, які не є розпорядниками бюджетних коштів, забезпечують своєчасне надання актів розпорядникам бюджетних коштів, до яких вони зараховані на фінансове забезпечення.

Отриманий фінансовим органом акт не пізніше наступного робочого дня відображається у бухгалтерському обліку військової частини (установи).

При цьому матеріальні цінності оприбутковуються на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні» Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 26.06.2013 р. № 611 (зі змінами), та у книгах (картках) аналітичного обліку в порядку, визначеному для відповідного виду майна (необоротні активи, малоцінні та швидкозношувані предмети, запаси).

Облік майна, отриманого як допомога Збройним Силам України, ведеться окремо від майна, придбаного за рахунок кошторису військової частини (установи) або отриманого в порядку централізованого постачання.

Відображені у бухгалтерському обліку акти не пізніше наступного робочого дня доводяться до начальників служб військової частини (установи) для здійснення записів у книгах матеріального обліку.

Начальники служб ставлять відмітки на актах про оприбуткування матеріальних цінностей в обліку служби.

2. Для внесення змін до кошторису військовою частиною в одноденний строк подаються забезпечувальному фінансовому органу та відповідальним виконавцям бюджетних підпрограм із супровідним листом:

заявка на кошти до кінця року (форма № 9/фс) за кодом надходжень спеціального фонду 250201 «Благодійні внески, гранти та дарунки»;

копії актів (наявних первинних документів).

3. Протягом одного робочого дня після затвердження забезпечувальним фінансовим органом (але не пізніше останнього робочого дня місяця) довідка про зміни до кошторису військова частина подає до Державної казначейської служби разом із відповідною довідкою про надходження у натуральній формі (додаток 34 до Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Міністерства фінансів від 24.12.2012 р. № 1407).

На підставі отриманої з Державної казначейської служби виписки фінансовим органом вносяться зміни до бухгалтерського обліку: складається бухгалтерська довідка про перенесення здійснених господарських операцій із позабалансового рахунка 02 «Активи на відповідальному зберіганні» на відповідні балансові рахунки (методом «сторно»).

Кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з оприбуткування майна, отриманого як допомога Збройним Силам України, додається.

ІІ. У разі отримання благодійної допомоги у грошовій формі:

1. Кошти, що надходять до військових частин готівкою, оприбутковуються у касі за прибутковими касовими ордерами та зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки (інші джерела власних надходжень бюджетних установ) в органах Державної казначейської служби. Використання отриманої готівки без зарахування на спеціальні реєстраційні рахунки не допускається.

Крім того, юридичні та фізичні особи можуть перераховувати кошти безпосередньо на спеціальні реєстраційні рахунки військових частин (установ).

2. Для внесення змін до кошторису військовою частиною в одноденний строк подаються забезпечувальному фінансовому органу та відповідальному виконавцю бюджетної підпрограми із супровідним листом:

заявка на кошти до кінця року (форма № 9/фс);

довідка про підтвердження надходжень до спеціального фонду;

детальний розрахунок потреби у коштах за бюджетною підпрограмою (форма № 1/фс).

При цьому необхідно забезпечити виконання вимог п. 49 постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 р. № 228 (з урахуванням змін) у частині виділення додаткових призначень тільки в разі, якщо фактичний обсяг надходжень (з урахуванням залишку на початок року) більший, ніж затверджені кошторисні призначення. Уточнений обсяг витрат повинен дорівнювати уточненому обсягу доходів та залишків коштів на початок року.

3. Використання отриманих коштів здійснюється в межах затвердженої забезпечувальним фінансовим органом кошторису (з урахуванням змін).

Ураховуючи викладене та з метою оперативного цільового використання отриманої благодійної допомоги, щоб уникнути бюджетних правопорушень у частині її відображення в бухгалтерському обліку, прошу:

1. Командирів військових частин (начальників установ):

організувати своєчасне та повне відображення в бухгалтерському обліку отриманої допомоги в натуральній формі;

організувати своєчасне подання забезпечувальному фінансовому органу та відповідальним виконавцям бюджетних підпрограм документів для внесення змін до кошторисів у частині використання благодійної допомоги:

у натуральній формі — в одноденний строк після затвердження відповідного акта;

у грошовій формі — в одноденний строк після її отримання;

забезпечити ефективне та цільове використання отриманої благодійної допомоги.

2. Відповідальним виконавцям бюджетних програм (підпрограм) усіх рівнів забезпечити:

контроль за напрямами використання у військах коштів, отриманих як допомога Збройним Силам, при цьому не допускати фінансування одних і тих самих заходів за рахунок різних джерел фінансування;

оперативну (протягом доби) розробку та подання в установленому порядку до Департаменту фінансів документів, що стосуються внесення змін до кошторису розпорядників коштів у частині використання благодійної допомоги (у тому числі в натуральній формі).

Коментар редакції

Знаєте, чим хороші інструкції для військових? У них завжди наведені чіткі рекомендації до дії і практично відсутні обтічні формулювання, що застосовуються законодавцями (наприклад, «відповідно до законодавства» або «згідно з установленим порядком» тощо).

Так і в листі, що коментується, Міноборони доволі лаконічно роз’яснило порядок документального оформлення, обліку та використання благодійної допомоги, яку отримують військові частини в натуральній формі.

А для того, щоб інформація про облік благодійної допомоги була для вас повною, рекомендуємо на додаток до листа, який коментується, ознайомитися з бухгалтерським обліком таких операцій. Цей спеціальний матеріал підготовлено бухгалтером військової частини та опубліковано на с. 15 цього номера газети.