Excel 2010: зведені звіти без зведених таблиць
 | Зведені звіти в роботі бухгалтера посідають особливе місце. Практично будь-який більш-менш складний бухгалтерський розрахунок зазвичай пов’язаний з обробкою великих баз даних, з визначенням підсумкових значень. Отже, не дивно, що в бухгалтерській практиці Майстер зведених таблиць — чи не найпопулярніший інструмент з арсеналу обробки даних програми Excel. Однак навіть цей чудовий інструмент має певні недоліки. Річ у тім, що зведена таблиця — самостійний об’єкт. Можливості коригування зведених таблиць обмежені, оновлювати їх необхідно вручну. Крім того, якщо підсумкові значення потрібно довільно розмістити на робочому листі, зведені звіти в цьому випадку теж навряд чи допоможуть. Тут потрібний інший підхід — навчитися визначати підсумки за допомогою вбудованих функцій. Про те, як це зробити, що це за функції, де вони можуть знадобитися бухгалтеру, я пропоную поговорити в цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Як приклад я підготував невелику таблицю, фрагмент якої показано на рис. 1. Таблиця, розташована на листі з іменем «БД», є базою даних, де записано докладні відомості про рух ТМЦ. У таблиці вісім полів:
— «Дата» — дата реалізації товару;
— «Склад» — місце зберігання, з якого було відпущено товар;
— «Покупатель» — контрагент, котрий купив товар;
— «ИНН» — ідентифікаційний код покупця;
— «НаимТов» — назва проданого товару;
— «Кол-во» — обсяг реалізації (у штуках);
— «Цена» — ціна за одиницю товару;
— «Сумма» — вартість відвантаженого товару.
На підставі цієї таблиці я хочу побудувати зведений звіт, де показати рух ТМЦ (у кількісному виразі) щодо кожного складу.
У принципі такі цифри можна отримати за допомогою зведеної таблиці. Для цього потрібно звернутися до Майстра зведених таблиць, у макеті звіту в області рядків поставити найменування товарів, в області колонок — поле «Склад», а до області даних перенести поле «Сумма».
І все буде нормально, доки нам не знадобиться взяти окремі цифри з цієї зведеної таблиці та підставити їх до іншого звіту. Тут відразу ж виникне проблема: у будь-якому випадку для вирішення завдання доведеться задіювати посилання на комірки зведеної таблиці. Щоб ці посилання працювали правильно, після кожного коригування даних зведену таблицю доведеться оновлювати. Але й це ще не все! При додаванні нових записів до бази розміри зведеного звіту можуть змінитися. І тоді всі посилання доведеться повністю змінити… Звідси випливає висновок: зведена таблиця корисна, якщо використовується сама по собі. Але як тільки підсумки потрібно підрахувати і вставити до звіту довільної форми, краще оперувати формулами, звернувшись до вбудованих функцій MS Excel.
Таких функцій існує багато. Це й обробка баз даних, і визначення проміжних підсумків, і багато інших. Про них ми обов’язково поговоримо в одній із наших статей. А зараз я пропоную обмежитися двома варіантами — це функції «СУММПРОИЗВ()» і «СУММЕСЛИМН()». На мій погляд, корисність цих функцій для практикуючого бухгалтера важко переоцінити. Розпочнемо.
Визначення підсумків за допомогою функції «СУММПРОИЗВ()»
У бухгалтерських розрахунках функцію «СУММПРОИЗВ()» використовують нечасто. Можливо, тому, що вона знаходиться в категорії «Математические». А може, причина в тому, що офіційна довідка щодо цієї функції недостатньо ґрунтовна, — на це запитання я не готовий відповісти. Але в будь-якому разі максимум, що роблять за допомогою «СУММПРОИЗВ()», — поелементно перемножують рядки (або колонки) та підраховують суму отриманих добутків.
Синтаксис формули має такий вигляд: «=СУММПРОИЗВ(Массив1; Массив2; Массив3;…; МассивN)», де «МассивX» — блок комірок на робочому листі. Кількість таких блоків має не перевищувати 255. Розміри всіх блоків повинні бути однаковими.
Важливо! Усі параметри функції «=СУММПРОИЗВ()» мають бути або фрагментами рядків, або частиною колонок. Рядки на стовпці функція перемножувати не вміє.
Простий приклад використання функції «=СУММПРОИЗВ()» — знайти суму продажів, якщо відомі ціна та обсяг реалізованого товару. Стосовно бази на рис. 1 така формула матиме вигляд: «=СУММПРОИЗВ(F:F;G:G)». Із цим усе зрозуміло. Але насправді, функція «=СУММПРОИЗВ(F:F;G:G)» має набагато ширші, навіть унікальні можливості. Для ілюстрації цих можливостей пропоную повернутися до нашого завдання і побудувати звіт про рух товарів з деталізацією щодо кожного складу підприємства. Для визначеності обчислюватимемо обсяги в кількісному виразі. Виконуємо такі дії:
1. Відкриваємо файл із базою даних, створюємо новий лист. Я назвав його «СТ».
2. Клацаємо по комірці «A1» та вводимо текст «Наим. товара».
3. У комірці «B1» записуємо заголовок «Номер склада».
4. Виділяємо блок комірок «B1:D1».
5. Клацаємо по виділеному блоку правою кнопкою миші. Із контекстного меню вибираємо пункт «Формат ячеек…». Відкриється однойменне вікно «Формат ячеек», як на рис. 2.
6. У цьому вікні переходимо на закладку «Выравнивание». Уключаємо прапорець «объединение ячеек». Перемикач «по горизонтали:» ставимо в положення «по центру».
7. У вікні «Формат ячеек» натискуємо на «ОК» — у такий спосіб ми об’єднали комірки «B1» і «D1».
8. До комірок «B2», «C2», «D2» уводимо назви місць зберігання. У нас це будуть значення «001», «002», «003».
9. До блока комірок «A3:A11» уносимо найменування товарів.
10. До комірки «B3» вводимо формулу «=СУММПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)* (БД!$E$2:$E$65536=$A3)*(БД!$F$2:$F$65536))». Звісно, формулу потрібно вводити за допомогою Майстра функцій. Адреси блоків вибираємо клацанням миші по робочому листу.
11. Копіюємо формулу вправо та вниз на всю висоту зведеного звіту (це блок комірок з «B3» до «D11»).
12. До комірки «E3» вводимо формулу «=СУММ(B3:D3)». Копіюємо її вниз до комірки «E11». Результат нашої роботи показано на рис. 3.
13. Зберігаємо файл з іменем «Отчет_1.xls» — він нам ще знадобиться.
От і все! Ми побудували зведений звіт за допомогою вбудованої функції «=СУММПРОИЗВ()» програми Excel. Переваги цього підходу очевидні. При будь-яких змінах у вихідній базі Excel відновить підсумки автоматично. Формули можна використовувати в будь-якому документі або перенести до будь-якої комірки робочого листа — у цьому плані немає жодних обмежень.
Тепер стисло про алгоритм розрахунку підсумків. Розглянемо його на прикладі формули, записаної в комірці «B3». Вона має такий вигляд: «=СУММПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3)*(БД!$F$2:$F$65536))».
Ключовим елементом формули є функція «=СУММПРОИЗВ()». Перші два параметри функції працюють як логічні вирази.
Беремо фрагмент формули «БД!$B$2: $B$65536=B$2». Усередині функції «=СУММПРОИЗВ()» цей вираз працює так. Кожне значення з блока «B2:B65536» основної бази (лист «БД») Excel порівняє з умістом комірки «B2» зведеного звіту. Фактично він порівняє номер складу з колонки «B» бази даних зі значенням «001» (рис. 3). Якщо номер складу в базі (колонка «B») дорівнює «001», результатом порівняння буде «ИСТИНА». Інакше ми отримаємо «ЛОЖЬ». Саме за такою схемою працює вираз «БД!$E$2:$E$65536=$A3, тільки він порівнює найменування товарів з колонки «E» бази даних із назвою в комірці «A3» зведеного звіту.
Після обробки умов Excel перемножить отримані результати. Якщо обидва логічні вирази повернуть значення «ИСТИНА» (і склад, і назва товарів збігаються із зазначеними у зведеному звіті), результат множення дорівнюватиме «1». Якщо хоча б один зі співмножників виявиться помилковим, ми отримаємо «0».
Цей результат Excel помножить на обсяг реалізації з колонки «F» основної бази, після чого підсумує отримані значення. У результаті всі цифри, що не підпадають під умову відбору, буде помножено на «0». Решта обсягів увійде до суми з коефіцієнтом «1». А в результаті формула знайде суму всіх обсягів з діапазону «БД!$F$2:$F$65536», для яких номер складу і назва товару збігаються із зазначеними в комірках «B2» і «A3» зведеного звіту.
Докладний приклад розрахунків за вказаним алгоритмом для комірки «M2» (склад «001», позиція «Карандаш») має такий вигляд:
| № | Склад | НаймТов | Умова 1 (Склад = “001”) | Умова 2 | Умова 1 х Умова 2 | Кількість | Сума |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | 0001 | Швидкозшивач | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 10 | 0 |
| 2 | 0003 | Папір оф. | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 1 | 0 |
| 3 | 0003 | Блокнот | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 2 | 0 |
| 4 | 0002 | Папір оф. | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 4 | 0 |
| 5 | 0003 | Гумка канц. | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 5 | 0 |
| 6 | 0001 | Гумка канц. | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 1 | 0 |
| 7 | 0001 | Блокнот | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 3 | 0 |
| 8 | 0003 | Скріпка канц. | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 8 | 0 |
| 9 | 0002 | Швидкозшивач | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 6 | 0 |
| 10 | 0001 | Папір оф. | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 2 | 0 |
| 11 | 0001 | Скріпка канц. | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 7 | 0 |
| 12 | 0002 | Ручка кульк. | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 9 | 0 |
| 13 | 0003 | Блокнот | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 6 | 0 |
| 14 | 0001 | Файлик пласт. | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 25 | 0 |
| 15 | 0003 | Швидкозшивач | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 1 | 0 |
| 16 | 0001 | Щвидкозшивач | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 2 | 0 |
| 17 | 0003 | Скотч | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 3 | 0 |
| 18 | 0001 | Файлик пласт. | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 50 | 0 |
| 19 | 003 | Ручка кульк. | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 10 | 0 |
| 20 | 0002 | Швидкозшивач | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 5 | 0 |
| 21 | 0001 | Файлик пласт. | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 20 | 0 |
| 22 | 0001 | Карандаш | ИСТИНА | ИСТИНА | 1 | 11 | 111 |
| 23 | 0002 | Ручка кульк. | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 4 | 0 |
| 24 | 0001 | Карандаш | ИСТИНА | ИСТИНА | 1 | 8 | 8 |
| 25 | 0001 | Блокнот | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 2 | 0 |
| 26 | 0002 | Скотч | ЛОЖЬ | ЛОЖЬ | 0 | 11 | 0 |
| 27 | 0001 | Гумка канц. | ИСТИНА | ЛОЖЬ | 0 | 2 | 0 |
Саме за таким принципом за допомогою функції «=СУММПРОИЗВ()» можна сформувати зведені звіти практично необмеженої складності. Усе, що для цього потрібно, — правильно написати умови для відбору та підсумовування записів. Як приклад я пропоную побудувати таблицю, в якій показати динаміку руху ТМЦ (за датами) для кожного складу. Інакше кажучи, у цій таблиці ми хочемо відобразити: скільки, якого товару та коли було відпущено з конкретного складу. Для цього виконуємо такі дії:
1. У документі «Отчет_1.xls» створюємо новий лист.
2. До комірки «A1» цього листа записуємо текст «Наим. товара».
3. До комірки «B1» уводимо дату «01.10.2012».
4. До комірки «С1» уводимо формулу «=B1+1», копіюємо її вправо до комірки «F1».
5. До комірок «B2:F2» вводимо текст «001» (номер першого складу).
6. У комірці «G1» записуємо текст «Итого» — тут буде підраховано суму реалізації кожного товару.
7. Виділяємо блок комірок «A1:A2».
8. Клацаємо по виділеному блоку правою кнопкою миші.
9. Із контекстного меню вибираємо пункт «Формат ячеек…». Відкриється вікно «Формат ячеек», як на рис. 2.
10. У цьому вікні на закладці «Выравнивание» включаємо прапорець «Объединение ячеек», перемикач «по вертикали:» ставимо в положення «по центру».
11. У вікні «Формат ячеек» натискуємо на «ОК». У такий спосіб ми об’єднали комірки «A1» і «A2».
12. Аналогічно об’єднуємо комірки «G1» і «G2».
13. Виділяємо блок «B1:G2», копіюємо до буфера (комбінація «Ctrl+C» і вставляємо двічі, починаючи з комірок «H1» і «N1».
14. У комірках «H2:L2» та «N2:R2» змінюємо номери місць зберігання (рис. 4). Шапка звіту готова.
15. До комірки «B3» вводимо формулу «=СУММПРОИЗВ((БД!$A$2:$A$65536=B$1)* (БД!$B$: :$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3)* (БД!$F$2:$F$65536))».
16. Копіюємо цю формулу до комірок «B3:F11», потім — до комірок «H3:L11» і «N3:R11».
17. До комірки «G3» вводимо формулу підсумовування «=СУММ(B3:F3)».
18. Копіюємо формулу з «G3» до комірок «M3» та «S3».
19. Копіюємо всі формули вниз на всю висоту таблиці. Результат нашої роботи показано на рис. 4.
У цьому звіті ми показали рух ТМЦ у трьох вимірах: товари, склади й дати реалізації, причому зробили все це за допомогою лише однієї функції! Більше того. Додаючи до формули нові умови, ми можемо розширити свій звіт і отримати зведену таблицю практично будь-якої складності. Ось кілька прикладів.
Припустимо, ми вирішили змінити зведений звіт, доповнивши його умовою для формування підсумків за конкретною датою. Виконуємо такі дії:
1. Відкриваємо документ «Отчет_1.xls».
2. Переходимо на лист «СТ».
3. До комірки «F1» уводимо початкове значення інтервалу: нехай це буде «03.10.2012».
4. До комірки «B3» вводимо формулу: «=СУММ ПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3. *(БД! $A$2:$A$65536=$F$1)* (БД!$F$2:$F$65536))». Зміни в параметрах функції показано напівжирним зображенням.
5. Копіюємо формулу до комірок «B3:D11». Ми побудували зведений звіт, уключивши в нього дані лише за «03/10/12».
До речі, у функції «=СУММПРОИЗВ()» можна використовувати логічні операції. Наприклад, вираз «=СУММПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3)*(БД!$A$2: $A$65536>$F$1)*(БД!$F$2:$F$65536))» підрахує підсумки за датами, які більше значення в комірці «F1».
Щоб підрахувати підсумки для певного інтервалу дат з основної бази, можна доповнити умову функціями «И()», «ИЛИ()». Але краще діяти за вже звичною схемою. Ось приклад, як це зробити.
1. До комірки «F2» на листі «СТ» уводимо значення «05.10.2012». Це буде кінцева дата часового інтервалу. Дата початку знаходиться в комірці «F1», це «03.10.2012».
2. До комірки «B3» вводимо формулу: «=СУММПРОИЗВ((БД!$B$2:$B$65536=B$2)*(БД!$E$2:$E$65536=$A3. *(БД!$A$2:$A$65536>$F$1)* (БД!$A$2:$A$65536<$F$2)*(БД!$F$2:$F$65536))».
3. Копіюємо формулу до комірок «B3:D11».
Ми побудували зведений звіт, куди потраплять дані лише за «04/10/12». Змінюючи значення в комірках «F1» і «F2», ми зможемо отримати зведену таблицю для довільного інтервалу часу. Між іншим, запровадити такі гнучкі умови відбору записів при роботі з Майстром зведених таблиць проблематично. Отже, використання формул у цьому плані має великі переваги.
Розрахунок підсумків за допомогою функції «СУММЕСЛИМН()»
Серед нових можливостей програми Excel 2010 я хотів би звернути вашу увагу на вбудовану функцію «СУММЕСЛИМН()». Схожа функція була і в попередніх версіях програми. Вона називалася «СУММЕСЛИ()» і дозволяла підсумувати дані із зазначеного діапазону за деякою умовою. У бухгалтерських розрахунках функція «СУММЕСЛИ()» виявилася дуже корисною. Наприклад, за її допомогою можна знайти суму всіх додатних чисел у зазначеному блоці комірок або підсумувати дані за певний проміжок часу тощо. Однак у функції «СУММЕСЛИ()» було істотне обмеження: вона могла оперувати лише однією умовою. Цього недоліку позбавлена функція «СУММЕСЛИМН()». Синтаксис у неї такий: «СУММЕСЛИМН(ДСумм; ДУсл1; Усл1; ДУсл2; Усл2; …, ДУслN; УслN;)». У функції мінімум три параметри:
— «ДСумм» — блок робочого листа, звідки функція накопичуватиме суму;
— «ДУсл1» — блок значень для перевірки умови підсумовування;
— «Усл1» — вираз для перевірки умови підсумовування.
У такому варіанті (з трьома параметрами) функції «СУММЕСЛИМН()» та «СУММЕСЛИ()» еквівалентні. Алгоритм роботи «СУММЕСЛИМН()» дуже простий. Функція переглядає значення у блоці «ДУсл1», звіряє їх з виразом «Усл1». Якщо умова виконується, вона накопичує суму з відповідних комірок у блоці «ДСумм». До речі, блоки «ДСумм» і «ДУсл1» можуть збігатися. Наприклад, щоб знайти обсяг реалізації товарів для складу «001» (база даних, показана на рис. 1), можна скористатися однією з формул: «=СУММЕСЛИМН(F2:F28;B2:B28;1)» або «=СУММЕСЛИ(B2:B28;1;F2:F28)».
Важливо! У функцій «=СУММЕСЛИМН()» та «СУММЕСЛИ()» відрізняється порядок дотримання параметрів. У «СУММЕСЛИ()» спочатку йде блок значень для перевірки, потім — умова і після неї — діапазон підсумовування. У функції «=СУММЕСЛИМН()» першим вказують діапазон підсумовування, а далі — блок значень і логічну умову для відбору.
У функції «=СУММЕСЛИМН()» можна ввести кілька умов для вибіркового підсумовування. У цьому випадку вони працюють за принципом «І», тобто накопичення суми відбувається, якщо виконуються всі задані умови для відбору значень.
Тепер подивимося, як застосувати функцію «=СУММЕСЛИМН()» для формування зведених звітів у програмі Excel 2010. Для цього за допомогою «=СУММЕСЛИМН()» ми побудуємо таблицю, зображену на рис. 3. База даних у нас буде та сама. А далі виконуємо такі дії:
1. Відкриваємо документ з базою даних. Додаємо новий лист і створюємо шапку таблиці, як показано на рис. 3.
2. Переходимо на комірку «В3». Уводимо формулу: «=СУММЕСЛИМН(БД!$F:$F;БД!$B:$B;B$2; БД!$E:$E;$A3)».
3. Копіюємо цю формулу до всіх комірок блока «B3:D11».
4. До комірки «E3» вводимо формулу «=СУММ(B3:D3)». Копіюємо її вниз до комірки «E11».
5. Зберігаємо документ з ім’ям «Отчет_2.xls».
Ми отримали точну копію звіту, зображеного на рис. 3. У цьому випадку істотної різниці між функціями «=СУММЕСЛИМН()» і «=СУММПРОИЗВ()» немає. Щоправда (на мій погляд), параметри в «=СУММЕСЛИМН()» виглядають простішими та зрозумілішими. Але тут є один нюанс. Щоб розібратися з ним, виконуємо такі дії:
1. Відкриваємо документ «Отчет_1.xls», як на рис. 3. Нагадаю, що в цій таблиці для визначення підсумків ми використовували функцію «=СУММПРОИЗВ()».
2. Переходимо на лист із базою даних (він має назву «БД»).
3. Виділяємо всі дані на цьому листі та переносимо їх до буфера обміну (іконка «Вырезать» на стрічці головного меню або комбінація гарячих клавіш «Ctrl+X»).
Важливо! У цьому випадку потрібно використовувати саме операцію «Вырезать». Копіювання даних не дасть належного ефекту.
4. Створюємо новий документ (комбінація «Ctrl+N»).
5. На вільний лист цього документа вставляємо дані з буфера обміну.
6. Зберігаємо документ з іменем «База.xls».
7. Повертаємося в документ «Отчет_1.xls».
8. Клацаємо правою кнопкою миші по ярличку листа «БД».
9. Із контекстного меню вибираємо варіант «Удалить». MS Excel видасть попередження, що видалення листів є безповоротною операцією, скасувати її не вдасться (рис. 5).
10. Погоджуємося з цим, натискуємо на кнопку «Удалить».
11. Зберігаємо документ із підсумковим звітом та закриваємо його. При збереженні я вказав ім’я «Отчет_11.xls».
Що відбулося насправді? У результаті перенесення бази до окремого файлу Excel відкоригував посилання у формулах для визначення підсумків. Тепер вираз в комірці «B3», наприклад, буде таким: «=СУММПРОИЗВ(([База.xls]Лист1’!$B$2:$B$65536=B$2)* ([База.xls]Лист1’!$E$2:$E$65536=$A3)*([База.xls]Лист1’!$F$2:$F$65536))» (зміни у формулі виділено напівжирним шрифтом).
Повторимо те саме з документом «Отчет_2.xls», де підсумки підраховано функцією «СУММЕСЛИМН()», тобто відкриваємо файл, стаємо на лист із базою даних. Далі переносимо її вміст до нового файлу та зберігаємо його з тим самим іменем — «База.xls». Потім видаляємо лист «БД» із файлу «Отчет_2.xls» та зберігаємо результат з іменем «Отчет_12.xls». У результаті ми отримали два зведені звіти. Один з них використовує функцію «=СУММПРОИЗВ()», а у другому ми застосували «СУММЕСЛИМН()». Обидва документи посилаються на ту саму базу даних з іменем «База.xls». А далі виконуємо такі дії:
1. Відкриваємо файл «Отчет_11.xls». З’явиться вікно з пропозицією оновити зв’язки між базою та поточним документом (рис. 6).
2. У цьому вікні натискуємо на опцію «Обновить». На екрані з’явиться документ із підсумковим звітом, як на рис. 3.
Важливо! Незважаючи на те, що файл із базою даних при цьому закритий, усі підсумки функція «=СУММПРОИЗВ()» підрахувала правильно.
3. Закриваємо документ (комбінація «Ctrl+F4»).
4. Відкриваємо файл «Отчет_12.xls». Тут підсумки підраховано функцією «СУММЕСЛИМН()». З’явиться вікно з пропозицією оновити зв’язки (рис. 6).
5. У цьому вікні натискуємо на кнопку «Обновить». На екрані з’явиться документ із підсумковим звітом, як на рис. 3. Однак замість підсумків ми побачимо текст «#ЗНАЧ!». Це означає, що дані для розрахунків на цей момент недоступні.
6. Не закриваючи документ «Отчет_12.xls», відкриваємо базу даних. Для цього натискуємо на комбінацію клавіш «Ctrl+O», у вікні Провідника вибираємо файл «База.xls» і клацаємо по кнопці «Открыть».
7. Повертаємося в документ «Отчет_12.xls». На місці підсумків з’являться правильні значення.
Важливо! Функція «СУММЕСЛИМН()» не може отримати дані із закритого файлу.
І останнє. У деяких версіях MS Excel діє таке правило. Щоб функція «=СУММПРОИЗВ()» змогла прочитати дані із закритого файлу, формулу потрібно розпочати із символів «-» (два знаки мінус, так зване подвійне бінарне заперечення).
На сьогодні все. Сподіваюся, що матеріал цієї статті допоможе вам створювати складні зведені звіти, використовуючи вбудовані функції MS Excel. Файл із прикладами з цієї статті ви можете скачати на сайті редакції та користуватися ним на свій розсуд. До нових зустрічей та успішної роботи!
Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції.
