ЗМІНА ГОЛОВНОГО БУХГАЛТЕРА НА ПІДПРИЄМСТВІ —
роз’яснюють Мінпраці та ДПАУ
Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 23.10.2009 р. № 251/06/186-09
«Про звільнення головного бухгалтера»
Лист Державної податкової адміністрації України від 18.09.2009 р. № 11305/5/23-4018/462
«Про порядок зміни на підприємстві особи, уповноваженої здійснювати податковий облік»
У
листах, що коментуються, Мінпраці та ДПАУ роз’яснили окремі моменти звільнення-приймання головного бухгалтера на підприємстві.1. Затримка звільнення внаслідок відсутності нового головного бухгалтера
. Мінпраці в листі, що коментується, указує на те, що не можуть бути причинами для затримки звільнення головного бухгалтера*:—
відсутність кандидатури нового головного бухгалтера;—
необхідність здавання звітності за відповідний період роботи.* Ми також зазначали це у статті «Зміна головного бухгалтера на підприємстві: проводжаємо старого та приймаємо нового без проблем» // «БТ», 2008, № 18, с. 22.
На головного бухгалтера, як і на інших найманих працівників, поширюються норми трудового законодавства. І тому, якщо працівник звільняється на підставі
частини першої статті 38 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗпП), він має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це роботодавця письмово за два тижні. Якщо звільнення зумовлене неможливістю продовжувати роботу на підставах, названих у частині першій ст. 38 КЗпП, то роботодавець має розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник, і жодні причини не можуть перешкоджати звільненню.Також головному бухгалтеру, як й іншим працівникам, котрі звільняються, у день звільнення необхідно видати належним чином оформлену трудову книжку і здійснити з ним розрахунок у строки, зазначені у
ст. 116 КЗпП (ст. 47 КЗпП). Про нараховані суми, що належать головбуху при звільненні, слід його повідомити письмово**.** Докладніше про те, що потрібно виплатити при звільненні див. у консультації «Виплати працівникам при звільненні» рубрики «Шпаргалка бухгалтера» // «БТ», 2009, № 16, с. 23.
2. Два бухгалтери при передачі справ
. Стосовно трудових відносин із двома бухгалтерами в період передачі-приймання справ від «старого» бухгалтера до нового Мінпраці відзначає, що не можна приймати на посаду, яка не є вакантною, нового працівника. При цьому найменування посад, чисельність персоналу та оклад за кожною посадою фіксуються у штатному розписі***. Прийняття на роботу працівника, як зауважив Мінпраці в листі, що коментується, здійснюється відповідно до штатного розпису.*** Як скласти штатний розпис, див. у статті «Штатний розпис: як скласти та внести зміни» // «БТ», 2007, № 49, с. 17.
З наведеного можна зробити такий висновок: оскільки на підприємстві (у штатному розписі) не може бути двох головних бухгалтерів, а в момент передачі-приймання справ від «старого» бухгалтера до нового вони обидва виконують трудові функції (особливо якщо необхідність передачі-приймання справ при зміні головбуха закріплена в посадовій інструкції головбуха), то трудовий договір має укладатися з кожним із них. При цьому один з них має бути головним бухгалтером (зазвичай це бухгалтер, який звільняється), а другий — звичайним бухгалтером (зазвичай це працівник, якого приймають на нову посаду, тобто якого при звільненні «старого» головбуха переводять на його посаду)****.
**** Зауважимо, що на практиці, як правило, справи передають у вільний час.
3. Хто приймає справи за відсутності нового головбуха
? Як зазначає Мінпраці в листі, що коментується, за відсутності заміни головному бухгалтеру на момент його звільнення справи зазвичай приймає керівник підприємства. Це цілком виправдане, оскільки згідно з ч. 2 ст. 8 Закону про бухоблік***** питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (уповноваженого органу) відповідно до законодавства та засновницьких документів.***** Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Крім того, ДПАУ в своєму
листі, що коментується, цілком справедливо зауважила, що Законом про бухоблік не передбачено норму щодо приймання-передачі справ у разі призначення та звільнення головного бухгалтера. Отже, підприємство самостійно приймає рішення, чи потрібні йому такі процедури, як передача справ у разі звільнення головного бухгалтера та призначення іншого, а також перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності і хто її має проводити (власними силами, аудитор тощо).4. Необхідність повідомлення податкової інспекції про зміну головбуха
передбачена п. 7.9 Порядку обліку платників податків, зборів (обов’язкових платежів), затвердженого наказом ДПАУ від 19.02.98 р. № 80. Орган держподатслужби вносить зміни про дані юридичних осіб на підставі:—
Заяви (форма № 1-ОПП — додаток 1 до Порядку № 80) з позначкою «Зміни»;— даних про таких осіб, які вказуються платником податків у податкових деклараціях, розрахунках, звітах, якщо таких даних вистачає для однозначної ідентифікації відповідальних осіб платника податків.
На практиці працівники ДПІ просять подати саме
Заяву і додатково до неї — копії паспорта нового головного бухгалтера (документа, що його замінює), його картки фізичної особи — платника податків (з ідентифікаційним номером) і документа, що підтверджує повноваження головного бухгалтера (як правило, це наказ (розпорядження) про прийняття на роботу).5. Обов’язок головбуха — перевірити період роботи попереднього головбуха
.Відповідальність нового головбуха за період роботи його попередника — споконвічна тема для полеміки. Свою позицію з цього питання висловила ДПАУ. На її думку,
«для уникнення випадків покладання провини на працюючого головного бухгалтера при звільненні попереднього головного бухгалтера йому необхідно перевірити бухгалтерську документацію, що залишилася після звільненого попередника і буде підставою для складання податкової звітності в період виконання ним посадових обов’язків». Таким чином, ДПАУ пропонує новому головбуху перевірити період роботи свого попередника, який потрапляє до звітів, що складаються наростаючим підсумком, оскільки підпис під звітом за наростаючий період поставить уже новий головний бухгалтер (наприклад, декларацію з податку на прибуток підприємства, податковий розрахунок збору за забруднення навколишнього природного середовища). Отже, саме він і відповідатиме за правдивість унесених до такого звіту даних, навіть якщо бухоблік у цей період здійснював його попередник.Ми з таким підходом не згодні. Вважаємо, що новий бухгалтер несе відповідальність за свої дії з моменту вступу на посаду головного бухгалтера. Що стосується необхідності перевірити бухгалтерську документацію, що залишилася від колишнього бухгалтера, то до обов’язків нового головбуха це не входить (не передбачено
п. 7 ст. 8 Закону про бухоблік, як правило, у посадовій інструкції це теж не прописано). Крім того, зробити це фізично практично неможливо (особливо при значних обсягах облікових робіт).Водночас ДПАУ й раніше поділяла подібну позицію щодо необхідності перевірки новим бухгалтером бухгалтерської документації, що залишилася від колишнього бухгалтера (
лист від 17.04.2002 р. № 3125/5/26-2119). Якщо цього не зробити, то в разі донарахування штрафних санкцій при перевірці, на думку ДПАУ, бухгалтера можуть притягти до кримінальної відповідальності за службову недбалість (ст. 367 Кримінального кодексу України), щоправда, «благородно» звільнивши його при цьому від відповідальності за умисне ухилення від сплати податків (ст. 212 Кримінального кодексу України).На закінчення порадимо роботодавцю за наявності фінансових можливостей при зміні головбуха на підприємстві провести незалежний аудит, що дасть новому бухгалтеру впевненість у достовірності даних бухгалтерського та податкового обліку, які дісталися йому від старого бухгалтера та які він використовуватиме при складанні звітності. Власнику ж це дасть упевненість у тому, що бухгалтерський та податковий облік на підприємстві організований та ведеться належним чином.
