ЯК ПЕРЕВІРЯТИМЕ
Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності
Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності наділено правом проводити перевірки. А оскільки рано чи пізно перевірки Фонду неминучі, то до них краще завчасно підготуватися. Для цього не зашкодить знати порядок проведення перевірок, права перевіряючих і тих, кого перевіряють (страхувальників).
У сьогоднішній статті розповімо, чого слід очікувати від працівників Фонду під час проведення перевірки.
Наталія ГОЛОСКУБОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
КАСУ —
Кодекс адміністративного судочинства України від 06.07.2005 р. № 2747-IV.Закон № 2240 —
Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III.Закон № 877
— Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» від 05.04.2007 р. № 877-V.Інструкція № 38
— Інструкція про порядок проведення ревізій та перевірок по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджена постановою Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності України від 19.09.2001 р. № 38.Інструкція № 16 —
Інструкція про порядок надходження, обліку та витрачання коштів Фонду, затверджена постановою Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 26.06.2001 р. № 16.
Види ревізії (перевірок)
Насамперед зазначимо, що
дія резонансного Закону № 877 не поширюється на перевірки, що проводяться Фондом соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд). Як роз’яснює виконавча дирекція Фонду, положення Закону № 2240 не визначають Фонд як орган державного нагляду (контролю) з питань, зазначених у ст. 1 Закону № 877. Разом з тим органи Фонду наділено правом здійснювати перевірки суб’єктів господарювання (страхувальників) щодо сплати і цільового використання страхових коштів. Проведення ревізій та перевірок працівниками Фонду здійснюється відповідно до Інструкції № 38. Таких висновків дійшла виконавча дирекція Фонду у своїх листах від 02.10.2007 р. № 01-14-2045 і від 12.12.2007 р. № 01-14-2696. Мінпраці це підтвердив у листі від 08.11.2007 р. № 8426/0/14-07-020.Інструкцією № 38
передбачено такі види ревізій (перевірок): камеральна, планова та позапланова.Камеральні перевірки
— перевірки, що проводяться Фондом на підставі даних, зазначених у звітах про нараховані внески, перерахування та витрати, пов’язані із загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності. За результатами таких перевірок може складатися довідка. У довідці, що підписується працівником органу Фонду, який здійснив камеральну перевірку, фіксуються виявлені недоліки та порушення.Планова перевірка
— перевірка, передбачена у планах роботи контролюючого органу. Формування планів-графіків проведення планових перевірок страхувальників здійснюється щокварталу. Зауважимо, що планова перевірка проводиться всіма контролюючими органами одночасно в день, що визначається органом державної податкової служби. Порядок координації проведення такої перевірки затверджено постановою КМУ від 21.07.2005 р. № 619.Тривалість планової перевірки не повинна перевищувати
20 робочих днів, а щодо суб’єктів малого підприємництва — 10 робочих днів. Продовження строків проведення планової виїзної перевірки можливе тільки на строк не більше 10 робочих днів, а щодо суб’єктів малого підприємництва — 5 робочих днів.При цьому варто знати, що перевірки страхувальників з чисельністю працюючих
300 і більше осіб проводяться, як правило, щороку. Якщо попередньою ревізією встановлено відсутність порушень або вони були незначними і виправлені під час ревізії, наступна ревізія такого страхувальника проводиться через рік. Ревізії страхувальників з меншою чисельністю працівників (менше 300 осіб) проводять не рідше одного разу на 3 роки.Позаплановою ревізією
вважається ревізія, не передбачена у планах роботи органу Фонду. Така ревізія проводиться за наявності однієї чи кількох обставин, наведених у п. 15.3 Інструкції № 83 (див. на с. 18 «Підстави для проведення позапланової ревізії»).
| Підстави для проведення позапланової ревізії Витяг з Інструкції № 83
«15.3. Позаплановою ревізією вважається ревізія, яка не передбачена в планах роботи органу Фонду і проводиться за наявності однієї або декількох з наступних обставин:а) за наслідками зустрічних перевірок виявлено факти, які свідчать про порушення страхувальником норм законодавства;б) страхувальником не подано в установлений строк документи обов’язкової звітності;в) внаслідок камеральної перевірки виявлено недостовірність даних у заявлених документах обов’язкової звітності;г) страхувальник подав листа з проханням провести ревізію. Також ревізія може проводитись, якщо страхувальник звернувся по довідку щодо відсутності у нього заборгованості по коштах Фонду, а керівником органу Фонду приймається рішення про недостатність для видачі довідки камеральної перевірки;д) отримано заяву від страхувальника на отримання коштів для відшкодування витрат з бюджету Фонду, а камеральною перевіркою виявлені факти, що можуть свідчити про порушення цим страхувальником порядку витрачання коштів Фонду (середньоденний розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності або вагітності та пологах перевищує середньоденну заробітну плату застрахованих осіб; загальна сума витрат, що здійснюється за рахунок коштів Фонду, значно перевищує суму нарахованих страхових внесків тощо);е) страхувальник подав у встановленому порядку скаргу про порушення законодавства посадовими особами органу Фонду під час проведення планової чи позапланової ревізії;є) у разі виникнення потреби у перевірці відомостей, отриманих від особи, яка мала правові відносини із страхувальником, і якщо страхувальник не дає пояснення та документальні підтвердження на обов’язковий письмовий запит органу Фонду протягом трьох робочих днів від дня отримання запиту;ж) проводиться реорганізація (ліквідація) підприємства, порушено справу про банкрутство суб’єкта господарювання, припинення його діяльності на тривалий час тощо;з) у разі надходження доручення щодо проведення ревізій у страхувальників від органів прокуратури, МВС, Служби безпеки України з питань, які віднесені до компетенції Фонду.Для проведення позапланової ревізії за мотивами, зазначеними у підпункті «є» цього пункту, призначаються інші ревізори робочого органу Фонду». |
З наведених вище підстав на практиці найпоширенішою вважається несвоєчасне подання звіту за формою № Ф4-ФСС з ТВП (п.п. «б» п. 15.3 Інструкції № 83).
Тривалість позапланової ревізії не повинна перевищувати
10 робочих днів, а щодо суб’єктів малого підприємництва — 5 робочих днів. Продовження строків проведення позапланової ревізії можливе тільки не більше ніж на 5 робочих днів, а щодо суб’єктів малого підприємництва — 2 робочих днів.Також не варто забувати і про повторну перевірку.
Повторна перевірка у страхувальника проводиться у разі, якщо стосовно осіб контролюючого органу, які проводили планову чи позапланову перевірку, розпочато службове розслідування. З видами ревізій (перевірок) розібралися. Розглянемо підстави для допуску на ревізію (перевірку).
Підстави для допуску на ревізію (перевірку)
Посадові особи Фонду при проведенні ревізії (перевірки)
зобов’язані пред’явити керівнику підприємства, де проводиться перевірка:—
посвідчення на право проведення ревізії чи перевірки;—
спеціальне службове посвідчення працівника Фонду.Щоправда, про надання спеціального службового посвідчення в
Інструкції № 38 нічого не зазначається, однак його необхідно затребувати. Інакше ви не зможете ідентифікувати особу ревізора (перевіряючого), який прийшов до вас на перевірку, з особою, вписаною (зазначеною) до посвідчення на право проведення ревізії (перевірки).Для допуску
до планової перевірки, крім посвідчення на право проведення ревізії (перевірки) та спеціального посвідчення, обов’язковим є пред’явлення повідомлення про майбутню перевірку. Воно надсилається страхувальнику за 10 днів до початку перевірки, і в ньому обов’язково зазначаються дата початку і тривалість проведення перевірки. Якщо повідомлення не надсилалося, то перевірка без такого додаткового попередження може проводитися тільки за взаємною згодою сторін (п. 15.6 Інструкції № 38).Якщо всі зазначені вище документи було надано в установленому порядку, то ревізори (перевіряючі)
можуть зареєструватися в Журналі відвідування суб’єктів підприємницької діяльності, якщо керівник підприємства їх про це попросить (п. 15.7 Інструкції № 38). Але їх відмова від підпису в Журналі не вважатиметься підставою для їх недопуску до перевірки. Справа в тому, що в Журналі повинні реєструватися лише представники контролюючих органів, зазначених у п. 5 Указу Президента України «Про деякі заходи з дерегулювання підприємницької діяльності» від 23.07.98 р. № 817/ 98. Фонд до таких контролюючих органів не належить. Безпідставна відмова страхувальника (того, кого перевіряють) від проведення планової чи позапланової перевірки оформляється актом про відмову від допуску до перевірки. Акт відмови складається в довільній формі та підписується не менше ніж двома службовими особами органу Фонду.
Права та обов’язки перевіряючих
Припустимо, що ревізори (перевіряючі) надали всі необхідні документи і ви допустили їх до перевірки. У цьому випадку не зашкодить знати їх права та обов’язки. Так, згідно з
п. 1 ст. 28 Закону № 2240 працівники Фонду мають право:— здійснювати перевірку обґрунтованості видачі та продовження лікарняних листків застрахованим особам;
—
одержувати безкоштовно від державних органів, підприємств, установ, організацій (у тому числі від державних податкових органів, банківських, інших фінансово-кредитних установ) і громадян — суб’єктів підприємницької діяльності відомості зі сплати страхових внесків та використання страхових коштів;—
здійснювати перевірку правильності нарахування і повноти сплати страхових внесків та використання страхових коштів на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, у фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників;—
одержувати необхідні пояснення (у тому числі письмові) з питань, що виникають під час перевірок;—
накладати фінансові санкції та адміністративні штрафи, передбачені Законом № 2240 та іншими актами законодавства;—
ініціювати питання про притягнення посадових осіб до відповідальності за порушення законодавства про соціальне страхування, вимагати надання інформації про вжиті заходи.Звернемо увагу: більш розширений список прав при ревізіях (перевірках) міститься в
п.п. 4.4 Інструкції № 38, але в «чистому» вигляді, на нашу думку, його використовувати не можна. Справа в тому, що цими правами перевіряючих наділено не лише при ревізіях у страхувальників, а й під час ревізій робочих органів відділення Фонду. І, на превеликий жаль, чіткого розмежування між ними немає, а це, у свою чергу, уносить додаткову плутанину в хід ревізії у страхувальників.Наприклад, працівники Фонду згідно з
п.п. 4.4 Інструкції № 38 мають право:—
опечатувати в необхідних випадках приміщення (касу) або шафи, де зберігаються фінансові, архівні матеріали, а також путівки та інші документи, здійснювати огляд виробничих приміщень, території, будівель;—
одержувати щодо банківських, кредитних та фінансових установ необхідні документальні підтвердження операцій та стани рахунків об’єктів, що перевіряються;— на строк до закінчення ревізії чи перевірки
вилучати оригінали документів у випадках, коли їх збереження в організації, що перевіряється, не гарантується, а також у випадках виявлення фіктивних документів, підробок і фальсифікацій.На нашу думку, ці права можна застосовувати лише при ревізії робочих органів відділення Фонду. Але не виключено, що працівники Фонду намагатимуться застосовувати ці права і під час ревізії (перевірки) страхувальника.
Якщо все ж таки справа до цього дійшла, то особливу увагу слід звернути на право працівників Фонду вилучати оригінали документів. Відразу заспокоїмо страхувальників: законодавчі акти, на підставі яких розроблено
Інструкцію № 38, не наділяють працівників Фонду такими правами. Отже, у страхувальників оригінали документів вилучати не можна. Фонд може задовольнятися лише копіями документів.
Що і як перевірятимуть
При проведенні ревізії (перевірки) у страхувальника перевіряючі шукатимуть відповіді на деякі запитання (
див. «Перелік питань, які зацікавлять перевіряючих під час перевірки») і вимагатимуть документи, зазначені в п. 8.2 Інструкції № 16. До таких документів належать:—
бухгалтерські документи щодо повноти нарахування страхових внесків на оплату праці найманих працівників, які включають витрати на виплату основної та додаткової заробітної плати, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що є базою для нарахування страхових внесків відповідно до чинного законодавства;—
платіжні доручення про перерахування сум страхових внесків та інших платежів на рахунок Фонду;—
касові документи про оплату часткової (повної) вартості путівок на санаторно-курортне лікування та оздоровлення, оплачених за рахунок коштів Фонду;—
видаткові документи на проведені виплати і перерахування;—
акти розслідування нещасних випадків невиробничого характеру (за наявності). Нагадаємо, що проведення розслідування та ведення обліку таких нещасних випадків здійснюються відповідно до Порядку розслідування та обліку нещасних випадків невиробничого характеру, затвердженого постановою КМУ від 22.03.2001 р. № 270.
| Перелік питань, які зацікавлять перевіряючих під час перевірки Витяг з Інструкції № 38
« 5.13. При ревізії страхувальників перевіряється:— здійснення заходів по усуненню недоліків та порушень, виявлених попередніми ревізіями та перевірками; — повнота нарахування та своєчасність перерахування страхових внесків; — наявність та причини виникнення заборгованості по коштах до Фонду; — нарахування пені за несвоєчасну сплату внесків до Фонду та сплата фінансових і штрафних санкцій; — надходження часткової вартості за путівки; — правильність використання коштів Фонду на виплату установлених видів допомог по соціальному страхуванню; — використання путівок на санаторно-курортне лікування, оздоровлення працюючих та членів їх сімей та правильність ведення їх обліку; — дотримання діючих положень щодо оздоровлення та позашкільного обслуговування дітей; — правильність складання звітності по коштах соціального страхування та своєчасність її представлення в органи Фонду; — правомірність надходжень і використання коштів соцстраху, які надійшли від робочих органів Фонду; — фінансування та витрати коштів Фонду по санаторіях-профілакторіях; — виконання кошторису по коштах Фонду (у страхувальників з чисельністю працюючих 300 чоловік і більше)». |
Зверніть увагу
: при проведенні перевірки документи перевірятимуть за поточний та попередній роки. А от у разі виявлення порушень та зловживань можуть перевірятися документи за більш ранні періоди, незалежно від того, чи було цей період перевірено раніше.Якщо під час підготовки або на початку ревізії (перевірки) буде встановлено, що на підприємстві
відсутній належний бухгалтерський облік, то керівник контрольно-ревізійної групи (ревізор) може пред’явити письмові вимоги керівнику об’єкта контролю щодо приведення обліку у відповідність до чинного законодавства з визначенням конкретних строків виконання цієї роботи. У таких випадках ревізію призупиняють і продовжують її після відновлення страхувальником (одержувачем коштів Фонду) відповідного обліку.
Результат перевірки
За результатами ревізії (перевірки) акт складається у двох примірниках та підписується особами, які проводили перевірку, керівником та головним бухгалтером і головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування страхувальника. Один примірник акта передається під підпис керівнику чи головному бухгалтеру страхувальника.
В акті ревізії (перевірки) зазначається
:— за який період проведено ревізію (перевірку);
— які виявлено порушення в нарахуванні та сплаті страхових внесків і пені, обчисленні та виплаті допомог, у проведенні інших виплат за рахунок коштів Фонду;
— суми додатково нарахованих страхових внесків та пені, суми витрат, що не беруться до заліку в рахунок страхових внесків або підлягають виплаті застрахованим особам додатково.
Порушення, виявлені в масовому порядку, відображаються в довідках, доданих до акта ревізії, а в акті наводяться узагальнені дані та зміст цих порушень з посиланням на доповнення та копії документів, що підтверджують виявлене порушення.
Якщо ви з будь-яких причин не згодні з результатами перевірки, то не варто відмовлятися від підпису в акті. Акт слід підписати, але із запереченнями. При цьому в акті здійснюється запис про наявність заперечень або зауважень такого змісту:
«З вимогами пункту 15 Інструкції про порядок проведення ревізій та перевірок по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 19.09.2001 р. № 38 ознайомлений». Такий спосіб підписання акта і запропоновано п.п. 15.14.4 Інструкції № 38.При цьому свої пояснення чи заперечення можна надати в письмовій формі протягом
5 календарних днів після підписання акта із зауваженнями. Саме в цей строк страхувальник має право заперечення або пояснення за актом ревізії надіслати поштовим відправленням з повідомленням про вручення. Якщо протягом 5-денного строку пояснення чи зауваження не надійшли або поштове відправлення здійснено з порушенням зазначеного строку, то акт ревізії вважається узгодженим.Зверніть увагу
: якщо останній день 5-денного строку припадає на вихідний або святковий день, останнім днем подання письмових пояснень буде перший наступний за вихідним або святковим робочий день (абз. сьомий п. 16.1 Інструкції № 38).У свою чергу,
Фонд має протягом 20 календарних днів після закінчення ревізії розглянути результати акта з урахуванням заперечень або зауважень (за їх наявності), прийняти мотивоване рішення та вручити його заявнику під розписку або надіслати поштою з повідомленням про вручення. Саме в цей строк керівники виконавчої дирекції Фонду або його відділень, їх заступники приймають рішення про застосування фінансових та штрафних санкцій до страхувальника. Якщо останній 20-денний строк припадає на вихідний або святковий день, то він переноситься на наступний робочий день.У рішенні зазначаються суми фінансових санкцій, які слід зарахувати до бюджету Фонду, шляхом відображення у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП, а також строки для можливого оскарження нарахованого зобов’язання, штрафних санкцій та пені (за їх наявності). Про те, як оскаржити таке рішення, і йтиметься в наступному розділі статті.
Порядок оскарження
Отримавши рішення про застосування фінансових і штрафних санкцій, підприємство (страхувальник) може його оскаржити в адміністративному та/або судовому порядку. Строки для оскарження нарахованого зобов’язання, штрафних санкцій та пені (за їх наявності) щодо коштів Фонду визначено
Інструкцією № 38. Почнемо з адміністративного оскарження.Скарга про перегляд рішення
подається в письмовій формі до Фонду протягом 10 календарних днів, наступних за днем отримання страхувальником оскаржуваного рішення. При поданні скарги потрібно знати, що обов’язок доведення того, що будь-яке нарахування сум фінансових і штрафних санкцій за матеріалами ревізій, проведене робочим органом Фонду, є помилковим, покладається на платника страхових внесків (п. 16.1 Інструкції № 38). Тому не зашкодить до скарги додати відповідні документи, розрахунки й докази.У свою чергу, Фонд зобов’язаний прийняти
мотивоване рішення за скаргою та направити його протягом 20 календарних днів на адресу страхувальника поштою з повідомленням про вручення або вручити йому під розписку. Рішення про розгляд скарги оформляється на бланку Фонду, що розглядав скаргу, і скріплюється гербовою печаткою. Зміст рішення, як правило, складається зі вступної, описової, мотивувальної та резолютивної частин.Якщо орган Фонду надсилає страхувальнику рішення про повне або часткове незадоволення його скарги, то страхувальник має право звернутися з повторною скаргою до вищого за рівнем органу Фонду (аж до центрального).
Повторну скаргу до вищого за рівнем органу має бути подано протягом 10 календарних днів, наступних за днем отримання відповіді.Звернемо увагу: керівник органу Фонду або його заступник може прийняти рішення про продовження 20-денного строку розгляду скарги, але
не більше 60 календарних днів. Якщо рішення про продовження було прийнято, то воно надсилається страхувальнику до закінчення 20-денного строку, установленого для відповіді на скаргу.Якщо мотивоване
рішення за скаргою страхувальника не надсилається страхувальнику протягом 20-денного строку (або 60 днів при продовженні), така скарга вважається повністю задоволеною на користь страхувальника від дня, наступного за останнім днем зазначених строків. Скарга вважається також повністю задоволеною на користь страхувальника, якщо рішення керівника органу Фонду (або його заступника) про продовження строків її розгляду не було направлено страхувальнику до закінчення 20-денного строку.Остаточне рішення виконавчої дирекції Фонду (органу вищого рівня) за заявою страхувальника не підлягає подальшому адміністративному оскарженню, але може бути оскаржене в судовому порядку. Для цього страхувальнику необхідно подати позовну заяву до адміністративного суду за місцем знаходження Фонду, рішення якого оскаржується. Про кожен випадок судового оскарження страхувальник зобов’язаний письмово повідомити Фонд.
Порядок і строки подання скарги до адміністративного суду зазначено в
КАСУ. Так, з позовною заявою можна звернутися до суду в будь-який момент протягом року після отримання рішення про застосування фінансових і штрафних санкцій (ст. 99 КАСУ). При цьому вважаємо, що позовну заяву до суду можна подавати як після прийняття остаточного рішення центрального органу Фонду (після закінчення процедури адміністративного оскарження), так і не чекаючи такого закінчення.Також слід ураховувати, що
КАСУ висуває особливі вимоги до форми позовної заяви. Якщо при складанні такої заяви буде допущені помилки чи неточності, то суд може відмовити у прийнятті позову, пославшись на недотримання вимоги закону при поданні позову. Таке право в суду є. Етапи оскарження рішень Фонду наведено на рисунку.
1
к.д. — календарні дні.2
Керівник органу Фонду або його заступник може прийняти рішення про продовження 20-денного строку, але при цьому загальний строк не може перевищувати 60 календарних днів.3
Позовна заява подається в будь-який момент протягом року після отримання рішення про нарахування фінансових санкцій (пені та штрафу).
Якщо уважно розглянути схему оскарження, то можна помітити, що вона багато в чому схожа на схему оскарження рішень податкових органів (ті самі строки для оскарження, подання аналогічних документів тощо).
На цьому закінчуємо статтю. Сподіваємося, якщо вам усе-таки доведеться проходити перевірку Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, то вона не спричинить особливих зусиль та фінансових санкцій.
