ІНКАСУЄМО
готівкову виручку
У цій статті розглянемо питання організації, документального оформлення та обліку операцій з інкасації виручки підприємства. Загалом, це питання особливих проблем у бухгалтера не викликає, та все-таки інколи виникають нестандартні ситуації, що потребують додаткового аналізу. Наприклад, трапляються розбіжності між сумою виручки, зданою інкасатору, та сумою, оприбуткованою на рахунок підприємства. Як діяти в таких ситуаціях, ви дізнаєтеся із цієї статті. Також завжди викликав запитання порядок документального оформлення та обліку інкасації виручки структурних підрозділів підприємства (магазинів, кіосків, відділень тощо). Про це ми також поговоримо сьогодні.
Наталія ЖУРАВЛЬОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень»
Документи статті
Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Інструкція № 45
— Інструкція з організації перевезення валютних цінностей та інкасації коштів у банківських установах в Україні, затверджена постановою Правління НБУ від 14.02.2007 р. № 45.Наказ № 643
— наказ МВС України «Про затвердження в системі Державної служби охорони при МВС України Служби інкасації, охорони грошових знаків та цінних паперів, що перевозяться, та затвердження нормативних актів з питань діяльності цієї Служби» від 23.09.97 р. № 643.Правила № 152
— Правила визначення платоспроможності банкнот і монет Національного банку України, затверджені постановою Правління НБУ від 31.03.99 р. № 152.Правила № 833
— Правила торговельного обслуговування населення, затверджені постановою КМУ від 15.06.2006 р. № 833.МР № 210 —
Методичні рекомендації щодо порядку проведення перевірки з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни, повнота оприбутковування виручки, від реалізації товарів (послуги), затверджені наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. № 210 (див. додаток «Документи», 2009, № 22).
Організація інкасації
Інкасація коштів
— збирання та доставка інкасаторами згідно з укладеними з клієнтами договорами валютних цінностей клієнтів до каси банківської установи та у зворотному напрямку.Організувати інкасацію готівкової виручки можна кількома способами:
— уклавши договір на інкасацію з банком, в якому обслуговується підприємство. Це найпоширеніший варіант;
— через службу інкасації НБУ на підставі тристороннього договору між банком, НБУ та підприємством;
— через підрозділи інкасації інших банків на підставі тристороннього договору між підприємством, обслуговуючим банком та банком, що надає послуги з інкасації;
— службою інкасації при МВС України на підставі тристороннього договору між підприємством, службою інкасації та обслуговуючим банком. Відповідно до
наказу № 643 такий варіант використовується в місцях, не охоплених централізованою службою інкасації НБУ.Крім того, відповідно до
п. 6 розділу І Інструкції № 45 послуги з інкасації можуть надаватися небанківськими установами за умови отримання ними відповідної ліцензії НБУ. У такому разі служба інкасації має дотримуватись усіх вимог нормативно-правових актів НБУ в цій сфері і насамперед вимог Інструкції № 45.Уклавши договір, банк (організація, що здійснює інкасацію) забезпечує підприємство пломбами, на які наносяться номер реєстрації підприємства в журналі клієнтів з інкасації, що ведеться службою інкасації, і скорочена назва підприємства. У касира, який здає виручку інкасатору, має бути примірник відбитку пломби, засвідчений начальником служби інкасації та завідувачем каси банку. Цей засвідчений примірник відбитку пломби пред’являється інкасатору при передачі йому опломбованої інкасаторської сумки з грошовими коштами.
Підприємству видається необхідна кількість інкасаторських сумок (мішків), що закріплюються за цим підприємством. На сумки наносяться назва банку (організації, що здійснює інкасацію), порядковий номер сумки та номер реєстрації підприємства (згідно з журналом, що ведеться службою інкасації).
Час інкасації виручки погоджується з клієнтом та фіксується в договорі на надання послуг з інкасації.
Документальне оформлення інкасації
Відповідно до
п. 2 глави 5 розділу ІІІ Інструкції № 45 під час інкасації коштів використовується явочна картка (додаток 8 до Інструкції № 45) та супровідна відомість до сумки з готівкою (додаток 6 до Інструкції № 45) або супровідний касовий ордер до сумки з валютними цінностями (додаток 7 до Інструкції № 45), а також інші документи, визначені в Положенні.Інкасатор перед прийняттям сумки з грошима пред’являє касиру своє посвідчення з фотографією, доручення на інкасацію засобів та явочну картку.
Касир до кожної інкасаторської сумки з виручкою, що здається, заповнює у трьох примірниках супровідну відомість. Перший примірник супровідної відомості кладеться в інкасаторську сумку, після чого вона пломбується.
Другий примірник (накладна до сумки з готівковою виручкою) віддається інкасатору. Третій примірник (копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою) залишається в касира підприємства.
Касир здійснює всі необхідні записи в явочній картці, що пред’являється інкасатором. Якщо інкасатору передаються дві та більше сумки або касир отримує від нього дві та більше порожні сумки, то в явочній картці в колонках «Номер сумки з грошовою виручкою» та «Номер прийнятої від інкасатора порожньої сумки» кількість сумок зазначається не цифрами, а словами.
До кожної інкасаторської сумки з монетами прикріплюється ярлик із зазначенням номіналу монет, суми вкладення. На ярлику проставляються дата і підпис касира.
Приймаючи сумки, інкасатор перевіряє їх цілісність, цілісність швів, правильність опломбування сумок, цілісність шпагату, на якому нанесено пломбу, чіткість відбитків пломбірів, ідентичність його зразку, відповідність номера сумки, яку приймає, номеру, зазначеному в явочній картці, накладній та копії супровідної відомості, наявність дати, підписи касирів на накладній, відповідність суми виручки, зазначеної в явочній картці, записам у накладній та копії супровідної відомості, і відповідність між сумами, зазначеними цифрами і словами в накладній та копії супровідної відомості, наявність підпису касира в явочній картці.
Після цього інкасатор передає касиру підприємства порожню інкасаторську сумку (сумки), розписується на копії супровідної відомості, зазначає в ній дату і проставляє відбиток печатки.
Далі на суму інкасованої виручки касир складає видатковий касовий ордер з відображенням цієї операції в касовій книзі. Підпис, а також П. І. Б. одержувача (інкасатора) в цьому випадку на видатковому ордері
не ставиться, а в рядку «Підстава» записується «Інкасація виручки». Підтвердженням інкасації виручки є оформлена відповідним чином копія супровідної відомості до сумки з готівкою, що додається до видаткового касового ордера.
Бухоблік інкасації
Для відображення інкасованих грошових коштів застосовується
субрахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» у кореспонденції з кредитом субрахунку 301 «Каса в національній валюті».Зарахування готівкових грошових коштів на поточний рахунок відображається записом по дебету субрахунку 311 «Поточні рахунки в національній валюті» і кредиту субрахунку 333 відповідно до виписки банку.
Як відомо, між моментом здавання виручки інкасатору та зарахуванням її на поточний рахунок підприємства минає 1 — 2 дні, відповідно на кінець звітного періоду в підприємства може виникнути сальдо по дебету рахунка 333. Сума такого залишку відображається в рядку 230 Балансу «Грошові кошти та їх еквіваленти в національній валюті».
На податковий облік операції з інкасації та зарахування виручки на поточний рахунок не впливають.
Якщо виявлено розбіжності в інкасованих сумах
Розбіжності — як оформити.
Під час приймання інкасованих грошових коштів касиром банку може бути виявлено розбіжності (нестачі, надлишки) щодо суми, зазначеної в супровідній відомості, з фактичним змістом інкасаторської сумки. Крім того, серед інкасованих грошових коштів можуть знаходитися неплатіжні купюри та монети (наприклад, фальшиві), що вилучаються банком з обігу.Зауважимо, що згідно з
п. 23 Правил № 833 касир та інший працівник, які мають право отримувати від споживача гроші за проданий товар, зобов’язані приймати без обмежень банкноти і монети Національного банку (у тому числі пам’ятні, ювілейні монети, зношені банкноти і монети), що є засобами платежу, за номінальною вартістю. У зв’язку з цим у касі підприємства можуть виявитися зношені купюри та монети, які відповідно до Правил № 152 може бути визнано непридатними для обігу*.* За ступенем зношеності, забруднень, пошкоджень і дефектів непридатні до обігу банкноти і монети, у свою чергу, поділяються на зношені, значно зношені та з дефектами виробника. Критерії оцінки купюр і монет наведено у Правилах № 152.
Клієнту банку важливо знати, що і
зношені, і значно зношені банкноти і монети з дефектами виробника, достовірність і платіжність яких не викликає жодного сумніву, установи банків зобов’язані приймати від юридичних та фізичних осіб для обміну на придатні до обігу банкноти і монети, а також для зарахування на вклади і поточні рахунки і до платежів.Установи банків повинні обмінювати непридатні на придатні до обігу банкноти і монети за таких умов (
п. 1.3 Правил № 152):— якщо не виникає сумніву в їх достовірності та в номіналі;
— якщо відсутню частину банкноти не може бути прийнято для обміну.
Банкноти і монети, що викликали сумнів стосовно достовірності та платіжності, установи банків передають на експертизу до територіального управління Національного банку за місцезнаходженням у встановленому порядку.
Що стосується фальшивих та перероблених банкнот і монет, то їх установи банків вилучають з обігу та передають територіальному управлінню для офіційного висновку, а останні за результатами експертизи передають їх органам внутрішніх справ.
При цьому
фальшиві банкноти і монети — це банкноти і монети, що виготовлені будь-яким способом, включаючи промисловий, всупереч установленому законодавством порядку, та імітують (фальсифікують) платіжні банкноти і монети, виготовлені на замовлення Національного банку України і введені ним в обіг.Перероблені банкноти
— це банкноти, на яких змінені шляхом наклеювання, малювання, друкуванням тексту і (або) цифр зображення, що визначають номінал, рік зразка (емісії), банк-емітент, інші реквізити і які за зовнішнім виглядом можуть бути сприйняті як справжні вищого номіналу або іншого року зразка.Отже, сума готівки в інкасаторській сумці може відповідати даним супровідної відомості, але якщо в касира банку виникнуть сумніви стосовно достовірності та платоспроможності банкнот і монет, то він вилучить їх з виручки, і тоді на поточний рахунок підприємства буде зараховано меншу суму.
Виявлені касиром банку розбіжності в сумі готівки оформляються актом на лицьовому боці супровідної відомості. Цей акт підписується представником підприємства лише тоді, якщо такий представник був присутній при перерахунку готівкових грошових коштів.
У результаті виявлення нестач, надлишків, неплатіжних купюр і монет сума розбіжності «зависає» або по дебету (нестача), або по кредиту (надлишок) субрахунку 333. Розглянемо, як потрібно діяти в кожному конкретному випадку.
Якщо банк під час приймання готівкових грошових коштів виявив неплатіжні купюри і монети
. У такому разі в акті працівник банку зазначає серію, номер та номінал кожної банкноти, суми монети.У бухобліку підприємства сума нестачі, що утворилася внаслідок виявлення неплатіжних банкнот, відображається у складі витрат на підставі запису у виписці банку про наявність в інкасованій виручці неплатіжних грошових коштів.
Питання про покладання відповідальності на матеріально відповідальних осіб (МВО) та відшкодуванні ними шкоди доцільно відкласти до з’ясування обставин справи, адже, як зазначалося вище, фальшиві та перероблені банкноти і монети після експертизи передаються органам внутрішніх справ для розгляду. Безумовно, певна частка вини в тому, що підприємство несе втрати через визнання купюр неплатіжними, лежить на касирі, касирі-продавці та інших МВО, які приймають готівку від покупців, адже приймати сумнівні банкноти і монети вони не повинні. Однак відразу визнавати їх винними, на наш погляд, немає підстав.
Приклад 1
. При перерахунку інкасованих коштів касиром банку було виявлено сумнівну купюру номіналом 10 грн. Усього сума інкасації (за даними супровідної відомості) склала 5000 грн. На поточний рахунок підприємства було зараховано 4990 грн. (без сумнівної купюри 10 грн. згідно з актом).
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума,грн. | |
| дебет | кредит | ||
| 1. Інкасовано виручку | 333 | 301 | 5000 |
| 2. Надійшла виручка на поточний рахунок | 311 | 333 | 4990 |
| 3. Списано суму неплатіжної купюри | 949 | 333 | 10* |
| 4. Відображено не відшкодовані підприємству втрати за балансом | 072 | — | 10 |
| * У податковому обліку ця сума у складі валових витрат не відображається. | |||
Якщо в інкасаторській сумці не вистачає грошових коштів, заявлених у супровідній відомості
. У такому разі з’ясовується причина виникнення цієї нестачі. При цьому касир підприємства, з яким обов’язково укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відшкодовує підприємству нестачу, що виникла, якщо не буде доведено, що в нестачі він не винен. Якщо касир добровільно не бажає відшкодувати таку шкоду, то роботодавець має звернутися з позовом до суду (ст. 136 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р.)*.* Докладніше див. статтю «Матеріальна відповідальність працівників» у рубриці «Тема тижня» // «БТ», 2009, № 41, с. 37.
Приклад 2
. Сума інкасованої виручки (згідно із супровідною відомістю) склала 10000 грн. При перерахунку готівки касиром банку було виявлено нестачу в сумі 20 грн., про що складено акт. На поточний рахунок підприємства зараховано 9980 грн.
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума,грн. | |
| дебет | кредит | ||
| 1. Інкасовано виручку | 333 | 301 | 10000 |
| 2. Надійшла виручка на поточний рахунок | 311 | 333 | 9980 |
| 3. Списано суму нестачі | 947 | 333 | 20 |
| 4. Відображено заборгованість касира щодо відшкодування шкоди | 375 | 716 | 20 |
| 5. Відшкодовано касиром суму нестачі | 301 | 375 | 20 |
У податковому обліку ці операції не спричинюють жодних наслідків.
Вище йшлося про випадок, коли розбіжності в інкасаторській сумці є дійсно нестачею. Водночас нестачу коштів в інкасаторській сумці може бути спричинено простою помилкою касира при підрахунку. Ця помилка призводить до того, що в
касі підприємства виникне надлишок коштів у тій самій сумі, що й нестача в інкасаторській сумці. При цьому касир зазначив правильну суму виручки в супровідній відомості, але помилився при підрахунку суми, що інкасувалася. У цій ситуації касир має повідомити бухгалтера про наявність надлишку в касі шляхом складання пояснювальної записки. Сума надлишку відображається у складі доходів підприємства. Після отримання виписки банку із зазначенням суми нестачі в інкасованій виручці підприємство відобразить таку суму у складі витрат.Приклад 3
. Сума інкасованої виручки (згідно із супровідною відомістю) склала 10000 грн. При перерахунку готівки касиром банку було виявлено нестачу в сумі 20 грн., про що складено акт. На поточний рахунок підприємства зараховано 9980 грн. Бухгалтер при підрахунку залишку каси виявив надлишок грошових коштів у сумі 20 грн., про що повідомив бухгалтерію.
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума,грн. | Податковий облік ВД | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Інкасовано виручку | 333 | 301 | 10000 | — |
| 2. Відображено надлишок у касі підприємства | 301 | 719 | 20 | 20 |
| 3. Надійшла виручка на поточний рахунок | 311 | 333 | 9980 | — |
| 4. Списано суму нестачі | 947 | 333 | 20 | -20 |
Якщо в інкасаторській сумці виявлено надлишок
. Сума виявленого касиром банку надлишку готівки зараховується на поточний рахунок підприємства.При цьому, якщо надлишок інкасованої виручки не спричинив нестачу в касі, то така сума підлягає включенню до складу валових доходів, оскільки в цьому випадку є безоплатно отриманими грошовими коштами.
Якщо надлишок, що утворився в інкасаторській сумці, зумовлений помилкою касира підприємства при підрахунку грошових коштів, то на таку ж суму в касі виникне нестача. При виявленні нестачі в касі касир зобов’язаний повідомити про це бухгалтерію із зазначенням у пояснювальній записці можливої причини такої нестачі. Після отримання виписки банку з виручкою, що надійшла на поточний рахунок, у більшій сумі нестача закривається таким надлишком, і на касира відповідно матеріальна відповідальність не покладається.
Приклад 4
. Сума інкасованої виручки (згідно із супровідною відомістю) склала 10000 грн. При перерахунку готівки касиром банку було виявлено надлишок у сумі 20 грн., про що складено акт. На поточний рахунок підприємства зараховано 10020 грн.Розглянемо два варіанти:
1) каса підприємства сходиться, тобто 20 грн., що надміру надійшли на поточний рахунок, не спричинили нестачу в касі;
2) у касі виявлено нестачу грошових коштів на суму 20 грн.
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума,грн. | Податковий облік (ВД) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Інкасовано виручку | 333 | 301 | 10000 | — |
| 1-й варіант | ||||
| 2. Відображено нестачу в касі підприємства | 947 | 301 | 20 | — |
| 3. Надійшла виручка на поточний рахунок | 311 | 333 | 10020 | — |
| 4. Списано суму надлишку | 333 | 719 | 20 | — |
| 2-й варіант | ||||
| 2. Надійшла виручка на поточний рахунок | 311 | 333 | 10020 | — |
| 3. Відображено суму надлишку | 333 | 719 | 20 | 20 |
Інкасація та ліміт каси
Як відомо, кожне підприємство зобов’язане встановити собі ліміт каси, у межах якого можна залишати готівкові грошові кошти в касі в позаробочий час. Однією з цілей інкасації якраз і є дотримання ліміту каси.
Не так давно цьому питанню ми присвячували
статтю «Ліміт каси підприємства — установлюємо, переглядаємо...» // «БТ», 2008, № 42, с. 15, тому в межах цієї публікації нагадаємо лише основні моменти.Готівкову виручку, що перевищує встановлений ліміт каси, має бути здано до банку (самостійно або через інкасаторську службу). Інакше на підприємство буде накладено
штраф у подвійному розмірі суми перевищення ліміту каси.Відповідно до
п. 5.10 Положення № 637 готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо їх було здано в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючого банку не пізніше наступного робочого дня банку чи було видано для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку та одночасного отримання з каси банку на вказані потреби) на наступний день на потреби, пов’язані з діяльністю підприємства.Не вважаються понадлімітними
в день їх надходження й ті готівкові кошти, що надійшли до кас підприємств у вихідні та святкові дні та були здані в сумі, яка перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючого банку на наступний робочий день банку та підприємства чи були видані для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку та одночасного отримання з каси банку на вказані потреби) на наступний робочий день на потреби, пов’язані з діяльністю підприємства.
Інкасація виручки відокремлених підрозділів
Загальні правила оформлення касових операцій філіями.
Почнемо з прояснення ситуації з приводу термінології. З юридичної точки зору (ст. 64 ГКУ, ст. 95 ЦКУ) відокремлені та структурні підрозділи — це різні речі*, однак для «касових» цілей і відокремлені, і структурні підрозділи об’єднано загальним поняттям «відокремлений підрозділ». Так, під відокремленими підрозділами в Положенні № 637 розуміються філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України. Отже, для будь-яких підрозділів підприємства (чи то філія, чи то просто магазин, що є одним зі структурних підрозділів підприємства) правила ведення касових операцій єдині.* Докладніше про це читайте у статті «Створення підрозділу: визначаємо статус та реєструємо» // «БТ», 2008, № 8, с. 27.
Відповідно до
п. 2.8 Положення № 637 відокремлені підрозділи підприємств — юридичних осіб можуть здавати готівкову виручку (готівку) безпосередньо до кас таких юридичних осіб чи в будь-який банк для її переказу та зарахування на банківські рахунки зазначених юридичних осіб. При цьому так само, як і юридичні особи, відокремлені підрозділи можуть здавати виручку до банку самостійно або через службу інкасації.Перш ніж розглянути кожен з варіантів здавання виручки (до каси юридичної особи чи інкасатору), визначимо загальні правила документального оформлення операцій з готівкою у відокремленому підрозділі підприємства.
Згідно з
п. 4.2 Положення № 637 відокремлені підрозділи підприємств, що здійснюють операції з прийняття готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також із видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції, з оформленням їх видатковими касовими ордерами та відомостями, ведуть касову книгу, що видається та оформляється підприємством — юридичною особою, до складу якої вони входять. Відокремлені підрозділи підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не виконують операцій з прийняття (видачі) готівки за касовими ордерами, а також підприємці касову книгу не ведуть.НБУ (у
листах від 06.02.2008 р. № 11-113/423-1352** і від 29.02.2008 р. № 11-113/819-2371) і ДПАУ (МР № 210), здається, остаточно визначилися з розумінням п. 4.2 Положення (див. «Відокремлений підрозділ та касова книга»).** Див. ком. «Філії касова книга не потрібна — роз’яснює НБУ» // «БТ», 2009, № 8, с. 7.
| Відокремлений підрозділ та касова книга Витяг із листа НБУ від 29.02.2008 р. № 11-113/819-2371 «Таким чином, у разі якщо зазначені вище підрозділи та представники підприємств — юридичних осіб проводять операції з приймання та видачі готівки через РРО або РК з відображенням їх в КОРО, здійснюють лише операції щодо здавання виручки, але не виконують операції з приймання готівки, а також видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції, що потребують оформлення їх прибутковими та видатковими касовими ордерами і відомостями, то такі підрозділи та представники підприємств — юридичних осіб не оформлюють касові операції касовими ордерами і згідно з вимогами пункту 4.2 Положення касової книги не ведуть».Витяг із МР № 210 «4.3. <…> <…> відокремлені підрозділи підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій та веденням книги обліку розрахункових операцій, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть (абзац 4 п. 4.2 Положення № 637).У той же час інкасація виручки магазину — відокремленого підрозділу підприємства, який застосовує реєстратор розрахункових операцій, відповідно до пункту 4.5 наказу № 614***, здійснюється з використанням операції «службова видача» та обліковується в книзі обліку розрахункових операцій, що ведеться таким відокремленим підрозділом.*** Ідеться про Порядок реєстрації, опломбування і застосування реєстраторів розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614. Таким чином, у разі якщо відокремлений підрозділ виручку від продажу товарів фіксує через реєстратори розрахункових операцій, здійснює лише операції щодо здавання виручки через інкасаторів банку, але не виконує операції з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції, що потребують оформлення їх видатковими касовими ордерами і відомостями, то такі магазини не оформлюють касові операції касовими ордерами, і згідно з вимогами пункту 4.2 Положення № 637 касової книги не ведуть.Крім того, враховуючи, що готівкова виручка відокремлених підрозділів підприємства здається ними самостійно через інкасаторів банку та зараховується на рахунок підприємства у безготівковому порядку, така готівкова виручка не оформлюється прибутковими та видатковими касовими ордерами в касі підприємства, оскільки безпосередньо не надходить до його каси». |
Якщо відокремлений підрозділ веде касову книгу
. Ще раз зауважимо, що підрозділ зобов’язаний вести касову книгу, якщо він здійснює будь-які розрахунки з оформленням прибуткових та/або видаткових касових ордерів. Водночас у тих випадках, коли підрозділ звільняється від обов’язкового ведення касової книги на підставі п. 4.2 Положення № 637 , на наш погляд, він може вести її добровільно.Здавання виручки відображається в обліку підприємства таким чином:
| Первинний документ | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | |
| дебет | кредит | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Якщо підрозділ не проводить розрахунки з покупцями через РРО (РК) | |||
| ПКО, виписаний касиром підрозділу | 1. Оприбутковано виручку в касі підрозділу | 301/П* | 702 |
| 1.1. При здаванні виручки до центральної каси підприємства | |||
| ВКО, виписаний касиром підрозділу | 2. Вилучено виручку для здавання до центральної каси | 333 | 301/П |
| ПКО, виписаний касиром центральної каси | 3. Оприбутковано виручку підрозділу в центральній касі | 301/ЦК | 333 |
| 1.2. При здаванні виручки інкасатору | |||
| Копія супровідної відомості; ВКО, виписаний касиром підрозділу | 4. Здано виручку інкасатору | 333 | 301/П |
| Виписка банку | 5. Зараховано виручку на поточний рахунок підприємства | 311 | 333 |
| 2. Якщо підрозділ проводить розрахунки з покупцями через РРО (РК) | |||
| Z-звіт, запис у КОРО | 1. Відображено виручку від продажу товарів | 301/РРО | 702 |
| ПКО, виписаний касиром підрозділу, складений на підставі Z-звіту (має бути зроблено запис у КОРО) або на підставі чека «службової видачі» (якщо гроші вилучаються зі скриньки РРО до друкування Z-звіту) | 2. Передано виручку до каси підрозділу | 301/П | 301/РРО |
| 2.1. При здаванні виручки до центральної каси підприємства | |||
| ВКО, виписаний касиром підрозділу | 3. Здано виручку до центральної каси | 333 | 301/П |
| ПКО, виписаний касиром центральної каси | 4. Оприбутковано виручку в центральній касі | 301/ЦК | 333 |
| 2.2. При здаванні виручки інкасатору | |||
| Копія супровідної відомості; ВКО, виписаний касиром підрозділу | 5. Здано виручку інкасатору | 333 | 301/П |
| Виписка банку | 6. Зараховано виручку на поточний рахунок підприємства | 311 | 333 |
| * До субрахунку 301 «Каса в національній валюті» підприємство відкриває субрахунки другого порядку: — 301/ЦК «Центральна каса»; — 301/П «Каса підрозділу»; — 301/РРО «Готівка на місці проведення розрахункових операцій». | |||
Будь-який рух готівки в касі підрозділу (по дебету чи кредиту субрахунку 301/П) відображається в касовій книзі підрозділу.
Також незайвим буде нагадати, що згідно з
п. 4.3 Положення № 637 підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які здійснюють касові операції з відображенням їх у касовій книзі та режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства — юридичної особи, внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів з бухгалтерією підприємства (юридичної особи) відповідно до вимог законодавства України, зокрема визначення часу робочих змін, забезпечення бухгалтерського обліку касових операцій тощо.Якщо відокремлений підрозділ не веде касову книгу
. Таке право мають підрозділи, що здійснюють виключно операції з прийняття готівки від покупців за продану продукцію (товари, послуги) і лише через РРО (РК). Безумовно, такі підрозділи можуть провадити й видачу готівки покупцям у зв’язку з поверненням товарів з обов’язковою фіксацією цієї операції через РРО (РК). Інші прибуткові чи видаткові операції (крім здавання виручки) підрозділ здійснювати не має права.Цей варіант відрізняється від попереднього документальним оформленням, оскільки підрозділ здійснюватиме записи про рух готівки лише в КОРО, яка й виконуватиме роль касової книги.
| Первинний документ | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | |
| дебет | кредит | ||
| Z-звіт, запис у КОРО | 1. Відображено виручку від продажу товарів | 301/РРО | 702 |
| При здаванні виручки до центральної каси | |||
| Операція «службова видача» та запис про це в КОРО | 2. Вилучено зі скриньки РРО виручку | 333 | 301/РРО |
| ПКО, виписаний касиром центральної каси | 3. Оприбутковано виручку в центральній касі підприємства | 301/ЦК | 333 |
| При здаванні виручки інкасатору | |||
| Операція «службова видача» і запис про це в КОРО, копія супровідної відомості | 2. Вилучено зі скриньки РРО виручку | 333 | 301/РРО |
| Виписка банку | 4. Оприбутковано виручку на поточний рахунок підприємства | 311 | 333 |
Нагадаємо, що відповідно до
п. 4.3 Положення № 637, якщо бухгалтерія та касир підприємства (юридичної особи) не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, що використовує під час розрахунків РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі юридичної особи здійснюються наступним робочим днем підприємства — юридичної особи.Сподіваємося, що кризові часи не дуже позначилися на обсягах вашої готівкової виручки, і тому питання її інкасації є для вас актуальним і сьогодні. І нехай з кожним днем інкасаторські сумки, що відправляються вашим підприємством, будуть усе повнішими.
