ПІДЗВІТ ЗА СВІЙ РАХУНОК:
у які терміни слід відшкодувати працівнику
витрачені кошти, якщо авансу не вистачило
Лист Міністерства праці та соціальної політики України від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09
«Про порядок використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт»
У
листі, що коментується, Мінпраці висловило свою думку про те, в які терміни слід компенсувати підзвітній особі витрати, понесені понад видану їй під звіт готівку .На практиці можливі ситуації, коли підзвітна особа придбаває (оплачує) щось для підприємства за власні грошові кошти, і в підприємства виникає кредиторська заборгованість перед підзвітною особою, яку надалі необхідно буде погасити. Як указує Мінпраці, така операція не суперечить чинному законодавству.
Як зазначає Мінпраці, така підзвітна особа звітує про витрачені кошти, у тому числі про свої витрачені кошти, у звичайному порядку, надавши
Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт)*. При цьому затверджена керівником перевитрата коштів працівника є заборгованістю підприємства перед такою підзвітною особою, яку в бухобліку, на думку Мінпраці, відображають на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами»**.* Форму Звіту затверджено наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440.
** Мінфін також пропонує заборгованість перед підзвітною особою відображати на субрахунку 372 (лист МФУ від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266; див. статтю «Підзвіт за свій рахунок — чи може працівник оплатити витрати підприємства за свій рахунок» // «БТ», 2009, № 16, с. 34).
Як зауважило Мінпраці, чинним законодавством
не встановлено терміну компенсації підприємством підзвітному працівнику витрат, понесених понад видану йому під звіт готівку. При цьому для визначення моменту початку перебігу строку звернення до суду працівник має звернутися до роботодавця з вимогою компенсувати йому понесені витрати. На наш погляд, надання працівником Звіту можна вважати «зверненням з вимогою». Перебіг строку позовної давності при такому підході починається з 8-го дня після затвердження Звіту (коли сторони погоджували суму пред’явленої вимоги)***.*** Докладніше див. консультацію «Підзвіт за свій рахунок — чи може працівник оплатити витрати підприємства за свій рахунок» // «БТ», 2009, № 16, с. 34.
Що стосується строку звернення до суду, то,
на думку Мінпраці, установлений трудовим законодавством строк звернення до суду (3 місяці — ст. 233 КЗпП****) у цьому випадку не повинен застосовуватися, оскільки заборгованість на субрахунку 372 (кредитове сальдо) хоча й підлягає погашенню, але не належить до виплат, які підприємство зобов’язане виплачувати працівнику відповідно до умов трудового договору.**** Кодекс законів про працю України від 10.12.71.
З цього можна зробити висновок: на думку Мінпраці,
взаємовідносини щодо надміру витрачених працівником власних коштів навіть у разі часткового забезпечення працівника авансом регламентує не трудове законодавство (зокрема, КЗпП), а цивільне законодавство (Цивільний кодекс України, далі — ЦКУ). З таким підходом ми цілком згодні, оскільки нормами трудового законодавства (КЗпП) регламентуються лише відносини з приводу частини понесених працівником витрат, які було забезпечено виданим авансом. Що стосується не забезпечених авансом витрачених працівником коштів, то тут взаємовідносини при відшкодуванні витрачених коштів регламентуються ЦКУ. На це неодноразово вказували Нацбанк (листи від 01.09.2006 р. № 11-113/3225-9206 і від 13.04.2005 р. № 11-113/1227-3746) і Мінфін (лист від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266). І тому до такої заборгованості має застосовуватися загальний строк позовної давності, установлений ст. 257 ЦКУ, — 3 роки, а не 3 місяці, як це передбачено КЗпП для заборгованостей за виплатами, передбаченими трудовим законодавством.Нагадаємо: принципове значення тривалість строку позовної давності щодо підзвітних сум має для податку на прибуток — після закінчення строку позовної давності така заборгованість набуває статусу безповоротної фінансової допомоги та включається до складу валових доходів (пп. 1.22.1, 4.1.6 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР). Лист, що коментується, допоможе уникнути неприємних податкових наслідків, збільшивши запас часу підприємства для відшкодування витрат працівника.
