Теми статей
Обрати теми

«Первинка» в електронному вигляді: основи застосування

Редакція БК
Стаття

«Первинка» в електронному вигляді: основи застосування

 

Практично всі підприємства так чи інакше використовують у своїй діяльності електронні документи, будь то звітність, що подається до податкових органів та соціальних фондів, платіжні доручення, що передаються до банківських установ, чи листи, що надсилаються на адресу контрагентів, тощо.

У цій статті поговоримо про правила застосування первинних документів в електронній формі.

Тетяна ВОЙТЕНКО

, консультант «Б & К»

 

Документи статті

ЦКУ

— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Закон № 851 — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

Закон № 852 — Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV.

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.

Обов’язковою умовою для відображення в регістрах бухгалтерського обліку інформації про господарські операції, що здійснюються підприємством, є їх документальне підтвердження. За приписами ст. 9 Закону про бухоблік факт здійснення господарських операцій фіксують первинні документи.

 

Первинний та електронний документ: визначення понять

Під первинним документом у ст. 1 Закону про бухоблік розуміється документ, що містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. У свою чергу, як господарська операція розглядається дія чи подія, що викликає зміни у структурі активів і зобов’язань, власному капіталі підприємства.

Конкретизує значення згаданих термінів п. 2.1 Положення № 88, де первинними документами названо документи, створені в письмовій чи електронній формі, які фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи адміністрації (власника) на їх проведення, а господарськими операціями — факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань і фінансових результатів.

Складати первинні документи, що є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій, на машинних носіях інформації дозволяє і ст. 9 Закону про бухоблік. У цьому випадку підприємство зобов’язане виготовляти за свій рахунок копії таких первинних документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також контролюючих чи судових органів у межах їх повноважень, передбачених законами. Про те, що порядок надання контролюючим органам первинних документів, складених на машинних (електронних) носіях, визначено ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік, Мінфін повідомив у своєму листі від 07.04.2010 р. № 31-34000-10-10/7405. До речі, у цьому ж листі чітко простежується, що «машинні» носії інформації Мінфін ототожнює з «електронними»: «Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які можуть бути складені на паперових або

машинних (електронних) носіях». Хоча слід зауважити, що Законом про бухоблік прямо не названо таку форму для первинних документів, як електронна. Незважаючи на це у сьогоднішніх реаліях первинні документи, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік, законодавством дозволено складати у тому числі в електронному вигляді.

Якщо говорити про копію документа на папері, то за нормами ст. 7 Закону № 851 для електронного документа такою є візуальне зображення електронного документа на папері, засвідчене в порядку, установленому законодавством. Умови та вимоги до процедури засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу визначає Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 26.05.2004 р. № 680.

До первинних документів п. 2.2 Положення № 88 відносить також зведені облікові документи, які можуть створюватися підприємством для контролю та впорядкування обробки даних на основі первинних документів. При цьому первинні документи як письмово, так і у формі електронного документа має бути складено в момент здійснення кожної господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її завершення (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Єдиний виняток із цього правила п. 2.2 Положення № 88 припускає щодо документування реалізації товарів за готівку. Тільки в цьому випадку можливе складання первинних документів не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо.

За нормами пп. 2.3 та 2.12 Положення № 88 електронні документи потрібно створювати, а складені в електронному вигляді застосовувати в бухгалтерському обліку лише за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Аналогічна точка зору висловлювалася Мінфіном у листі від 24.11.2009 р. № 31-34000-20-17/31818.

Важливо! Електронні первинні документи приймаються до обліку при дотриманні вимог Закону № 851.

Основні організаційно-правові принципи електронного документообігу (обігу електронних документів) та використання електронних документів установлено Законом № 851, у ст. 2 якого зазначено: дія цього Закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Відповідно до приписів ст. 5 Закону № 851 електронним вважається документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, уключаючи обов’язкові реквізити документа. При цьому «даними» є інформація, надана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами, а під «обов’язковим реквізитом електронного документа» розуміють обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Для обігу електронних первинних документів установлено певні правила, яких необхідно дотримуватися. Про них поговоримо далі.

 

Загальні вимоги до електронного документа

Основні вимоги, що висуваються до електронного документа, обумовлено ст. 5 і 6 Закону № 851. Серед них, зокрема, зазначено:

— наявність обов’язкових реквізитів документа, склад і порядок розміщення яких визначається законодавством;

— можливість створення, передання, збереження та перетворення електронного документа електронними засобами у візуальну форму. При цьому під візуальною формою подання електронного документа слід розуміти відображення його даних електронними засобами чи на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною;

накладання електронного підпису на завершення створення електронного документа.

Варто зауважити, що електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора (фізичної чи юридичної особи, яка створила електронний документ) та/або підписувача (особи, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені чи за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис під час створення електронного документа) іншими суб’єктами електронного документообігу (адресатом, посередником).

Правовий статус електронного документа визначено ст. 8 Закону № 851, де дослівно зазначено таке: «юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму». На це свого часу звертав увагу Мінфін у листі від 24.11.2009 р. № 31-34000-20-17/31818.

Щодо обов’язкових реквізитів електронного варіанту первинних документів, то їх перелік регламентовано ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88.

 

Обов’язкові реквізити електронної «первинки»

Отже, реквізити, які в обов’язковому порядку повинні мати електронні первинні документи для прийняття їх до обліку, такі:

— найменування (у Законі про бухоблік — назва) підприємства, від імені якого складено документ;

— назва документа (форми);

— дата та місце складання;

— зміст і обсяг господарської операції;

— одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному вираженні);

— посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

електронний підпис чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тільки за наявності в первинному документі всіх перелічених реквізитів він матиме юридичну силу та доказовість.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів може бути включено додаткові реквізити, зокрема:

— ідентифікаційний код підприємства з Державного реєстру (код ЄДРПОУ);

— номер документа;

— підстави для здійснення операцій;

— дані про документ, що посвідчує особу-одержувача тощо.

Нескладно помітити, що одним із обов’язкових реквізитів електронного формату первинного документа є електронний підпис особи, відповідальної за здійснення господарської операції та правильність її оформлення. При цьому до осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна, висуваються особливі вимоги: перелік посадових осіб затверджується розпорядчим документом власника (керівника) підприємства (п. 2.13 Положення № 88). У цьому випадку слід виходити з вимог чинного законодавства про певні посади для підписання окремих первинних документів і передбачати (або не передбачати) права для підписання первинних документів заступниками керівників.

Згідно з п. 2.5 Положення № 88 електронний підпис як один із обов’язкових реквізитів первинного документа в електронній формі накладається на нього відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Без електронного підпису, повторимо, електронний документ не може бути підставою для його обліку. Крім того, він не матиме юридичної сили. Саме так зазначено в ст. 1 Закону № 851.

Важливо! Електронний документ без електронного підпису не може бути підставою для його обліку.

Про можливість використання в первинних облікових документах електронного підпису осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність їх оформлення, Мінфін зазначив у листі від 04.08.2010 р. № 31-34010-10-21/20263. Але для цього спеціальним внутрішнім документом (наказом або розпорядженням керівника підприємства) слід закріпити перелік первинних документів в електронній формі, які завіряються електронним підписом та зберігаються в електронному вигляді.

Усе викладене дозволяє зробити висновок про те, що при дотриманні вимог Закону про бухоблік та Закону № 851 первинні документи з електронним підписом відповідають вимогам законодавства та їх дублювання на паперових носіях інформації з оригінальним підписом і печаткою не потрібне. Безумовно, виняток становлять ті первинні документи, щодо яких законодавчо встановлено вимогу про складання таких документів на папері та проставляння власноручного підпису. Наприклад, власноручний підпис в обов’язковому порядку має бути у касових документах.

Тут доречно нагадати, що відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних згідно з ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік несуть особи, які склали та підписали ці документи. Ця норма дійсна і для первинних документів, створених в електронному вигляді. Що ж до ведення бухгалтерського обліку підприємством на підставі електронних первинних документів, то воно має здійснюватися в такому самому порядку, як для документів на паперових носіях.

 

ЕЦП як заміна власноручного підпису

Згідно зі ст. 1 Закону № 852 електронний підпис є даними в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних.

Зверніть увагу: щодо електронного первинного документа йдеться про накладання на нього саме електронного підпису взагалі, а не про один з його різновидів — електронного цифрового підпису (п. 2.4 Положення № 88). Причому, як визначено ст. 3 Закону № 852, електронний підпис не може бути визнаний недійсним тільки через те, що він має електронну форму або не базується на посиленому сертифікаті відкритого ключа.

Правовий статус електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП) визначено Законом № 852, який до того ж регулює відносини, що виникають при використанні ЕЦП в електронних документах.

Як електронний цифровий підпис розглядається вид електронного підпису, отриманого в результаті криптографічного перетворення (інакше кажучи — шифрування) набору електронних даних, який додається до цього набору чи логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача (ст. 1 Закону № 852). Простіше кажучи, ЕЦП є реквізитом електронного документа, призначеним для захисту його від підробки, що забезпечує можливість контролю цілісності та підтвердження достовірності цього документа, а також установлення відсутності спотворення інформації в електронному документі.

ЕЦП як різновид електронного підпису накладається за допомогою особистого (закритого, секретного) ключа та перевіряється за допомогою відкритого (загальнодоступного, публічного) ключа (ст. 1 Закону № 852). Описаний механізм дозволяє ідентифікувати підписувача, а також підтвердити достовірність ЕЦП в електронному документі та цілісність даних останнього.

Під терміном «особистий ключ» розуміють «параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису,

доступний тільки підписувачу» (тобто це спеціальний код, відомий тільки особі, яка підписала документ), а під терміном «відкритий ключ» — «параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб’єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису» (ст. 1 Закону № 852).

Згідно зі ст. 1 Закону № 852 документом, що засвідчує чинність та належність відкритого ключа підписувачу, є сертифікат відкритого ключа, виданий центром сертифікації ключів. Одночасно з цим у ст. 8 Закону № 852 визначено, що центром сертифікації ключів може бути юридична особа незалежно від форми власності або фізична особа, яка є суб’єктом підприємницької діяльності, що надає послуги ЕЦП та засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному органі або засвідчувальному центрі з дотриманням вимог ст. 6 зазначеного Закону. Центр сертифікації ключів, що пройшов акредитацію, є акредитованим центром сертифікації ключів. Порядок акредитації центру сертифікації ключів затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 13.07.2004 р. № 903.

Сертифікати відкритих ключів можуть поширюватися в електронній формі чи у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувача.

За правовим статусом ЕЦП в електронному документі у визначених ст. 3 Закону № 852 випадках прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у документі на паперовому носії інформації. Так, для визнання рівнозначності ЕЦП в електронному документі та власноручного підпису на паперовому носії необхідне одночасне виконання таких умов:

— ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа (сертифіката ключа, що відповідає вимогам Закону № 852, виданого акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом) за допомогою надійних засобів цифрового підпису (засобів ЕЦП, що мають сертифікат відповідності чи позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації);

— під час перевірки використовується посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладання ЕЦП;

— особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті.

Ще раз підкреслимо: електронний підпис не може бути визнано недійсним тільки через те, що він має електронну форму чи не базується на посиленому сертифікаті ключа.

 

Особливості застосування ЕЦП

За приписами ст. 7 Закону № 851, оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Однак, як установлено ст. 5 Закону № 852, інші, ніж органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності, юридичні та фізичні особи можуть на договірній основі засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати ЕЦП без сертифіката ключа.

Більше того, законом регулюються лише відносини, пов’язані з використанням ЕЦП, а от застосування інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу (автором, підписувачем, адресатом, посередником) на договірних засадах (ст. 6 Закону № 851). На додаток до цього ст. 14 Закону № 851 регламентує можливість здійснення електронного документообігу на підставі договорів, що визначають взаємовідносини його (електронного документообігу) суб’єктів.

Тому принаймні для електронних первинних документів внутрішнього документообігу підприємствам отримувати посилений сертифікат відкритого ключа ЕЦП немає необхідності. А от при створенні електронних документів, що належать до зовнішнього документообігу (приміром, платіжних документів у системах Клієнт — Банк, які дозволяють клієнту дистанційно управляти своїм рахунком та здійснювати платіжні операції), без застосування ЕЦП, зокрема на договірних засадах, не обійтися.

Для засвідчення чинності відкритого ключа посилений сертифікат ключа в обов’язковому порядку повинні використовувати тільки органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності. Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності визначено постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 р. № 1452.

Важливо! Держпідприємства зобов’язані використовувати тільки посилений сертифікат ключа.

Слід мати на увазі, що всі без винятку підприємства не мають права використовувати ЕЦП для складання електронних документів, які не може бути застосовано як оригінал за законодавством (ст. 5 Закону № 851), а саме:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який за законодавством створюється в одному оригінальному примірнику (таким документом, зокрема, є паспорт громадянина), крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

Варто також уточнити, що використання ЕЦП не змінює порядок підписання договорів та інших документів, установлений законом для вчинення правочинів у письмовій формі (ст. 4 Закону № 852). Відповідно сторони при підписанні договору мають право скористатися ЕЦП, якщо вони застерегли це при укладанні договору. Із цього приводу в ч. 3 ст. 207 ЦКУ зазначається: «

Використання при вчиненні правочинівелектронно-числового підписудопускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін , у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів».

У випадках, коли відповідно до законодавства необхідне засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще один ЕЦП юридичної особи, спеціально призначений для таких цілей (ст. 5 Закону № 852).

 

Механізм використання ЕЦП

Як уже зазначалося, ЕЦП є одним із найважливіших елементів для організації повноцінного електронного документообігу, за допомогою якого вирішуються проблеми захисту інформації в електронному вигляді, здійснюється контроль цілісності електронного документа та достовірності відображених у ньому даних.

У загальних рисах сутність механізму використання ЕЦП полягає в такому. У процесі обміну електронними документами використовується пара взаємозв’язаних, унікальних для кожного ЕЦП ключів: особистий та відкритий. Підготувавши електронний документ, підписувач за допомогою свого особистого ключа (парного відкритого) підписує його. При накладанні ЕЦП (підписанні електронного документа ЕЦП) використовується спеціальний засіб ЕЦП (програмний, програмно-апаратний чи апаратний пристрій, призначений для генерації ключів, накладання та/або перевірки ЕЦП), за допомогою якого на основі особистого ключа здійснюється шифрування документа в електронному вигляді. Після цього документ пересилається його одержувачу (адресату).

Отримавши зашифрований документ, адресат, використовуючи відкритий ключ відправника, перевіряє цілісність електронного документа шляхом перевірки достовірності ЕЦП та розшифровує документ шляхом перетворення набору літер і цифр в осмислений текст (також застосовуючи спеціальний засіб ЕЦП). Якщо до електронного документа було внесено зміни після його зашифрування або його зашифровано ключем, що належить іншій особі, то правильної розшифровки електронного документа не відбувається, оскільки ЕЦП одразу стає недійсним.

Усі процедури з шифрування та розшифрування електронного документа виконуються не вручну, а автоматично за допомогою спеціальних криптографічних програм.

Звертаємо увагу на те, що порядок надання працівникам права застосування ЕЦП, ведення обліку, зберігання та знищення їх особистих ключів необхідно регламентувати наказом керівника підприємства.

 

Такими є основні правила використання електронних документів та «первинки» в електронній формі.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі