«M.E.Doc» — новий старий знайомий
 | Статтю присвячено огляду основних можливостей та відмінностей програми «M.E.Doc» від розробників відомої програми «Бест Звіт». Цей програмний комплекс анонсує великі можливості щодо практичної реалізації електронного документообігу не лише між підприємством та контролюючими органами, а й між іншими суб’єктами діяльності. Реклама «M.E.Doc» співзвучна меду, і розробники впевнено обіцяють солодке життя після придбання ліцензії, але чи так це, давайте розберемося. Наталія ГРИГОР’ЄВА, консультант «Б & К» |
Офіційний сайт програми в Інтернеті —
http://www.me-doc.com.ua. На ньому ж ви можете скачати дистрибутив програми (близько 350 Мбайт) і всі актуальні оновлення.Уважно вивчіть розділ «
Цены»: для вже існуючих користувачів «Бест Звіт Плюс» компанії «Бест» пропонуються акційні умови переходу на використання «M.E.Doc».Для тих користувачів, які лише опановують прийоми електронного спілкування з податковою та Пенсійним фондом, дилему між «Бест Звіт Плюс» і «M.E.Doc», безумовно, слід вирішувати на користь останнього. Те, що підтримка та реклама «Бест Звіт Плюс» ущухнула після виходу «M.E.Doc», явно показує пріоритети компанії «Бест». Утім, жодної інтриги тут немає: «M.E.Doc» є еволюціонуючим «Бест Звіт Плюс». За словами розробників, «M.E.Doc» (рис. 1) — це програма, в якій не лише збережено, а й істотно розширено всі функції програмного забезпечення «Бест Ззвіт».
Інтерфейс
Почнемо розгляд таких удосконалень з «обличчя» програми. В інтерфейсі «M.E.Doc» реалізовано можливість перемикання між підприємствами безпосередньо з головного меню. Це дозволяє економити час при роботі з кількома підприємствами на одному робочому місці. Користувач має можливість змінювати організацію не виходячи з програми. Також користувачів порадує можливість відкриття різних розділів звітності (наприклад, модуль річної персоніфікації та реєстр отриманих і виданих податкових накладних (рис. 2)) в одному вікні. Інформацію про здані звіти й отримані квитанції можна побачити в одному вікні зі звітом, що дуже зручно.
При заповненні картки підприємства розумний «M.E.Doc» завантажить більшість даних про підприємство з Інтернету із сайта податкової інспекції або із сертифікатів ЕЦП «УСЦ» (рис. 3). Використовуючи підказки майстра заповнення, навіть користувач-початківець зможе вказати всі необхідні реквізити для відправлення звітів.
Для тих, хто збирається переходити з «Бест Звіт Плюс» на «M.E.Doc», розробники передбачили відновлення даних з архівних копій, створених програмою «Бест Звіт Плюс», чи безпосередньо з установлювального каталогу «Бест Звіт Плюс». Це, безумовно, робить процес переходу на «M.E.Doc» комфортним для бухгалтера хоча б тому, що не потрібно спеціально звертатися за допомоги до програміста, щоб перенести дані про пару сотень працівників до нової програми.
Мобільний підпис
Із «принад» можна відзначити можливість візуального накладення підписів та печатки на звіт при роздрукуванні паперової версії. Для цього програма пропонує відсканувати бланк, заповнений підписами посадових осіб, та з печаткою підприємства, які потім автоматично накладатимуться на готовий документ при успішному проходженні електронного підпису (рис. 4). Функція хоча й не є обов’язковою, але порадує тих бухгалтерів, які полюбляють звіти, «заповнені до кінця».
Ну і, звичайно ж, дуже перспективною та цікавою є можливість підписувати звіти з будь-якої точки світу за допомогою мобільного телефону. Дійсно, що за несправедливість, адже вже давно можна з мобільного телефону відправити гроші, а звіт до податкової донедавна можна було відправляти лише з робочого комп’ютера. Тепер за допомогою функції «
Мобільний підпис» можна переглянути й підписати будь-який документ у програмі з мобільного телефону, що спрощує роботу керівника, який відсутній на робочому місці в момент створення та відправлення документа (звіту, договору, податкової накладної тощо).Також реалізовано можливість прийняття повідомлень на мобільний телефон про прийняття звіту контролюючим органом, що дозволить бухгалтеру сміло йти додому та не очікувати отримання квитанцій в офісі перед комп’ютером, у неспокійних думках про те, чи «прийняли звіт».
Електронний документообіг
Незважаючи на численні заповнення, що, використовуючи «M.E.Doc», можна забути про паперові документи, це не зовсім відповідає тим фантазіям, які дозволяють собі бухгалтери. Крім можливості обмінюватися податковими накладними, користувачі «M.E.Doc» можуть обмінюватися підписаними договорами і… мабуть, поки що все. Сподіваємося, що невдовзі список буде розширено. Але і того, що вже є, немало.
ДОГОВОРИ
Модуль «
Договори» (рис. 5) дозволяє створювати, імпортувати, укладати та обмінюватися договорами з контрагентами в електронному вигляді згідно з чинним законодавством. У цьому модулі ведеться архів усіх договорів, що значно скорочує час на пошук необхідного договору та дозволяє відмовитися від зберігання їх у паперовому вигляді. 
Модуль «Виконання договорів» призначено для контролю на будь-якій стадії укладення договорів. При великій кількості угод, що укладаються, робота в електронному форматі може обернутися серйозною конкурентною перевагою. Адже реалізована в «M.E.Doc» можливість накладення на договір ЕЦП дозволяє укладати договори в електронному вигляді без дублювання на папері. Для створення договорів використовуються шаблони, які можна редагувати, а також імпортувати з Microsoft Office, що економить час на створення нового договору будь-якого типу.
ПОДАТКОВІ НАКЛАДНІ
Після укладення договору в електронній формі з контрагентом можна продовжити практику електронного документообігу з податковими накладними (рис. 6). Ще з моменту їх виникнення в бухгалтери мали постійний головний біль на тему «зібрати вчасно всі податкові», при електронному документообігу про цю проблему можна забути. При обміні податковими накладними між контрагентами використовується модуль «
Обмін податковими накладними». У цьому модулі існує можливість відправлення у відповідь повідомлення з коментарем про прийняття (неприйняття) накладної, що зробить цей взаємообмін максимально зручним та ефективним. Також додано багатофункціональний фільтр пошуку накладної за номером, датою та контрагентом, завдяки чому робота з реєстром податкових накладних стала зручнішою. 
ДОВІДКИ ДЕРЖОРГАНІВ
Користувачі «БЕСТ ЗВІТ» уже звикли до того, що про стан розрахунків з бюджетом можна дізнатися не виходячи з кабінету власного офісу. У «M.E.Doc» ця функція збереглася і навіть була вдосконалена (рис. 7). Тепер це не просто довідка про розрахунки з бюджетом. Система дозволяє зробити запит не тільки про загальний стан розрахунків з бюджетом, а й отримати довідку про наявність або відсутність заборгованості.
Також у новій програмі реалізовано модуль «
Листи від державних органів», в якому відображаються інформаційні повідомлення від держорганів, що дозволить оперативно отримувати інформацію і завжди мати доступ до неї. Звичайно, було б непогано мати можливість надсилати до ДПІ запити й листи, але поки що розробники не декларують такі функції.
Звіти в програмі
Основна функція програми — все-таки створення та відправлення звітів. Слід зауважити, що з цим вона справляється на «відмінно». Розробники не просто перенесли із «БЕСТ ЗВІТ» комплекти звітності, а й істотно розширили її перелік. Інтерфейс розділу «
Звітність» і «M.E.Doc» (рис. 8) дещо відрізняється від попередника, і вже після перших зданих звітів стає зрозуміло, що ці відмінності — на краще. 
РЕЄСТР ЗВІТІВ
Можливість відображати звіти в реєстрі документів за строком подання дозволяє не пропустити кінцеву дату подання звіту до державного органу і відстежувати строки здавання кожного звіту.
Список звітів у «
Реєстрі звітів» (рис. 8) має багатофункціональні фільтри, що дозволяє відображати документи з певним статусом («не створено», «готуються», «на підпис», «подані», «здані» тощо) і спростить пошук необхідного звіту.
ЖУРНАЛ ВХІДНОЇ ТА ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
Спеціалізований «
Журнал вхідної та вихідної кореспонденції» відкривається з будь-якого модуля програми, що значно спрощує доступ до даних. Можливість сортування повідомлень за датою й типом адресата дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію. Звіти і договори, які було відправлено, можна відкривати безпосередньо в «Журналі вхідної та вихідної кореспонденції», що дозволяє відразу переглянути саме той документ, на який прийшла відповідь.
РОБОТА зІ ЗВІТОМ
Нововведення при роботі зі звітами обов’язково оцінить досвідчений користувач. Наприклад, можна вибрати статус документа «
уточнюючий» або «новий звітний» у відкритому звіті, не створюючи нового бланка. Також у системі «M.E.Doc» реалізовано функції камеральної перевірки, підписання та відправлення звіту не виходячи з нього, що робить відправлення звіту зручнішою. Ще однією перевагою є можливість прийняти і роздрукувати квитанції, не закриваючи звіт, що дозволить спростити процес прийняття квитанцій.У модулі «
Реєстр звітів» можна підписати одночасно групу звітів, що заощадить час на підписання кожного звіту окремо. Нова функція «Оцінка риску» в «M.E.Doc» розраховує виходячи з даних звітності відсоток ризику перевірки підприємства ДПІ, що дозволяє контролювати ступінь податкової віддачі та бути готовим до перевірки.
Адміністрування
Як і будь-яке нове ПЗ, «M.E.Doc» вимагатиме трохи більше ресурсів від вашого комп’ютера, ніж його попередник. У «M.E.Doc» розширено та вдосконалено потенціал адміністрування. Наприклад, з’явилася можливість індивідуального настроювання доступу користувача до модулів та звітів, що дозволить тонше розмежовувати права до документів, які переглядаються та редагуються.
Вбудований модуль «
Журнал подій» призначено для збереження історії подій у системі, що дозволяє адміністратору контролювати дії користувачів.Модуль оновлення «
ZvitServerMonitor» у мережній версії дозволяє оновлювати робочі станції безпосередньо із сервера, при цьому попереджаючи всіх користувачів про те, що програма в них закривається (чи буде закрита через певний час). Це дозволить значно спростити процес оновлення мережної версії програми.
У цілому можна сказати, що «M.E.Doc» справляється з поставленими перед ним завданнями не гірше за свого попередника. Оскільки програма постійно доопрацьовується, сподіваємося, що вже незабаром її функціонал максимально наблизить нас до можливості безпаперового документообігу.
