Новорічні подарунки працівникам та їх дітям: облік в «1С:Бухгалтерії 8»

Новорічні подарунки працівникам та їх дітям: облік в «1С:Бухгалтерії 8»

Перед вивченням операцій, які буде необхідно провести в «1С:Бухгалтерії 8», спочатку стисло розглянемо послідовність дій при видачі подарунків залежно від джерела надходження та фінансування, а також викликані цим особливості обліку, документального оформлення, оподаткування та звітності.

Павло ІВАНИШИН, консультант «Б & К»

Подарунки за рахунок підприємства

Стисло опишемо, як відбувається оформлення подарунків до Нового року за рахунок коштів підприємства:

1. Керівник підприємства видає наказ про видачу новорічних подарунків працівникам або їх дітям.

2. Відділ кадрів складає списки працівників або їх дітей на видачу подарунків.

3. Складається затверджений керівником кошторис на закупівлю подарунків.

4. Відділ постачання купує необхідні подарунки.

5. Подарунки видаються працівникам відповідно до раніше затверджених списків.

Відповідно до ст. 3 Закону України «Про звільнення від оподаткування грошових коштів, які спрямовуються на проведення новорічно-різдвяних свят для дітей та на придбання дитячих святкових подарунків» від 30.11.2000 р. № 2117-ІІІ (далі — Закон № 2117, період дії — з 15.11.2012 р. по 15.01.2013 р.) не включається до сукупного оподатковуваного доходу громадян, які є батьками, вартість святкових подарунків та квитків на новорічно-різдвяні заходи, отриманих дітьми згідно із законом, від перелічених у ст. 1 цього Закону установ та організацій (до таких установ і організацій належать органи держвлади, органи місцевого самоврядування, громадські (у тому числі профспілкові) організації та створені ними заклади освіти, охорони здоров’я та культури, які утримуються за рахунок коштів відповідних бюджетів).

Під дитячими новорічними подарунками Закон № 2117 розуміє набори товарів у вигляді кондитерських виробів, вітчизняних іграшок та фруктів вартістю не більше 8 % прожиткового мінімуму для працездатної особи, установленого на 1 січня звітного податкового року. У 2012 році вартість одного такого подарунка не повинна перевищувати 85,84 грн. (1073,00 грн. х 8 %).

Якщо вартість новорічного дитячого подарунка перевищить 85,84 грн., то сума перевищення підлягає обкладенню ПДФО за ставками 15 (17) % як додаткове благо з урахуванням коефіцієнта для доходів у негрошовій формі. Вартість святкових подарунків та квитків на новорічно-різдвяні заходи, отриманих дітьми згідно із Законом № 2117, слід указати у формі № 1ДФ незалежно від їх оподаткування. Доцільно їх відобразити з ознакою доходу «127».

Крім новорічних подарунків дітям працівників, підприємство може привітати подарунками і самих працівників. Згідно з п.п. 165.1.39 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ) вартість подарунка, що не обкладається ПДФО, не повинна перевищувати 50 % мінімальної зарплати на 1 січня поточного року, тобто 536,50 грн. у 2012 році. Сума, що перевищує 536,50 грн., підлягає оподаткуванню з використанням натурального коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ. Вартість новорічних подарунків указується в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «160». Сума перевищення 50 % мінімальної заробітної плати — з ознакою доходу «126».

Нарахування ЄСВ на подарунки регулюється п. 8 постанови КМУ від 22.12.2010 р. № 1170, яким звільняється від нарахування ЄСВ, цитуємо: «вартість подарунків до свят та квитків на видовищні заходи для дітей працівників». Формулювання п. 8 таке, що зрозуміти його можна двояко: і так, що поширюється воно на подарунки для всіх (працівників і дітей) та квитки для дітей, і так, що поширюється воно виключно на дитячі подарунки та квитки. Як свідчить практика, у різних районних управліннях ПФУ формулювання п. 8 також розуміють по-різному, тому з інспекторами з ПФУ варто обговорити питання включення до фонду оплати праці вартості подарунків для працівників як бази нарахування ЄСВ.

Далі в табл. 1 і 2 наведено проводки з обліку подарунків та квитків на новорічно-різдвяні заходи за рахунок коштів роботодавця.

Таблиця 1

Бухгалтерський облік подарунків за рахунок коштів роботодавця

Таблиця 2

Бухгалтерський облік квитків на новорічно-різдвяні заходи за рахунок коштів роботодавця

Подарунки за рахунок
ФСС з ТВП

У цьому випадку події розвиваються за такою схемою:

1. Керівник підприємства видає наказ про видачу подарунків за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (ФСС з ТВП).

2. Працівник відділу кадрів складає список дітей працівників, яким станом на 01.01.2013 р. не виповнилося 14 років, потім оформляє відомість на видачу новорічних подарунків.

3. Комісією (або уповноваженим) із соціального страхування розглядається відомість та оформляється протокол (рішення) про виділення необхідної кількості дитячих новорічних подарунків за рахунок ФСС з ТВП.

4. Працівник відділу кадрів оформляє заявку про виділення новорічних подарунків для дітей застрахованих осіб та направляє її виконавчій дирекції ФСС з ТВП разом зі списком дітей працівників із зазначенням дат їх народження.

5. Призначається працівник, відповідальний за отримання подарунків. Цей працівник передає подарунки за накладною під звіт особі, відповідальній за їх вручення.

6. Працівник, відповідальний за вручення подарунків, видає їх працівникам-батькам під підпис у відомості видачі новорічних подарунків. Заповнену відомість він подає головному бухгалтеру.

7. Відомість з підписом головного бухгалтера передається на затвердження керівнику підприємства.

Дитячий дарунок від ФСС з ТВП працівник може отримати в разі виконання умов:

— якщо його дитині станом на 01.01.2013 р. ще не виповниться 14 років;

— якщо місце отримання подарунка є основним місцем роботи когось із батьків.

При виконанні цих умов право на отримання дитячого подарунка також мають:

— працівниці, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років;

— особи, які працюють на сезонних роботах та перебувають у трудових відносинах з роботодавцем;

— новоприйняті працівники, які проходять випробування.

Залишаться без подарунка від соцстраху діти працівниць, які перебувають у відпустці без збереження заробітної плати для догляду за дитиною віком від 3 до 6 років.

Якщо обидва з батьків працюють на одному підприємстві, то кожен з них має право отримати окремий подарунок (отже, по два подарунки для кожної їх дитини).

Отримання та видача соцстрахівських подарунків відображається за балансом на субрахунку 025 «Матеріальні цінності довірителя»: оприбуткування подарунків — за дебетом; видача — за кредитом. У податковому обліку жодних наслідків операція не має та у батьків, які одержують від ФСС з ТВП подарунки для своїх дітей, не виникне об’єкта для утримання ПДФО. У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ вартість таких подарунків, виданих дітям працівників, роботодавець не відображає.

Також на подарунки від ФСС з ТВП не нараховується ЄСВ. У табл. 3 наведено проводки з обліку подарунків, отриманих за рахунок коштів ФСС з ТВП.

Таблиця 3

Бухгалтерський облік подарунків за рахунок коштів ФСС з ТВП

Подарунки за рахунок профспілки

Порядок дій при видачі подарунків від профспілки буде таким:

1. На засіданні профкому приймається рішення про виділення новорічних подарунків або квитків членам профспілки або їх дітям.

2. Складається список членів профспілки або їх дітей, яким надаватимуться новорічні подарунки або квитки.

3. Складається та затверджується кошторис на видачу подарунків (квитків).

4. Здійснюється закупівля подарунків або квитків та видача їх членам профспілки згідно з відомістю.

5. За підсумками видачі складається та затверджується на засіданні профкому акт на списання.

Обкладення подарунків ПДФО та звітність за формою № 1ДФ (табл. 4 і 5) аналогічні видачі подарунків за рахунок коштів роботодавця (тобто обкладається ПДФО сума перевищення 536,50 грн., у формі № 1ДФ суми подарунків указуються з ознаками доходу «126» і «160»).

Таблиця 4

Бухгалтерський облік подарунків за рахунок коштів профспілки

Таблиця 5

Бухгалтерський облік квитків на новорічно-різдвяні заходи
за рахунок коштів профспілки

Облік подарунків
в «1С:Бухгалтерії 8»

Стисло розглянувши стадії підготовки до отримання та видачі подарунків, приділимо увагу оформленню цього процесу засобами «1С:Бухгалтерії 8».

СКЛАДАННЯ СПИСКІВ НА ОТРИМАННЯ ПОДАРУНКІВ

Скласти списки можна, збираючи ксерокопії свідоцтв про народження дітей у їх батьків — працівників підприємства (членів профспілки) та вносячи дані до списку або, що значно швидше, сформувавши необхідний звіт у програмі «1С:Бухгалтерія 8» (за умови, що дані про наявність дітей туди занесено раніше, а ксерокопії свідоцтв про народження дітей зберігаються в особових справах) (рис. 1).

Спеціального звіту, який би відразу надав нам дані про дітей працівників та їх вік, у програмі немає, тому скористаємося «Универсальным отчетом» (меню «Отчеты → Прочее → Универсальный отчет»).

Першим кроком у настроюванні звіту буде вибір потрібних позицій у випадних списках. Отже, як тип даних потрібно вказати варіант «Справочник», а об’єктом буде вже конкретний довідник — у нашому випадку «Сотрудники организаций» (рис. 2).

Здійснимо настройку звіту для отримання необхідних даних. Натиснувши на кнопку «Настройка…», ми потрапимо до форми «Настройка структуры отчета «Сотрудники организаций»». У лівій частині вікна в розділі «Доступные поля» натискуємо на «+» біля слова «Физлицо». У списку, що з’явився, відкриваємо список «Состав семьи физического лица». З цього списку за допомогою кнопки «Добавить поле» або перетягуванням додамо до розділу «Колонки отчета» рядки «Год рождения» та «Физическое лицо». Потім, відкривши в розділі «Доступные поля» список «Физическое лицо», виберемо з нього рядок «Дата рождения» та додамо його до розділу «Колонки отчета». Результат наших зусиль наведено на рис. 2.

Тепер при натисненні кнопки «Сформировать» можна отримати список працівників, в якому для тих із них, які мають дітей, буде вказано також дані про дітей. Однак не всі працівники мають дітей. Щоб отримати список тільки працівників з дітьми, здійснимо донастройку звіту. Для цього зайдемо до вкладки «Отбор и сортировка» та відкриємо в розділі «Доступные поля» запис «Физлицо», а в ньому — пункт «Состав семьи физического лица». Знаходимо у списку «Год рождения» та перетягуємо цей рядок до розділу «Отбор» (рис. 3). У реквізиті «Вид сравнения» тепер виберемо «Больше или равно», а в клітинці «Значение» поставимо рік народження, починаючи з якого діти мають право на новорічний подарунок (тобто їм менше 14 років) (рис. 3).

Після натиснення на кнопку «Сформировать» ми отримаємо список, в якому зазначатимуться працівники з дітьми, яким менше 14 років, при цьому діти будуть указані за іменами та з датами народження (рис. 4).

Дані для складання списків на новорічні подарунки тепер є, залишилося підготувати самі списки та подати їх на затвердження. Зберегти сформований список у вигляді файлу Excel для подальшої обробки та редагування можна стандартним способом: «Файл → Сохранить как…».

НАДХОДЖЕННЯ ПОДАРУНКІВ

Надходження подарунків та витрати, пов’язані з надходженням, оформляються стандартними документами, тому на них увагу не загострюватимемо.

Як уже зазначалося, подарунки — це набори товарів у вигляді кондитерських виробів, іграшок вітчизняного виробництва та фруктів. Можна купувати готові набори подарунків, а можна придбати все окремо, зібрати набори на місці та видати їх працівникам.

В «1С:Бухгалтерії 8» проблем зі збиранням наборів подарунків не виникає, оскільки для проведення комплектацій є спеціальний документ «Комплектация номенклатуры», викликати який можна з контекстного меню «Склад».

Створивши новий документ «Комплектация номенклатуры», у рядку «Номенклатура» виберемо з однойменного довідника елемент «Новогодний подарочный набор» (раніше його там не було, тому додамо його туди самостійно), проставимо необхідну кількість отриманих наборів (у нашому прикладі їх 100). Потім на вкладці «Счета учета» виберемо рахунок обліку та перейдемо на вкладку «Комплектующие». Заповнимо необхідні дані щодо номенклатури, використаної при складанні комплектів подарунків (найменування, кількість та рахунки обліку) (рис. 5).

Після натиснення на кнопку «ОК» буде здійснено списання зі складу зазначеної у вкладці «Комплектующие» номенклатури та оприбуткування наборів, указаних у шапці документа (рис. 6).

ВИДАЧА ПОДАРУНКІВ

Документа, що дозволяє списати набори подарунків за відомістю з прив’язкою до кожного, хто отримав, у типовій конфігурації немає, тому після видачі новорічних подарунків на підставі відомості видачі бухгалтер формує документ «Списание товаров» (рис. 7).

Після створення та проведення документа подарунки списуються з підзвітної суми матеріально відповідальної особи.

У разі перевищення вартістю подарунка 536,50 грн., сума перевищення обкладається ПДФО. Усі такі випадки окремо обліковуються та за допомогою документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» списуються загальною сумою за дебетом субрахунку витрат (949 — для роботодавця або 685 — для профспілки) та за кредитом субрахунку 6411 «Розрахунки за ПДФО».

Успіхів у роботі!