Обґрунтування для укладення прямого договору: коли та як складати?

Закупівлі від 50 тис. грн: коли потрібне обґрунтування?

Замовники мають складати та оприлюднювати в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ) обґрунтування підстав для здійснення закупівель у таких випадках:

1) якщо замовник здійснює закупівлі товарів, робіт та послуг на суму від 50 тис. грн (включно) відповідно до п. 9 постанови № 1178*.

* Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178.

При цьому замовники керуються зазначеним пунктом постанови № 1178 та укладають прямі договори без жодних вартісних обмежень у разі використання бюджетних коштів на певні потреби. Зокрема, йдеться про задоволення нагальних потреб функціонування держави в умовах воєнного стану, для ліквідації наслідків бойових дій в умовах воєнного стану.

Власне, випадки, коли замовники здійснюють закупівлі товарів, робіт та послуг згідно з п. 9 постанови № 1178, визначено безпосередньо в цьому пункті. Також передбачено законодавчі підстави для виділення коштів замовникам на відповідні потреби;

2) якщо замовник укладає прямий договір із закупівлі товарів, робіт та послуг, вартість яких перевищує порогові обмеження. Маємо на увазі випадки, коли замовник здійснює придбання товарів та послуг вартістю понад 100 тис. грн, послуг з поточного ремонту — понад 200 тис. грн та робіт — понад 1,5 млн грн без застосування відкритих торгів та/або е-каталогу. Вичерпний перелік таких випадків наведено в п. 13 постанови № 1178.

Таким чином, необхідність оприлюднювати обґрунтування стосується лише закупівель, які замовники здійснюють згідно з пп. 9 та 13 постанови № 1178. На цьому наголосив Мінекономіки у своєму листі*.

* Лист Мінекономіки «Щодо внесення змін до особливостей здійснення публічних закупівель на період дії правового режиму воєнного стану та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» від 19.09.2023 № 3323-04/50098-06.

З огляду на вищезазначене, якщо установа здійснює закупівлю будь-яких товарів (у т. ч. продуктів харчування), робіт чи послуг вартістю від 50 тис. грн на інших підставах, ніж передбачені пп. 9 та 13 постанови № 1178, складати та оприлюднювати обґрунтування для укладання прямого договору вона НЕ повинна.

Обґрунтування: вимоги щодо форми та змісту

Річ в тім, що в тексті постанови № 1178 відсутні будь-які вимоги щодо форми та змісту обґрунтування для укладання прямого договору. Звісно, це викликало безліч запитань у замовників.

Водночас, із огляду на пояснення фахівців Мінекономіки, наведені у вищезгаданому листі, можна зробити певні висновки про вимоги щодо форми та змісту такого обґрунтування. Далі пояснимо детальніше, що й до чого.

Хто складає?

Такий документ може підготувати як уповноважена особа, так й інша службова особа замовника, наприклад представник структурного підрозділу, який є ініціатором такої закупівлі, тощо.

Власне, це залежить від того, хто у вашій установі займається підготовкою таких документів та як організований внутрішній документообіг між підрозділами установи.

Та у будь-якому разі, навіть якщо такі обов’язки покладено на уповноважену особу, вона не повинна виконувати це завдання самостійно. Зокрема, серед іншого, вона має право вимагати та отримувати від службових осіб і підрозділів замовника інформацію та документи, необхідні для виконання завдань (функцій), пов’язаних з організацією та проведенням процедур закупівель.

Тож якщо обґрунтування складатиме все-таки уповноважена особа, для правильного оформлення такого документа вона має повне право отримати вичерпну та достовірну інформацію від інших працівників установи.

Хто затверджує?

Постановою № 1178 передбачено, що обґрунтування складають у формі розпорядчого рішення замовника або іншого документа. Це означає, що такий документ може бути оформлений як наказ, рішення чи розпорядження керівника замовника.

Крім того, такий документ має бути погоджений або затверджений керівником або особою, визначеною керівником для вчинення відповідних дій.

Отже, для надання законної сили обґрунтуванню достатньо, щоб у шапці такого документа було зазначено: «затверджено» або «погоджено» керівником замовника.

Які вимоги до змісту?

Стосовно цього Мінекономіки у листі зазначив, що замовник самостійно визначає зміст обґрунтування. Такий документ може містити, зокрема, посилання на законодавство, нормативні акти, умови або обставини, причини, які зумовлюють необхідність у закупівлі шляхом укладання прямого договору відповідно до пп. 9 та 13 постанови № 1178 (ср. ).

Тому у переважній більшості випадків під час складання основної частини такого обґрунтування уповноваженій особі доведеться орієнтуватись на протокол проведення закупівлі відповідно до п. 13 постанови № 1178.

А ось у частині оформлення обґрунтування замовникам слід керуватися Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Чому саме цим документом? Бо ним установлено єдині вимоги до створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.

Коли оприлюднювати обґрунтування?

Замовник має оприлюднити обґрунтування одночасно зі звітом про договір про закупівлю, укладеним без використання ЕСЗ. Це підтвердив Мінекономіки у своєму листі.

Тобто замовник у разі укладання прямого договору згідно з пп. 9 та 13 постанови № 1178 повинен оприлюднити:

— звіт про договір про закупівлю, укладений без використання ЕСЗ;

— договір про закупівлю та всі додатки до нього;

— обґрунтування підстав для укладання прямого договору відповідно до п. 13 постанови № 1178.

Нагадаємо: строк оприлюднення такого звіту — 10 робочих днів з дня укладання договору. Відповідно під час оприлюднення решти документів в ЕСЗ замовник має дотримуватись цього ж строку.