OpenOffice: відповідаємо на запитання. Як отримати ініціали. Як обчислити квартал за датою

OpenOffice: відповідаємо на запитання

Як отримати ініціали

Шановна редакціє! Усім підприємством перейшли на безплатний OpenOffice, але, як мовиться, не обійшлося без проблем. Виникло таке завдання: є база, у певній колонці цієї бази записані прізвища, імена та по батькові співробітників (повністю). Потрібно отримати їх прізвища та ініціали. Тобто замість «Іванов Іван Іванович» написати «Іванов І. І.». Спробував знайти відповідну функцію в Calc, але нічого не вийшло. Як бути? Наперед завдячую.

І. Ф. Прохоров, м. Харків

Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

Це завдання має, як мінімум, два способи вирішення. Перший — за допомогою формул. Другий — із застосуванням інструменту «

Насамперед створимо файл та запишемо в нього вихідні дані, як показано на рис. 1. Для прикладу я надрукував у комірку «

1) додаємо праворуч від колонки з прізвищем два стовпці. У прикладі ці стовпці і так порожні, нічого додавати не доведеться. Але в реальній базі без цієї операції не обійтися: праворуч від прізвища напевно знаходитимуться інші дані;

2) виділяємо колонку з прізвищем. У нашому випадку це колонка «А»;

3) викликаємо меню «Данные → Текст по столбцам…». З’явиться вікно, як показано на рис. 2 (див. с. 31);

4) знаходимо групу «Параметры разделителя» та ставимо прапорець ліворуч від параметра «Пробел»;

5) включаємо прапорець «Объединить разделители»;

6) натискуємо «ОК». Текст «Иванов Иван Иванович» Calc розділив на три частини. До комірки «B1» він переніс ім’я («Иван»), до комірки «С1» — по батькові «Иванович»;

7) стаємо на комірку «D1»;

8) вводимо до неї формулу «=A1&" "&LEFT(B1;1)&"."&LEFT(C1;1)&"."». У комірці «D1» з’явиться значення «Иванов И.И.».

Усе, що залишається зробити, — скопіювати колонку «D» у буфер обміну, потім вставити її на те саме місце як значення. Після цього колонки «B» і «С» можна видалити.

Кілька слів про настроювання Майстра текстів програми Calc та про роботу формули.

Прапорець біля параметра «Пробел» вказує Calc, який символ у рядку слід використовувати як роздільник. Ви можете вибрати один із п’яти стандартних роздільників або скористатися варіантом «Другие».

Прапорець «Объединить разделители» означає, що декілька символів-роздільників, які йдуть підряд, Calc сприйматиме як один. Ми включили цей параметр на той випадок, якщо між прізвищем, ім’ям та по батькові зустрінуться декілька пробілів.

Тепер про роботу формули. Функція «LEFT(Строка, Кол)» вирізає з тексту «Строка» ліві «Кол» символів. Наприклад, якщо в «B1» записано текст «Иван», то «LEFT(B1;1)» поверне значення «И». Операцію «&» призначено для об’єднання декількох рядків в одне ціле. Наприклад, формула «=LEFT(B1;1)&”.”)» поверне текст «И.». Отже, логіка всієї формули виглядає так: «беремо прізвище з «A1», до нього додаємо пробіл (операція «&” “»). До отриманого результату додаємо першу літеру імені. Результат доповнюємо символом «.» (крапка). Отримуємо «Иванов И.». Потім виділяємо перший символ по батькові та приєднуємо його до ексту «Иванов И.». І нарешті, завершуємо текст крапкою (операція «&”.“» у кінці формули).

Думаю, що цей приклад нескладно поширити на випадок роботи з базою даних. Усе, що доведеться зробити, — це створити формулу та скопіювати її на всю висоту таблиці.

На мій погляд, описаний прийом — найпростіший у реалізації. Є й інші варіанти вирішення проблеми. Наприклад, для тих, хто полюбляє працювати з формулами, можу запропонувати такий варіант. Якщо в «A1» записаний текст «Иванов Иван Иванович», то формула «=MID(A1;1;FIND(" ";A1;1))&MID(MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1));1;1)&"."&MID(MID(MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1));FIND(" ";MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1));1)+1;LEN(MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1))));1;1)&"."» поверне результат «Иванов И.И.». Книгу з цією формулою ви можете зберігати в папці зі зразками файлів Calc. У будь-який момент відкриваєте цей файл. Копіюєте формулу. Вставляєте її в інший документ. Засобами заміни виправляєте адресацію. Залишається тільки скопіювати формулу на всю висоту бази даних. Ну а ті, хто не хоче створювати формулу самостійно, можуть скачати готовий приклад з форуму редакції: http://bk.factor.ua/forum/viewtopic.php?p=2503#2503.

Вдалої роботи! Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або форумі редакції www.bk.factor.ua/forum.

Як обчислити квартал за датою

Шановна редакціє! Підкажіть, як у програмі Calc визначити номер кварталу для довільної дати? Спасибі!

В. П. Ковтун, м. Харків

Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

Для вирішення цього завдання можна скористатися нескладною формулою: «

 Вдалої роботи! Чекаю ваші запитання, зауваження та пропозиції на