Витрати на оренду житла для відряджених: як відшкодувати?

* Постанова КМУ «Деякі питання відшкодування витрат на відрядження в межах України державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, в умовах воєнного стану» від 21.03.2022 № 345.

** Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

В яку чергу здійснити видатки?

У період дії воєнного стану насамперед слід з’ясувати, в яку саме чергу можливо здійснити ті чи інші видатки. З цією метою необхідно звернутися до норм Порядку № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

Першочерговими незмінно залишаються видатки на національну безпеку та оборону. Тоді як переважна більшість видатків проводиться у другу чергу. Коло таких видатків окреслено у п. 19 Порядку № 590.

Це чітко передбачено п. 19 Порядку № 590. Отже, проблем зі здійсненням видатків на відрядження не буде.

Також нагадаємо, що видатки на оплату будь-яких товарів, робіт та послуг можливо здійснити за умови їх закупівлі в межах реалізації проєктів, виконання програм допомоги за підтримки ЄС, урядів іноземних держав, іноземних фінансових та донорських установ і міжнародних фінорганізацій, у т. ч. на умовах співфінансування.

Граничні норми витрат на найм житла у відрядженні

У питаннях направлення працівників у відрядження та компенсації здійснених під час відрядження витрат передусім слід керуватися Інструкцією № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Так, згідно з п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59 відрядженому працівникові можливо відшкодувати витрати на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на проживання витрат за користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.

При цьому, як випливає з п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59, такі витрати можуть бути відшкодовані за наявності підтвердних документів та в межах граничних сум витрат, визначених постановою № 98.

Наразі гранична сума витрат на оренду житла для відряджених у межах України відповідно до постанови № 98 становить 900 грн.

Крім того, відрядженому працівникові понад установлені суми компенсації витрат відшкодовуються також витрати на оплату ПДВ за найм житлового приміщення згідно з підтвердними документами в оригіналі.

Це передбачено п. 8 розд. ІІ Інструкції № 59.

Також додаткове відшкодування витрат на ПДВ у разі оренди житла під час відрядження передбачено п. 1 прим. 1 додатка 1 до постанови № 98.

Витрати понад граничну суму: як обчислити правильно?

Витрати понад граничні суми витрат на найм житлового приміщення відшкодовуються з дозволу керівника згідно з підтвердними документами. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами. Таким є припис п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59. Аналогічну за змістом норму містить і у п. 9 постанови № 98.

Якщо ж ідеться про відрядження безпосередньо керівника, то він особисто вирішує питання щодо відшкодування своїх витрат на найм житлових приміщень, які перевищують граничні суми витрат, затверджені постановою № 98. Це передбачено п. 7 розд. ІІ Інструкції № 59.

Водночас на період дії воєнного стану постановою № 345 встановлено окреме обмеження такого відшкодування.

Зокрема, в умовах воєнного стану відшкодування фактичних витрат, які перевищують граничну суму витрат на найм житла за добу, здійснюється з дозволу керівника згідно з підтвердними документами та не може перевищувати 1800 грн (без урахування витрат на оплату ПДВ).

З огляду на це, а також ураховуючи норми про додаткове відшкодування ПДВ, вважаємо за необхідне в цьому разі відшкодувати працівникові ПДВ додатково. І саме це мали на увазі урядовці.

Отже, якщо вартість проживання становить, наприклад, 1800 грн + 126 грн ПДВ, то працівникові можливо відшкодувати за найм житла 1926 грн (1800 грн + 126 грн).

Та як бути, якщо вартість проживання становить, скажімо, 2140 грн (в т. ч. ПДВ 140 грн)? Вважаємо, що в цьому разі ПДВ слід відшкодовувати пропорційно граничній нормі витрат — 1800 грн. Тобто за таких умов відряджений працівник може отримати 1800 грн за проживання + 126 грн ПДВ. Решту ж видатків на найм житла (200 грн + 14 грн ПДВ) відрядженому працівникові доведеться оплатити з власної кишені.