ВИКОРИСТОВУЄМО АВТОМОБІЛЬ ПРАЦІВНИКА
для потреб підприємства: як оформити відносини
Використання автомобіля працівника в діяльності підприємства досить поширене. Відносини з працівником у цьому випадку можуть бути оформлені як у межах цивільного, так і в межах трудового законодавства.
У сьогоднішній статті розглянемо варіанти оформлення таких відносин, зазначивши позитивні та негативні сторони кожного з них.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.ЦКУ
— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.Закон про податок з доходів
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР .Правила № 1388
— Правила державної реєстрації та обліку автомобілів, автобусів, а також самохідних машин, сконструйованих на шасі автомобілів, мотоциклів усіх типів, марок і моделей, причепів, напівпричепів та мотоколясок, затверджені постановою КМУ від 07.09.98 р. № 1388.Правила дорожнього руху
— Правила дорожнього руху, затверджені постановою КМУ від 10.10.2001 р. № 1306.Норми № 43 —
Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.Інструкція № 5
— Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Варіанти оформлення використання автомобіля працівника
Оформити використання автомобіля працівника, який не є підприємцем, у господарській діяльності роботодавця можна в межах або трудового, або цивільного законодавства.
Трудове законодавство, зокрема
КЗпП, дає право на отримання компенсації за зношування (амортизацію) інструменту (ст. 125 КЗпП).У межах цивільного законодавства, керуючись нормами
ЦКУ, використання автомобіля працівника можливе в межах договору оренди та позички.Розглянемо їх докладніше.
Компенсація за зношування (амортизацію) автомобіля
Можливість отримання компенсації за зношування автомобіля.
Працівники, які використовують свої інструменти
для потреб підприємства, згідно зі ст. 125 КЗпП мають право на отримання компенсації за їх зношування (амортизацію). При цьому розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо їх не встановлено в централізованому порядку, визначаються власником чи уповноваженим ним органом за погодженням із працівником.Як бачимо, у
ст. 125 КЗпП ідеться про використання для потреб підприємства інструментів працівників. Тому спочатку треба відповісти на запитання: чи можна автомобіль вважати інструментом?Деякі фахівці це заперечують. Водночас представники держорганів не проти використання автомобіля працівника в службових цілях і виплати за це працівникові компенсації (
лист ДПАУ від 26.07.2006 р. № 8393/5/17-0716, лист ДПА в м. Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106, лист ГДПІУ від 01.12.95 р. № 10-214/10-5759, листи Держпідприємництва від 31.05.2007 р. № 3903 та від 03.07.2007 р. № 4773, консультація у «Віснику податкової служби України», 2006, № 42).Зверніть увагу: і ДПА в м. Києві, і Держпідприємництва взагалі вважають, що в разі використання автомобіля працівника
без компенсації у підприємства виникають валові доходи (листи ДПА в м. Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106 і Держпідприємництва від 31.05.2007 р. № 3903).Ураховуючи наявність подібних роз’яснень держорганів, також допускаємо можливість використання автомобіля працівника на умовах, передбачених
ст. 125 КЗпП.Оформлення взаємовідносин.
Згідно зі ст. 125 КЗпП механізм і розмір виплати компенсації за використання автомобіля встановлює роботодавець за погодженням із працівником. Такі умови може бути передбачено в колективному договорі*, а також у трудовому договорі з працівником. Конкретні умови використання автомобіля можна зазначити в окремому договорі щодо використання автомобіля.* У колективному договорі встановлюються взаємні зобов’язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема, з установлення гарантій, компенсацій, пільг (ст. 13 КЗпП).
ДПА в м. Києві та Держпідприємництва у своїх
листах не тільки підтвердили можливість використання автомобіля працівника за компенсацію, але зазначили також порядок документування таких операцій. Із урахуванням їх рекомендацій послідовність дій при використанні автомобіля працівника в діяльності підприємства є такою:1) працівник пише
заяву роботодавцю з пропозицією використовувати свій автомобіль для потреб підприємства на умовах виплати компенсації;2) роботодавець дає
дозвіл (письмовий) на використання автомобіля виключно для потреб підприємства, виплату компенсації та її розмір. За необхідності укладають договір про використання автомобіля для потреб підприємства. Такий договір можна не укладати, якщо умови про можливість і порядок використання автомобіля закріплено в колективному чи трудовому договорі;3) якщо використовувати автомобіль буде не сам працівник, а інша особа, то роботодавцю необхідно своїм
наказом (розпорядженням) призначити відповідального за використання автомобіля* виключно в господарській діяльності. Зверніть увагу: згідно з абзацом третім п. 15 Правил № 1388 при передачі в користування автомобіля іншій особі в ДАІ необхідно оформити тимчасовий реєстраційний талон. Такий талон має обов’язково бути у водія, якщо автомобілем керує не його власник (п. 2.1 Правил дорожнього руху). Водночас підставою для отримання тимчасового талона є нотаріально завірена довіреність, договір оренди чи лізингу (лист ДАІ МВС від 21.10.2002 р. № 4/Ж-1075). Тому у випадку використання автомобіля за компенсацію можуть виникнути труднощі з отриманням цього талона;* Варто зауважити: буквальне прочитання ст. 125 КЗпП дає підставу стверджувати, що використовувати для потреб роботодавця свій автомобіль може тільки сам працівник, а не інша наймана особа роботодавця. Разом з тим держоргани не проти таких схем. Та все ж рекомендуємо без зайвої потреби до них не вдаватися.
4) для виплати суми компенсації працівник пише
заяву з обґрунтуванням суми компенсації, а роботодавець видає наказ (розпорядження) про виплату компенсації працівникові. Залежно від конкретних умов використання автомобіля виплачувати компенсацію можна щомісячно, після кожного використання чи в інші обумовлені строки.При визначенні розміру
суми компенсації за зношування (амортизацію) автомобіля працівники держорганів рекомендують брати за основу норми амортизаційних відрахувань (правда, не уточнюють на які норми слід орієнтуватися — податкові чи бухгалтерські), а підтвердженням вартості автомобіля може бути акт експертної оцінки (листи ДПА в м. Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106 та Держпідприємництва від 31.05.2007 р. № 3903).Водночас
проведення експертної оцінки та розрахунок суми компенсації виходячи з норм є рекомендацією, а не вимогою. Навпаки, ст. 125 КЗпП передбачено, що розмір і порядок компенсації визначаються роботодавцем і працівником за домовленістю. Якщо у працівника є документи, що підтверджують вартість автомобіля (наприклад, чек, договір купівлі-продажу тощо), то вважаємо можливим обґрунтувати вартість автомобіля, що використовується, цими документами. Керуючись ст. 125 КЗпП, допускаємо також можливість встановлення розміру компенсації без обґрунтування вартості автомобіля та застосування яких-небудь норм амортизації. Однак у такому разі треба бути готовими відстоювати валові витрати на суму компенсації, виплаченої працівникові.Податковий облік
. До валових витрат суму виплаченої компенсації працівнику за зношування (амортизацію) його автомобіля можна включити на підставі п.п. 5.6.2 Закону про податок на прибуток. Головна умова — такі витрати має бути пов’язано з господарською діяльністю підприємства, а не з фінансуванням особистих потреб працівника. Підтвердять зв’язок з госпдіяльністю документи, якими оформлено використання автомобіля: заява, договір, розпорядження роботодавця тощо (лист ДПА в м. Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106). Зверніть увагу: на суму компенсації за зношування (амортизацію) автомобіля не поширюється обмеження, передбачене п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток щодо включення до валових витрат тільки 50 % витрат на оперативну оренду легкового автомобіля.Компенсацію, що сплачується працівникові для ПДФО, на нашу думку, слід вважати додатковим благом від роботодавця (
п.п. «г» п.п. 4.2.9 Закону про податок з доходів). У ф. № 1ДФ її слід відображати з ознакою «09».На суму компенсації
не нараховують і не утримують внески до соцфондів, оскільки вона не включається до фонду оплати праці згідно з п. 3.22 Інструкції № 5. Аналогічного висновку доходить ПФУ в листі від 19.07.2005 р. № 8665/04.Транспортний податок
сплачує власник автомобіля — працівник.Компенсація працівнику поточних витрат, пов’язаних з використанням автомобіля (ПММ, ремонт, стоянка тощо).
Тут не все так просто. Незважаючи на те що представники держорганів допускають можливість проведення компенсації витрат ПММ за Нормами № 43**, вважаємо, що законних підстав для виплати такої компенсації немає . У ст. 125 КЗпП говориться лише про компенсацію працівникові зношування (амортизації) автомобіля, а окремої виплати компенсації витрат на ПММ, ремонт та інших витрат на експлуатацію автомобіля не передбачено. Тому ми б остереглись відображати суму такої компенсації у складі валових витрат. До того ж у такому разі не зрозуміло, як сплачувати екозбір*.** Листи ДПА в м. Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106 і Держпідприємництва від 31.05.2007 р. № 3903.
* Фахівці ДПАУ вважають, що навіть за відсутності даних про обсяги спожитих ПММ збір за забруднення навколишнього середовища все ж таки доведеться сплатити (див. статтю «Використання особистого автотранспорту в господарській діяльності: як уникнути претензій з боку перевіряючих»// «БТ», 2006, № 44, с. 39).
Тому тут краще піти таким шляхом:
1) або завуалювати вартість спожитих ПММ (інших поточних витрат) у сумі компенсації за зношування (амортизацію) автомобіля . Валові витрати нараховуємо як для суми компенсації зношування на підставі
п.п. 5.6.2 Закону про податок на прибуток. З цієї суми доведеться утримати й ПДФО. Це, мабуть, головний недолік використання автомобіля працівника за компенсацію. Якщо такі витрати є суттєвими, з метою оптимізації оподаткування доцільніше вибрати інший спосіб їх компенсації (див. нижче п. 2) або договір оренди, позички (див. с. 39 та 42). У такому разі ці витрати не будуть доходом працівника, оскільки їх несе роботодавець для своїх потреб;2) або показувати купівлю ПММ для автомобіля працівника через підзвітну суму. При цьому ПММ оприбутковується на баланс і списується за
Нормами № 43 на підставі подорожніх листів (можливість їх виписування на автомобіль, що використовується на умовах компенсації, держоргани також допускають**). Валові витрати з ПММ — як для своїх автомобілів. При цьому ПДФО з цієї суми не утримуємо.** Листи ДПА в м. Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106 та Держпідприємництва від 31.05.2007 р. № 3903.
Приклад 1.
Начальник відділу збуту підприємства періодично використовує свій автомобіль для поїздок на зустрічі з діловими партнерами підприємства. Можливість здійснення компенсації його використання та її розмір (80 грн. у день) прописано у трудовому договорі з працівником. У липні 2008 року працівник використовував автомобіль протягом 6 днів. Для отримання компенсації в сумі 480 грн. (80 грн. х 6 дн.) він написав заяву на ім’я керівника, а роботодавець — видав наказ.В обліку роботодавця нарахування та виплату компенсації за зношування (амортизацію) особистого автомобіля працівника, що використовується відобразиться так (табл. 1):
Таблиця 1
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн. | Податковий облік (ВВ) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Нараховано компенсацію за знос (амортизацію) особистого автомобіля працівника за липень 2008 року* | 92 | 663 | 480 | 480 |
| 2. Утримано ПДФО (480 х 15 %) | 663 | 641/ПДФО | 72 | — |
| 3. Сплачено до бюджету ПДФО | 641/ПДФО | 311 | 72 | — |
| 4. Виплачено компенсацію працівникові (480 - 72) | 663 | 301 | 408 | — |
| * У ф. № 1ДФ компенсацію слід відобразити з ознакою доходу «09». | ||||
Висновок:
Цей варіант вигідний при періодичному використанні автомобіля в діяльності підприємства. Переваги особливо очевидні, якщо йдеться про використання легкового автомобіля (не діє 50-відсоткове обмеження щодо валових витрат). Основний недолік — неврегульованість правових питань.
Оренда (найм) автомобіля
Оформлення взаємовідносин.
Оренда (найм) автомобіля є найбільш урегульованим і поширеним способом оформлення відносин роботодавця та працівника з використання особистого автотранспорту останнього в госпдіяльності. Правові основи орендних відносин встановлено гл. 58 ЦКУ.Нагадаємо основні моменти укладення договору оренди автомобіля у працівника, який є звичайною фізособою:
1. Договір найму (оренди) транспортного засобу укладається в
письмовій формі і нотаріально посвідчується*** (ст. 799 ЦКУ).*** Держмито за нотаріальне посвідчення договору становить 1 % від суми договору, але не менше одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян (17 грн.).
2. Договором обов’язково має бути встановлено
плату за найм (оренду) автомобіля (ст. 762 ЦКУ). Законодавство не обмежує її розміру. А тому вона може бути як мінімальною (наприклад, 1 грн.), так і достатньо високою. Строк виплати орендної плати встановлюється за домовленістю сторін, якщо він не встановлений — орендна плата сплачується щомісячно.3.
Орендар повністю бере на себе витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу. При цьому він зобов’язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані (ст. 801 ЦКУ). Страхує автомобіль орендодавець (ст. 802 ЦКУ).4. На автомобіль, що орендується, в ДАІ необхідно оформити
тимчасовий реєстраційний талон на строк дії договору оренди (абзац третій п. 15 Правил № 1388). Якщо працівник — наймодавець буде водієм орендованого автомобіля, то тимчасовий талон оформляти не обов’язково (п. 2.1 Правил дорожнього руху).5. Автомобіль перебуває в тимчасовому користуванні роботодавця протягом строку, визначеного в договорі. Тому роботодавець сам вирішує, як його використовувати. При цьому орендар має використовувати автомобіль відповідно до його призначення та умов договору (наприклад, якщо договором передбачено, що легковий автомобіль використовується виключно для перевезення пасажирів, то перевозити в ньому вантажі не можна). Про дострокове розірвання договору іншу сторону необхідно повідомити заздалегідь.
Документування.
Передачу автомобіля в найм (оренду) від працівника орендарю — роботодавцю оформлюють актом приймання-передачі автомобіля в найм (оренду), складеним у довільній формі. За основу можна взяти акт приймання-передачі (внутрішнього приміщення) основних засобів (типова форма № ОЗ-1). Так само оформлюють і повернення автомобіля працівникові після закінчення строку оренди чи в інших випадках. На підставі цього акта підприємство відображає взятий в оренду автомобіль на забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».При використанні автомобіля складають
подорожні листи, на підставі яких списують також ПММ на роботу автомобіля. При перевезенні на орендованому автомобілі вантажів складають товаро-транспортні накладні. Зверніть увагу: наявності у водія подорожніх листів і документів на вантаж вимагає п. 2.1 Правил дорожнього руху.Факт надання автомобіля в найм (оренду) підтвердить
акт виконання договору найму (оренди), складений у довільній формі (якщо в договорі передбачено складання такого акта*).* Формально, оскільки оренда не є послугою, акт складати не обов’язково. Але працівники податкового відомства зазначають, що без акта валових витрат немає (наприклад, у листі ДПА в м. Києві від 28.12.2005 р. № 1177/10/31-106).
Податковий облік.
При використанні орендованого легкового автомобіля в господарській діяльності підприємства всі витрати включають до валових з урахуванням обмежень, передбачених п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток:— орендна плата та ПММ включаються до валових витрат у розмірі
50 % (доводити зв’язок цих витрат з госпдіяльністю не треба);— витрати на стоянку та парковку
не включаються до валових витрат взагалі.Обмеження, установлені
п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток, не діюють для підприємств, основною діяльністю яких є надання платних послуг з транспортного чи туристичного обслуговування.Щодо інших орендованих транспортних засобів валові витрати відображають за умови використання їх у господарській діяльності.
Витрати на ремонт орендованого автомобіля відображають у податковому обліку на підставі загальних норм
пп. 8.7.1 і 8.8.1 Закону про податок на прибуток.Витрати на страхування
орендованих транспортних засобів не включаються до складу валових витрат підприємства-орендаря, оскільки не є його майном. Водночас вважаємо за можливе включати до складу валових витрати на страхування цивільно-правової відповідальності орендованого транспортного засобу. Це можна пояснити: орендований транспортний засіб використовується в госпдіяльності орендаря, і саме орендар несе відповідальність за завдання шкоди життю, здоров’ю чи майну осіб, які постраждали внаслідок експлуатації цього транспортного засобу. Однак ДПАУ з цим не погоджується (лист ДПАУ від 08.12.2005 р. № 12060/6/15-0316**).** Див. ком. «Страхування орендованого автомобіля, витрати на розповсюдження обов’язкової інформації і деякі інші питання — в одному листі ДПАУ»// «БТ», 2006, № 6, с. 7.
ПДВ
, сплачений у складі витрат, що «лімітуються», для легкових автомобілів, а також для всіх витрат, що не «лімітуються», включають до податкового кредиту в повному обсязі за умови використання авто в господарській діяльності та в оподатковуваних операціях (п.п. 7.4.1 Закону про ПДВ).ПДФО
(15 %) утримують тільки з сум орендної плати. Усі витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу, несе орендар. Тому вони не є доходом працівника і не оподатковуються. У ф. № 1ДФ суму орендної плати слід відображати з ознакою «08» («14»*). Водночас представники податкових органів при виплаті орендної плати працівнику віддають перевагу ознаці «01» (консультація у «Віснику податкової служби України», 2008, № 5, с. 4). Ми з цим не згодні, оскільки орендна плата не є доходом у вигляді зарплати.* У Порядку заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затвердженому наказом ДПАУ від 29.09.2003 р. № 451, при описі ознаки доходу «08» зроблено посилання на п. 9.1 Закону про податок з доходів, який регулює оподаткування доходів від операцій з нерухомим майном. Тому можна відображати такий дохід з ознакою «14».
Орендна плата
не є об’єктом для нарахування та утримання соцвнесків, оскільки суми такого доходу не є заробітною платою. Це поширюється і на внески до ПФУ, оскільки такі операції не пов’язані з виконанням робіт (послуг) (лист ПФУ від 27.02.2004 р. № 1852/04).Орендар, який списує ПММ на роботу орендованого автомобіля, є платником
збору за забруднення навколишнього середовища. Транспортний податок має сплачувати власник авто.Приклад 2
. За орендований у працівника легковий автомобіль (за умовами договору вартість автомобіля — 50000 грн.) нараховано орендну плату в сумі 480 грн. Крім того, працівник за свої кошти закупив ПММ на заправку легкового автомобіля на суму 240 грн. (у тому числі ПДВ — 40 грн.). Він подав чеки і склав Звіт про використання коштів, виданих на відрядження і під звіт (Звіт).В обліку роботодавця нарахування та виплата плати за найм (оренду) автомобіля працівника відобразиться так (табл. 2):
Таблиця 2
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн. | Податковий облік (ВВ) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Отримано в оренду легковий автомобіль | 01 | — | 50000 | — |
| 2. Оприбутковувано закуплені працівником ПММ для орендованого автомобіля на підставі Звіту
| 203 | 372 | 200 | 100* |
| 3. Відображено податковий кредит з ПДВ у складі вартості закуплених ПММ | 641/ПДВ | 372 | 40 | — |
| 4. Списано ПММ для роботи орендованого автомобіля (на підставі подорожніх листів) | 92 | 203 | 200 | —** |
| 5. Нараховано плату за оренду (найм) особистого автомобіля працівника за липень 2008 року*** | 92 | 663 (685) | 480 | 240 |
| 6. Утримано ПДФО (480 х 15 %) | 663 (685) | 641/ПДФО | 72 | — |
| 7. Сплачено до бюджету ПДФО | 641/ПДФО | 311 | 72 | — |
| 8. Виплачено працівникові: | ||||
| — плату за оренду (найм) особистого автомобіля (480 - 72) | 663 (685) | 301 | 408 | — |
| — заборгованість за підзвітними коштами | 372 | 301 | 240 | — |
| * 50 % вартості ПММ перераховують за п. 5.9 Закону про податок на прибуток. ** Вибуття призвело до реального збільшення ВВ за п. 5.9 Закону про податок на прибуток на 50 % вартості використаного ПММ. *** У ф. № 1ДФ плату за оренду (найм) особистого автомобіля слід відобразити з ознакою доходу «08» («14»). | ||||
Висновок:
цей варіант вигідніший при постійному довгостроковому використанні автомобіля в діяльності підприємства. Головний недолік: необхідність нотаріального посвідчення договору оренди.
Договір позички — спосіб без оплати отримати автомобіль для потреб роботодавця
Оформлення взаємовідносин.
Якщо автомобіль працівника бажають використовувати безоплатно (без оплати), то укладають договір позички транспортного засобу. Взаємини за таким договором регулюються ст. 827 — 836 ЦКУ.Договори найму (оренди) та позички дуже схожі. Головною відмінністю є безоплатність договору позички. Крім того, за договором позички працівник може без проблем достроково повернути собі автомобіль — головне згідно зі
ст. 834 ЦКУ обґрунтувати непередбачені обставини. У свою чергу користувач-роботодавець теж може повернути автомобіль працівникові до закінчення строку договору. Це порушує стабільність відносин, властиву, наприклад, найму (оренді).Договір позички транспортного засобу, в якому однією стороною є фізособа, як і договір найму (оренди) транспортного засобу, укладають у
письмовій формі і нотаріально посвідчують.Як і при оренді, необхідно оформити
тимчасовий реєстраційний талон у ДАІ. Передачу автомобіля від працівника та назад оформлюють актом приймання-передачі автомобіля в безоплатне користування, складеним у довільній формі. Автомобіль відображають на забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи». І при використанні автомобіля складають подорожні листи , товаро-транспортні накладні.Роботодавець, який отримав у безоплатне користування автомобіль, несе звичайні витрати з підтримки належного стану автомобіля, переданого йому в користування (
ст. 833 ЦКУ). На цій підставі поточні витрати з експлуатації автомобіля, що використовується в господарській діяльності, підприємство має право відносити до валових витрат, звичайно, з урахуванням обмежень для легкових автомобілів.Водночас безкоштовне користування автомобілем працівника за договором позички для цілей
Закону про податок на прибуток є безоплатно отриманою послугою (роботою, товаром), яку доведеться включити до валових доходів (п.п. 4.1.6 Закону про податок на прибуток). Ураховуючи, що в Законі про податок на прибуток порядку визначення доходу в такому разі немає, мабуть, необхідно виходити зі звичайних цін. А як звичайну ціну можна взяти вартість оренди на подібний автомобіль. Зверніть увагу, що такий підхід розділяє ДПА в м. Києві (листи ДПА в м. Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106 та Держпідприємництва від 31.05.2007 р. № 3903).ПДФО
в цьому випадку не стягують, оскільки немає доходу.Роботодавець — користувач автомобіля при списанні ПММ на роботу автомобіля є платником
збору за забруднення навколишнього середовища. Транспортний податок сплачує власник авто — працівник.Висновок
: цей варіант вигідний при постійному довгостроковому використанні автомобіля в діяльності підприємства, якщо сторонам вигідна безоплатність користування і не лякає, що в будь-який момент працівник може забажати повернути йому автомобіль.На завершення узагальнимо умови договорів, за якими можна використовувати автомобіль, у табличній формі (див. табл. 3 на с. 43). Як бачимо, є кілька варіантів використання автомобіля працівника в діяльності роботодавця та в кожного з них свої позитивні та негативні сторони. Тепер рішення за вами — обирайте!
Таблиця 3
Варіанти використання автомобіля працівника в діяльності роботодавця
| Умова /критерій | ТРУДОВЕ ЗАКОНОДАВСТВО | ЦИВІЛЬНЕ ЗАКОНОДАВСТВО | |
| компенсація за ст. 125 КЗпП | договір оренди | договір позички | |
| Оформлення договірних відносин | Можливість використання може бути передбачена в колдоговорі, трудовому договорі. У цьому випадку окремого договору укладати не треба | Укладають договір у письмовій формі (ст. 799 ЦКУ) | Укладають договір у письмовій формі (ст. 828 ЦКУ) |
| Нотаріальне посвідчення договірних відносин | Немає | Необхідно (ст. 799 ЦКУ) | Необхідно (ст. 828 ЦКУ) |
| Необхідність оцінки автомобіля | Краще провести експертну оцінку (лист ДПА в м. Києві від 09.11.2006 р. № 911/10/31-106; лист Держпідприємництва від 31.05.2007 р. № 3903) | Не обов’язково | |
| Оформлення результатів використання автомобіля | Заява працівника з обґрунтуванням розміру компенсації, наказ (розпорядження) роботодавця про виплату | Акт виконання договору найму (оренди) | Не треба |
| Обов’язковість оформлення в ДАІ, якщо авто використовується невласником автомобіля | Можливість оформлення тимчасового реєстраційного талона під питанням | Необхідно оформити тимчасовий реєстраційний талон | |
| Плата за користування: | Розмір за домовленістю між працівником і роботодавцем (податківці наполягають на визначенні розміру виходячи з норм амортизації) | Розмір за домовленістю сторін | Немає, автомобіль передається безоплатно |
| — ПДФО | Додаткове благо для працівника — 15 % ПДФО (ознака доходу «09») | Дохід з ознакою «08» («14») - 15 % ПДФО із суми плати за найм (оренду) | Немає, оскільки немає доходу працівника |
| — податок на прибуток | ВВ на суму компенсації в повному обсязі згідно з п.п. 5.6.2 Закону про податок на прибуток за умови використання авто в госпдіяльності
| ВВ на 50% суми оперативної оренди легкових авто*. Для інших транспортних засобів за умови використання авто в госпдіяльності — ВВ 100 % | — |
| Витрати на експлуатацію авто: | Компенсації за ст. 125 КЗпП підлягає тільки зношування (амортизація) автомобіля. Як варіант можна завуалювати суму компенсації таких витрат у складі компенсації зношування автомобіля
| Орендар зобов’язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані. Витрати, пов’язані з використанням автомобіля несе наймач-роботодавець (ст. 801 ЦКУ) | Витрати з підтримки належного стану автомобіля, переданого в безоплатне користування, — обов’язок користувача-роботодавця (ст. 833 ЦКУ) |
| ПДВ — 100 % податковий кредит за умови, що автомобіль повністю використовується підприємством у госпдіяльності для здійснення оподатковуваних операцій (п.п. 7.4.1 Закону про ПДВ) | |||
| — ПММ | Для легкових автомобілів — ВВ 50%*; для інших авто — за умови використання авто в госпдіяльності — ВВ 100% | ||
| — стоянка, парковка | Для легкових автомобілів — немає ВВ *; для інших авто — за умови використання авто в госпдіяльності — ВВ 100 % | ||
| — витрати на ремонт | Податковий облік згідно з пп. 8.7.1 і 8.8.1 Закону про податок на прибуток
| ВВ згідно з п.п. 8. 7. 1. Закону про податок на прибуток немає
| |
| — проведення технічного обслуговування | ВВ на всю суму за умови використання авто в госпдіяльності | ||
| — страхування автомобіля | Немає ВВ | ||
| — страхування цивільно-правової відповідальності власників транспортних засобів | Немає ВВ, на думку ДПАУ, оскільки орендоване авто не знаходиться у складі основних фондів платника податку — не відповідає вимогам п.п. 5.4.6 Закону про податок на прибуток (лист ДПАУ від 08.12.2005 р. № 12060/6/15-0316). Ми з цим не згодні
| ||
| — сплата збору за забруднення навколишнього природного середовища | Платник той, хто заправляє автомобіль ПММ | ||
| — сплата податку з власників транспортних засобів | Платник — власник авто | ||
| * Доводити зв’язок таких витрат з госпдіяльністю підприємству не треба. Обмеження не поширюється на підприємства, основною діяльністю яких є надання платних послуг з транспортного чи туристичного обслуговування. | |||
