Теми статей
Обрати теми

Бухгалтер та Excel Mobile. Частина 2

Редакція БК
Стаття

Бухгалтер та Excel Mobile. Частина 2

 

img 1

У попередній публікації (див. «Б & К», 2011, № 10) ми ознайомилися з основними можливостями програми Еxcel Mobile. Ми спромоглися створити цілком прийнятний прайс, попрацювати з форматуванням комірок, з формулами та листами. Тепер наше завдання — оцінити сумісність мобільної та настільної версій Excel і розібратися з найважливішими інструментами пошуку та обробки даних.

Микола КАРПЕНКО

, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

 

Щоб там не казали, Excel Mobile не призначено для постійної роботи з документом. У ньому можна створити невелику таблицю, підредагувати наявну, і не більше того. Складну роботу виконують у настільній версії програми. З’ясуємо, наскільки сумісними є документи при передачі їх з мобільного пристрою на ПК та назад.

 

Перевіряємо сумісність

Отже, прайс-лист готовий, знаходиться на карті пам’яті мобільного пристрою. І тепер ми зробимо таке. Спочатку перепишемо документ «

Прайс лист» до програми MS Excel та подивимося, що з цього вийшло. Потім у MS Excel змінимо форматування документа, додамо вбудовані функції та призначимо імена окремим елементам таблиці. Отриманий результат ми повернемо до програми Excel Mobile і там проаналізуємо його. Виконуємо такі дії:

1) у програмі Excel Mobile відкриваємо документ «

Прайс.xls», зображений на рис. 1;

img 2

2) підключаємо мобільний пристрій до настільного ПК;

3) на мобільному пристрої викликаємо «Пуск → Настройка»;

4) у вікні настройок переходимо на закладку «Подключения», клацаємо по іконці «Настройка USB». Відкриється вікно, як на рис. 2;

img 3

5) тут перемикач «Настройка USB» ставимо в положення «Устройство хранения данных»;

6) натискуємо на кнопку «Применить»;

7) через Провідник Windows настільного ПК копіюємо файл із мобільного пристрою до робочої папки комп’ютера та відкриваємо його в MS Excel. Результат показано на рис. 3.

img 4

ВИСНОВОК.

Усі атрибути форматування, виконані в Excel Mobile, програма Excel пакета MS Office сприйняла нормально. Напівжирне зображення, числові формати, колір та обрамлення мають точно такий вигляд, як і в мобільній версії Excel.

Виконаємо зворотну операцію, але спочатку змінимо таблицю. Я пропоную здійснити такі коригування:

— об’єднати декілька комірок по горизонталі або вертикалі;

— присвоїти

імена певним діапазонам комірок;

— додати до документа функцію «

Сегодня()» і подивитися, як його обробить програма Excel Mobile. Виконуємо такі дії:

1) відкриваємо файл «

Прайс.xls» у MS Excel настільного ПК;

2) переходимо на лист «

Спр»;

3) виділяємо комірки «

A2:B3», «A5:B7»;

4) викликаємо меню «

Вставка → Имя → Создать…». Відкриється вікно, як на рис. 4;

img 5

5) у цьому вікні перемикач «по тексту» ставимо в положення «в столбце слева»;

6) натискуємо на «ОК». Виділені комірки перетворяться на іменовані діапазони. Назви цих діапазонів Excel вибере з лівої колонки виділеного блока (комірка «B2» матиме назву «USD», «B3» — «EUR» тощо);

7) переходимо на лист «Прайс», виділяємо діапазон комірок з формулами, що посилаються на лист «Спр»;

8) виконуємо команду «Вставка → Имя → Присвоить…». Усі посилання на комірки листа «Спр» Excel замінить на іменовані діапазони. Якщо до такої зміни формула в комірці «D2» мала вигляд «=C2*(1-Спр!$B$5), то тепер вона буде такою: «=C2*(1-СкидкаМО)»;

9) виділяємо комірки «E9:G9»;

10) викликаємо меню «Формат → Ячейки…», на закладці «Выравнивание» включаємо прапорець «объединение ячеек» і «переносить по словам»;

11) у вікні форматування комірок натискуємо на «ОК»;

12) аналогічно об’єднуємо комірки «E10:G10», «E11:G11», «E12:G12»;

13) до комірки «A12» уводимо текст «Дата:»;

14) до комірки «С12» уводимо формулу «=СЕГОДНЯ()». Результат роботи цієї формули — значення поточної дати;

15) зберігаємо документ і завершуємо роботу з МS Excel;

16) за допомогою Провідника переносимо файл на мобільний пристрій та відкриваємо документ у програмі Excel Mobile;

17) клацаємо стилусом по комірці «D2». У рядку формул бачимо вираз «=С2*(1-СкидкаМО)». Це означає, що Excel Mobile правильно переніс формули, де замість адрес фігурують іменовані діапазони;

18) викликаємо «Меню → Вставить → Определить имя…» (рис. 5). Відкриється вікно, зображене на рис. 6. У лівій частині вікна знаходиться список «Имена в книге:». У ньому перелічено всі іменовані діапазони поточної таблиці. У правій частині вікна роботи з іменованими діапазонами розташовано три кнопки. За їх допомогою можна додати ім’я до списку, видалити ім’я зі списку або вставити вміст списку імен на робочий лист Excel Mobile;

img 6      img 7

19) клацанням стилуса виділяємо ім’я в списку. У віконці «Ссылка на:» бачимо адресу, що відповідає цьому імені;

20) повертаємося до документа «Прайс.xls». Тепер нас цікавитимуть комірки «C12» і «E9:G9»;

21) клацаємо по комірці «C12». У рядку формул бачимо дату «24.03.2011» (рис. 7);

22) стаємо на комірку «E9» і послідовно переміщаємося по робочому листу за допомогою навігаційних клавіш. Ми побачимо, що об’єднання комірок у мобільній версії документа відсутнє (рис. 7).

img 8

Важливо! В Excel Mobile є практично всі функції програми MS Excel. Відсутність функції «Сегодня()» — чи не єдиний виняток із цього правила.

ВИСНОВОК.

Програма Excel Mobile підтримує повноцінну роботу з іменованими діапазонами. Вона правильно сприймає імена, створені в програмі MS Excel. А от з параметрами об’єднання комірок Excel Mobile не працює. Більше того, він навіть не розуміє параметрів об’єднання, коли їх призначено в програмі MS Excel. У мобільній версії Excel подано практично весь набір вбудованих функцій. Але функції «Сегодня()» для визначення поточної дати в Excel Mobile немає.

 

Пошук та заміна в Excel Mobile

Пошук та заміна даних при роботі з великими таблицями відіграють дуже важливу роль. Подивимося, як реалізовано ці можливості в програмі Excel Mobile. Припустимо, що в прайсі ми хочемо відшукати товар «

Клей ПВА». Виконуємо такі дії:

1) відкриваємо документ «

Прайс.xls»;

2) викликаємо «

Меню → Изменить → Найти и заменить…». Відкриється вікно, як на рис. 8;

img 9

3) у полі «Найти:» вводимо текст «ПВА»;

4) натискуємо на кнопку «Найти». Комірка «A6» стане активною, а меню пошуку переміститься до нижньої частини вікна Excel (рис. 9);

img 10

5) для продовження пошуку потрібно натиснути на кнопку «Далее». Щоб завершити роботу з пошуком, натискуємо на «хрестик» у правій частині панелі пошуку та заміни (рис. 9).

Контекстний пошук та заміну в Excel Mobile можна виконувати з урахуванням регістру або організувати пошук за цілими комірками. Крім того, Excel Mobile дозволяє обмежити зону пошуку формулами або тільки значеннями. Щоб побачити різницю між цими режимами пошуку, виконуємо такі дії:

1) у полі «Найти:» записуємо текст «Опт»;

2) клацаємо по списку «Искать в:», вибираємо варіант «Формулы»;

3) натискуємо на кнопку «Найти». Excel переведе поточну комірку на адресу «E2» (рис. 7). Це відбудеться тому, що в цій комірці він виявить текст формули «C2*(1-СкидкаОпт)», у якій є рядок «Опт»;

4) завершуємо роботу з пошуком та викликаємо його ще раз;

5) поле «Найти:» залишаємо без змін, у списку «Искать в:» вибираємо варіант «Значения»;

6) натискуємо на кнопку «Найти». Excel переведе поточну комірку на адресу «E10» (рис. 7), тобто пропустить формули та знайде комірку, де шуканий рядок записано як значення.

Для заміни тексту у вікні інструменту «Поиск и замена» передбачено кнопку «Заменить…» (рис. 8). Робота із заміною, параметри її настройок нічим не відрізняються від інструменту контекстного пошуку в електронній таблиці.

ВИСНОВок.

Інструмент пошуку та заміни в Excel Mobile є, але його можливості обмежені. Наприклад, при замінах не можна змінити форматування комірок, при пошуку не можна використовувати шаблони (маски). Хоча в цілому пошук і заміну даних в Excel Mobile здійснювати зручно. І для тих завдань, на які розраховано цю програму, наявних можливостей більше ніж досить. Принаймні за допомогою контекстного пошуку можна швидко відшукати інформацію у великій таблиці, а це — найголовніше.

 

Excel Mobile та обробка даних

Обробка баз даних — одна з найкорисніших операцій у роботі бухгалтера. Зрозуміло, що розробники мобільної версії Excel не могли обійти увагою таку важливу можливість. Звичайно, реалізувати повною мірою інструменти обробки даних (підсумки, зведені таблиці, консолідації тощо) на мобільному пристрої проблематично. Але два основні інструменти — сортування та фільтрація даних — в Excel Mobile є і знаходяться вони в розділі меню «

Сервис». Щоб попрацювати з ними, виконуємо такі дії:

1) відкриваємо документ «

Прайс.xls». Ставимо покажчик активної комірки на область табличної частини документа (наприклад, на комірку «A2»);

2) викликаємо «

Меню → Сервис → Автофильтр…». В області заголовків таблиці з’являться значки вибору (рис. 10);

img 11

3) клацаємо по будь-якому значку — відкриється випадаючий список варіантів фільтрації. Склад цього списку для колонки «Розн.» показано на рис. 10. Із цього списку можна вибрати конкретне значення ціни, залишити на екрані перші десять елементів або створити призначений для користувача автофільтр. Зараз ми це і зробимо;

4) вибираємо зі списку варіант «(Другие…)». Відкриється вікно настройок, зображене на рис. 11;

img 12

5) клацаємо по першому параметру в групі «Строки с ячейками в этом столбце:». Зі списку, що розкрився, вибираємо варіант «меньше чем»;

6) клацаємо по другому списку в групі «Строки с ячейками в этом столбце:», вибираємо значення «1,30»;

7) клацаємо по кнопці «ОК» у правому верхньому куті вікна настройок автофільтра. У табличній частині прайса залишаться ті товари, ціна яких не перевищує «1,30 грн.». Це позиції «Ластик» (ціна 1,25 грн.) та «Файл п/э» (ціна 0,3 грн.);

8) викликаємо «Меню → Сервис → Автофильтр…», щоб відключити роботу автофільтра;

9) виділяємо комірки «A1:G8» (таблична частина прайса та його заголовки);

10) викликаємо «Меню → Сервис → Сортировать…». Відкриється вікно настройок, як на рис. 12;

img 13

11) уключаємо прапорець «Исключить строку заголовков». Тепер перший рядок таблиці не братиме участі в сортуванні;

12) клацаємо по полю «Сорт. по:», із запропонованого списку вибираємо поле «Наименов.»;

13) уключаємо прапорець «По возр.»;

14) клацаємо по кнопці «ОК». Прайс-лист відсортовано за збільшенням значень у колонці «Наименов.».

ВИСНОВок.

Обробка даних Excel Mobile обмежена інструментами автоматичної фільтрації та сортування. При фільтрації можна вказувати конкретні значення чи будувати призначений для користувача автофільтр. В автофільтрі Excel Mobile можна ввести не більше двох умов, об’єднавши їх операціями «И», «ИЛИ». При фільтрації текстів можна використовувати операцію «начинается с». А от варіанта «содержит» при фільтрації даних в Excel Mobile не передбачено.

Сортування значень може бути проведено за трьома полями. При виконанні сортувань передбачено обробку рядка заголовків. Сортувати дані можна як за збільшенням, так і за зменшенням. На мій погляд, для мобільної версії Excel засобів обробки даних цілком вистачає.

 

РЕЖИМИ ПЕРЕГЛЯДУ В EXCEL MOBILE

При роботі з великими таблицями важливо, який вигляд вони мають на екрані мобільного ПК. Для управління цим процесом в Excel Mobilе передбачено різні режими перегляду. Для роботи з цими режимами в правій частині вікна Excel є спеціальна кнопка «

Посмотреть». Клацанням по ній відкриваємо меню, як на рис. 13, в якому сім пунктів. Ось їх призначення:

— «

Во весь экран» — збільшує вікно з робочим листом на всю площу екрана. При роботі з великими таблицями — це один з найзручніших режимів перегляду документа;

— «

Масштаб» — змінює масштаб відображення робочого листа. Можна вибрати одне із стандартних значень або задати своє власне в діапазоні від 50 до 200 %;

— «

Лист» — відкриває список доступних листів робочої книги. Клацання по будь-якому значенню зі списку робить лист активним;

— «

Разбить» — ділить вікно на декілька частин. Точкою поділу робочого листа є поточна комірка. Створивши кілька областей на робочому листі, ви зможете перегортати і переглядати кожен фрагмент незалежно один від одного. У режимі поділу документа на дві частини зручно порівнювати дані з різних ділянок робочої книги;

— «

Закрепить панели» — фіксує місце розташування панелей інструментів;

— «

Панель инструментов» — уключає або відключає відображення панелі інструментів;

— «

Строка состояния» — включає або відключає відображення рядка стану;

— «

Показать» — розкриває меню з трьох пунктів. Тут можна включити або відключити відображення заголовків рядків та стовпців. Можна також показати або приховати горизонтальну і вертикальну смуги прокручування у вікні робочого листа.

img 14

Порада При роботі з широкими таблицями використовуйте альбомну орієнтацію екрана і режим «Во весь экран».

ВИСНОВОК.

Програма Excel Mobile містить розвинені можливості щодо управління режимами перегляду робочої книги. Особисто я найчастіше використовую режим «Во весь экран», особливо при роботі з великими таблицями. Як компромісний варіант для збільшення робочого простору можна приховати заголовки рядків, колонок та смуг прокручування. На пристрої з розміром екрана 240 х 320 крапок масштаб можна зменшити до 85 %. Текст і цифри, набрані шрифтом «8 пт», ще залишаються читабельними.

 

Інші можливості Excel Mobile

Основні операції з таблицею в Excel Mobile ми розглянули. Із того, що залишилося за кадром, я б відзначив таке. Через меню «

Файл» ви можете не лише створювати і зберігати документи, а й перейменувати файл, видалити його або відправити за допомогою електронної пошти. У меню «Вставить» на робочий лист можна додати не лише комірки, рядки чи колонки. Засобами Excel Mobile до документа можна впровадити вбудовану функцію, символ і навіть діаграму. Інструменти коригування діаграм теж передбачені та знаходяться в меню форматування («Меню → Формат → Диаграмма…»).

 

Підбиваємо підсумки

Який висновок можна зробити після знайомства з Excel Mobile? Перед нами зручний інструмент для підготовки нескладних документів. Можливості його, звичайно ж, обмежені, їх не можна порівнювати з настільною версією MS Excel. Але для тих завдань, які розумно вирішувати на мобільному пристрої, засобів в Excel Mobile достатньо. Підготувати калькуляцію, відсортувати базу даних, відфільтрувати реєстр — з усім цим упорається мобільна версія Excel. Головне при цьому — не захоплюватися складним форматуванням і пам’ятати, що в Excel Mobile немає вбудованої функції для визначення дати й часу. До речі, більшість інших функцій, які потрібні в бухгалтерських розрахунках, у цій програмі є. Усі документи Excel Mobile без проблем розуміє настільна версія програми. Зі зворотною сумісністю теж немає жодних проблем. А це означає, що з основним своїм завданням Excel Mobile справляється добре.

На цьому ми завершимо роботу з прикладним рішенням Excel Mobile. А наступного разу подивимося, які можливості пропонує бухгалтеру програма «Календар» і як вона узгоджується з поширеними сервісами Google та поштовими клієнтами Windows.

 

Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на

bk@id.factor.ua або nictomkar@rambler.ru .
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі