Раніше ми з’ясували, що на нас із вами чекає реформа обліку трудових відносин. Її метою є включення даних про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб. І одним із інструментів є трансформація паперових трудових книжок (ТК) в електронні. Детальніше про законодавчу ініціативу читайте у статті «Електронний облік трудового стажу: що день прийдешній нам готує» цього номера.
Як проходить трансформація ТК? Через подання сканованих копій паперових ТК до ПФУ. Робити це потрібно через Портал електронних послуг ПФУ (далі — Портал) за посиланням: portal.pfu.gov.ua.
На головній сторінці є демо-версії послуг.
Але для їх отримання необхідно увійти до особистого кабінету.
Для цього є декілька варіантів (див. рис. 1). Наприклад, із використанням Електронного цифрового підпису (ЕЦП). Добре, що сьогодні існує багато «місць» для його отримання: акредитаційні центри Державної податкової служби, банків, сервіс «Дія» та інші надавачі електронних довірчих послуг.
Рис. 1. Способи входу у систему Порталу
Або ще простіше — засобами Інтегрованої системи електронної ідентифікації (GOV ID). Для цього варіанта не потрібен ЕЦП. І він буде зручний для клієнтів банків. Ідентифікація проходить через «ваш» банк. До того ж перелік банків досить великий: ПриватБанк, Ощадбанк, Монобанк тощо.
Вхід до Порталу доступний як для фізичних осіб, так і для юридичних. Звичайно, інформація та функціонал відрізняються. Однак оцифрувати паперові ТК може і роботодавець (страхувальник), і сам працівник (застрахована особа).
ВАЖЛИВО!
Подати скан-копії паперових ТК може як роботодавець, так і сам працівник.
Сьогодні немає обов’язку завантажувати скан-копії ТК. Проте ПФУ може попросити роботодавця це зробити. Насамперед на тих працівників, які набувають права на призначення пенсії за віком.
Технічна можливість на Порталі для цього є. Розглянемо можливості з обох сторін медалі: і зі сторони працівника, і зі сторони роботодавця.
Фізична особа — працівник
Працівник, зайшовши до особистого кабінету на Порталі, може побачити багато цікавої інформації про себе, наприклад, зарплату по роках, місяцях та страхувальниках, страховий стаж. Але детальніше зупинимось на електронній ТК.
У лівій частині інтерфейсу Порталу є відповідна вкладка «Електронна трудова книжка» (див. рис. 2). Там зберігається наявна інформація про прийняття та звільнення з роботи у того чи іншого роботодавця. Зверніть увагу: Портал містить дані починаючи із 1998 року. І показує їх станом на поточну дату.
Рис. 2. Електронна ТК
При цьому у більшості працівників записи у полях з посадою та підставою прийняття/звільнення ще відсутні. Цей недолік покликана виправити реформа електронного обліку трудової діяльності. Інструмент — скан-копії паперових ТК. Коли такі копії потраплять до системи, вони будуть знаходитись у вкладці «Скан-копії трудової книжки» у форматі PDF-файла (див. рис. 3).
Рис. 3. Скан-копії ТК
Як же скан-копії потраплять до системи електронного обліку трудової діяльності? Також через Портал. А саме через вкладку «Відомості про трудові відносини» підрозділу «Комунікації з ПФУ». Натиснувши на неї, ви отримаєте застереження від ПФУ з детальною інструкцією та вимогами: від підготовки документа (розмір, формат тощо) до отримання результату. Далі вже відкриється поле введення даних та завантаження документів (див. рис. 4).
Рис. 4. Завантаження скан-копії документів про трудову діяльність
До речі, тут можна подати не тільки ТК або документи про стаж, а й інші документи: військовий квиток, диплом (свідоцтво, атестат), довідку про облік суб’єктом підприємницької діяльності, довідку про роботу науковим співробітником, свідоцтво про народження дитини тощо. Необхідний документ слід обрати у випадаючому списку кнопки «Додати файл» розділу «Скан-копії документів» (див. рис. 4).
Також передбачена можливість вносити окремі записи про трудову діяльність через кнопку «Додати запис» (див. рис. 4): період роботи за основним місцем чи за сумісництвом, строкової військової служби, догляду за дитиною до 3 років, повідомлення про присвоєння рангу, атестацію робочого місця тощо (див. рис. 5).
Рис. 5. Додавання запису про трудову діяльність
Юридична особа — роботодавець
Тепер переходимо до можливостей, які відкриває Портал перед юридичною особою (він же роботодавець, він же страхувальник). Серед них, наприклад, звітні відомості страхувальника: по місяцях кожного року можна простежити, чи всі звіти з ЄСВ подані вчасно, оброблені та прийняті до Реєстру застрахованих осіб.
Але все ж таки детально розглянемо, як роботодавець вносить дані про трудову діяльність своїх працівників до системи електронного обліку.
Роботодавець подає скан-копії ТК через вкладку «Відомості про трудові відносини робітника» підрозділу «Комунікації з ПФУ» (див. рис. 6).
Рис. 6. Завантаження відомостей про трудову діяльність працівників
Перейшовши сюди, ви також отримаєте аналогічну інструкцію з підготовки та завантаження даних, як і у випадку із завантаженням скан-копій працівником.
Далі завантаження відомостей про трудову діяльність працівників відбувається у 3 кроки:
Заповнюємо загальні дані конкретного працівника.
Тиснемо «Продовжити».
Вносимо записи документів про трудову діяльність працівника, завантажуємо скан-копії. Для цього відкриється аналогічне віконце, як і у випадку із самостійним завантаженням даних працівником (див. рис. 4 та 5).
УВАГА!
При завантаженні файлів роботодавцем потрібно також додати скан-копію згоди працівника на обробку його персональних даних.
У випадку, коли працівник сам вносить дані про свою роботу через Портал, він дає згоду, проставивши «галочку» у відповідному полі загальних даних (див. рис. 4).
На цьому будемо закінчувати нашу невеличку екскурсію простором Порталу.
Зауважимо, що технічний потенціал цього ресурсу постійно оновлюють та доопрацьовують. Тож ми будемо слідкувати за новаціями, які у майбутньому з’являться на Порталі та полегшать (сподіваємось на це) наше з вами життя.
