Нова база зі старими довідниками
 | Бухгалтерам часто доводиться потрапляти в ситуації, коли потрібно вести облік за кількома фірмами в різних інформаційних базах. Як бути, якщо облік за новоствореним підприємством треба вести в окремій інформаційній базі, але при цьому переважна частина довідників нової організації буде такою самою, як у вже існуючій базі. Чи можна до чистої бази «1С» скопіювати довідкову інформацію про номенклатуру, контрагентів тощо з існуючої бази? Відповідь на це запитання ви знайдете в цій статті. Віталій ПЕТРОВ, 1С:Спеціаліст, м. Харків, vitalij_petrov@mail.ru |
Є два варіанти вирішення завдання. Перший — видалення з існуючої бази «1С» зайвої інформації (непотрібних документів та зайвих довідників). Для цього необхідно розвернути копію існуючої бази і в цій копії видалити всі документи або ж провести процедуру «
Свертка базы». У результаті згортки можна отримати базу даних, очищену від непотрібних документів, з актуальними довідниками та з бухгалтерськими залишками на необхідний період*. Після згортки залишиться тільки відредагувати картку організації, і інформаційна база готова до використання. Цей спосіб зручно використовувати в ситуації, коли нова організація відкривається замість старої, але при цьому в новій базі не повинно бути жодних документів старої організації.*
Процедуру виконання «згортки бази» було описано в «Б & К», 2010, № 8, с. 9.Другий варіант передбачає безпосереднє перенесення довідкової інформації з існуючої бази «1С» до нової. Цей варіант, на відміну від першого, технічно виконується набагато швидше, і до того ж тут є можливість фільтрації даних, що переносяться. Тому зупинимося саме на ньому.
ПЕРЕНЕСЕННЯ ДОВІДНИКІВ
Для перенесення довідкової інформації між інформаційними базами «1С:Бухгалтерія для України, ред. 1.1» нам знадобиться універсальна обробка «
Выгрузка и загрузка данных XML (2.0.23)», що знаходиться на диску «ІТС» (Інформаційно-технологічний супровід) у розділі методичної підтримки «1С:Підприємства 8.1». За допомогою цієї обробки можна здійснити перенесення даних між будь-якими базами даних «1С» версії 8.1, розгорнутими на ідентичних конфігураціях. Скопіюємо універсальну обробку з диска «ІТС» на робочий комп’ютер. Потім запустимо її у програмі, використовуючи пункт меню «Файл → Открыть».На закладці «
Выгрузка» (рис. 1) необхідно вказати ім’я транспортного файлу, в який буде записана інформація, що передається для нової бази. Якщо, крім довідників, потрібно перенести ще й документи за певний період часу (наприклад, платіжні доручення, рахунки-фактури, прибуткові накладні тощо), то необхідно заповнити реквізит «Период выгрузки». 
На закладці «Настройки выгрузки» визначається, які ж саме дані та за якими умовами повинні вивантажуватися. Позначимо прапорцями необхідні для вивантаження довідники: «Контрагенты», «Номенклатура». Рекомендую не знімати прапорці у графі «При необходимости» з решти об’єктів. Відповідно при передачі, наприклад довідника номенклатури, автоматично буде передано всю пов’язану довідкову інформацію: одиниці виміру, номенклатурна група, статті витрат, рахунки обліку тощо. А при передачі інформації про контрагентів автоматично буде передано інформацію про їхні банківські рахунки, контактних осіб тощо.
ВИБІР І
НФОРМАЦІЇ, що ПЕРЕНОСИтьсяВ обробці є можливість фільтрувати вміст довідників, що передаються. Наприклад, нам необхідно з довідника «
Номенклатура» перенести дані тільки групи «Товары». Для цього на закладці «Настройки выгрузки» ставимо прапорець напроти довідника «Номенклатура», а в умовах відбору за допомогою клавіші «Добавить» панелі інструментів додамо потрібну умову. Так, у вікні «Выбор поля», що з’явилося, вибираємо поле «Ссылка», потім зазначаємо тип порівняння «В группе» та як значення вказуємо групу «Товары» (рис. 2 на с. 9). 
Так само можна визначити список документів, що передаються, наприклад, платіжних доручень та надходжень товарів конкретної організації.
Поставивши прапорці напроти документів «Платежное поручение входящее», «Платежное поручение исходящее» та «Поступление товаров и услуг», у вікні «Условия отбора» додамо необхідну умову. У вікні «Выбор поля», що з’явилося, вибираємо поле «Организация», зазначаємо тип порівняння «Равно» та як значення вказуємо організацію «Добро» (рис. 3). Умов вивантаження даних можна створювати стільки, скільки вам необхідно. Після визначення списку об’єктів, що передаються, та умов відборів (фільтрів) натискуємо на кнопку «Выгрузить данные» та чекаємо закінчення формування транспортного файлу.
ЗАВАНТАЖЕННЯ ДАНИХ
У новій інформаційній базі «1С» відкриваємо цю ж універсальну обробку та переходимо на закладку «
Загрузка». У полі «Имя файла» вказуємо шлях до файлу, в який була вивантажена інформація, та натискуємо на кнопку «Загрузить данные» (рис. 4).
Таким чином, використовуючи цю обробку, ви заощадите кілька годин дорогоцінного часу та енну кількість нервових клітин, які, як відомо, не відновлюються. Успіхів у роботі! Чекаємо ваших листів на
bk@id.factor.ua.
