Excel: як усунути проблему з текстом

Excel: як усунути проблему з текстом

Шановна редакціє! При імпортуванні інформації в Excel із зовнішніх джерел даних (зокрема, із програми «1С:Бухгалтерія») деякі числа потрапляють на робочий лист як текст. Зрозуміло, що арифметичні операції з такими «числами» робити неможливо. Їх потрібно попередньо перетворити у відповідний формат. Але після зміни формату проблема залишається. І для того, щоб виправити ситуацію, доводиться редагувати кожну комірку! Коли даних багато, це дуже довго та стомливо. Підкажіть якийсь спосіб вирішення цієї проблеми, якщо він, звісно, є. Думаю, що моє запитання буде цікавим багатьом користувачам програми Excel. Спасибі.

Катерина Левченко, бухгалтер, м. Харків

Відповідає

Дійсно, при перенесенні інформації між Excel та іншими програмами часто виникає проблема перетворення даних, завдаючи чимало клопоту. Але перш ніж запропонувати спосіб її вирішення, думаю, є сенс описати завдання докладніше. Отже, на рис. 1 наведено фрагмент звіту, імпортований до Excel із програми «1C:Бухгалтерія». Це не що інше, як добре знайома кожному бухгалтеру картка рахунка «

1) виділяємо колонку «А», клацаємо по виділеному блоку правою кнопкою миші;

2) із контекстного меню вибираємо «Формат ячеек…». З’явиться однойменне окно «Формат ячеек», як наведено на рис. 2;

3) переходимо на закладку «Число», у списку «Числовые форматы:» вибираємо варіант «Общий»;

4) у вікні «Формат ячеек» натискуємо «ОК»;

5) виділяємо декілька комірок з датами. Наприклад, блок «A6:A8»;

6) дивимося на статусний рядок. Суми за цими комірками у статусному рядку немає. Це означає, що зміна формату не призвела до вирішення проблеми.

Щоб комірки стали дійсно числовими, потрібно їх перерахувати. Але звичайного натиснення клавіші «F9» тут недостатньо. Нам доведеться послідовно переходити до всіх(!) проблемних комірок та натискувати спочатку клавішу «F2» (увійти до режиму редагування), а потім «Enter». Оброблені в такий спосіб комірки Excel перетворить у загальний формат. Після цього з ними можна буде працювати як зі звичайними числами. Коли кількість даних невелика, така робота не забере багато часу. Але якщо перед нами декілька тисяч записів, на їх обробку знадобляться години… Водночас вирішити проблему можна дуже просто:

1)  спочатку в робочому рядку або колонці створюємо формули з посиланням на проблемні комірки та будь-якою арифметичною операцією. Зрозуміло, ця операція не повинна змінювати вихідне значення;

2) потім копіюємо формули в буфер обміну та вставляємо на потрібне місце у вигляді значень.

Подивимося, як це зробити, на прикладі звіту, зображеного на рис. 1. Та оскільки йдеться про ефективний спосіб вирішення завдання, ми відразу застосуємо і спеціальні прийоми копіювання даних. І завдяки цьому прискоримо вирішення завдання у декілька разів. Отже, наша мета — у таблиці на рис. 1 перетворити колонку з датами в числовий формат. Робимо так:

1) клацаємо по комірці «J6». Це буде перша робоча комірка;

2) вводимо до неї формулу «=A6+0». У комірці з’явиться значення «40183». Це — числове зображення дати «05/01/2010». Цей результат потрібно скопіювати на всю висоту бази даних;

3)  переходимо на колонку, яка повністю заповнена значеннями. У прикладі, наведеному на рис. 3, це комірка «A6»;

4) послідовно натискуємо клавіші «End», потім «$» (стрілка вниз). Активна комірка тут же встане на останній заповнений рядок таблиці. На рис. 4 це комірка «A747»;

5) переміщаємо активну комірку вправо до колонки «J» на комірку «J745»;

6) вводимо до неї будь-який символ (число). Наприклад, «1»;

7) послідовно натискуємо «End» потім «#». Активна комірка вмить перейде на «J6»;

8) копіюємо цю комірку в буфер обміну («Ctrl+C»);

9) утримуючи клавішу «Shift», послідовно натискуємо «End», потім «$». На листі буде виділено блок для вставки на всю висоту таблиці (від комірки «J6» до «J745»);

10) вставляємо дані з буфера («Ctrl+V»). Можна просто натиснути «Enter». Дані в числовому форматі ми отримали, переносимо їх до колонки «А»;

11) виділяємо блок «J6:J745», копіюємо його в буфер обміну («Ctrl+C»);

12) стаємо на комірку «А6», викликаємо меню «Правка → Специальная вставка…». З’явиться вікно, як наведено на рис. 4;

13) у ньому вибираємо варіант «Значения» (рис. 3) та натискуємо «ОК». Дані ми перенесли. Залишається відформатувати виділений блок;

14) не знімаючи виділення, клацаємо по блоку «A6:A745» правою кнопкою миші, із контекстного меню вибираємо «Формат ячеек…»;

15) на закладці «Число» вибираємо варіант «Дата». Тепер у колонці «A» дати зображено в числовому форматі. Щоб перевірити це, виділяємо блок «A6:A8». У рядку стану бачимо значення суми для виділених комірок;

16) видаляємо колонку «J» — вона нам більше не знадобиться.