ІНФОРМАЦІЯ НА КАСОВИХ ЧЕКАХ
зникла — підтверджуємо
готівкові розрахунки
На жаль, трапляються ситуації, коли з касових чеків, які підтверджують розрахунки з постачальниками та які працівники долучають до звітів про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, повністю або частково зникає інформація. Чим це загрожує? Що робити в такій ситуації? Як уникнути проблем у майбутньому?
На ці та інші запитання ми відповімо в сьогоднішній статті.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
Закон про бухоблік
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.Закон про РРО
— Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон про ПДВ
— Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.Указ № 436
— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Перелік № 41
— Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.
Чим загрожує втрата інформації з касового чека?
Не вселяючи особливих сподівань, зауважимо, що подібна ситуація не з тих, що легко вирішуються, оскільки на сьогодні це питання на законодавчому рівні не врегульоване. Причиною зникнення інформації з фіскальних касових чеків може бути і недопрацювання РРО, і низька якість фарби та паперу, на якому друкують чеки (як правило, це характерно для чеків, роздрукованих на термопапері), й неналежні умови зберігання документів.
Відповідальність за збереження оброблених документів протягом установленого строку, але не менше 3 років, покладається на власника (уповноважений ним орган) (
п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік). Касові чеки, що підтверджують витрачені на господарські потреби підприємства готівкові кошти, мають зберігатися протягом 3 років за умови проведення податкової перевірки (Перелік № 41).Необхідність видачі фіскальних касових чеків для продавця передбачено
Законом про РРО. З точки зору цього Закону розрахунковим документом є документ установленої форми і змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), який підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлю-продаж іноземної валюти, роздрукований у випадках, передбачених Законом про РРО, та зареєстрованим в установленому порядку РРО або заповнений уручну.Перетворення чека, що підтверджує понесені готівкові витрати, на білий шматочок паперу може мати для підприємства
негативні наслідки.1. Податок на прибуток
. Згідно з п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток до валових витрат підприємство не може включити витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення податкового обліку. Роздрукований на РРО касовий чек відповідно до ст. 2 Закону про РРО є розрахунковим документом.Тому при проведенні перевірки перевіряючі можуть не визнати валові витрати як такі, що не підтверджені таким «блідим» чеком. Унаслідок цього виходячи з таких сум (без ПДВ) підприємству донарахують податок на прибуток, пеню і штрафні санкції.
У свою чергу, касовий чек зі зниклою інформацією для цілей
п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток є зіпсованим розрахунковим документом. А отже, підприємство може скористатися нормою цього підпункту для його відновлення (див. розділ «Варіанти вирішення проблеми зникнення інформації з чека» на с. 41).2. ПДВ
. Касовий чек, який підтверджує прийняття платежу постачальником від одержувача таких товарів (послуг) та в якому визначено загальну суму платежу, суму податку і податковий номер постачальника згідно з п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ, є підставою для нарахування податкового кредиту без податкової накладної. За таким чеком можна формувати податковий кредит при сумі платежу до 10000 грн. (з урахуванням ПДВ). Якщо ж у касовому чеку не зазначено податковий номер постачальника, то до податкового кредиту відносять суму сплаченого ПДВ при сумі платежу, що не перевищує за день 240 грн. (200 грн. без ПДВ)*.* Докладніше див. статтю «Податковий кредит з ПДВ без податкових накладних — запитання та відповіді» // «БТ», 2008, № 44, с. 13.
Тож виходить: якщо за зіпсованим касовим чеком суми ПДВ раніше відносили до податкового кредиту, то при перевірці платнику ПДВ нічим буде підтвердити свій податковий кредит, що спричинить донарахування ПДВ, штрафних санкцій та пені.
3. Готівкові розрахунки.
А при перевірці касової дисципліни згідно з п. 7.39 Положення № 637, перевіряючи Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), перевіряючі особливу увагу приділяють наявності оригіналів підтверджуючих документів. «Блідий» чек, що не містить інформації, перевіряючі навряд чи визнають підтверджуючим документом, який підтверджує сплату покупцем готівкових коштів. За це порушення на підприємство (підприємця) можуть накласти штраф у розмірі сплачених коштів (абзац шостий ст. 1 Указу № 436).4.
Податок з доходів фізичних осіб. Крім того, перевіряючі на суму «блідих» чеків можуть не визнати факт того, що працівники за такими документами відзвітували за видані їм під звіт кошти. При формальному підході перевіряючі можуть виходячи з таких сум донарахувати штраф у розмірі 15 % і податок з доходів (із застосуванням «натурального» коефіцієнта). Варте уваги, що такі штрафні санкції мають сплатити саме працівники, а не підприємство. У свою чергу, працівники правомірно можуть відмовитися платити, оскільки складений Звіт раніше було затверджено керівником, тож саме він несе відповідальність за подальшу долю оброблених документів. Водночас і роботодавець такого працівника не повинен сплачувати названі вище штрафні санкції, оскільки вони мають накладатися саме на працівника, а не на податкового агента. Виходить «замкнуте коло».
Варіанти вирішення проблеми зникнення інформації з чека
Тепер від проблем перейдемо до варіантів їх вирішення. Отримавши від продавця касовий чек, важко визначити, який з них «побіліє» в майбутньому. Тому, щоб у подальшому уникнути фінансових втрат при перевірках контролюючими органами, порадимо кілька способів збереження інформації на касовому чеку та варіантів відновлення загубленої інформації (таблиця на с. 42). Звичайно, наведений перелік варіантів не є вичерпним і, мабуть, жоден з них — не ідеальний, тож який вибрати — залежить від багатьох причин (суми чека, ступеня довіри у спілкуванні з контролюючими органами тощо).
Слід зауважити, що підприємству можна віднести до складу валових витрат витрати, понесені на копіювання, ламінування або нотаріальне посвідчення касових чеків.
Як бачимо, описана проблема при фіскальному підході перевіряючих може перетворитися на невирішувану. Варте уваги, що з такою проблемою стикаються не лише суб’єкти підприємницької діяльності нашої країни. Це трапляється, наприклад, і в нашого «сусіда» — у Російській Федерації. Щоправда, їх Мінфін запропонував боротися з такою проблемою, на наш погляд, за допомогою найпростішого і найдешевшого способу — з таких чеків достатньо зняти копію та засвідчити її на своєму підприємстві (другий варіант, наведений у таблиці на с. 42). Сподіваємося, що наші офіційні органи, якщо не врегулюють подібний казус на законодавчому рівні, то хоча б нададуть щодо нього лояльні роз’яснення.
Наостанку надамо декілька порад, розміщених в Інтернеті, що дозволяють зберегти зображення на чеках триваліший час:
— зберігати цей документ краще за таких умов: при температурі 18 — 24 °С та відносній вологості повітря не більше 68 %. При цьому навіть тепла від батареї опалення може вистачити для того, щоб втратити інформацію;
— не можна допускати потрапляння прямих сонячних променів на чек;
— не можна зберігати чеки в купі, зображенням один до одного;
— слід уникати потрапляння на папір різних хімікатів, спиртів, інших розчинників;
— чеки «бояться» клею на рідкій основі, тому при оформленні
звітів краще користуватися клеєм-олівцем, краще — степлером;— не можна тримати чеки під пресом.
Що стосується доказу перевіряючим або суду, що чек зіпсувався з вини продавця (наприклад, якщо він використовував неякісну фарбу або папір для РРО), то зробити це буде проблематично або невиправдано дорого.
| Варіант | Пояснення |
| СПОСОБИ ЗБЕРЕЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ НА КАСОВОМУ ЧЕКУ | |
| 1. Ксерокопія чека, засвідчена продавцем | Необхідно зробити копію чека і попросити постачальника зробити на ньому напис «Копія правильна, з оригіналом звірено», а також засвідчити її підписом посадової особи постачальника та його печаткою. Зробити копію краще відразу в момент здійснення розрахункової операції. Водночас постачальник зовсім не зобов’язаний робити і засвідчувати копію виданого ним чека — це його право, а не обов’язок. Він мусить лише видати в момент здійснення розрахункової операції розрахунковий документ, що він і зробив, видавши вам чек РРО. Засвідчену копію додають до оригіналу касового чека. Що стосується легітимності такого документа, то, на жаль, він не є оригіналом самого касового чека, як того вимагає Положення № 637, і тому все залежить від лояльності перевіряючих (чи визнають вони валові витрати, податковий кредит і факт підтвердження витрачення коштів підзвітною особою) |
| 2. Ксерокопія чека, засвідчена покупцем | У цьому випадку до оригіналу чека долучають ксерокопію чека, на яку наносять напис «Копія правильна, з оригіналом звірено», та засвідчують її підписом директора і головного бухгалтера, а також печаткою підприємства. З легітимністю такої засвідченої копії виникають проблеми, аналогічні проблемам з копією, засвідченою постачальником
|
| 3. Ламінування | Ламінування допоможе захистити чек від впливу чинників зовнішнього середовища. Ламінування на сьогодні є повсюдно поширеною послугою, а на багатьох підприємствах є свої ламінатори. Витрати на ламінування цілком можуть бути виправдані, якщо порівняти втрати, яких може зазнати підприємство в разі зникнення на чеку інформації, з вартістю ламінування. Особливо це стосується ситуації з чеками на значні суми |
| 4. Нотаріальне посвідчення | Право посвідчувати правильність копій (фотокопій) документів та виписок з них передбачено для нотаріусів (державних і приватних) ст. 34 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.93 р. № 3425-XII. Тому з чеків можна знімати ксерокопії та потім посвідчувати їх у нотаріуса. Звичайно, подібна пропозиція може здатися багатьом безглуздою, але коли йдеться про чеки на значні суми, то, оцінивши втрати в разі, коли замість чека при перевірці опиниться чистий папірець, а не первинний документ, вже не вважаєш подібну пропозицію абсурдною. Щоправда, на практиці не всі нотаріуси погоджуються посвідчувати подібного роду документи
|
| ВАРІАНТИ ВІДНОВЛЕННЯ ЗАГУБЛЕНОЇ ІНФОРМАЦІЇ З КАСОВОГО ЧЕКА | |
| 5. Експертиза | Як правило, експерти, використовуючи сучасні методи дослідження документів, можуть прочитати зниклу інформацію. Експерт підтвердить, що «вицвілий» папірець — це касовий чек, і розпізнає зниклу з нього інформацію. Однак послуги експертів не дешеві. Тому експертизу можна дозволити собі хіба що при вирішенні спору вже в суді та в разі, якщо це буде економічно виправдане (або якщо буде можливість перекласти вартість цієї експертизи на іншу сторону) |
| 6. Відновлення первинних документів за процедурою їх втрати | Для цілей збереження валових витрат, керуючись п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток, у разі втрати, знищення або зіпсуття документів можна пройти процедуру відновлення первинних документів. Докладно про процедуру відновлення див. статтю «Втратили первинний документ: що робити і як відстояти свої витрати?» // «БТ», 2007, № 50, с. 27. Але в цьому випадку проблема також існує — адже оригінала фіскального чека РРО постачальник не надасть, у кращому разі він дасть дублікат у вигляді копії чека контрольної стрічки. У цьому випадку постачальник (за бажанням) може знайти контрольну стрічку, яка фактично є копією касових чеків. Вона згідно з п. 10 ст. 3 Закону про РРО має зберігається протягом 3 років. Знявши з неї копію, написавши «Дублікат» і поставивши печатку, він видасть її покупцю. Але! У цьому разі ми знову маємо справу з копією документа, а тому легітимність такого документа — на розсуд перевіряючих. Інший документ, що підтверджує отримання готівкових коштів через РРО, постачальник видати не може. Так, квитанцію до прибуткового касового ордера виписати не можна, оскільки він підтверджує отримання грошей до каси, і при зустрічній перевірці можуть виникнути проблеми вже у постачальника. Залишається сподіватися, що перевіряючим такого документа буде достатньо. У цій ситуації дуже стане у пригоді зроблена під час надходження до бухгалтерії копія касового чека або хоча б наявність реквізитів такого чека |
