Правила побудови стандартних звітів в «1С:Бухгалтерії 7.7»

Правила побудови стандартних звітів в «1С:Бухгалтерії 7.7»

Стандартні звіти — основний інструмент бухгалтера, його «очі й вуха». За допомогою стандартних звітів бухгалтер отримує з інформаційної бази (ІБ) відомості про поточний фінансово-господарський стан підприємства, шукає помилки, готує звітність для подання до різних органів. Цю статтю присвячено стандартним звітам, також у ній висвітлюється механізм бухгалтерських підсумків, задіяний при їх побудові. Мабуть, щось із того, що тут викладено, ви знаєте добре і часто застосовуєте на практиці, а щось — більш поверхнево. Водночас розуміння та застосування описаних тут інструментів набагато полегшує аналіз даних обліку і, як наслідок, складання регламентованої звітності. Тому під кінець року ми й вирішили звернутися до такої важливої теми.

Сергій КАМЕНСЬКИЙ, консультант «Б & К» 

Загалом звіти в «1С:Бухгалтерії» поділяються на стандартні, спеціальні та регламентовані. Стандартні звіти, як уже зазначалося, є основним інструментом бухгалтера — до них він звертається майже щодня. Це різні оборотно-сальдові відомості та картки рахунків, субконто. Спеціальні звіти — це касова книга, реєстри податкових накладних, книга доходів і витрат малого підприємства на єдиному податку. Нарешті, регламентовані звіти — це форми фінансової, податкової та статистичної звітності, що встановлюються нормативними документами і досить часто змінюються.

У цій статті йтиметься виключно про стандартні звіти, адже без них неможлива щоденна бухгалтерська робота. Не випадково кнопки для побудови більшості стандартних звітів винесено на панель інструментів головного вікна програми. Стандартний звіт можна роздрукувати, але роблять це рідко. Потрібно звикати сприймати інформацію з екрана.

Але перш ніж безпосередньо розповідати про звіти, ми пригадаємо основні принципи механізму бухгалтерських підсумків, на якому базується складання звітів.

Що потрібно пам’ятати про бухгалтерські підсумки

На сторінках «Б & К» уже розповідалося, що всі бухгалтерські програми можна поділити на дві групи: ті, що зберігають в ІБ лише проводки, та ті, які разом із проводками зберігають ще й підсумкові дані по рахунках. Ведення обліку в програмах першої групи нагадує пріснопам’ятну меморіально-ордерну форму рахівництва. Щоб побудувати звіт, потрібно проаналізувати всі зафіксовані в меморіальних ордерах проводки. Для побудови нового звіту доводиться виконувати цю операцію наново.

«1С:Бухгалтерія» належить до другої групи програм. В її ІБ зберігається інформація не лише про документи, операції та здійснені ними проводки, а й бухгалтерські підсумки — сальдо й обороти по рахунках і субконто. У цьому «1С:Бухгалтерія» нагадує журнально-ордерну форму рахівництва.

При обліку вручну в журналах-ордерах і відомостях щодня підбивають проміжні підсумки. При зведенні Головної книги використовують підсумкові дані з журналів-ордерів та відомостей. Обсяг обчислювальної роботи при використанні журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку не зменшується, однак вона розподіляється протягом облікового періоду рівномірніше.

Коли ви даєте команду провести документ чи операцію, одночасно з реєстрацією в ІБ проводок автоматично перераховуються й бухгалтерські підсумки. «1С:Бухгалтерія» зберігає залишки та обороти по рахунках з деталізацією по субконто й обороти між синтетичними рахунками без урахування аналітики. Бухгалтерські підсумки зберігаються щомісяця.

Оновлення бухгалтерських підсумків дещо вповільнює роботу комп’ютера, але користувача це зовсім не дратує. Адже коли ви даєте команду «1С:Бухгалтерії» провести документ, ви психологічно готові до того, що комп’ютер має виконати певну роботу.

Отже, він може на деякий час «замислитися». Коли ж ви запитаєте у програми зведений звіт, він буде готовий максимум через секунду. Для його побудови програма використовує вже готові підсумкові дані. До речі, власне назва «1С» означає «одна секунда».

Зауважимо, що і в «меморіально-ордерної» ідеології побудови бухгалтерської програми є свої сильні аспекти. Насамперед це гнучкість системи звітів. До деяких програм навіть уключено конструктор звітів, щоб бухгалтер зміг розробити нову форму звіту самостійно, без програмування. А недолік — повільна побудова звітів — практично зійшов нанівець з підвищенням потужності ПК та розвитком технологій баз даних.

УСТАНОВЛЕННЯ ДІАПАЗОНУ ПІДСУМКІВ

Запустивши вперше демо-базу ТОВ «Добро», ви, найімовірніше, побачите в нижній частині екрана попередження, що бухгалтерські підсумки не розраховано (рис. 1).

Раніше ми зазначали про автоматичний розрахунок бухгалтерських підсумків «на льоту», при введенні кожної проводки. Як пояснити повідомлення, що підсумки не розраховано?

Для зберігання залишків та оборотів по синтетичних рахунках і щодо об’єктів аналітики програма створює в ІБ файл

Ви запустили програму пізнішою датою. «1С: Бухгалтерія» визначила, що місце для підсумків за II квартал 2008 року і подальші квартали не відведене, і просить вас розширити діапазон дат праворуч. У мережних версіях програми встановлювати дату розрахунку бухгалтерських підсумків можна лише в монопольному режимі.

Виберіть з головного меню команду «

Відкриється вікно, показане на рис. 2.

У цьому вікні повідомляється, що розрахунок підсумків установлено по

Установивши діапазон розрахунку підсумків на десятиріччя наперед, ми збільшили розміри файлів з бухгалтерськими підсумками десь уп’ятеро і додали комп’ютеру роботи з їх поточного оновлення. У розрахованій на одного користувача версії «1С:Бухгалтерії» це жодних проблем не викликає, але в мережних версіях може помітно збільшитися трафік. Можна встановлювати розрахунок підсумків не тільки вперед, але й назад у часі. Застосуємо розумний компроміс, «відкотивши» розрахунок назад, по IV квартал поточного року включно.

Кнопка «

УПРАВЛІННЯ БУХГАЛТЕРСЬКИМИ ПІДСУМКАМИ

Побудова кожного стандартного звіту починається з установлення діапазону дат, за який цей звіт буде виведено. В «1С:Бухгалтерії» можна вказати загальний для всіх звітів інтервал побудови, що застосовуватиметься за умовчанням. Доцільно встановити поточний місяць або квартал. Цей інтервал можна згодом змінити для кожного звіту окремо.

Для установлення діапазону виведення підсумків виберіть з головного меню команду «

У першому зверху полі виводиться поточний період виведення підсумків. Перемикачі в лівій частині вікна дозволяють установити квартал, місяць, день або довільний інтервал виведення підсумків (тоді «1С:Бухгалтерія» використовуватиме тимчасовий набір підсумків).

Середній вертикальний ряд полів дозволяє вибрати конкретний квартал, місяць або день. Для установлення інтервалу передбачено два поля вибору дат. Ті поля введення, в яких можна вказувати день, супроводжено кнопками виклику календаря. Крайній правий ряд полів дозволяє позначити, що дані у звітах мають виводитися наростаючим підсумком: з початку року, з початку кварталу або з початку місяця відповідно.

Якщо клацнути мишею по кнопці «Применить», установлений інтервал виведення підсумків набере чинності, але вікно не закриється. На рис. 3 ця кнопка не активна, тому що інтервал виведення звітів не змінювався. Кнопка «ОК» закриває вікно з прийняттям змін, кнопка «Отменить» — без прийняття.

Загальні відомості про звіти

МЕХАНІЗМ ДЕТАЛІЗАЦІЇ ЗВІТІВ

Стандартні звіти можна поділити на зведені й детальні. При побудові зведених звітів використовуються бухгалтерські підсумки. Навіть якщо діапазон виведення підсумків не кратний місяцю, використання підсумкових даних значно прискорює роботу програми. Розповімо для прикладу, як будується оборотно-сальдова відомість за період з 1 січня по 15 грудня 2009 року. «1С:Бухгалтерія» візьме для першої колонки звіту вже розраховані початкові сальдо по синтетичних рахунках на початок 2009 року, і одна третина звіту буде готова. Потім програма підсумує вже готові обороти за 11 цілих місяців і додасть до них обороти за «решточку» (15 днів грудня). О бороти за 15 днів буде обчислено за введеними до бази проводками. Але аналізувати проводки доведеться тільки за 15 днів, а не тисячі проводок за майже повний рік. За початковим сальдо та оборотами неважко отримати кінцеве сальдо.

Детальні звіти будуються за зареєстрованими в ІБ проводками. Це, наприклад, картка рахунку або картка субконто. При виведенні детальної інформації з бухгалтерських підсумків можна отримувати лише початкове сальдо, іншу інформацію доведеться витягувати, переглядаючи всю множину проводок. Тому детальні звіти будуються набагато повільніше, ніж зведені.

Працюючи з програмою, пам’ятайте золоте правило: рухатися від загального до поодинокого. Наприклад, спочатку побудувати аналіз рахунка, а вже потім будувати картку за оборотами рахунка.

Адже оборотів, що вас цікавлять, по цьому рахунку може й не бути.

Виробити таку звичку дуже допомагає механізм деталізації (розшифровки) побудованого звіту. Стандартні звіти в «1С:Бухгалтерії» являють собою цілісну систему, що дозволяє формувати одні звіти на підставі інших. На найнижчому рівні деталізації здійснюється перехід до конкретної проводки операції, що сформувала звітну суму, і до документа, що сформував цю операцію.

Якщо при переміщенні комірками звіту курсор миші набуває характерного вигляду «плюса з лупою», отже, цю цифру або рядок можна «розгорнути». На рис. 4 курсор із лупою показано у збільшеному вигляді.

Деталізація звіту викликається подвійним клацанням миші по комірці, на якій курсор набуває форми «плюса з лупою», або натисненням на клавішу «

Варіанти деталізації, а отже, і склад пунктів випадаючого меню в кожному конкретному випадку можуть бути різними.

ПАРАМЕТРИ ЗВІТІВ

При виклику звіту на екран спочатку виводиться вікно настройки його параметрів. Однойменний параметр має однаковий зміст для будь-якого звіту. Тому нижче ми опишемо більшість із них, а параметри, специфічні для конкретного звіту, розглянемо при його вивченні.

Для побудови будь-якого звіту потрібно вказати період його формування — початкову і кінцеву дати (рис. 6).

За умовчанням установлюється період, зазначений для всіх звітів на закладці «

Для вибору дати зручно користуватися календарем. Кнопка «

Рахунок, по якому потрібно побудувати звіт, можна ввести з клавіатури (рис. 7) або вибрати з вікна вибору Плану рахунків, якщо ви не пам’ятаєте його номер.

Щоб отримати звіт, розгорнутий по субрахунках, позначте галочкою поле «

Для рахунка, на якому ведеться валютний облік, можна побудувати звіт і у гривнях, і у вибраній валюті. Для цього потрібно позначити галочкою поле «

При настроюванні параметрів звітів, що розкривають дані аналітичного обліку, можна зазначити, за якою аналітикою та в якому порядку будувати звіт. Для цього у вікні параметрів звітів застосовуються групи полів «Субконто 1» — «Субконто 3» (рис. 9 на с. 39).

У рахунку може бути до трьох розрізів аналітики. Якщо задіяно не всі три види субконто, види, що не застосовуються, буде позначено сірим кольором. На рис. 9 першим вибрано вид субконто «Места хранения», другим — «ТМЦ», третім — «Партии». Отже, звіт буде згруповано спочатку за місцями зберігання, усередині них — за ТМЦ і в межах кожного виду ТМЦ розгорнуто за партіями. Порядок розгортання розрізів аналітики можна змінити, клацнувши мишею у відповідному полі та вибравши вид субконто у спливаючому вікні. Якщо першим видом субконто вибрати ТМЦ, а другим — місця зберігання, звіт буде побудовано з групуванням спочатку за товарами, а в межах товару — за місцями їх зберігання. Якщо позначити прапорцем пункт «Группы», у звіті буде наведено кількісну та сумову інформацію не лише по субконто, а й у цілому щодо групи, до якої воно належить.

Наступне поле дозволяє відфільтрувати субконто для виведення у звіт. Вибравши у спливаючому вікні пункт «Разворачивать», ви побудуєте звіт по всіх субконто цього виду.

Вибір пункту «Отбирать» дозволяє вказати конкретний субконто. Якщо ж вибрати пункт «Не учитывать», інформація щодо цього виду субконто у звіті не виводитиметься.

Поля із заголовками «Субконто 1» — «Субконто 3» використовуються для вибору об’єктів аналітики, якщо встановлено значення «Отбирать». Клацнувши мишею по кнопці «…» у правій частині цього поля, ви відкриєте таке саме вікно вибору, що й при введенні операції. Як приклад на рис. 9 показано вікно для вибору місця зберігання.

Програма перевіряє побудований фільтр на логічність. Відбирати конкретний субконто є сенс, тільки якщо попереднє поле встановлено у значення «Отбирать».

Тому при виборі конкретного значення субконто в цьому полі (наприклад, найменування ТМЦ або контрагента) у верхньому полі автоматично встановиться варіант «Отбирать». Якщо поле вибору субконто залишити незаповненим, автоматично встановиться варіант «Разворачивать».

І нарешті, кнопка «Х» або поєднання клавіш «Shift + F4» дозволяють очистити поле вибору субконто. Ви зможете вибрати його наново.

У нижній частині вікна настройки параметрів звіту виведено кнопки «ОК», «Сформировать» і «Закрыть» (рис. 10).

Кнопка «ОК» формує звіт і закриває вікно настройки його параметрів. Кнопка «Сформировать» формує звіт, але залишає відкритим вікно настройки параметрів.

Отже, є можливість повернутися до вікна установлення параметрів, змінити їх і вивести звіт наново. Кнопка «Закрыть» дозволяє відмовитися від формування звіту і закрити вікно настройки його параметрів.

Якщо ви сформували звіт, скориставшись кнопкою «ОК», а потім вирішили змінити його настройки, не поспішайте закривати вікно звіту і формувати його наново. У лівому верхньому куті вікна звіту є два поля: «Обновить» і «Настройка» (рис. 11).

Подвійне клацання мишею в полі «Настройка» знову викликає діалог настроювання параметрів цього звіту. Можна змінити їх і наново сформувати звіт у колишньому вікні. Подвійним клацанням миші по полю «Обновить» ви наново побудуєте звіт із поточними настройками, але з урахуванням змін, що відбулися в ІБ після попередньої його побудови.

Настроювання параметрів звіту вимагає витрат праці й часу. Щоб ваші зусилля не були марними, у програмі передбачено можливість збереження та повторного використання настройок. Для цього використовуються дві кнопки в інструментальній панелі вікна установлення параметрів звіту (рис. 12). Клацнувши мишею по кнопці «Сохранить настройку», ви відкриєте діалогове вікно збереження настройок (рис. 13).

Найменування настройки можна ввести у верхньому полі. Прапорець «Использовать при открытии» дозволяє застосувати настройку при формуванні звіту клацанням миші по кнопці панелі інструментів головного вікна «1С:Бухгалтерії» (оскільки вікно настройки параметрів при цьому не виводиться). Прапорець «Сохранять автоматически» дозволяє не відволікатися на оновлення настройки під час роботи.

Кнопка «Открыть настройку» (рис. 14) відкриває вікно зі списком збережених настройок, призначених для користувача. Призначення кнопок управління в цьому вікні очевидне з їх найменувань.

Зведені та детальні звіти: загальний огляд

Стандартні звіти можна поділити на дві великі групи: зведені й детальні звіти. При побудові зведених звітів використовуються бухгалтерські підсумки. До цієї категорії належать такі звіти, як:

— оборотно-сальдова відомість;

— шахівка;

— оборотно-сальдова відомість по рахунку;

— аналіз рахунка;

— аналіз рахунка по субконто;

— аналіз субконто;

— зведені проводки;

— Головна книга.

Детальні звіти будуються безпосередньо за зареєстрованими в ІБ проводками. До них належать:

— картка рахунка;

— картка субконто;

— звіт за проводками;

— аналіз рахунка за датами;

— журнал-ордер по субконто;

— обороти між субконто;

— розширений аналіз субконто;

— діаграма.

У наступному номері ми розглянемо призначення та особливості кожного з перелічених звітів, щоб ви в повну силу використовували можливості цих інструментів для аналізу даних та підготовки регламентованої звітності за 2009 рік.