Реєструємо податкові накладні в Єдиному реєстрі

Реєструємо податкові накладні в Єдиному реєстрі

На початку 20-х чисел січня на сайті ДПАУ нарешті з’явилося довгоочікуване оновлення програмного забезпечення OPZ (версія 1.29.4), в якому враховані нові вимоги до податкової звітності та інших документів, що подаються до податкових органів.

Олексій Кузнєцов, консультант «Б & К»

Найпомітніші зміни торкнулися податкових накладних (далі — ПН), а також реєстру виданих і отриманих ПН, форми яких зовсім нещодавно було змінено (див. відповідно накази ДПАУ від 21.12.2010 р. № 969 і від 24.12.2010 р. № 1002).

У зв’язку з цим поговоримо про принципово нову сферу інформаційної взаємодії платників податків із податківцями — про реєстрацію ПН в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі — ЄРПН).

Поки що вимога про таку реєстрацію торкається тільки найбільших ПН, в яких сума ПДВ перевищує 1 млн грн. (зауважте, ідеться саме про суму ПДВ, а не про загальну вартість поставлених товарів, робіт, послуг). Проте вже з 1 квітня реєструвати доведеться ПН, в яких ПДВ більше 500 тис. грн., з 1 липня 2011 року — більше 100 тис., а з наступного року — і взагалі більше 10 тис. грн.

На жаль, єдиного акта, що регулював би процедуру реєстрації ПН, у нашому законодавстві немає. Платникам, які бажають розібратися в цьому питанні, доведеться звертатися як мінімум до трьох нормативних актів:

— до ст. 201 Податкового кодексу (далі — ПК);

— до Порядку заповнення ПН, затвердженого вищезазначеним наказом ДПАУ від 21.12.2010 р. № 969 (далі — Порядок № 969);

— до Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246 (далі — Порядок № 1246).

Почнемо із загальної послідовності дій платника податків у разі реєстрації ПН (розрахунку коригування до ПН) в ЄРПН.

Алгоритм

Крок 1.

Крок 2. На ПН накладаються два електронні цифрові підписи (далі — ЕЦП). Першим ставиться ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника, або іншої посадової особи, якій делеговано право підпису ПН¹, або фізособи-підприємця. Потім накладається ЕЦП — аналог відбитку печатки продавця.

¹ Для делегування права підпису ПН посилені сертифікати ЕЦП такої особи мають бути подані до податкового органу за місцем реєстрації продавця.

Крок 3. ПН шифрується і надсилається до ДПАУ. Далі податківці розшифровують і перевіряють її, і залежно від результатів перевірки реєструють або відмовляють у реєстрації, про що укладач ПН повідомляється зашифрованою квитанцією. Повідомлення відбувається протягом одного операційного дня, який згідно з п. 2 Порядку № 1246 триває з 0 до 23 години.

Якщо протягом операційного дня жодного відгуку податкова не надіслала, то ПН вважається прийнятою та зареєстрованою. Це прямо зазначено як у п. 11 Порядку № 1246, так і в п. 201.10 ПК, однак ми б не радили надто довірятися цій нормі. Адже не так уже рідко трапляється, що надіслане електронною поштою повідомлення не доходить до одержувача. Тим часом ані в Порядку № 1246, ані в інших документах немає вказівок про те, яким чином платник-продавець може перевірити, чи прийнята його ПН до ЄРПН.

Натомість таку процедуру описано для покупця. Урешті-решт, саме покупець зацікавлений у правильності складання та реєстрації ПН. Тому ми радимо зробити ще один крок, цього разу — покупцеві.

Крок 4 (не обов’язковий, але рекомендований). Покупець складає запит за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення в електронному вигляді у форматі J13001, накладає на нього два ЕЦП (у тому самому порядку, в якому це робить продавець при надсиланні ПН, — див. крок 2), шифрує і відправляє до податкової. На запит покупцю надсилається витяг з ЄРПН не пізніше операційного дня, наступного за днем надходження запиту.

Особливо ми рекомендуємо направити відповідний запит до податкової в тому випадку, якщо ПН передається покупцю в паперовому вигляді до отримання продавцем квитанції про її реєстрацію. Адже за правилом п.п. 6.1 Порядку № 969 ПН, що підлягає реєстрації в ЄРПН, надається покупцеві тільки після такої реєстрації. При цьому у відповідному полі ПН угорі ліворуч ставиться помітка «Х».

Реєстрація розрахунку коригування

Послідовність дій при реєстрації розрахунку коригування до ПН практично не відрізняється від алгоритму, описаного нами для самої ПН. Можна звернути увагу тільки на випадок, коли первинна сума ПН недостатня для обов’язкової реєстрації, але після коригування сума стає вищою за реєстраційний поріг. У цьому випадку спочатку на реєстрацію має бути направлена сама ПН, а потім — розрахунок коригування. Чомусь ані ДПАУ, ані Кабмін не передбачили можливості одночасного відправлення на реєстрацію раніше виписаної ПН і розрахунку коригування до неї. Отже, замість двох днів процедура реєстрації в цьому випадку триватиме 3 — 4 дні.

Ну а щодо розрахунків коригування до тих ПН, які вже потрапили до ЄРПН, діє чітке правило: якщо ПН зареєстрована, то мають бути зареєстровані й усі коригування до неї — незалежно від того, виходить підсумкова сума вище чи нижче від реєстраційного порогу.

Причини відмови

На якій підставі податківці можуть відмовити в реєстрації ПН або розрахунку коригування? Таких причин усього три, і вони перелічені в п. 9 Порядку № 1246:

1) наявність помилок;

2) відсутність в ЄРПН «відомостей, що містяться в податковій накладній, яка коригується» (інакше кажучи, коли подається на реєстрацію розрахунок коригування до незареєстрованої ПН);

3) факт реєстрації ПН та/або розрахунку коригування з такими самими реквізитами.

Особливий інтерес викликає перша підстава. Судячи з усього, поняття помилки тут охоплює досить широке коло обставин.

Перш за все назвемо таку помилку, як відсутність обов’язкових реквізитів ПН, перелічених у п. 201.1 ПК. При цьому звертаємо вашу увагу на новий обов’язковий реквізит ПН — вид цивільно-правового договору. Відомості про це зазначалися в ПН і раніше, але статусу обов’язкових вони набули тільки у 2011 році.

Інша можлива помилка — невідповідність ПН формі, затвердженій наказом ДПАУ від 21.12.2010 р. № 969. Поки що не зрозуміло, як далеко сягають межі дозволених варіацій у цій формі, проте очевидно, що деякі поля ПН нагально потребують змін.

Як приклад зазначимо поле, в яке вписується номер цивільно-правового договору. Офіційна форма передбачає всього шість клітинок для вказівки такого номера, але на практиці нумерація договорів, особливо у великих продавців, буває багатоступінчастою і, як наслідок, передбачає довгі номери. Наприклад, у номері договору можуть бути «зашифровані» конкретний вид і різновид договору, код клієнта, код філії, що здійснює операцію, спосіб розрахунків і навіть код конкретного працівника, який опікується цією операцією. Зрозуміло, що в шість клітинок тут не вкладешся. Ось і запитання: чи припустиме таке відхилення від форми ПН, як розширення зазначеного поля? На жаль, дізнатися про це (як і про інші такі відхилення) платник податків зможе, швидше за все, лише під час перевірки, а не в момент виписки.

До речі, зауважимо, що у програмі OPZ, яка офіційно розповсюджується податківцями, у цьому полі клітинок немає взагалі; вписати туди можна досить довгий номер, однак довжина віконця для нього така, що одночасно видно всього 6 — 7 символів. Тому в роздруківці ПН з цієї програми частина номера договору може виявитися прихованою.

Цікаво, що в тексті п. 201.10 ПК прямо зазначаються лише дві причини, з яких податківці можуть «завернути» ПН або розрахунок коригування: порушення вимог п. 201.1 ПК (це перелік обов’язкових реквізитів ПН) і п. 192.1 ПК (там зазначено, хто з учасників операції під час коригування збільшує/зменшує свої податкові зобов’язання і податковий кредит). Отже, Кабмін, установлюючи в Порядку № 1246 власний перелік підстав для відмови в реєстрації, дещо вийшов за рамки закону.

Як бути з накладними, складеними на початку січня

Нова форма ПН повинна була замінити стару з 10 січня 2011 року (дата набуття чинності Порядком № 969), але фактично широким колом платників вона почала застосовуватися десь ближче до 20-х чисел (коли стали з’являтися оновлення бухгалтерських і податковозвітних програм). Що робити з ПН, виписаними в цей період за старою формою?

На наш погляд, оскільки сама по собі форма ПН змінилася неістотно, переписувати «староформені» січневі ПН не потрібно (якщо, звичайно, в них є всі дані, що вимагаються новою формою). Те саме стосується розрахунку коригування, який в основному піддано скороченню порівняно з колишньою формою.

Виняток становлять ті ПН та розрахунки, що вже відправлені на реєстрацію. Ось їх бажано переробити за новою формою хоча б для того, щоб на примірнику покупця було поставлено позначку «Х» у полі «Включено до ЄРПН». Але при перенесенні даних у нову форму треба бути особливо уважними, оскільки згідно з п. 201.10 ПК розбіжності в даних ПН і ЄРПН є підставою для позапланової виїзної перевірки продавця і покупця (!) товарів/послуг.

І ще про перевірки

Насамкінець зауважимо, що згідно з тим самим п. 201.10 ПК відсутність реєстрації ПН, як і порушення порядку її заповнення, позбавляє покупця права на податковий кредит, але при цьому не звільняє продавця від податкових зобов’язань.

Крім того, не забувайте, що порушення порядку заповнення та порядку реєстрації ПН віднині спричиняє ті самі наслідки, що й відмова продавця видати ПН покупцю: у разі подання покупцем (як додаток до декларації) відповідної заяви зі скаргою на такого постачальника податківці проведуть позапланову виїзну перевірку продавця.

Бажаємо вам успіху! Якщо виникли запитання, пишіть нам на електронну адресу