Excel 2007: зведені таблиці

Важливо!

Тепер розглянемо, як усе це виглядає на практиці.

ПРИКЛАД

Отже, повертаємося до нашого завдання. Є база даних, наведена на рис. 1. Вона розташована на листі з ім’ям «

1) натискуємо «

2) подвійним клацанням по ярличку листа входимо до редагування назви. Змінюємо його, я назвав лист з майбутнім зведеним звітом «

3) ставимо покажчик активної комірки там, де повинна починатися зведена таблиця. Наприклад, на комірці «

4) викликаємо розділ «

5) на стрічці меню «

6) у цій групі клацаємо по іконці «Сводная таблица». З’явиться невелике меню з двох пунктів: «Сводная таблица» та «Сводная диаграмма» (рис. 2);

7) вибираємо «Сводная таблица». З’явиться вікно «Создание сводной таблицы», зображене на рис. 3 (див. с. 26). У цьому вікні потрібно вказати два параметри: розташування вихідних даних і місце розташування формованого зведеного звіту. Наші дані знаходяться на листі «СВ». Тому робимо так:

8) залишаємо перемикач «Выберите данные для анализа» у положенні «Таблица или диапазон:»;

9) клацаємо в полі введення для параметра «Таблица или диапазон:». Стануть доступними для навігації листи робочої книги;

10) клацаємо на листі «Продажи»;

11) утримуючи ліву кнопку миші, обводимо діапазон колонок «A:G» — тут розташована база даних. Її розмір за висотою (кількість записів) ми наперед не обмежуватимемо, тому обводимо лише колонки;

12) перевіряємо значення в полі «Диапазон:». Ми починали формувати зведену таблицю, знаходячись у комірці «A1» листа «СВ». Саме це значення має знаходитися в полі «Диапазон» (рис. 3). Якщо це не так, ви можете перейти на потрібний робочий лист та клацнути на тій комірці, звідки має починатися зведений звіт;

13) у вікні «Создание сводной таблицы» (рис. 3 на с. 26) натискуємо кнопку «ОК». На робочому листі з’явиться порожній макет зведеного звіту та стане доступним спеціальне вікно настройок з назвою «Список полей сводной таблицы» (рис. 4 на с. 26). У цьому вікні перелічені всі поля бази даних. У нижній частині вікна розташовані деякі параметри цих полів;

14) клацаємо лівою кнопкою ліворуч від поля «Покупатель» (ставимо галочку у квадратику біля цього поля). Перелік покупців із бази даних негайно з’явиться в області рядків зведеного звіту;

15) утримуючи ліву кнопку миші, переміщаємо поле «Кол» в область даних, як показано на рис. 4. Зведений звіт тут же змінить форму, біля кожного покупця з’являться відомості щодо обсягів продажів. Але це ще не ті цифри, які нам потрібні. Наприклад, для покупця «ООО «Еталон» обсяг продажів у зведеному звіті дорівнюватиме «179». Насправді ця цифра має бути набагато більшою;

16) повертаємося до вікна на рис. 4. У правому нижньому кутку цього вікна розташований параметр «Значения». Він наведений у вигляді списку. Зараз цей список називається «Количество значений по полю Кол»;

17) клацанням миші розкриваємо цей список. Розкриється випадне меню, зображене на рис. 5 на с. 27;

18) у цьому вікні клацаємо по пункту «

19) у списку «

20) переходимо в поле «

21) у вікні «

22) закриваємо вікно «

Розглянемо, що ми отримали в цьому звіті. За рядками таблиці перелічені всі контрагенти, назви яких зареєстровані в базі даних. У нашому випадку таких контрагентів чотири. Праворуч біля кожного контрагента в колонці «Итог» записана сума за полем «Кол». Це не що інше, як обсяг продажів усіх видів товарів за кожним конкретним покупцем. Наприклад, контрагент «ООО «Еталон» придбав товарів у кількості 2226 шт. Для «ООО «Талан» ця цифра склала 2605 шт. тощо.

У верхній частині таблиці (комірка «A2») видно найменування поля, яке розташоване в області рядків. У нашому випадку це поле «Покупатель». Над ним розміщено коментар, який ми ввели у вікні «Параметры поля значений» (рис. 6). Цей коментар нагадує, що ми обчислили обсяг продажів як кількість у штуках.

Окремим рядком зведеного звіту розташований елемент «(пусто)». Він з’явився тому, що при формуванні зведеної таблиці на одинадцятому кроці нашого прикладу ми вказали діапазон колонок «A:G». Оскільки база займає не весь робочий лист, до цього діапазону потрапили порожні рядки. Зробили ми це свідомо. Адже в цьому випадку при поповненні бази даних новими значеннями вони завжди потраплять в область обробки та їх буде враховано при формуванні зведеного звіту. А присутність додаткового рядка «(пусто)» з нульовою сумою підсумкових цифр у звіті не змінює. Та все ж зайві дані нам ні до чого, тим більше, що приховати зайві рядки в підсумковому звіті — справа декількох секунд.

КОРИГУВАННЯ СКЛАДУ ПОЛІВ ЗВЕДЕНОЇ ТАБЛИЦІ, ЩО ВІДОБРАЖаЮТЬСЯ

У готовому звіті в будь-який момент можна відкоригувати склад полів, що відображаються на екрані (і при друкуванні). Для цього робимо так:

1) клацаємо на значку списку праворуч від поля «

2) клацанням миші знімаємо галочку біля елемента «(пусто)»;

3) натискуємо «ОК». Сьомий рядок у підсумковому звіті зникне.

Щоб відновити відображення всіх полів у підсумковому звіті, потрібно включити прапорець біля пункту «(Выделить все)».