Відносини з постачальниками та підрядниками — ланцюжок документів.
Частина 2. Оприбуткування ТМЦ та супутні витрати
У попередньому номері «Б & К», відгукнувшись на побажання читачів, ми почали розглядати ланцюжок документів, якими реєструються господарські операції у відносинах із постачальниками та підрядниками (див. статтю «Відносини з постачальниками та підрядниками — ланцюжок документів (частина 1)» // «Б & К», 2010, № 6). Нагадаємо, що в ній ми створили рахунок-фактуру як документ-замовлення і розглянули використання механізмів підбору ТМЦ, а також введення документа «на підставі», створивши довіреність на отримання ТМЦ. Сьогодні розглянемо наступні документи в ланцюжку, якими вводиться оприбуткування ТМЦ та додаткових витрат.
Сергій КАМЕНСЬКИЙ, консультант «Б & К»
Оприбуткування ТМЦ
Основний документ для оприбуткування ТМЦ — «Приходная накладная
». Це багатофункціональний документ. Ним можна реєструвати одержання запасів, необоротних активів, послуг як від вітчизняних, так і від іноземних постачальників. Залежно від умов поставки (оплата за готівковий розрахунок, купівля ТМЦ підзвітною особою) при введенні цього документа потрібно враховувати деякі нюанси. Додаткові витрати, супутні придбанню запасів, реєструють документом «Расходы на приобретение».
ДОКУмЕНт «ПРИхОДНАЯ НАКЛАДНАЯ»
Прибуткову накладну можна ввести на підставі документів «Договор», «Остатки взаиморасчетов» та «Счет входящий». Прибуткова накладна сама може починати ланцюжок взаєморозрахунків і служити підставою для введення документів «Возврат поставщику», «Запись книги приобретения», «Перемещение», «Платежное поручение» і «Расходы на приобретение». У цьому разі вікно прибуткової накладної відкривають командою «Документы → Приход → Приходная накладная» або шляхом уведення нового рядка до журналу «Приходные накладные».
Як і в усіх прибуткових документів, у прибуткової накладної є два поля з номером. Номер документа до першого поля вводиться автоматично. Номер «паперової» накладної потрібно з клавіатури ввести до поля «Номер накладной поставщика».
Залежно від значення реквізиту «Вид поставщика» у створених документом проводках використовуватимуться такі субрахунки:
— 631 «Расчеты с отечественными поставщиками» — при виборі значення «Отечественный поставщик»;
— 632 «Расчеты с иностранными поставщиками» — при встановленні значення «Иностранный поставщик»;
— 3721 «Расчеты с подотчетными лицами в национальной валюте», якщо вибрати значення «Подотчетное лицо»;
— 3772 «Расчеты с другими дебиторами (в разрезе заказов)» — при встановленні реквізиту в значення «Прочие».
Пропоновані програмою рахунки можна змінити на закладці «Дополнительные».
У наступному полі вибираємо постачальника з довідника «Контрагенты». Якщо замовлення щодо операції вже сформовано, клацанням по кнопці «…» відкриємо вікно підбору замовлень (воно буде відфільтроване за вибраним постачальником). Якщо ж замовленням має бути прибуткова накладна, що вводиться, клацанням по кнопці «Х» установіть реквізит «Заказ» (рис. 1 на с. 8) у значення «Без заказа».
У реквізиті «
Место хранения» буде автоматично вибрано основний склад. Значення реквізиту можна відкоригувати, вибравши з довідника «Места хранения» потрібний оптовий склад або матеріально відповідальну особу. Зверніть увагу: роздрібний магазин у цьому реквізиті зазначати не можна , навіть якщо підприємство торгує тільки вроздріб. Конфігурацію побудовано так, що товари прибуткуються на оптовий склад і потім передаються до магазинів документами «Внутреннее перемещение».Від значення реквізиту «
Что приходуем» залежить, який довідник програма запропонує для заповнення табличної частини. Тому реквізит має бути встановлено до заповнення табличної частини документа.Таблична частина документа заповнюється за тими самими правилами, що й у документів «
Остатки ТМЦ», «Счет входящий» тощо. Зверніть увагу на такі особливості:—
ціна вводиться без ПДВ, тому відповідні елементи таблиці мають заголовок «Цена -»;— значення комірок «
Сумма -» (тобто сума без ПДВ) і «НДС» розраховуються автоматично, причому сума ПДВ має підвищену точність — три знаки після коми. Ці комірки можна редагувати вручну;— сума без ПДВ у комірці «
Сумма +» розраховується автоматично, так само з трьома знаками після коми;— загальні суми за накладною розраховуються з точністю до двох знаків після коми. Їх значення округлюється до копійок за звичайним правилом (1,5 як 2).
Відкриємо закладку «
Дополнительные» (рис. 2 на с. 9). 
Якщо постачальник є платником ПДВ і платником податку на прибуток на загальних підставах і цінності прибуткуються безпосередньо від постачальника, а не через підзвітну особу, то на цій закладці навряд чи доведеться ставити додаткові відмітки.
Проводки, які документ «Приходная накладная» записує до інформаційної бази (далі — ІБ), після клацання по кнопці «ОК», можна переглянути відкривши створену ним операцію (рис. 3 на с. 9) або безпосередньо в журналі проводок.
«1С:Бухгалтерія» визначила першу подію на всю суму за накладною (без ПДВ) і зареєструвала валові витрати (перший рядок на рис. 3). Суму ПДВ віднесено в дебет субрахунку 6415 (другий рядок на рис. 3), оскільки в ТОВ «Добро» константу «Проводку по НДС делать по налоговой накладной (при покупке)» установлено в значення «Нет». Якщо встановити її в значення «Да», документ дебетуватиме не субрахунок 6415 «НДС», а субрахунок 6442 «Неполученные налоговые накладные».
Припустимо, що постачальник не є платником ПДВ. Відзначивши галочкою пункт «Нет налогового кредита», укажемо документу не виділяти ПДВ при оприбуткуванні цінностей. Операцію, сформовану з такою відміткою, показано на рис. 4 (див. с. 10).
Як бачимо, валові витрати (право на які підприємство не втратило!) збільшені на суму «вхідного» ПДВ. І сума проводок Дт 205 — Кт 631, якими зареєстровано надходження матеріалів, також ураховує ПДВ. Зауважимо, що таблична частина документа заповнюється в цінах без ПДВ незалежно від того, отримає підприємство податковий кредит чи ні.
Статтю валових витрат, яку буде використано як третє субконто в проводках за рахунком «ВР», можна уточнити в однойменному реквізиті. Зазвичай указують елемент «Продаж (придбання) товарів (робіт, послуг». Якщо вибрати з довідника «Валовые доходы/расходы» елемент «Не дохід, не витрата», можна повністю відмовитися від валових витрат за придбаними цінностями. Так роблять при оприбуткуванні запасів, призначених для невиробничого використання. Не забудьте відзначити також і пункт «Нет налогового кредита». Операцію, сформовану з такими настройками, показано на рис. 5 (див. с. 10).
Проводок щодо валових витрат і ПДВ документ не записав. Одночасно з проводками Дт 205 — Кт 631 щодо оприбуткування матеріалів (на суму з ПДВ) створені і проводки в кредит позабалансового субрахунку «ЗАМО», на ту саму суму, що й проводки Дт 205 — Кт 631.
Нагадаємо, що цей субрахунок використовується для обліку відхилень «бухгалтерської» та «податкової» вартості запасів (див. статтю «Рахунки податкового обліку в «1С:Бухгалтерії 7.7»// «Б & К», 2009, № 14). Оскільки відкориговано 100 % вартості, то запаси, валові витрати за якими не реєструються, не братимуть участі в перерахунку приросту/убутку запасів за п. 5.9 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР (далі — Закон про податок на прибуток).
Якщо передоплату за поставку вже здійснено, але з якихось причин не відображено в ІБ, суму передоплати можна зазначити вручну. Уключіть прапорець «Указать сумму предварительной оплаты вручную» — з’являться поля для введення суми передоплати і відповідної їй суми ПДВ (рис. 6).
Достатньо ввести суму з ПДВ до поля «Сумма опл.:» — і поле «НДС опл.:» буде заповнено автоматично. Проводки, записані до ІБ при зазначенні суми передоплати вручну, показано на рис. 7.
У полі, показаному на рис. 6, ми зазначили, що за накладною вже здійснено 50-відсоткову передоплату на суму 2400,00 грн. з ПДВ. На рис. 7 видно, що на валові витрати віднесено тільки половину суми (2000,00 грн. без ПДВ). У другій проводці операції закрито аванс на суму 2400,00 грн. Половину суми ПДВ за накладною віднесено безпосередньо в дебет субрахунку 6415 «НДС», половину — на субрахунок 6441 «Налоговый кредит».
Важливо!
Згідно з абз. 5 п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток не включається до складу валових витрат 50 % витрат на придбання ПММ для легкових автомобілів. Схема проводок, показана на рис. 7, для оприбуткування ПММ для легкових автомобілів не підходить. Такі запаси краще за все прибуткувати як звичайно і сторнувати валові витрати і податковий кредит з ПДВ наприкінці місяця ручною операцією.Пункт «Закрыть подотчет на сумму» дозволяє відобразити придбання цінностей підзвітною особою. Якщо відзначити його прапорцем, поряд з’являться поля для вибору підзвітної особи (з довідника «Сотрудники») та для введення суми, витраченої нею (рис. 8).
Серед записаних документом проводок з’явиться проводка щодо закриття заборгованості перед постачальником на суму підзвітних коштів. Це проводка № 2 на рис. 9.
Оприбутковувати цінності можна і документом «Авансовый отчет». Але якщо підприємство несе додаткові витрати на їх придбання, слід використовувати прибуткову накладну. На її підставі можна ввести документ «Расходы на приобретение», а на підставі авансового звіту — ні.
Хоча це і не обов’язково (накладна «чужа»), розробники додали до документа «Приходная накладная» друковану форму. Вона будується клацанням по кнопці «Печать».
Додаткові витрати на придбання
Відповідно до п.
9 П(С)БО 9 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 20.10.99 р. № 246, зі змінами та доповненнями, первісною вартістю запасів, що придбані за плату, є собівартість запасів, яка складається з таких фактичних витрат:— сум, що сплачуються постачальнику, за вирахуванням непрямих податків;
— сум ввізного мита;
— сум непрямих податків, які не відшкодовуються підприємству;
— транспортно-заготівельних витрат (затрати на заготівлю запасів, оплата тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування запасів усіма видами транспорту до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів);
— інших витрат, безпосередньо пов’язаних із придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях.
У податковому обліку, згідно з п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток усі ці витрати належать до складу валових витрат звітного періоду як витрати, сплачені (нараховані) у зв’язку з підготовкою, організацією та веденням виробництва, продажем продукції (товарів, послуг). Додаткові витрати на придбання розподіляються на залишок запасів на кінець звітного періоду і беруть участь у перерахунку балансової вартості запасів відповідно до п. 5.9 Закону про податок на прибуток.
ДОКУмЕНт «РАсхОДы НА ПРИОБРЕтЕНИЕ»
Для відображення додаткових витрат на придбання запасів у конфігурації використовується документ «
Расходы на приобретение». Зазвичай його вводять на підставі прибуткової накладної. Але документ можна ввести й іншими способами, наприклад, командою «Документы → Приход → Расходы на приобретение». Якщо документ було створено на підставі прибуткової накладної, ця накладна автоматично з’явиться в полі «Приходная накладная» його вікна (рис. 10). При створенні документа вручну це поле обов’язково потрібно заповнити, вибравши накладну з журналу «Приходные накладные», який розкривається при клацанні по кнопці «…» у правій частині поля. 
Одним документом «
Расходы на приобретение» можна відобразити факт оприбуткування послуг, наданих різними організаціями. Тому в шапці документа не передбачено поля для введення номера талона замовника (при перевезеннях автотранспортом), акта виконання послуг з вантаження-розвантаження або інших «паперових» документів. Згадати про документ-підставу можна в комірці «Описание» табличної частини або в полі «Примечание» шапки документа.Перейдемо до заповнення рядків табличної частини документа — воно має деякі особливості.
У комірці «
Счет» вибором з Плану рахунків (або з клавіатури) потрібно зазначити субрахунок розрахунків з організацією-виконавцем. Звичайно використовується субрахунок 6852 «Расчеты с другими кредиторами (в разрезе заказов)». У комірках «Субконто» зазначають аналітику за вибраним субрахунком — організацію (з довідника «Контрагенты») і замовлення (у вікні підбору замовлень). Комірку «Количество» заповнюють у разі, якщо в колонці «Счет» вибрано рахунок, на якому передбачено ведення кількісного обліку (встановлено значок «+» у колонці «Кол.» Плану рахунків).Комірку «
Вид НДС» заповнюють вибором зі списку, що випадає. Якщо за витратами на придбання ПДВ не передбачено, установіть комірку в значення « Без НДС». Тоді документ не реєструватиме податковий кредит із ПДВ, на валові витрати буде віднесено повну суму за введеним рядком. Цю ж повну суму буде розподілено на собівартість запасів, що прибуткуються.Колонки «
Валюта» доступні для редагування, якщо вибрано валютний рахунок контрагента. Якщо ні, автоматично встановлюється значення «Гривня» і курс 1.00000.У наступній колонці потрібно ввести суму додаткових витрат на придбання. Комірки «
НДС» і «Сумма +» (тобто повна сума витрат) будуть заповнені автоматично. При виборі валютного рахунка або при встановленні комірки «Вид НДС» у значення «Без НДС» цей податок автоматично розраховуватися не буде.Якщо комірку «
Предв. оплата?» встановити в значення «Нет», то при проведенні документ перевірить сальдо розрахунків із вибраними в рядках контрагентами . Виявивши здійснену раніше передоплату (дебетове сальдо розрахунків за вказаним замовленням), документ врахує її при формуванні проводок. Для того щоб побачити, яку суму передоплати виявив документ, відкрийте його ще раз. Суму передоплати (з урахуванням ПДВ) буде видно в комірці «Сумма оплати +», розрахований від передоплати ПДВ — у комірці «НДС оплаты» (рис. 11). 
Призначивши комірці «Предв. оплата?» значення «Да», цю функцію можна відключити. При цьому суму передоплати можна буде зазначити вручну. Указавши нульову суму, ви змусите документ віднести до складу валових витрат усю суму (без ПДВ) за рядком.
Якщо витрати на придбання не повинні входити до складу валових витрат, установіть комірку «Субконто валовых расходов» у значення «Не дохід, не витрата». Тоді обороти за рахунком «ВР» зареєстровані не будуть, і автоматично будуть записані проводки з коригування вартості запасів у податковому обліку (для матеріалів — на субрахунок «ЗАМО» тощо).
Проводки, які документ сформував із настройками, показаними на рис. 10 (з урахуванням рис. 11), наведено на рис. 12.
Першою проводкою частково погашено аванс, суму якого (4100,00 грн.) видно на рис. 11. Здійснена раніше оплата перевищує суму за рядком, тому валових витрат документ не зареєстрував, а другу подію в обліку ПДВ зареєстрував проводкою Дт 6441 — Кт 6852 (рядок 2).
Третьою і четвертою проводками додаткові витрати на транспортування розподілені пропорційно вартості матеріалів, оприбуткованих документом ПН-0000004 (рис. 2).
На сьогодні все. Наступного разу буде розглянуто документи, які можуть буди наступними в ланцюжку: оприбуткування послуг, зарахування заборгованостей із постачальниками та підрядниками, та повернення ТМЦ.
