Основні правила
Перш ніж перейти до розгляду практичних аспектів заповнення ТК, коротко нагадаємо основні правила.
Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника. Про це свідчить ст. 48 КЗпП. І це дійсно так, адже за записами в ТК обчислюють стаж, у тому числі спеціальний, за період до введення системи персоніфікованого обліку. ТК підтверджує досвід, кваліфікацію та право працівників на пільги при призначенні спеціальних пенсій, виплат за вислугу років тощо.
Діюча на сьогодні форма ТК затверджена постановою № 301. Проте багато працівників (старшого покоління) мають ТК раніше встановленого (до набуття чинності зазначеної постанови) зразка (1938 або 1974 року).
Увага! ТК старого зразка дійсні й обміну не підлягають.
При цьому вкладиш до ТК використовують вже нового формату, незалежно від форми самої ТК. На це вказує п. 3.3 Інструкції № 58.
Мова. ТК заповнюють одночасно українською і російською мовами — у відповідних розділах (п. 2.1 Інструкції № 58). Тобто всі записи в документі дублюються двома мовами. Так, якщо ви вписали на першій сторінці дані про працівника українською мовою, то на аналогічній сторінці під номером 33 мають бути записані такі ж дані на російській. Те ж стосується й інших сторінок та записів.
Чорнила. Записи в ТК уносять виключно ручкою: кульковою або з пером (хоча другий варіант маловірогідний, але «з пісні слів не викинеш») чорнилом синього, чорного або фіолетового кольору (абз. 3 п. 2.4 Інструкції № 58). Тобто електронне заповнення ТК із застосуванням сучасних технологій друку доки не використовується.
Дати. Іноді запитання виникають у дрібницях, наприклад, в якому форматі зазначати дати. Тут допоможе абз. 2 п. 2.4 Інструкції № 58: записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць — двозначними). Наприклад, якщо працівник або службовець прийнятий на роботу 5 лютого 2018 року, то в графі 2 ТК записується «05|02|2018».
Окрім відомостей про працівника (П. І. Б. і дати народження) і роботу (найменування установи, дати і запису про прийняття, переведення, звільнення, даних відповідних наказів) у ТК також можуть потрапити інші дані. Яку інформацію треба вносити до ТК, а якій там не місце — дивіться на рис. 1 і 2.
Рис. 1. Заповнення ТК: умови роботи
Рис. 2. Заповнення ТК: заохочення і стягнення
Далі розглянемо конкретні ситуації працевлаштування і заповнення ТК.
Печатка
Чи треба засвідчувати кожен запис про прийняття на роботу і звільнення печаткою установи?
В Інструкції № 58 описані випадки, коли записи в ТК слід засвідчити печаткою. Ми зібрали їх у таблицю:
| Записи в ТК, що засвідчуються печаткою | Норма Інструкції № 58 |
| На першій (титульній) сторінці ТК в установі, де її заводять | п. 2.12 |
| Виправлення прізвища, імені, по батькові, дати народження на першій (титульній) сторінці ТК | п. 2.13 |
| Запис про звільнення | абз. 3 п. 2.4 |
| Записи про нагородження та заохочення | абз. 3 п. 2.4 |
| Усі записи про роботу та нагороди, внесені до ТК за час роботи в цій установі, — при звільненні | абз. 1 п. 4.1 |
| Запис на першій сторінці дубліката ТК про його анулювання у разі, якщо поновився доступ до оригіналу ТК | абз. 3 п. 5.6 |
| Запис про виправлення неправильного або неточного запису в ТК, якщо установа, яка зробила такий запис, ліквідована | п. 2.8 |
Працівник-строковик
До установи для виконання громадських робіт приймається працівник за строковим трудовим договором на 4 дні. Чи треба заводити на нього ТК?
Згідно з абз. 2 п. 1.1 Інструкції № 58 і ст. 48 КЗпП ТК ведуться на усіх працівників, які працюють в установі, організації понад 5 днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Виходячи з цієї норми, доходимо висновку, що приймаючи працівника на 5 (включно) і менше днів вносити дані про таку роботу в ТК не потрібно. Отже, вимагати від працівника ТК не варто.
Зауважимо, приймаючи працівника за строковим трудовим договором на строк більше 5 днів, запис до ТК вноситься, але без вказівки строкового характеру трудового договору. Про це повинно бути зазначено в наказі про прийняття на роботу (див. схему на рис. 1).
Стажист
У бухгалтерії установи стажується студент ВНЗ. Чи треба вносити запис про це до його ТК?
Згідно з ч. 1 ст. 29 Закону про зайнятість у вільний від навчання час стажуються студенти ВНЗ та учні професійно-технічних навчальних закладів (ПТНЗ), які одночасно:
— отримали професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований працівник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст»;
— продовжують навчитися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні.
Відносини зі стажистом оформляються на підставі договору про стажування. Тільки-но він підписаний, керівник установи видає наказ про проходження стажування (п. 2.17 Інструкції № 58), а кадровик вносить відповідний запис до ТК студента/учня (абз. 5 ч. 1 ст. 29 Закону про зайнятість).
У ТК слід зазначити посаду, період і місце стажування (структурний підрозділ), спеціальність (кваліфікацію) або професію (кваліфікаційний рівень) стажиста. Якщо це перше місце роботи/стажування для студента і в нього ще немає ТК, то її треба завести. Зробити це слід не пізніше за тижневий строк з дня прийняття на стажування (п. 2.2 Інструкції № 58).
Як внести запис до ТК про проходження студентом/учнем стажування, див. на рис. 3.
Рис. 3. Порядок заповнення ТК при стажуванні
Сумісник
У нашій установі працює працівник-сумісник. Він хоче, щоб запис про його роботу за сумісництвом внесли до ТК. Хто повинен це зробити?
Через пряму норму з абз. 4 п. 1.1 Інструкції № 58 записів про роботу сумісників вносяться до ТК тільки за основним місцем роботи. Виняток становлять випадки, коли сумісник бажає внести відомості про роботу за сумісництвом до ТК.
Якщо це ваш внутрішній сумісник, ТК ведете ви, оскільки одночасно є й основним рободавцем. Запис про роботу за сумісництвом потрібно зробити на підставі внутрішніх документів, наприклад наказів про прийняття на посаду та звільнення з неї.
ТК зовнішнього сумісника ви вести не зобов’язані (вона знаходиться у роботодавця за основним місцем роботи). Але якщо такий працівник захоче, щоб запис про роботу за сумісництвом був у його ТК, потрібно видати йому довідку про роботу за сумісництвом (у довільній формі). Записи на підставі такої довідки вносить роботодавець за основним місцем роботи.
Увага! Запис про роботу за сумісництвом можна зробити одним рядком за увесь період роботи — датою звільнення: «Працювала за сумісництвом у Центральній районній лікарні № 15 на посаді медичної сестри з 25.05.2017 по 16.04.2018»
Для цього довідку зовнішньому сумісникові основний рободавець видає в день звільнення.
Як правильно заповнити ТК для зовнішнього і внутрішнього сумісника, показано на рис. 4 і 5.
Рис. 4. Порядок заповнення ТК при зовнішньому сумісництві
Рис. 5. Порядок заповнення ТК при внутрішньому сумісництві
Нагорода та заохочення
Учитель початкових класів нагороджений Почесною грамотою школи «За багаторічну добросовісну працю і високі досягнення у вихованні підростаючого покоління», а також нагрудним знаком «Василь Сухомлинський». Чи треба вносити вказані дані до ТК?
Так, потрібно. Тільки дані про грамоту і нагрудний знак слід унести до різних розділів ТК. Пояснимо чому.
Серед відомчих знаків МОН — нагрудний знак «Василь Сухомлинський» (п. 2 Положення № 1047). Ним відзначаються педагогічні та науково-педагогічні працівники, державні службовці, інші працівники сфери освіти, які внесли вагомий внесок у розвиток сфери освіти і науки, які мають стаж роботи у зазначеній сфері освіти не менше 10 років і вже нагороджені нагрудним знаком «Відмінник освіти», досягли видатних успіхів у виховній, навчальній, навчально-виховній, навчально-виробничій роботі, навчально-методичному забезпеченні загальної середньої і професійно-технічної освіти, розробці програм розвитку загальної середньої і професійно-технічної освіти, організації навчально-методичної і науково-методичної роботи, підготовці, перепідготовці та підвищенні кваліфікації педагогічних кадрів, розвитку педагогічної освіти, створенні високоякісного підручника і навчального посібника, впровадженні сучасного методу теорії і практики навчання і виховання, визначенні перспектив та напрямів розвитку загальної середньої та професійно-технічної освіти (п. 14 Положення № 1047).
При цьому п. 2.24 Інструкції № 58 свідчить:
— у розділі «Відомості про нагородження» ТК вносяться відомості про нагородження державними нагородами України і знаками відзнаки України;
— у розділі «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи в роботі. До того ж згідно з формою ТК у цьому розділі зазначають дані про заохочення, пов’язані з роботою в установі або організації.
З цього виходить, що запис про нагородження нагрудним знаком «Василь Сухомлинський» слід внести до розділу «Відомості про нагородження», а про вручену грамоту від школи — до розділу «Відомості про заохочення».
Увага! Записи про нагородження та заохочення засвідчуються печаткою установи.
Порядок внесення записів про заохочення та нагородження працівника наведено на рис. 6 і 7.
Рис. 6. Порядок заповнення ТК при заохоченні
Рис. 7. Порядок заповнення ТК при нагородженні
Нова кваліфікаційна категорія
Лікарю-неврологу дитячої поліклініки присвоєна І кваліфікаційна категорія. Чи потрібно вносити такий запис до ТК?
Згідно з п. 34 розд. «Професіонали» Довідника кваліфікаційних характеристик лікар-невролог дитячий I кваліфікаційної категорії повинен мати повну вищу освіту (спеціаліст, магістр) за напрямом підготовки «Медицина», спеціальності «Педіатрія»; спеціалізації за спеціальністю «Дитяча неврологія» (інтернатура, курси спеціалізації); підвищення кваліфікації (курси удосконалення, стажування, передатестаційні цикли тощо); сертифікат лікаря-спеціаліста та посвідчення про присвоєння (підтвердження) I кваліфікаційної категорії за цією спеціальністю, а також стаж роботи за фахом більше 7 років.
Кваліфікаційну категорію медпрацівникові присвоюють на підставі наказу керівника медустанови, виданої за результатами атестації.
В Інструкції № 58 прямо не сказано, що записи про присвоєння кваліфікаційної категорії треба вносити до ТК. Проте в п. 2.14 цього документа зазначено, що до ТК заноситься інформація про присвоєння працівникові нового розряду. Тому можна внести запис і про присвоєну кваліфікаційну категорію. Зайвою вона не буде.
Який запис треба зробити до ТК — див. на рис. 8.
Рис. 8. Порядок внесення до ТК запису про присвоєння кваліфікаційної категорії
Помилки, неточності, виправлення
Мабуть, найпоширеніше виправлення в ТК, з яким доводиться стикатися інспекторові з кадрів, — зміна прізвища при укладенні шлюбу. Як внести таке уточнення до «трудового документа» новоспеченої дружини (а може, й чоловіка) — розповімо далі.
Працівниця вийшла заміж і змінила прізвище. Як внести такі зміни до ТК?
У разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові п. 2.13 Інструкції № 58 зобов’язує роботодавця за останнім місцем роботи цього працівника внести відповідні коригування до його ТК.
На першій сторінці (титульному аркуші) ТК колишні дані працівника закреслюють однією рискою і вписують нові дані.
Увага! Колишні (закреслені) дані працівника повинні легко читатися. Тому заклеювати або замазувати їх коригувальною рідиною не можна.
На внутрішньому боці обкладинки проставляють посилання на документ, який є підставою для внесення змін (новий паспорт або свідоцтво про шлюб), зазначають його номер і дату видачі, а також найменування органу, який його видав. Цю інформацію засвідчує своїм підписом керівник установи або спеціально уповноважена ним особа (спеціаліст кадрової служби). Тут же проставляють печатку установи або відділу кадрів.
У такому ж порядку діють, якщо виявилось, що в ТК прізвище, ім’я, по батькові або дата народження працівника записані неправильно.
А ось якщо помилку припущено в розділі ТК з відомостями про роботу, що теж нерідко буває, їх треба виправляти зовсім іншим способом.
Важливо! У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про заохочення» і «Відомості про нагородження», на відміну від титульного аркуша, закреслення неточних та неправильних записів не допускаються.
У графі 3 розділу «Відомості про роботу» ТК запис не відповідає змісту наказу про прийняття на роботу: припустилися помилки в назві професії. Як це виправити?
Якщо треба поміняти неправильний запис про роботу, то її «анулюють» за допомогою такого формулювання: «Запис за № [такий-то] недійсний. Прийнятий на [таку] посаду» (п. 10 Інструкції № 58). При цьому дані наказу залишаються колишніми.
На рис. 9 наведено приклад виправлення такої помилки.
Рис. 9. Виправлення помилки в ТК
Як виправляти помилки, допущені в інших графах ТК, Інструкція № 58 не описує. Проте, керуючись принципом аналогії, ми вважаємо, що запис про недійсність у зазначеному вище форматі можна вносити у будь-якій ситуації.
Наприклад, якщо помилки припустилася в даті прийняття на роботу, на нашу думку, слід діяти так. Зазначте у графі 1 — черговий номер, що йде по порядку за номером останнього запису; у графі 2 — дату внесення виправлень (не плутайте з правильною датою прийняття на роботу); у графі 3 — «Запис за № 10 недійсний. Прийнято на посаду психолога 18.05.2017»; у графі 4 — дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого спочатку в ТК був зроблений запис (повторіть реквізити наказу з неправильного запису).
Вкладиш у ТК
До установи прийнятий новий працівник. Оскільки всі сторінки розділу «Відомості про роботу» його ТК заповнені, інспектор з кадрів уніс запис про прийняття на роботу до розділу «Відомості про нагородження». Чи не є це помилкою?
У розділі «Відомості про нагородження» ТК фіксують інформацію тільки про нагородження державними нагородами та знаками відзнаки України. Так передбачає п. 2.2 Інструкції № 58. Інші відомості, у тому числі про роботу, до цього розділу не вносять.
Якщо в «робочому» розділі ТК усі сторінки заповнені, її доповнюють вкладишем, а точніше, ушивають його в книжку. Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) ТК зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначають його серію і номер (пп. 3.1 і 3.2 Інструкції № 58).
Коли вносять відомості до відповідного розділу вкладиша, продовжують порядкову нумерацію записів ТК. Наприклад, якщо в розділі «Відомості про роботу» ТК останній порядковий номер 33, то в аналогічному розділі вкладиша перший запис має бути під номером 34.
А тепер повернемося до запису про роботу в розділі «Відомості про нагородження». Це є неточністю. Її треба виправити.
По-перше, до розділу «Відомості про нагородження» ТК слід внести «виправний» запис:
— у графі 1 проставте черговий номер, що йде по порядку за номером останнього (у цьому випадку — неправильного) запису;
— у графі 2 зазначте дату створення «виправного» запису;
— у графу 3 впишіть: «Запис за № [такий-то] недійсний, як внесений помилково до іншого розділу трудової книжки».
Щоправда, такий порядок прописаний п. 2.10 Інструкції № 58 для виправлення неточного, неправильного запису, внесеного до потрібного розділу ТК (неточний запис про роботу в розділі «Відомості про роботу»). Але, вважаємо, що для описаної ситуації його теж можна використати, оскільки іншого не передбачено.
На цьому, мабуть, завершимо розбирати ситуації з ТК. Якщо ви не знайшли відповідь на своє запитання, надсилайте його до нашої редакції, і ми із задоволенням оперативно надамо відповідь на нього.
Нормативні документи і скорочення
КЗпП — Кодекс законів про працю від 10.12.71 р. № 322-VIII.
Закон про зайнятість — Закон України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 р. № 5067-VI.
Інструкція № 58 — Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58.
Положення № 1047 — Положення про відомчі нагороди Міністерства освіти і науки України, затверджене наказом МОН від 30.07.2013 р. № 1047.
Постанова № 301 — постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301.
Довідник кваліфікаційних характеристик — Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 78, затверджений наказом МОЗ від 29.03.2002 р. № 117.
ТК — трудова книжка.
