Шукаємо дублі в накладних
 | Перераховуючи передоплату за товар або послугу, ми, звичайно, піклуємося про отримання податкової накладної. Це не дивно: згідно з п.п. 7.5.1 Закону України «Про податок на додану вартість» при видачі авансу в підприємства виникає право на податковий кредит, підставою для нарахування якого (п.п. 7.2.6) є податкова накладна. Отримавши завітний документ, ми тут же вносимо його до реєстру податкових накладних, звідти — до Декларації з ПДВ. Через деякий час нам надходить товар. Піклуючись про покупця, постачальник до пакета супровідних документів знову вклав податкову накладну (її дублікат). І... поспіх та текучка роблять свою справу. Документ потрапляє до реєстру, податковий кредит подвоюється. Як швидко впоратися з проблемою, я розповім у цій статті. Юрій МАЛІЙ, аудитор, АССА (DipIFR), м. Донецьк |
Виходить так. Перш ніж зареєструвати в реєстрі податкову накладну (далі — ПН) з датою виписки за минулий період, бухгалтер повинен перевірити, а чи не подвоїться при цьому податковий кредит? Це, безумовно, забирає дорогоцінний час та сили. Досвід показує, що реєстр накладних частенько ведуть у MS Excel. Саме ця програма і допоможе нам заощадити час.
Ідея полягає в тому, що отримані ПН ми заносимо до реєстру в момент їх отримання. Без урахування дати виписки документа. Потім один раз перед складанням декларації проводимо аналіз реєстру та викидаємо дублікати, якщо такі буде виявлено.
Припустимо: ми заповнюємо декларацію за грудень 2008 року і бажаємо дізнатися, чи не потрапила якась отримана накладна реєстру грудня 2008 року до однієї з попередніх декларацій. Для цього в реєстрі поточного періоду знаходимо накладну з
найпізнішою датою виписки. Зробити це нам допоможе функція «МАКС()». Наприклад «найстаршу» ПН із грудневого реєстру датовано березнем 2008 року. Об’єднуємо дані з реєстрів починаючи з березня по грудень 2008 року в одну базу та групуємо їх, як показано на рис. 1. 
Тобто рядки кожного з реєстрів вставляємо один під одним, присвоюючи кожному ознаку — назву місяця (колонка «
A»).Важливо!
Робимо це один раз. Потім цей файл використовуватимемо як шаблон.Тепер доведеться написати невеликий код на VBA. Нічого страшного, це не складніше, ніж створити шапку реєстру…
Переходимо до розділу «Разработчик» головного меню. Знаходимо значок «Visual Basic», клацаємо по ньому лівою кнопкою миші.
Важливо!
Якщо розділу «Разработчик» у головному меню немає, змініть параметри Excel. Клацніть по кнопці «Офис», потім «Параметры Excel». У групі параметрів «Основные» уключіть прапорець «Показывать вкладку «Разработчик» на ленте». У вікні, що відкрилося, ліворуч знаходимо ім’я листа с реєстром. Двічі клацаємо по ньому кнопкою миші. У вікні, що відкрилося, пишемо текст програми:Sub nn()
For I = 16 To 42
For k = I + 1 To 42
If Cells(I,3).Value=Cells(k,3).Value And Cells(I,4).Value=Cells(k,4).Value And
Cells(I,5).Value=Cells(k, 5).Value And Cells(I,8).Value=Cells(k,8).Value Then
Cells(I, 1).Interior.Color = RGB(0, 255, 0)
Cells(k, 1).Interior.Color = RGB(0, 255, 0)
End If
Next k
Next I
End Sub
Результат наших дій наведено на рис. 2.
Невеликий коментар до програми. Вона послідовно переглядає робочий лист, переміщуючи адресу поточного рядка в діапазоні від «
16» до «42». За це відповідає індекс «I» та перший цикл у програмі. Для кожного рядка з номером «I» програма вибирає дані із колонок «3», «4», «5», «8». У тексті програми це комірки «Cells(I,3)», «Cells(I,4)», «Cells(I,5)», «Cells(I,8)» тощо. Отримані значення вона порівнює з такими ж комірками решти рядків. Номери цих рядків позначено «k», ця змінна приймає значення від «I+1» до кінця таблиці. У програмі порівняння відбувається з комірками «Cells(k,3)», «Cells(k,4)», «Cells(k,5)», «Cells(k,8)». Якщо дані збігаються, першу комірку в рядку «I» буде забарвлено зеленим кольором.Перевіримо програму в дії. Натискуємо «
F5». З’явиться вікно, зображене на рис. 3. Натискуємо кнопку «Run» і чекаємо деякий час. Після виконання програми частина комірок стане зеленою. Це і є дублікати. 
Включаємо фільтр за кольором і в першому стовпці бачимо весь список ПН, що повторюються.
Важливо!
Зрозуміло, у вашому випадку розмір реєстру буде іншим. Замість рядків із номерами «16», «42» вам доведеться ввести свої значення. Вказуйте той діапазон, у межах якого відбуватиметься пошук. Не варто наздогад ставити кінцевий рядок із запасом. Це істотно збільшить час виконання програми.Збережіть отриманий файл, він вам ще стане в нагоді. Отримавши реєстр за січень 2009 року, ви додасте дані з нього до загальної бази та повторите розрахунок. Уся операція забере не більше хвилини.
Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
