Видаємо МШП працівникам: як оформити?
Операції з МШП, як і з будь-якими іншими запасами, слід оформляти за типовими формами, затвердженими наказом № 431*. Детально про ці форми первинки ми розповідали в матеріалі «Застосовуємо нові форми для обліку запасів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 4).
Розглянемо порядок документального оформлення видачі МШП працівникам та списання таких цінностей з балансу установи покроково.
Крок 1. Видача працівникам
Будь-яку видачу МШП зі складу в експлуатацію оформлюємо первинними документами. Причому на цей факт абсолютно не впливає мета, на яку видаємо МШП: для господарчих потреб, проведення ремонту тощо.
Таку операцію слід оформляти накладною (вимогою) за типовою формою, затвердженою наказом № 431. Окрім того, часто-густо видачу МШП оформляють роздавальною відомістю (довільної форми). Такий документ використовують у разі, якщо видають у використання МШП кільком працівникам з певною періодичністю (наприклад, рукавички, ганчір’я, миючі засоби прибиральницям).
Але майте на увазі: оформлення накладної є обов’язковим, на відміну від роздавальної відомості.
Крок 2. Списання з балансу
А ось для того, щоб списати вартість виданих в експлуатацію МШП, необхідно обов’язково оформити Акт списання запасів. Такий документ складають комісійно за типовою формою, затвердженою наказом № 431.
Тож саме комісія зазначає основну інформацію про запаси, які підлягають списанню: їх кількість та вартість, загальну суму та підстави для списання.
Отже, для списання виданих в експлуатацію МШП лише накладної (вимоги) чи роздавальної відомості недостатньо. Без вищезазначеного акта у цьому разі не обійтися.
Також нагадаємо: вартість виданих МШП списуємо на витрати звітного періоду. Причому такий порядок списання — єдиний для всіх видів запасів.
Крок 3. Організація оперативного обліку
А тепер найцікавіше. Так, після передачі МШП в експлуатацію їх вартість виключаємо зі складу активів (списуємо з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації та відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання.
Саме таким є припис п. 37 розд. ІІ Методрекомендацій № 11*. Однак порядок ведення такого оперативного обліку МШП не визначено жодним нормативним документом.
ЦІННА ПОРАДА
Правильно організувати кількісний облік МШП вам допоможе бухгалтерська програма FIT-Бюджет*
* Більше інформації про цю бухгалтерську програму див. за посиланням: fit.com.ua.
Власне, кожна бюджетна установа має право самостійно визначити порядок ведення оперативного кількісного обліку МШП після їх видачі в експлуатацію. Але не забудьте це чітко прописати в наказі про організацію бухобліку вашої установи. Зокрема, у наказі слід визначити:
1) порядок ведення оперативного обліку. У окремому додатку до зазначеного наказу слід навести форму регістру для оперативного кількісного обліку МШП. Для цього за основу форму можна взяти форму Книги складського обліку запасів. Наприклад, це може бути Книга оперативного обліку МШП.
Таку Книгу можна вести за видами МШП або у розрізі працівників, на яких покладено ведення оперативного обліку МШП.
У цьому регістрі слід зазначати, коли, кому та на підставі якого документа було видано МШП, кількість виданих в експлуатацію та списаних з оперативного обліку через непридатність (псування тощо) МШП, а також їх залишок у використанні.
І пам’ятайте головне: оперативний облік МШП ведеться виключно у натуральному вимірнику. Тобто у Книзі оперативного обліку МШП будуть лише кількісні показники, без сум;
2) відповідальних осіб за ведення оперативного обліку. Це може бути завгосп або інша особа, призначена керівником установи;
3) види (групи) МШП, які підлягають такому обліку.
Наприклад, облік МШП можна організувати за такими групами:
— інструменти і пристрої загального призначення;
— господарський інвентар;
— спеціальний одяг, спеціальне взуття;
— господарські матеріали;
— інші МШП.
ВИСНОВКИ
- При передачі (видачі) МШП в експлуатацію складаємо накладну (вимогу) або інший документ
- Списання вартості МШП, переданих в експлуатацію, оформлюємо Актом списання запасів
- Після передачі МШП в експлуатацію організовуємо оперативний кількісний облік МШП за місцями їх експлуатації та відповідальними особами.