Правові системи «Дінай»: як знайти потрібну інформацію. Частина 5

Правові системи «Дінай»: як знайти потрібну інформацію. Частина 5

　

Ми продовжуємо цикл публікацій, присвячених ефективному використанню довідково-правових систем (ДПС) «Дінай». У попередній статті «Будьте в курсі всіх подій з правовими системами «Дінай» (див. «Б & К», 2010, № 19) ішлося про новинні та аналітичні складові правових систем. Сьогодні розглянемо такі важливі ресурси, як довідкова інформація, архів і документи користувача. Ганна СТЕПАНЕЦЬ, керівник Центру навчання Компанії «Дінай»

 

Довідкова інформація

У кожного бухгалтера завжди знайдуться дані, які мають бути постійно напохваті. Відкривати кожного разу документи, де є потрібна інформація, незручно, особливо якщо таких документів багато, а дані в них часто змінюються. При роботі із системою «Дінай» вам не доведеться витрачати час та сили на вирішення цієї проблеми. Усі відомості, які можуть знадобитися в оперативному режимі, можна знайти в розділі «

Справочная информация» блока «Справочная информация, бланки, новости» (рис. 1).

Розділ «

Справочная информация» — це масив різних довідок, таблиць, схем, класифікаторів, переліків, реєстрів тощо. Усі вони згруповані за тематиками. Така організація дозволяє швидко знаходити дані, обмеживши зону пошуку документами конкретної тематичної групи. На додачу до тематик фахівці Компанії «Дінай» розробили спеціальну систему зведених таблиць. За допомогою цих таблиць ви зможете миттєво отримати доступ до потрібної вам інформації. Наведемо тільки деякі з них:

— зведена таблиця щодо податків, зборів та обов’язкових платежів;

— календар бухгалтера на поточний місяць (на початку кварталу створюються відразу три календарі);

— курси валют і металів (починаючи з 1992 року);

— розмір прожиткового мінімуму (з 2000 року);

— розмір мінімальної зарплати і неоподатковуваного мінімуму доходу громадян (з 1991 року);

— облікова ставка НБУ (починаючи з 1992 року);

— індекс інфляції (починаючи з 1991 року);

— фінансові санкції за порушення податкового законодавства;

— тривалість відпусток;

— порядок набуття чинності нормативними актами;

— перелік чинних рішень щодо антидемпінгових та спеціальних заходів стосовно імпорту окремих видів товарів;

— перелік угод для уникнення подвійного оподаткування;

— спеціальні строки позовної давності.

Підвищити наочність інформації, отриманої з бази даних, дозволяють різні схеми й таблиці, створені фахівцями Компанії «Дінай». Серед цих схем, наприклад, є такі:

— система судоустрою;

— порядок оскарження рішень контролюючих органів у господарських судах;

— ієрархія права;

— строки звернення до суду з метою оскарження трудових спорів.

Крім того, у розділі «

Справочная информация» ви зможете знайти:

— адреси й телефони держорганів;

— словники термінів;

— реквізити банківських рахунків для сплати податків, зборів та інших платежів;

— офіційні оголошення про оскарження нормативних актів;

— офіційні оголошення про банкрутство.

Джерелами для наповнення довідкової інформації є: нормативні акти, друковані видання (у тому числі офіційні), веб-сайти державних органів, спеціалізована література (як правило, у довідковій інформації зазначено її джерело). Зрозуміло, довідкова база постійно підтримується в актуальному стані

, а саме:

— поповнюється новими даними (наприклад, інформація про курси валют оновлюється щодня);

— викладається в нових редакціях (наприклад, довідка «

Компенсация работникам потери части денежных доходов в связи с нарушением сроков их выплаты» оновлюється щомісяця);

— додаються нові розділи довідкової системи за відповідний період часу (наприклад, «

Прожиточный минимум на 2010 год»).

Для зручної навігації довідковою інформацією та документами ДПС у них передбачено гіперпосилання

. Вони можуть указувати на нормативні акти, на довідкову інформацію або на консультації. Наприклад, у довідці «Финансовые санкции за нарушение налогового законодательства» у кінці тексту є три посилання на матеріали, що можуть знадобитися при розгляді цього питання, — «Минимальная заработная плата, не облагаемый налогом минимум», «Учетная ставка НБУ», «Определение количества дней просрочки». Така організація даних робить ресурс «Справочная информация» незамінним інструментом для пошуку рішень за різними аспектами бухгалтерського законодавства.

Важливо! Тексти в розділі «Справочная информация» подано українською та російською мовами. А от назви довідок зазначено лише українською. Тому при пошуку за назвою вводьте шукані слова українською мовою. При пошуку за змістом статей вводьте шуканий текст будь-якою з двох мов.

Довідкова інформація є індивідуальною для кожної спеціалізованої ДПС. Наприклад, у «Дінай:ЗЕДексперт» можна користуватися такими матеріалами, як:

— Українська класифікація товарів ЗЕД (УКТ ЗЕД);

— Правила тлумачення термінів «Інкотермс»;

— ставки експортного та імпортного мита;

— переліки товарів, експорт та імпорт яких підлягають квотуванню та ліцензуванню;

— класифікатори, що використовуються при заповненні ВМД (вантажної митної декларації);

— особливості митного оформлення деяких товарів;

— пункти пропуску через державний кордон для переміщення окремих товарів тощо.

Довідкова інформація ДПС «Дінай:Цінні папери» має інший вигляд. Тут можна знайти:

— відповідальність за правопорушення на ринку ЦП;

— переліки професійних учасників ринку ЦП;

— список аудиторів та аудиторських фірм, які можуть перевіряти учасників ринку ЦП;

— адреси й телефони територіальних управлінь ДКЦПФР та інших держорганів тощо.

У загальнозаконодавчій правовій системі «Дінай:Професіонал» зібрано відомості з усіх ДПС.

Наприклад, якщо потрібно дізнатися про розмір прожиткового мінімуму у 2008 році, не доведеться переглядати купи документів. Просто заходимо до розділу «

Справочная информация». Знаходимо потрібну тематику (візуально або через пошук за назвами розділів із ключовим словом «прожит».). А потім відкриваємо довідку, що так і називається «Прожиточный минимум в 2008 году».

 

«Бюро справок»

Розділ «

Бюро справок» — це спеціальний ресурс, що містить багато корисної інформації. Він знаходиться в нижній частині інтелектуального класифікатора (рис. 2) і складається з таких підрозділів:

— «

Полезные телефоны и коды АТС» (коди міст України та міжнародні коди, правила набору номерів тощо);

— «

Полезная информация» (наприклад, перелік професійних та релігійних свят, правила етикету і навіть правила зав’язування краватки, рис. 3).

 

Розділ «

Бюро справок» є ідентичним для всіх ДПС. Аналітики Компанії «Дінай» підтримують ресурс в актуальному стані, постійно оновлюють його, додаючи оперативну інформацію.

Порада

Обов’язково познайомтеся з розділом «Бюро справок». Він напевно стане надійним помічником у багатьох ситуаціях. Наприклад, статтею «Рекомендации по выбору, ношению и хранению галстуков» періодично користуються всі працівники нашої Компанії.

 

Архів

Компанія «Дінай» дбайливо ставиться до інформації, що зберігається в її базі даних. Навіть документи, що втратили актуальність (скасовані іншими нормативними актами), не видаляються з бази. Вони переносяться до спеціального розділу з назвою «

Архив» (рис. 4). При цьому в шапці документа обов’язково буде позначка, яким нормативним актом його було скасовано. Наприклад: «[Указ втратив чинність згідно з Указом Президента України від 31.07.2000 р. № 932/2000]».

Інколи документ спочатку приймають на певний період. Тоді після закінчення строку його дії цей документ переноситься до розділу «

Архив», а в тексті робиться позначка: «[Закон втратив чинність у зв’язку із закінченням строку його дії]».

Крім того, бувають ситуації, коли документ офіційно не скасований, але вже не має сенсу. Наприклад, роз’яснювальні листи до закону, що втратив чинність. Такі документи система теж переносить до розділу «

Архив» з позначкою такого змісту: «[Документ втратив актуальність у зв’язку з посиланням на недіючий документ]».

Важливо!

У ДПС «Дінай» кожен чинний документ проходить унікальну аналітичну обробку з приводу його актуальності. Тому користувачі системи не наражаються на ризик отримати застарілий, але не скасований документ. В основному дереві інтелектуального класифікатора подано тільки актуальну інформацію.

Розділ «Архив» є у блоці «Нормативные документы» кожної ДПС. Його структура багато в чому повторює структуру блока «Нормативные документы» ДПС «Дінай:Гросбух» та перегукується з основним деревом динамічного інтелектуального класифікатора в кожній правовій системі. Розділи архівної інформації також продубльовано в блоках «Консультации» та «Справочная информация, бланки, новости». Сюди переносяться матеріали, що втратили свою актуальність. Усі архівні тематичні розділи праворуч супроводжено припискою «Архив», наприклад «Местные налоги и сборы. Архив». Так, щоб знайти документ, який точно не діє, можна скористатися пошуком за назвою в межах розділу «Архив» чи організувати пошук за реквізитами, але обов’язково із зазначенням опції «Включая архив».

 

Документи користувача

Із блоком інформації «

Документы пользователя» ми вже знайомі. Чим цей блок відрізняється від нормативних документів, консультацій, довідкової інформації та форм для друку? Тим, що його наповненням займається сам користувач. У блоці «Документы пользователя» можна:

— створювати власні добірки найважливіших документів із ДПС або таких, що найчастіше використовуються;

— підключати до ДПС свої файли у форматі Word або Excel.

Створити персональний інтелектуальний класифікатор дуже просто. Для цього виконуємо такі дії:

1) ставимо курсор на блок «

Документы пользователя»;

2) клацаємо правою кнопкою миші (можна скористатися розділом «

Документы пользователя» головного меню);

3) з контекстного меню вибираємо команду «

Создать новый раздел» (рис. 5);

4) уводимо назву розділу та натискуємо на «

ОК».

Щоб створити ще один розділ, повертаємо курсор на блок «

Документы пользователя» та повторюємо описані дії.

Важливо!

ДПС «Дінай» завжди створює нові підрозділи в межах поточного розділу. Тому перед створенням підрозділу обов’язково виділіть папку, усередині якої він має знаходитися.

У створеному розділі ви можете зберегти:

— тексти документів з ДПС. Тут можна зазначити будь-який нормативний, довідковий документ або консультацію та зберегти їх у розділі блока «Документы пользователя». Усі документи ДПС запише в редакції, чинній на момент збереження;

— посилання на документи в ДПС. У цьому випадку до розділу буде записано не сам текст, а посилання на документ, що зберігається в базі даних. Я раджу користуватися саме цією функцією. Використовуючи посилання, ви завжди отримаєте актуальну версію документа, а не його копію на певну дату;

— власні файли. Це можуть бути будь-які документи у форматі Word чи Excel, які ви хочете використовувати в межах ДПС.

Важливо! На рівні одного розділу не можна зберігати і підрозділи, і заголовки документів одночасно. Якщо у блоці «Документы пользователя» немає розділів, усі документи (або посилання на них) буде записано відразу до цього блока, після чого ви не зможете створити в ньому нові розділи чи підрозділи. Тому ми рекомендуємо починати роботу зі створення власних добірок документів із формування розділів.

І останнє. Вибираючи назви для розділів, пам’ятайте, що блок «Документы пользователя» бере участь у пошуку разом з іншими блоками інтелектуального класифікатора. Вибирайте для назв зрозумілі імена. Випишіть ключові слова для статей розділу, використовуйте ці слова в його назві. Тепер подивимося, як робота з розділами виглядає на практиці.

 

ДОДАВАННЯ ДО РОЗДІЛУ ПОСИЛАНЬ НА ДОКУМЕНТ

Щоб записати до розділу «

Документы пользователя» посилання на документ, виконуємо такі дії:

1) у блоці «

Документы пользователя» створюємо розділ чи підрозділ;

2) у правій частині вікна інтелектуального класифікатора або у вікні результатів пошуку знаходимо потрібний документ;

3) ставимо курсор на заголовок цього документа;

4) клацаємо правою кнопкою миші (або вибираємо пункт «

Документы пользователя» головного меню). З’явиться контекстне меню, як показано на рис. 6;

5) з цього меню вибираємо «

Скопировать в буфер ссылку на документ». Якщо нам потрібні ВСІ документи розділу, вибираємо команду «Все документы из текущего раздела → Скопировать в буфер ссылки»;

6) у блоці «

Документы пользователя» знаходимо потрібну папку. У прикладі на рис. 7 — це папка «Мои основные документы»;

7) клацаємо правою кнопкою миші по цій папці (можна викликати пункт «

Документы пользователя» головного меню програми). Відкриється контекстне меню, як показано на рис. 7;

8) з нього вибираємо «

Вставить документы/ссылки из буфера» (рис. 7). Система перемістить посилання з буфера до вказаного розділу блока «Документы пользователя». Їх перелік з’явиться у складі меню, що випадає, як показано на рис. 7.

 

ДОДАВАННЯ ДО РОЗДІЛУ ЗОВНІШНЬОГО ДОКУМЕНТА

Щоб підключити до розділу зовнішній документ, виконайте такі дії:

1) у блоці «

Документы пользователя» виберіть розділ чи підрозділ. На рис. 8 він має назву «Мои отчеты»;

2) викличте меню «

Документы пользователя → Подключить внешний документ» або клацніть на панелі інструментів по кнопці «Подключить внешний документ» . Вікриється вікно «Параметры добавляемого документа», як показано на рис. 8, с. 34;

3) до параметра «

Имя файла:» введіть шлях до документа, який потрібно завантажити до папки «Мои отчеты». Цей шлях можна ввести з клавіатури чи вибрати у вікні Провідника. Щоб відкрити Провідник, клацніть по іконці із зображенням символу «…» (трикрапка) праворуч від параметра «Имя файла:»;

Важливо! Файли, що підключаються, має бути записано у форматі MS Word 97 і вище.

4) за допомогою перемикача «Документ:» виберіть категорію — «Нормативный», «Консультация» або «Справочная информация»;

5) перемикач «Способ подключения документа к системе:» залиште в положенні «Скопировать»;

6) у полі «Назва документа:» наберіть ім’я, під яким документ буде зареєстровано у ДПС «Дінай». У прикладі на рис. 8 це «отчет по единому налогу (фирма "Свитанок")»;

7) у нижній частині вікна «Параметры добавляемого документа» заповніть додаткові реквізити. Залежно від вибраної категорії їх склад може відрізнятися. Так, для нормативного акта реквізитами можуть бути тип документа, орган видання, дата прийняття, номер. Для категорії «Консультация» це будуть дата, номер та автор. Для категорії «Справочная информация» додаткових реквізитів не передбачено;

8) перейдіть до лівої частини вікна «Параметры добавляемого документа». Тут показано структуру блока «Документы пользователя» для всіх ДПС, установлених на комп’ютері. У цій структурі позначте ті розділи, куди необхідно підключити документ. Таких розділів може бути декілька. Більше того, вони можуть знаходитися навіть у різних ДПС;

9) заповнивши всі дані у вікні «Параметры добавляемого документа», натисніть на кнопку «Добавить». Документ завантажено.

Важливо!

Підключені документи можуть брати участь у пошуку даних за реквізитами. Для цього у вікні запиту «Поиск документа» потрібно включити опцію «Включая документы пользователя» та зазначити категорію у блоці «База документов» (нормативні, довідкова інформація чи консультації).

Будь-які документи чи посилання у блоці «Документы пользователя» можна перемістити , скопіювати чи видалити. Це дозволяє впорядкувати інформацію в межах розділу, максимально пристосувати її до вирішення своїх завдань (рис. 9).

 

На цьому ми завершимо опис прийомів роботи з довідковою інформацією, архівом та документами користувача ДПС «Дінай». А наступного разу поговоримо про організацію ефективного пошуку даних у цій системі.