Як створити «наскрізну шапку» таблиці
Шановні співробітники «Б & К»! Мені часто доводиться друкувати багатосторінкові документи в програмі Excel. При цьому потрібно зробити так, щоб заголовки (шапка таблиці) повторювалися на кожному новому аркуші. Коли файл невеликий, упоратися з ситуацією просто — у режимі «Розмітка сторінки» додати розриви сторінок, продублювати заголовки, тим самим вирішити проблему. Але для великих документів такий підхід не годиться, ручна розмітка документів забирає дуже багато часу. Підкажіть, чи можна в Excel надрукувати заголовки автоматично? Наперед завдячую.
Сергій Стрижак, головний бухгалтер, м. Харків
Відповідає
Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Звісно, можна. Програма Excel надає всі можливості для гнучкого друкування документів та раціональної організації їх на сторінці. Більше того, для формування крізних заголовків я рекомендую користуватися саме автоматичним режимом. Річ у тім, що розставляння розривів сторінок у ручному режимі — не лише трудомістка операція. Такий підхід має інші недоліки. Ось елементарний приклад. Ви підготували таблицю, уважно переглянули її перед друкуванням. Підібрали висоту рядків та ширину колонок, продублювали заголовки. Одним словом, зробили так, щоб документ добре виглядав на роздруківці та… заспокоїлися. Але в цей момент з’ясовується, що таблицю потрібно відкоригувати, з’явилися нові дані і ці дані потрібно додати в різні місця документа. Зрозуміло, що розмір таблиці зміниться, розмітка сторінок «поповзе». І вся виконана робота зійде нанівець! Щоб уникнути такої ситуації, користуйтеся функцією автоматичного розставляння заголовків. Така можливість є в будь-якій версії програми Excel. Ми почнемо з MS Excel 2003.
Друкування «наскрізних заголовків» у програмі Excel 2003
Для прикладу скористаємося реєстром виданих податкових накладних, фрагмент якого зображено на рис. 1. Документ цей займає декілька сторінок. Наше завдання зробити так, щоб при його роздруку на кожній сторінці були присутні заголовки таблиці. Робимо так:
1) відкриваємо документ (у програмі Excel 2003);
2) викликаємо меню «
Файл → Параметры страницы…». Відкриється вікно настройок, як наведено на рис. 2; 
3) у вікні «Параметры страницы» переходимо на закладку «Лист»;
4) у групі «Печатать на каждой странице» клацаємо по полю «сквозные строки:»;
5) переходимо на робочий лист та виділяємо блок рядків «2:5» (у документі, наведеному на рис. 1, у цих рядках розміщена шапка таблиці);
6) у вікні «Параметры страницы» натискуємо на кнопку «Просмотр» і бачимо, що при зміні сторінок заголовки таблиці повторюються на кожному листі документа;
7) зберігаємо документ або роздруковуємо його.
Важливо!
Настройки параметрів друку заголовків зберігаються індивідуально для кожного листа робочої книги. При копіюванні даних (через буфер обміну) з одного листа на іншій настройки друку заголовків Excel не переносить.Крім друкування заголовків рядків, у вікні настройок параметрів сторінок є й інші корисні функції. Тут можна замовити друкування крізних колонок (параметр «
сквозные столбцы:»). Така можливість незамінна при роботі з широкими таблицями, коли доводиться розривати документ не по горизонталі, а по вертикалі. У полі «Выводить на печать диапазон:» можна вказати фрагмент робочого листа, який буде відправлено на друк. Отже, ви можете обмежити область друкування, залишивши «за кадром» усі робочі розрахунки, зроблені на поточному листі.Параметри групи «
Печать» на практиці використовують рідко. Тут можна включити або відключити роздрук сітки документа (тоді результат на папері виглядатиме, як лист Excel з робочими лініями розмітки комірок). Параметр «черно-белая» має сенс використовувати при роботі з кольоровим принтером — якщо різноколірний документ не потрібний, ви заощадите на витратних матеріалах.В окремих випадках корисним у групі «
Печать» буде параметр «Заголовки строк и столбцов». При включеному прапорці біля цього параметра Excel надрукує разом з документом «бордюри» з позначеннями номерів рядків та колонок робочого листа. Жодного відношення до друкування заголовків таблиці, що повторюються, цей параметр не має! Нарешті, за допомогою настройок «Последовательность вывода страниц» ви можете певною мірою управляти розбиттям на сторінки широких та довгих документів Excel. Тепер стисло про друкування крізних заголовків в Excel 2007 (2010).
Друкування «наскрізних заголовків» у програмі Excel 2010
Настроювання друкування таблиць в останніх версіях Excel виконується через функцію «
Печать» меню «Главная» або в розділі «Разметка страницы». Обидва варіанти роботи абсолютно рівноцінні. Наприклад, щоб настроїти друкування крізних заголовків у реєстрі виданих податкових накладних (рис. 1) в Excel 2010 можна вчинити так:1) відкриваємо документ;
2) клацаємо по пункту меню «
Разметка страницы» (рис. 3); 
3) у групі «Параметры страницы» клацаємо по іконці «Печатать заголовки», за бажанням можна скористатися також іконкою «Параметры страницы» (рис. 3). Відкриється вікно, як наведено на рис. 2;
4) у цьому вікні вводимо параметри друкування заголовків та натискуємо «ОК».
Щоб відкрити настройки заголовків через меню друку, робимо так:
1) клацаємо по кнопці «Файл». Відкриється випадне меню роботи з файлами в програмі Excel 2010;
2) із цього меню вибираємо пункт «Печать», потім клацаємо по посиланню «Параметры страницы» (рис. 4). Відкриється вікно налаштувань, як наведено на рис. 2;
3) вводимо параметри друкування заголовків та натискуємо «ОК».
Як бачите, у будь-якій версії MS Excel створити заголовки, що повторюються, зовсім нескладно. Забере така операція не більше однієї хвилини. А в результаті вам не доведеться робити рутинну (і невдячну!) роботу з форматування документа, що заощадить чимало часу і сил.
Успішної роботи! Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на bk@id.factor.ua або на nictomkar@rambler.ru.
