ТРУДОВІ КНИЖКИ:
особливості заповнення
Усі підприємства у своїй діяльності мають справу з трудовими книжками. Адже на кожного працівника потрібно вести такий документ. Але як вести, у якому порядку?
Про це ми розповімо у сьогоднішній статті.
Наталія ЖУРАВЛЬОВА, консультант газети «Бухгалтерський тиждень»
Основні аспекти ведення ТК
На кого ведуться ТК?
ТК ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві чи у фізичної особи понад 5 днів (ст. 48 КЗпП, п. 1.1 Інструкції № 58). ТК для сумісників ведуться тільки за місцем основної роботи (п. 1.1 Інструкції № 58). Причому запис про роботу за сумісництвом робиться за місцем основної роботи тільки за бажанням працівника — окремим рядком (п. 2.14 Інструкції № 58). Про особливості заповнення ТК на сумісників розповімо далі.Таким чином,
записи до ТК вносить роботодавець за основним місцем роботи. У нього ТК і зберігається, оскільки він її веде (виняток — працівник у ФОП — його ТК зберігається у нього; див. Пошту тижня на с. 46 цього номера).Хто вперше заповнює працівникові ТК?
Перше заповнення ТК здійснює роботодавець, робота у якого для працівника є першим основним місцем роботи. Якщо ж особа, яка наймається на роботу уже працювала раніше, вона повинна пред’явити новому роботодавцю вже відкриту ТК. Щоправда, дізнатися про цей факт роботодавець може тільки від самого працівника, оскільки обов’язку чи вимоги перевіряти такі дані у роботодавця немає. Якщо працівник уже має відкриту ТК, але під час прийому на нову роботу приховує цей факт, роботодавцеві також доведеться завести йому нову ТК.Особи, які
наймаються вперше і не мають ТК, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Колишні військовослужбовці пред’являють військовий квиток, а звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення (п. 1.4 Інструкції № 58). Їм роботодавець оформлює ТК не пізніше 5 днів після прийняття на роботу (ст. 48 КЗпП). Напевне, що маються на увазі календарні дні. Однак, виходячи з того, що ТК ведуться на всіх працівників, які працюють «понад п'ять днів» (ст. 48 КЗпП) та з урахуванням того, що у п. 2.2 Інструкції № 58 говориться про тижневий строк її заповнення з дня прийняття на роботу, можна зазначати, що в ст. 48 КЗпП йдеться про робочі дні, адже при п’ятиденному робочому тижні 5 робочих днів це і буде тижневий строк.Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, днем закінчення строку вважається найближчий робочий день (
ст. 2411 КЗпП). Цей факт потрібно враховувати.Як випливає з
розділів 6 та 7 Інструкції № 58 роботодавець повинен самостійно придбавати бланки ТК та заповнювати їх на працівників, які вперше стають до роботи. Вартість бланка стягується з працівників (п. 6.1 Інструкції № 58). Зі змісту п. 7.2 Інструкції № 58 випливає, що працівник повинен внести кошти за бланк у касу роботодавця. Хоча практикують також утримання її вартості із зарплати. Ми рекомендуємо вартість ТК саме утримувати із зарплати, а не отримувати в касу, оскільки податківці при перевірках можуть наполягати на необхідності проведення продажу ТК через реєстратори розрахункових операцій .У випадку, коли бланк
ТК принесе сам працівник, на перший погляд може здатися це порушенням порядку видачі ТК. Але оскільки обов’язок роботодавця щодо видачі ТК за першим місцем роботи чітко не прописано ні в ст. 48 КЗпП, ні в Інструкції № 58, навряд чи можна розглядати цей випадок як порушення порядку видачі ТК. Тому, на наш погляд, за це роботодавця не можна притягти до відповідальності.Якою мовою заповнювати ТК?
Згідно з пп. 2.1 і 4.1 Інструкції № 58 ТК заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами. Разом з тим Мінпраці у своєму листі від 19.10.05 р. № 09-488-кзазначає, що відповідно до ст. 10 Конституції України та Закону України «Про мови в Українській РСР» від 28.10.89 р. № 8312-XI, державна мова — українська і ведення діловодства та заповнення трудових книжок здійснюється державною мовою. Тому, на думку Мінпраці, ТК повинна заповнюватися згідно з чинним законодавством, тобто українською мовою.
На наш погляд, потрібно дотримуватися норм
Інструкції № 58 і заповнювати ТК двома мовами. Таким чином, усі записи у ТК дублюються двома мовами і засвідчуються окремо обидва тексти. Однак, якщо ТК буде заповнена лише українською мовою, то від відповідальності можна відхрещуватися, посилаючись на лист Мінпраці від 19.10.05 р. № 09-488-к.Наприклад, якщо ми заповнили першу сторінку даними про працівника
ТК українською, то аналогічна сторінка під номером 33 повинна бути заповнена такими самими даними російською. Те саме стосується й інших сторінок та записів.Якою ручкою виконуються записи у ТК?
Записи виконуються ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів (п. 2.4 Інструкції № 58).Якої форми повинна бути ТК?
Форма бланку ТК та вкладишу до неї затверджені постановою № 301, а правила її заповнення прописані в Інструкції № 58. Однак якщо працівник, який наймається на роботу, раніше працював і надає заповнену ТК колишнього формату (1938 чи 1974 років), міняти її на нову форму не потрібно (п. 1 постанови № 301).Якщо у
ТК заповнені всі сторінки і вона доповнюється вкладишем (про вкладиш скажемо нижче), то незалежно від того, яку ТК має працівник, застосовується вкладиш нового формату.Процедура заповнення ТК.
Перш за все видається відповідний наказ (розпорядження) про прийняття, звільнення тощо. І вже на підставі наказу робиться запис до ТК. Окрім того, такий запис дослівно дублюється в Особовій картці працівника (типова форма № П-2*; п. 2.5 Інструкції № 58).* Форма затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656. Про її заповнення читайте в статті «Особова картка працівника: нова форма з 2010 року» // «БТ», 2010, № 6, с. 44.
Підставами для записів у
ТК є також довідки інших підприємств та організацій про роботу, навчання, службу у ЗСУ тощо. За наявності довідок паралельно складати наказ (розпорядження) не потрібно, підставою є дані саме цих документів.Порядок обліку ТК.
Роботодавець окремо веде облік заповнених ТК працівників та облік придбаних бланків ТК (розділ 7 Інструкції № 58). Перші — у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10), яку веде відділ кадрів чи інший аналогічний підрозділ. Другі — у Книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9), яку веде бухгалтерія. Бланки ТК у бухгалтерії обліковуються як документи суворої звітності.Де повинна знаходитися ТК та коли і як вона повертається працівникові?
ТК зберігаються у роботодавця за основним місцем роботи (п. 3 постанови № 301). Виняток — роботодавець — фізична особа, у такому разі ТК зберігаються у працівників (п. 2.20-1 Інструкції № 58).Роботодавець повинен повернути
ТК працівнику тільки при звільненні — у день звільнення (п. 4.1 Інструкції № 58).Як бачимо, можливість видачі працівникам
ТК на руки до моменту звільнення не передбачена (див. також лист Мінпраці від 03.07.08 р. № 2022). Хоча необхідність така інколи виникає, наприклад, ТК можуть вимагати органи МВС, ПФУ тощо. У цьому разі роботодавець повинен видати працівникові завірені виписки з ТК, як це передбачено п. 2.7 Інструкції № 58. Хоча всупереч цьому положенню видачу ТК інколи практикують — на підставі заяви працівника, з відміткою у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них та Особовій картці працівника.У будь-якому разі,
отримуючи при звільненні ТК, працівник розписується у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них та в Особовій картці працівника. Хоча якщо з якихось причин працівник не може особисто отримати ТК у день звільнення, він може написати заяву на ім’я керівника з проханням надіслати ТК на його поштову адресу. За наявності такої заяви чи іншого письмового документа ТК в день звільнення чи інший погоджений день надсилається на адресу працівника.Якщо в день звільнення працівника немає, роботодавець зобов’язаний надіслати працівнику поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання
ТК (п. 4.2 Інструкції № 58). І зробити це конче важливо. Адже якщо в день звільнення роботодавець з власної вини не надасть працівнику ТК, він зобов’язаний буде за увесь час від дня звільнення до дня видачі ТК сплатити працівнику середній заробіток (п. 4.1 Інструкції № 58). У такому разі днем звільнення буде день видачі ТК. Причому про новий день звільнення слід буде видати новий наказ і на його підставі зробити новий запис про звільнення у Особову картку працівника та ТК. А попередній запис буде вважатися недійсним.Інколи роботодавці з якихось своїх мотивів відмовляються
видати ТК працівникові, який звільняється. Як зазначено в листі Мінпраці від 12.01.05 р. № 06-4/3 таке порушення відноситься до грубих порушень законодавства про працю. А тому до відповідальної посадової особи роботодавця може бути застосована кримінальна відповідальність, передбачена ст. 172 ККУ, — штраф до 850 грн. або позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю строком до3 років, або виправні роботи строком до 2 років. Якщо це порушення вчинено стосовно неповнолітнього, вагітної жінки або матері дитини віком до 14 років або дитини-інваліда, відповідальність збільшується — штраф від 850 до 1700 грн. або позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю строком до 5 років, або виправні роботи до 2 років, або арешт до 6 місяців.
Аби домогтися справедливості працівник, права якого порушено, може звертатися до комісії з трудових спорів (якщо вона створена на підприємстві), до місцевого відділу інспекції з праці, прокуратури чи безпосередньо до суду.
Загальні правила заповнення
Які відомості про працівника заносять до ТК?
До ТК заносять (п. 2.2 Інструкції № 58):— відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження (перша сторінка
ТК);— роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення (розділ
ТК «Відомості про роботу»);— згідно з
п. 2.18 Інструкції № 58 час проходження служби у військових формуваннях, навчання у ВНЗ, ПТУ тощо, роботу як членів колгоспу, час догляду за інвалідами, пенсіонерами, час отримання безробітними допомоги по безробіттю (розділ ТК «Відомості про роботу»);— нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України (розділи
ТК відповідно «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення»);— відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди (розділ
ТК «Відомості про заохочення»);— про призначення пенсії (розділ
ТК «Відомості про призначення пенсії»).Які відомості до ТК не заносять?
Не заносять відомості про:— участь працівника у бойових діях (
лист Мінпраці від 19.01.07 р. № 09-43). Такі дані заносять до особової справи працівника, однак до ТК вноситься час проходження служби у військових формуваннях, до якого також може включатися період участі у бойових діях;— накладені на працівника стягнення (
п. 2.2 Інструкції № 58);— премії, передбачені системою заробітної плати, або виплата яких носить регулярний характер (
п. 2.23 Інструкції № 58);— характер трудового договору, за яким приймається працівник — строковий чи безстроковий. Про строковий характер договору має бути зазначено в наказі про прийняття на роботу (
лист Мінпраці від 29.05.07 р. № 126/13/133-07).А тепер розглянемо особливості заповнення кожного розділу
ТК.Заповнення першої сторінки ТК
. Ця сторінка заповнюється відповідальною особою першого роботодавця, який заводить ТК, у порядку, передбаченому пп. 2.11 та 2.12 Інструкції № 58.Тут на підставі паспорта чи свідоцтва про народження зазначаються дані про працівника, повністю, без скорочень — прізвище, ім’я, по батькові, а також дата народження. Працівник завіряє всі ці дані власним підписом.
Після цього відповідальна особа роботодавця (інспектор з кадрів тощо) також ставить свій підпис і завіряє печаткою підприємства чи відділу кадрів.
Якщо в дані про працівника слід внести зміни (наприклад, працівник змінив прізвище чи виявлена помилка в цих даних тощо), то за місцем останньої роботи колишній запис закреслюється однією рискою і тут же записуються нові дані (
п. 2.13 Інструкції № 58). Причому на внутрішньому боці обкладинки зазначаються реквізити документа, на підставі якого робилося виправлення (вид документа, його номер та дата) та ставиться підпис керівника чи печатка відділу кадрів.На наш погляд, цих передбачених
Інструкцією № 58 даних для виправлення помилки недостатньо. Напевне, що потрібно зазначати також дату і причину виправлення. Окрім того, в Інструкції № 58 сказано, що ставиться або підпис керівника, або печатка відділу кадрів. Хоча за загальними правилами складання документів тут потрібно ставити як підпис керівника (чи іншої відповідальної особи, скажімо, начальника відділу кадрів), так і печатку підприємства чи відділу кадрів. З урахуванням цих останніх зауважень наведемо приклад виправлення даних першої сторінки (див. рис. 1). У фрагменті виправляється прізвище у зв’язку з укладенням шлюбу.Окремо зауважимо, що
Інструкцією № 58 не встановлено, в який строк після зміни відповідних даних потрібно внести зміни у ТК. Тому зрозуміло, що працівник може надати документи на внесення змін у будь-який строк після настання відповідної події. А виправлення у ТК повинні бути зроблені роботодавцем у тижневий строк після отримання документів, за аналогією зі строком для заповнення основних даних у ТК згідно з п. 2.4 Інструкції.
Заповнення розділу ТК «Відомості про роботу».
Перед тим як заповнювати даний розділ відомостями про роботу у цього роботодавця, сюди можуть бути занесені інші відомості, необхідні для нарахування пенсії. Для цього працівник повинен надати роботодавцеві відповідні документи, на підставі яких і будуть зроблені записи. Перелік таких відомостей наведений у ст. 56 Закону № 1788, п. 2.18 Інструкції № 58. Це, наприклад, проходження служби у Збройних Силах України, навчання у ВНЗ тощо. Тобто, це відповідні події, які сталися з працівником до наймання на останню роботу. У графі 2 записують термін дії події, у графі 3 відповідну подію, а в графі 4 документ, на підставі якого зроблено запис.Окрім того, якщо працівник до прийому на роботу на дане підприємство не мав трудового стажу, то перед першим записом у
ТК у даному розділі в графу 3 можна внести запис: «До прийому на роботу трудового стажу не мав», хоча внесення такого запису прямо не передбачено Інструкцією № 58.Після цього в
графі 3 цього розділу записують повне найменування підприємства, на яке наймається працівник. Наприклад, якщо це ПП «Конкорд», то пишуть без скорочень, повністю — «Приватне підприємство «Конкорд». Цей запис є своєрідним заголовком до усіх записів у ТК даного роботодавця. Порядковий номер тут не присвоюється.Під заголовком у
графі 1 ставиться порядковий номер запису. Застосовується наскрізна нумерація з початку заведення ТК. Наприклад, якщо останій запис зроблено попереднім роботодавцем за номером 5, то новий запис буде за номером 6 тощо.У
графі 2 ставиться дата прийому на роботу, звільнення, переведення у форматі «ЧЧ.ММ.РРРР» — число, місяць, рік.Графа 3
призначена для відомостей про роботу, на яку прийнято працівника, потім сюди ж записують дані про переведення, звільнення тощо. У графі 3 пишеться: «Прийнятий або призначений до» такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду (п. 2.14 Інструкції № 58).Роботу, професію чи посаду, на яку прийнято працівника, необхідно записувати
відповідно до найменувань, наведених у Класифікаторі професій.У
графі 4 зазначається назва документа (наказ, розпорядження тощо), на підставі якого зроблено запис у ТК, його номер і дата.Отже, працівника прийнято на роботу, у
ТК зроблено відповідний запис. Надалі в цьому розділі можуть бути записи про:— переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві;
— присвоєння нового кваліфікаційного розряду, рангу (для державних службовців), перейменування посади, встановлення другої та інших професій;
— прийняття присяги державного службовця;
— призначення бригадиром і звільнення від керівництва бригадою;
— запис про перейменування підприємства тощо.
Наостанок роблять
запис про звільнення .Записи про причини звільнення у графі 3 повинні провадитись у точній відповідності до формулювань чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Наприклад, при звільненні за власним бажанням у графі 3 запишуть: «
Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України». До речі, днем звільнення вважають останній день роботи. Наприклад, якщо працівника звільняють з 01.08.11 р., то в цей день він ще працює.Під останнім записом про звільнення у цьому розділі ставиться підпис відповідальної особи та печатка підприємства чи відділу кадрів.
Варіант заповнення розділу «Відомості про роботу» наведено у таблиці на с. 33 (приклад 1) .
Заповнення розділу ТК «Відомості про нагородження».
Цей розділ заповнюється аналогічно попередньому (див. пп. 2.23, 2.24 Інструкції № 58).Спершу в графі 3 зазначається повна назва підприємства.
Потім під заголовком-назвою підприємства ставиться порядковий номер в графу 1, дата нагородження в графу 2.
У графу 3 заносяться дані про нагородження державними нагородами України та відзнаками України — ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою.
У графі 4 документ— підстава внесення запису (назва, номер, дата).
Нумерація в даному розділі не пов’язана з нумерацією в попередньому розділі. Наприклад, якщо в попередньому розділі останній запис під номером 7, а в даному розділі маємо перший запис, то цей останній буде під номером 1.
Заповнення розділу ТК «Відомості про заохочення».
Сюди заносять відомості про:— заохочення за успіхи у праці (відповідно до затверджених трудовим колективом правил внутрішнього трудового розпорядку);
— відкриття, на які видано дипломи;
— винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені у зв’язку з цим винагороди.
Премії, передбачені системою оплати праці, та виплати, які мають регулярний характер, тут не відображають.
Порядок заповнення цього розділу такі самі, як і попереднього.
Заповнення розділу ТК «Відомості про призначення пенсії».
Тут органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено» — у разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років (п. 2.29 Інструкції № 58).
Вкладиш до ТК
Якщо сторінки будь-якого розділу
ТК закінчаться, записи доведеться продовжувати у вкладиші (розділ 3 Інструкції № 58). Як і форма ТК, форма бланку вкладиша також затверджена постановою № 301.Вкладиш містить всі ті розділи, що і
ТК. Тому й заповнюється він так само, як і ТК.Вкладиш вшивають
у ТК. Без ТК він недійсний.При занесенні відомостей у відповідний розділ вкладишу продовжується порядкова нумерація записів
ТК. Наприклад, якщо в розділі ТК «Відомості про роботу» останній порядковий номер 33, то в цьому ж розділі вкладишу першим номером буде 34.Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш)
ТК зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.
Дублікат ТК
Якщо
ТК загублена або стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), за місцем останньої роботи працівника виписується дублікат ТК (розділ 5 Інструкції № 58).У першому випадку (
ТК загублена) особа, яка загубила, повинна негайно повідомити роботодавця за останнім місцем роботи, написавши у довільній формі відповідну заяву. Не пізніше 15 днів (а у разі якихось ускладнень і пізніше) роботодавець повинен виписати іншу ТК (дублікат) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки.У другому випадку (
ТК стала непридатною) на першій сторінці непридатної ТК робиться надпис «Замість видано дублікат», а ТК повертається її власнику. Надалі повинен використовуватися тільки дублікат.Якщо втрата чи непридатність
ТК сталася з вини роботодавця, дублікат виписується за його рахунок (п. 6.1 Інструкції № 58).Записи у дублікат за місцем останньої роботи здійснюють на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо ж працівник до працевлаштування на останнє місце роботи працював, то в графу 3 розділу «
Відомості про роботу» на підставі відповідних документів заноситься перш за все загальний трудовий стаж (кількість років, місяців, днів, без уточнення місць роботи) до моменту працевлаштування на останнє місце. Дані про загальний трудовий стаж повинні міститися у Особовій картці працівника (типова форма № П-2) роботодавця за останнім місцем роботи. Отже, підставою для заповнення відповідних відомостей у дублікаті може бути Особова картка працівника.Якщо працівник надасть відомості про роботу за окремими періодами, то після відомостей про загальний трудовий стаж записують дані про роботу за такими періодами. Такими відомостями можуть бути довідки з попередніх міст роботи, які працівник сам зібрав.
Якщо за окремими періодами документально підтверджених відомостей не буде, в
ТК вони не заносяться.Приклад заповнення
ТК див. у таблиці на с. 33 (приклад 2).
Нюанси заповнення в окремих випадках
Заповнення ТК для студентів.
Тут три базові варіанти (див. пп. 2.16, 2.17 Інструкції № 58).1. Студент до моменту вступу у навчальний заклад працював і має
ТК, на час вступу до закладу він ніде не працює.Студент передає
ТК закладу, який може залишити її у себе до моменту закінчення навчання. Якщо під час навчання студент десь працював, то у роботодавців він повинен отримати довідки із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі таких довідок заклад заповнює ТК. Окрім того, на підставі відповідних наказів закладу до ТК вносять відомості про час навчання. Якщо ж навчальний заклад після зарахування студенту повертає йому ТК, при працевлаштуванні працівник-судент надає її своєму роботодавцю.2. Студент до моменту вступу у навчальний заклад не працював і не мав
ТК.Якщо
студент денного відділення при працевлаштуванні на роботу за основним місцем не має ТК (працевлаштовується вперше), то його перший роботодавець заводить на нього ТК у загальному порядку згідно зі ст. 48 КЗпП і п. 2.2 Інструкції № 58 як для такого, який працевлаштується вперше. ТК студента в цьому випадку зберігається за місцем основної роботи, тобто на підприємстві, та може бути видана лише при його звільненні. Інших підстав для видачі ТК у роботодавця немає. Про те, що робота студентів не є сумісництвом, зазначається в листі Мінпраці від 26.10.05 р. № 09-503. Тому запис до ТК працівника-студента вносить підприємство і засвідчує своєю печаткою.3. Студент до моменту вступу у навчальний заклад працював і продовжує працювати (
ТК знаходиться у роботодавця).У такому випадку всі записи у
ТК про час навчання і про роботу під час навчання вносить на підставі відповідних довідок перший після закінчення навчання роботодавець або ж той роботодавець, у якого студент працював до моменту вступу у заклад і продовжує працювати і після закінчення навчання.Заповнення ТК на померлого працівника.
Як зазначено в п. 4.3 Інструкції № 58 ТК, видається на руки найближчим родичам померлого під розписку або направляється на їх вимогу поштою. Сказано дуже стисло, тому розкажемо, як це робиться на практиці.Родичі чи інші особи, які здійснюють поховання, пред’являють роботодавцеві заяву із зазначенням факту смерті та проханням видати
ТК (на руки чи поштою), зарплату тощо. До заяви додається належним чином завірена копія свідоцтва про смерть (нотаріально чи самим роботодавцем, після ознайомлення з оригіналом). Детальніше читайте в статті «Помер працівник: оформлення, оподаткування належних виплат» // «БТ», 2010, № 29, с. 32.Роботодавець видає відповідний наказ про припинення трудових відносин з працівником у зв’язку з його смертю.
На підставі наказу у графі 3 розділу «
Відомості про роботу» ТК та Особовій картці працівника роблять запис: «Роботу припинено у зв'язку зі смертю». Щодо заповнення графи 2 «Дата» зазначимо наступне. На думку Мінпраці, дата наказу про припинення трудового договору, як правило, не збігається з датою смерті. Утім, датою припинення трудового договору, яку слід зазначити у графі 2 ТК, буде дата смерті працівника, незалежно від того, працював у цей день померлий чи ні (лист Мінпраці від 31.12.10 р. № 284/06/186-10).ТК для сумісників.
Вище ми вже зазначали, що ТК на сумісників ведеться тільки за місцем їх основної роботи.Якщо працівник працює за сумісництвом у роботодавця за місцем основної роботи, то, звичайно, запис в
ТК роблять на підставі відповідних наказів про прийом на роботу за сумісництвом та про звільнення. Якщо ж працівник працює за сумісництвом на іншому підприємстві, для здійснення запису в ТК доведеться брати на такому іншому підприємстві довідку. Прямо про такий порядок в Інструкції не сказано, однак це слід робити за аналогією (див. п. 2.16 Інструкції № 58). Довідка складається у довільній формі (див. рис. 2). У ній зазначаються всі необхідні дані для заповнення ТК: дати та номери наказів про прийом і звільнення, назва підприємства, яке приймало за сумісництвом а також відомості про прийом на роботу і звільнення, які зазначаються в графі 3 розділу «Відомості про роботу» ТК.
Довідку працівник надає до відділу кадрів чи відповідальному працівнику за місцем основної роботи. І на підставі такої довідки робиться запис у
ТК.Логічно, щоб така довідка виписувалася в момент звільнення працівника з роботи за сумісництвом. Тоді записи про прийом та звільнення здійснюються у
ТК одночасно (див. приклад 3 у таблиці на с. 33).
Приклади заповнення розділу «Відомості про роботу» ТК
| Умова прикладу | Приклад заповнення ТК працівника в розділі «Відомості про роботу» | |||||
| № запису | Дата | Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посилання на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер) | |||
| число | місяць | рік | ||||
| А | 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Приклад 1. Під час наймання на роботу працівником надано роботодавцеві (ТОВ «Автоп») військовий квиток сер. НУ № 9857811, відповідно до якого працівник з 23.05.10 р. по 28.05.11 р. проходив строкову службу в ЗСУ. | 1 |
|
|
| Проходив строкову службу у Збройних Силах України з 23.05.2010 р. по 28.05.2011 р. | Військовий квиток НУ № 9857811 |
|
|
|
|
| Товариство з обмеженою відповідальністю «Автоп» |
| |
| 2 | 04 | 07 | 2011 | Прийнято на посаду бухгалтера | Наказ № 48 від 04.07.2011 р. | |
| 3 | 15 | 08 | 2011 | Переведено на посаду інженера з нормування праці | Наказ № 51 від 15.08.2011 р. | |
| 4 | 20 | 09 | 2011 | Звільнений за згодою сторін, | Наказ № 67 від 20.09.2011 р. | |
|
|
|
|
| Інспектор з кадрів /Пугач/ (Г.М.Пугач) Печатка |
| |
| Приклад 2. Підприємство видало працівнику на руки ТК, а він її загубив. | 1 |
|
|
| Загальний стаж роботи до працевлаштування на ТОВ «Автоп» становив 1 рік 2 місяці 6 днів | Особова картка працівника |
| 2 | 07 | 02 | 2010 | Приватне підприємство «Марс», прийнято на посаду бухгалтера | Довідка ПП «Марс» № 14 від 15.07.2011 р. | |
| 3 | 12 | 04 | 2011 | Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України | Довідка ПП «Марс» № 14 від 15.07.2011 р. | |
|
|
|
|
| Товариство з обмеженою відповідальністю «Автоп» |
| |
| 4 | 18 | 04 | 2011 | Прийнято на посаду бухгалтера | Наказ № 12 від 18.04.2011 р. | |
| Приклад 3. За місцем основної роботи працівник надав довідку про роботу за сумісництвом (див. рис. 2 на с. 32). |
|
|
|
| Робота за сумісництвом у приватному підприємстві «Грона» (код ЄДРОПУ 12345678) |
|
| 8 | 10 | 01 | 2011 | Прийнятий на посаду бухгалтера | Наказ № 5 від 10.01.2011 р. | |
| 9 | 29 | 07 | 2011 | Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України | Наказ № 44 від 29.07.2011 р. | |
Документи та скорочення статті
ККУ
— Кримінальний кодекс України від 05.04.01 р. № 2341-III.КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.Закон № 1788
— Закон України «Про пенсійне забезпечення» 05.11.91 р. № 1788-ХII.Постанова № 301
— постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301.Інструкція № 58
— Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту і Мін'юсту від 29.07.93 р. № 58.Класифікатор професій
— Національний класифікатор України «Класифікатор професій» ДК 003:2010, затверджений наказом Держкомспоживполітики від 28.07.10 р. № 327.ТК
— трудові книжки.ФОП
— фізична особа — підприємець.ЗСУ
— Збройні Сили України.
