Відносини з постачальниками та підрядниками — ланцюжок документів
(частина 1)
Доволі часто до редакції «Б & К» надходять запитання читачів, які стосуються відображення тих чи інших операцій із постачальниками та підрядниками. Найчастіше труднощі виникають при відображенні таких операцій у податковому обліку: чи то передплата чомусь не відображається у складі валових витрат, чи то отримання ТМЦ здвоює їх. Щоб уникати таких помилок і добитися від «1С:Бухгалтерії» коректного відображення операцій з постачальниками та підрядниками, слід правильно будувати ланцюжки документів за документами-замовленнями. Сьогодні ми розглянемо, як використати в такій якості рахунок-фактуру для здійснення попередньої оплати, а потім на його підставі оформити довіреність на отримання цінностей.
Сергій КАМЕНСЬКИЙ, консультант «Б & К»
Реєстрація замовлення
Для правильної роботи алгоритмів визначення першої події критично важливо відстежувати ланцюжки взаєморозрахунків із контрагентами за субконто виду «
Заказы» (у розрізі договорів або за разовими операціями). Перед реєстрацією отримання цінностей потрібно визначитися з початком ланцюжка розрахунків з їх постачальником.Облік у розрізі договорів припускає наявність документа «
Договор». Якщо такий документ не було введено раніше (наприклад, при введенні залишків), уведіть його перед реєстрацією прибуткового документа.При реєстрації разових операцій початком ланцюжка взаєморозрахунків може служити сам документ «
Приходная накладная». Але якщо за операцією передбачається попередня оплата, то до моменту перерахування грошей підприємство накладну не отримає. Банківські документи як документ-замовлення використовувати не можна. Вийти з такої ситуації дозволяє документ «Счет входящий».
ДОКУМЕНТ «СЧЕТ ВХОДЯЩИЙ»
Цей документ не записує до інформаційної бази (далі — ІБ) проводки і не має друкованої форми. Виписуючи рахунок, постачальник бере на себе зобов’язання зарезервувати для покупця зазначені в рахунку цінності на обумовлений термін (зазвичай три дні). Але контроль строку дії рахунка (як вхідного, так і рахунка, виписаного вашим підприємством) у «1С:Бухгалтерії» не передбачений. Призначення документа «
Счет входящий» — стати початком ланцюжка взаєморозрахунків, щоб на його підставі можна було зареєструвати попередню оплату.Вікно документа «
Счет входящий» показано на рис. 1 (див. с. 17). Доступ до вхідних рахунків забезпечує однойменний журнал. Новий документ можна створити кнопкою «Новая строка» на панелі інструментів журналу «Счета входящие», вибором команди «Действия → Новый» із головного меню, або просто натиснувши на клавішу «Insert». Рахунок можна створити і не розкриваючи журнал, командою «Документы → Приход → Счет входящий». 
Якщо облік розрахунків із постачальником ведеться в розрізі договорів і поле «Осн. договор» у реквізитах контрагента заповнене, цей договір автоматично буде зазначено в полі «Заказ». Але ця обставина не заважає зареєструвати окремий ланцюжок розрахунків за рахунками/накладними. Клацніть по кнопці «Х» (на неї вказує курсор на рисунку). Реквізит «Заказ» набуде значення «Без заказа», хоча насправді замовлення буде, ним стане сам документ «Счет входящий». При збереженні рахунка програма видасть попередження, що взаєморозрахунки з контрагентом ведуться за договорами, а замовлення в документі не заповнене. Але документ усе-таки буде проведено.
Перед заповненням табличної частини рахунка потрібно встановити в правильне значення реквізит «Что приходуем». Цей реквізит визначає, який довідник запропонує програма при заповненні табличної частини рахунка. Якщо встановити реквізит у значення «Запасы», відкриється довідник «Номенклатура». Значення «ОС, НМА, др. необор. мат. активы» викличе довідник «Инвестиции» тощо. При спробі зміни значення реквізиту «Что приходуем» у рахунку, табличну частину якого вже заповнено, програма видасть попередження «Сначала удалите все строки!». Зміна значення реквізиту може знадобитися, якщо один документ копіювати з іншого.
Реквізит «Вид торговли» визначатиме роботу алгоритмів тих документів, які вводитимуться на підставі вхідного рахунка. Нагадаємо, що вид торгівлі «За наличные» використовується при негайному розрахунку готівкою. «Бартер» має на увазі укладення з контрагентом договору міни. Вид торгівлі «Безналичный расчет» вибирають у решті випадків — при передоплаті ТМЦ, при торгівлі в розстрочку, а також якщо момент здійснення готівкових розрахунків не збігається з моментом отримання ТМЦ.
мЕхАНіЗм
ПіДБОРУДовідник «
Номенклатура», з якого заповнюється таблична частина рахунка, зазвичай містить дуже багато позицій. Чим більший довідник, тим повільніше він відкривається. Це один із недоліків файл-серверної ідеології побудови мережних версій «1С: Підприємства». Для прискорення роботи з великими довідниками передбачено кнопку «Подбор». Ця кнопка є в багатьох документах. Користуючись нею, можна відкрити довідник і вибирати ТМЦ, не закриваючи вікно довідника. На відкриття великого довідника програма витратить якийсь час, але вибір його елементів відбуватиметься дуже швидко. Вікно підбору показано на рис. 2 (див. с. 18). 
Неважко зауважити, що це «модифіковане» вікно довідника «ТМЦ». У правій частині вікна в групі реквізитів «Показать» можна шляхом розстановки прапорців визначити склад колонок табличної частини. Знайомої панелі з кнопками інструментів у верхній частині вікна немає, проте всі команди для дій із довідником доступні з меню, що випадає. Це меню (рис. 3 на с. 18) можна викликати, клацнувши в області таблиці правою кнопкою миші. На рисунку показано, що ми включили виведення списку за групами. Зверніть увагу на дуже зручну можливість сортування табличної частини за кодом, за найменуванням або за тим реквізитом табличної частини, на якій знаходиться курсор.
Місце зберігання вибирається з однойменного довідника. У групі реквізитів «Остатки» можна уточнити спосіб виведення залишків (рис. 4).
Ми вибрали найшвидший спосіб виведення — в інформаційному рядку. Прапорець «По счету учета» змушує програму виводити залишки за тим рахунком, який задано в реквізитах елемента довідника «Номенклатура». Якщо переставити перемикач у положення «По счету», в полі, що відкрилося поряд, можна зазначити інший балансовий субрахунок (рис. 5).
Як і у звичайному режимі, у режимі «Подбор» можна поповнювати довідник новими групами та елементами. Натиснувши на клавішу «Insert», ви відкриєте вікно реквізитів елемента довідника. Нововведений елемент можна відразу ж вибрати. Для цього двічі клацніть мишею по вибраному рядку, або натисніть на клавішу «Enter». Розкриється вікно для введення кількості ТМЦ (рис. 6 на с. 19). При підрахунку кількості можна користуватися калькулятором.
Клацнувши по кнопці «ОК», ви закриєте вікно введення кількості. Зазначені найменування і кількість ТМЦ будуть унесені до табличної частини рахунка. Вікно введення кількості закриється, але вікно підбору номенклатури (рис. 2 на с. 18) залишиться відкритим. Можна продовжити заповнення документа, не гаючи часу на відкриття вікна.
У всіх документах конфігурації функція підбору працює схожим чином.
Уведення на підставі
Про механізм уведення на підставі ми вже не раз згадували. Більшість документів в «1С:Бухгалтерії» можна ввести на підставі вже введених. З документа-джерела до новоствореного документа автоматично будуть перенесені потрібні реквізити, що помітно економить час оператора і дозволяє уникнути помилок уведення (друкарських помилок). Тому обов’язково використовуйте механізм «
Ввод на основании» у випадках, коли він доступний.Рахунок, який ми щойно ввели (рис. 1 на с. 17), видно в журналі «
Счета входящие». Відзначимо курсором цей рядок журналу і клацнемо мишею по кнопці «Ввести на основании» (можна натиснути на комбінацію клавіш «Alt + F9»). Відкриється вікно зі списком документів (рис. 7 на с. 20). 
Механізм уведення на підставі має певну частку інтелекту: у списку будуть присутні не всі документи конфігурації, а тільки ті, які можна ввести на підставі вибраного. Для різних документів список буде різним. Уведемо на підставі рахунка довіреність. Уведення інших документів відбувається приблизно за таким самим сценарієм.
ДОКУмЕНт «ДОВЕРЕННОстЬ»
Виділивши у вікні, показаному на рис. 7, рядок «Доверенность» і натиснувши на клавішу «Enter», ми відкриємо вікно документа (рис. 8 на с. 20).
Більшість його реквізитів уже заповнено шляхом копіювання з документа «Счет входящий». Нам залишилося тільки ввести номер бланка довіреності (для обліку бланків) та вибрати з довідника «Сотрудники» того працівника, на чиє ім’я довіреність видано — заповниться решта обов’язкових реквізитів. Зверніть увагу, що ПІБ співробітника зазначаються в довіреності в давальному відмінку. Для правильного друку бланка потрібно дещо відкоригувати відповідне поле. Наприклад, замінити слова «Админов Василий Сергеевич» на «Админову Василию Сергеевичу».
Табличну частину заповнено номенклатурою, зазначеною в рахунку. Утім, можна відкоригувати і склад, і кількість отриманих цінностей.
Клацнувши по кнопці «Печать», ви побачите друковану форму документа (рис. 9).
Доступ до виписаних довіреностей забезпечує окремий журнал, який відкривається командою «Журналы → Прочие → Доверенности». На жаль, законодавство не передбачає ведення Журналу виданих довіреностей в електронній формі і роздрукування його сторінок за допомогою засобів обчислювальної техніки. Реєстр документів, роздрукований за даними «електронного» журналу, можна використовувати лише для звіряння.
Отже, ми розглянули введення довіреності на підставі вхідного рахунка. Звичайно, довіреність можна ввести і вручну, відкривши вікно нового документа командою «
Документы → Прочие → Доверенность», або в інший спосіб. Але ми прагнули проілюструвати саме використання механізму введення на підставі документа-замовлення. Наступного разу ми продовжимо цей ланцюжок, оприбуткувавши матеріальні цінності від підзвітної особи, які вона отримала за оформленою сьогодні довіреністю.
