ПЕРЕВІЗНИК — ПІДПРИЄМЕЦЬ
на загальній системі:
як організувати облік діяльності
Приводом для написання цієї статті стало запитання нашого читача, що надійшло до редакції, про правильну організацію обліку доходів і витрат ФОП-загальносистемника, який надає послуги з перевезення вантажів. Організація податкового обліку підприємців, які вибрали загальну, а не спрощену систему оподаткування, вимагає насправді творчого й докладного підходу, щоб виконати всі вимоги чинного законодавства. І хоча в цій статті подано рекомендації щодо організації обліку діяльності підприємця-перевізника, упевнені, що цей матеріал буде корисний усім підприємцям-загальносистемникам.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Ситуація
Розглядаючи вимоги законодавства і даючи свої рекомендації щодо організації обліку перевізника, виходитимемо з даних, наведених у запитанні читача. Для більш легкого сприйняття інформації наведемо повний текст запитання, що надійшло (див. «Запитання щодо обліку діяльності підприємця-загальносистемника» на с. 19).
| Запитання щодо обліку діяльності підприємця-загальносистемника Витяг із запитання, що надійшло до редакції Умови діяльності ФОП на загальній системі оподаткування. Єдиний вид діяльності — надання послуг з перевезення (здійснюємо транспортні перевезення вантажу як по Україні, так і за кордон). Є платником ПДВ, має РРО. Використовуємо як безготівкові, так і готівкові розрахунки із замовниками. Маємо 11 вантажних автомобілів, на яких працюють 11 найманих працівників — водіїв (отримують оклад). Автомобілі заправляємо за допомогою скретч-карток (оплачуємо з поточного рахунку). Працівники не працюють з готівкою, готівкові розрахунки проводимо в офісі підприємця. Умовно постійні затрати підприємця, що не залежать від отриманого доходу, такі: — вартість оренди приміщення (офісу); — вартість отриманих послуг з ведення обліку; — банківські витрати; — вартість запчастин до автомобілів, послуги із заміни шин, масла; — заробітна плата водіїв, ЄВС із заробітної плати.
Робоча ситуація Отримуємо замовлення перевезти вантаж за маршрутами: — м. Хмельницький — м. Київ, 22.07.13 — 23.07.13 р. (перше замовлення; безготівкова оплата, кошти надійшли 23.07.13 р., акт складено 23.07.13 р.), — м. Київ — Італія, 24.07.13 — 27.07.13 р. (друге замовлення; готівкова оплата, оплата надійшла 01.08.13 р., акт складено 27.07.13 р.); — Італія — м. Хмельницький, 27.07.13 — 01.08.13 р.(третє замовлення; безготівкова оплата, оплата надійшла 03.09.13 р., акт складено 01.08.13 р.). Собівартість перевезення визначаємо: 1) за затвердженим Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт про відрядження) від 01.08.13 р., у який включено: — добові по Україні та за кордон; 2) за Подорожнім листом вартість палива згідно з розрахунком.
Запитання Підкажіть, будь ласка: 1) як правильно заповнювати Книгу такого ФОП щодо витрат, як постійних, так і витрат за Звітами про відрядження; 2) як розподіляти витрати відповідно до отриманого доходу (чи можна як варіант протягом року визначати витрати та доходи за касовим методом, а потім коригувати витрати пропорційно до отриманих доходів тільки в грудні та січні); 3) як оптимально організувати податковий облік, адже об’єми за наявності 11 автомобілів великі. |
Перш ніж перейти до практичних порад, пригадаємо основні правила формування доходів і витрат ФОП-загальносистемника.
Оподаткування загальносистемників
ПДФО. Базою обкладення ПДФО доходів, отриманих фізичною особою від проведення господарської діяльності, є чистий річний дохід оподаткування, тобто різниця між загальним доходом (виручка в грошовій і негрошовій формі) оподаткування і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю такої фізичної особи — підприємця (п. 164.1 і п. 177.2 ПКУ).
Протягом року підприємець сплачує авансові платежі з ПДФО, а за підсумками року здійснює остаточний розрахунок податкових зобов’язань. У додатку 5 до річної Декларації підприємець розраховує середньомісячний річний дохід оподаткування шляхом ділення чистого річного доходу оподаткування на кількість місяців, протягом яких було отримано такий дохід. Внутрішньорічні прибутки і збитки, отримані в окремих місяцях протягом звітного року, не враховуються. Важливий лише загальний результат, отриманий за підсумками звітного року. Щодо кількості місяців, що враховуються, податкові органи визначилися, — береться кількість місяців, у яких проводилася підприємницька діяльність протягом року, а не лише місяців, у яких підприємець отримав чистий дохід (консультації в розділі 104.06 і 104.12 ЄБПЗ, а також у журналі «ВПСУ», 2012, № 42, с. 45).
ЄВС. Протягом року підприємець сплачує авансові платежі з ЄВС у встановлені терміни, а остаточний розрахунок зобов’язань здійснюється за підсумками року виходячи з отриманого чистого річного доходу оподаткування. Ми неодноразово звертали вашу увагу, що на сьогодні немає єдиної думки, як правильно слід заповнювати графу 2 «Сума чистого доходу (прибутку), заявлена в податковій декларації фізичної особи — підприємця» таблиці 1 «Звіту про суми нарахованого доходу застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску» за формою № Д5 (далі — форма № Д5). Пенсійний фонд у листі від 29.02.12 р. № 4889/03-30 роз’яснив, що в такому разі платник самостійно відображає фактичну суму чистого доходу за себе в розрізі місяців. При цьому сума чистого доходу за рік має відповідати сумі чистого оподатковуваного доходу, заявленій у Декларації.
Про варіанти розрахунку чистого доходу в розрізі за місяцями для цілей стягнення ЄВС ми докладно говорили в статті «Річна форма № Д5 для підприємця: оновлено правила заповнення й подання за 2012 рік» // «БТ», 2013, № 4, с. 35. Як роз’яснює ПФУ в листі від 22.06.11 р. № 12657/03-20, ЄВС у сумі, не меншій від мінімального страхового внеску, сплачується підприємцями за підсумками року лише за ті місяці, у яких вони мали дохід (прибуток). Один із варіантів розподілу чистого доходу за місяцями для цілей ЄВС полягає в розрахунку середньомісячного чистого доходу шляхом ділення суми чистого річного доходу (згідно з Декларацією за звітний рік) на кількість місяців, у яких було отримано прибуток (за даними Книги). Відповідно в кожному рядку збиткового місяця у гр. 2 таблиці 1 форми № Д5 ставиться прочерк. При такому підході ЄВС буде сплачено за підсумками року лише за ті місяці, у яких було отримано прибуток. Відзначимо, що при такому підході розрахунок середньомісячного річного доходу для цілей сплати ЄВС і для цілей обкладення підприємницького доходу ПДФО можуть не збігтися: у першому випадку в розрахунок береться кількість місяців, у якій отримано прибуток (дохід), а в другому — загальна кількість місяців у році, протягом яких здійснювалася діяльність (ФОП працював на загальній системі оподаткування).
Виходячи з цього, неправильне (несвоєчасне) відображення доходів і витрат у Книзі призведе до неправильного визначення результату діяльності в розрізі місяців звітного року. І якщо для цілей обкладення ПДФО, як пропонується в запитанні, що надійшло від читача, підприємцеві досить буде відстежити правильність відображення доходів і витрат лише за перехідними з року в рік операціями, то для цілей стягування ЄВС внутрішньорічні прибутки/збитки мають принципове значення.
Доходи і витрати загальносистемника
Доходи. Підприємець відображає свій дохід у момент отримання грошових коштів або натуральної компенсації, тобто діє «касовий» метод відображення доходів. На дату отримання оплати за товар (послугу) приватний підприємець відображає суму доходів у графі 3 «Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)» Книги.
Відповідно, під час підписання акта наданих послуг із перевезення дохід не виникає.
Щодо документів, що підтверджують суму доходів і є підставою для їх відображення у Книзі, то для оплат, що надійшли за безналом, — це виписка банку, а для готівкових надходжень — звіти з РРО. Якщо підприємець продає товари (надає послуги) по бартеру, то він відображає доходи на дату фактичного отримання товарів (надання послуг) від постачальника в рахунок бартерної операції.
Підприємці, зареєстровані платниками ПДВ, відображають у Книзі доходи (так само як і витрати) без ПДВ (п. 177.3 ПКУ).
Витрати. Відповідно до п. 177.2 ПКУ при визначенні чистого доходу оподаткування враховуються документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю підприємця. До переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать витрати, що включаються до витрат операційної діяльності згідно з розділом ІІІ ПКУ (п. 177.4 ПКУ).
Так, до витрат операційної діяльності включаються вказані в п. 138.4, 138.6 — 138.9, пп. 138.10.2 — 138.10.4, п. 138.11 ПКУ, а також інші витрати з урахуванням пунктів 138.2, 138.11, 140.2 — 140.5, ст. 142 і 143 і інших статей ПКУ, що прямо визначають особливості формування операційних витрат. Основні витрати, що не можна враху-вати підприємцеві при розрахунку чистого доходу, названо в п. 138.5, пп. 138.10.5, 138.10.6 і ст. 139 ПКУ (витрати на ліцензії й дозволи, плата за держреєстрацію, відсотки за кредитами; витрати на придбання, виготовлення, будівництво, реконструкцію, модернізацію і інше поліпшення основних засобів і витрати, пов’язані з видобутком корисних копалин, а також з придбанням (виготовленням) нематеріальних активів, що підлягають амортизації; сума збору за здійснення деяких видів підприємницької діяльності (плата за патент) тощо.
Крім того, підприємець має право врахувати фактично понесені ним витрати, тобто придбані ним товари (роботи, послуги) має бути сплачено постачальникові (виконавцеві). Проте враховувати витрати виключно у міру їх фактичної оплати (тобто за «касовим методом») підприємець не може: згідно з п.п. 139.1.3 ПКУ до витрат не включаються суми попередньої (авансової) оплати товарів, робіт, послуг (тобто поки сплачені товари, роботи, послуги не будуть фактично отримані, їх не можна включати до витрат). Крім того, потрібно враховувати, що:
— витрати, які формують собівартість товарів (робіт, послуг), визнаються витратами того звітного періоду, у якому визнано доходи від реалізації таких товарів (робіт, послуг) (п. 138.4 ПКУ);
— інші операційні витрати визнаються витратами того звітного періоду, у якому їх здійснено, з урахуванням встановлених ПКУ особливостей (п. 138.5 ПКУ).
Отже, підсумуємо:
— витрати, що включаються до собівартості наданих послуг, підприємець відображає тоді, коли ним отримано дохід (надійшла оплата від замовника). При цьому такі витрати мають бути й фактично отримані і сплачені, тобто відображаються за другою подією;
— інші операційні витрати (оренда, комунальні платежі, витрати на оплату праці і сплату ЄВС тощо) відображаються за другою подією (мають бути і сплачені, і фактично отримані) без прив’язування до дати виникнення доходів від реалізації послуг.
Ще раз звернемо увагу, що підприємець, зареєстрований платником ПДВ, відображає витрати без урахування суми вхідного ПДВ. Неплатники ПДВ включають до витрат усю суму витрат з урахуванням ПДВ.
Основні правила заповнення Книги
Таблиця 1. Правила заповнення основних граф книги Книги
| Графа | Порядок заповнення |
| 3 | «Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)» |
| Як зазначали вище, у цій графі підприємець відображає доходи на дату отримання оплати від замовника. Причому дохід у готівковій або безготівковій формі вказується щодня підсумковою сумою за день без розшифрування, від кого і за що його отримано | |
| 4 — 10 | «Витрати виробництва та обігу» |
| Відразу ж зазначимо, що в розрахунку чистого доходу (графа 12 Книги) оподаткування беруть участь дані граф 6, 9 і 10 | |
| 5 | «загальна вартість придбаних товаро-матеріальних цінностей (грн.)» |
| Дані цієї графи не беруть участь у розрахунку чистого доходу підприємця. | |
| 6 | «у тому числі, товарів, що реалізовані, товаро-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.)» |
| Цю графу підприємець заповнює після отримання доходу від продажу товарів (робіт, послуг). На наш погляд, робити це того ж дня, коли отримано дохід, необов’язково (принаймні, такої вимоги немає в Порядку № 1025). Підприємець може відображати витрати, безпосередньо пов’язані з отриманням доходу, за підсумками звітного місяця під час підведення підсумків загальною сумою на підставі відомості (звіту, розрахунку тощо) з таких витрат | |
| 9 | «понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.)» |
| Тут показуємо «грязну» суму (тобто без вирахування ПДФО і ЄВС) заробітної плати на дату її виплати працівникам, а також суму перерахованого ЄВС «зверху» із зарплати працівників (на дату фактичної сплати). Такі витрати прямо не прив’язано до отримання виручки, тому їх слід враховувати в тому місяці, у якому їх здійснено (на дату виплати) | |
| 10 | «понесені інші витрати, пов’язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.)» |
| До цієї графи потраплять фактично понесені інші витрати, безпосередньо пов’язані з отриманням доходу, не вказані у графах 6 і 9, включаючи вартість оплачених виконаних робіт і наданих послуг. Отже, тут відображаються інші витрати, і отримані, і оплачені, крім ТМЦ, використаних під час надання послуг (графа 6), і витрат на зарплату і сплату ЄВС «зверху» (графа 9). До таких витрат (графа 10) можна зарахувати накладні витрати: витрати на відрядження працівників, орендну плату, комунальні витрати, оплату послуг із ремонту автомобілів, паркування, охорони, ЄВС, що сплачується підприємцем «за себе», податки тощо | |
| 12 | «Чистий дохід (грн.) гр. 3 - гр. 6 - гр. 9 - гр. 10» |
Докладніше зупинимося на витратах на відрядження, оскільки в наведеній у запитанні ситуації левова частка витрат здійснюється саме на підставі Звітів про відрядження. Після повернення з відрядження працівник складає Звіт про відрядження, до якого обов’язково додає документи, що підтверджують понесені витрати (рахунки готелів, транспортні квитки, чеки на придбання ПММ, накладні, квитанції про понесені інші витрати тощо).
У момент надання відрядженою особою Звіту про відрядження, витрати (проїзд, мешкання, придбані послуги тощо) на відрядження записуються до граф 4 і 10 Книги на підставі доданих підтвердних документів. Якщо у відрядженні придбавалися ПММ, інші ТМЦ, то такі витрати необхідно відобразити у графах 4, 5 і 6 (а не у графі 10). У зв’язку з цим у Звіті про відрядження рекомендуємо («для себе») виділяти вартість придбаних підзвітною особою ПММ (інших ТМЦ) із загальної суми затверджених витрат для зручнішого заповнення Книги.
Звернемо увагу, що згідно з п. 3.4 Порядку № 1025 до графи 4 «реквізити документа, що підтверджує понесені витрати» записуються реквізити документа, що підтверджує понесені витрати, пов’язані з придбанням ТМЦ, виконанням робіт і наданням послуг (номер, дата і назва документа). Документами, що підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, товарно-транспортна і податкова накладна, платіжне доручення, фіскальний чек, акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг) й інші розрахункові документи. Як бачимо, Порядок № 1025 вимагає відокремити у Книзі суму витрат за кожним розрахунковим документом (рахунком готелю, транспортним квитком, чеком на придбання ПММ тощо). Водночас, на наш погляд, навряд чи можна буде вважати помилкою, якщо витрати, понесені працівником, який відряджається, буде відображено у відповідних графах Книги одним рядком із зазначенням у графі 4 номеру і дати Звіту про відрядження, адже підприємець відображає такі витрати на підставі наведеного документа (Звіту про відрядження), який ним затверджено.
Наприкінці розмови про Книгу хочемо звернути вашу увагу, що на момент підготовки цього матеріалу з’явився проект наказу Міндоходів про затвердження нової форми Книги і порядку її ведення. Появу цього документа передусім викликано проведенням адміністративної реформи (на зміну ДПСУ прийшло Міндоходів). Згідно з проектом цього документа планується дозволити підприємцям вести Книгу в електронному вигляді (за наявності сертифіката електронного цифрового підпису і на підставі заявки про отримання Книги, що надсилається до органів Міндоходів в електронному вигляді).
Щодо змін по суті, то вони не істотні: скорочується кількість граф Книги (тепер їх буде 9), вводиться нова графа для відображення підприємцем коштів щодо повернених товарів (робіт, послуг) або передоплати. Основні ж графи з доходів і витрат відповідають чинній формі, у зв’язку з цим сьогоднішній матеріал буде актуальний і після затвердження нової форми Книги і порядку її ведення.
Рекомендації щодо організації обліку
Розглянувши основні правила оподаткування і відображення обліку доходів і витрат підприємцем-загальносистемником у Книзі, запропонуємо варіант організації обліку перевізником (за заданою в запитанні ситуацією). Виділимо основні моменти організації обліку.
1. Облік доходів і витрат наданих послуг з перевезення ведеться в розрізі кожного замовлення, якому присвоюється окремий (унікальний) номер.
2. Унікальний номер присвоюється документам, що підтверджують витрати на виконання замовлення, а саме Звіту про відрядження, подорожньому листу.
3. Якщо під час відрядження виконується декілька замовлень, то рекомендуємо складати декілька Звітів про відрядження, розподіляючи понесені витрати на кожне замовлення. У подорожніх листах у разі виконання в межах однієї поїздки декількох замовлень також виділяється кількість витрачених ПММ у розрізі кожного виконаного замовлення.
4. Загальний облік доходів і витрат послуг із перевезення здійснюється у Відомості обліку замовлень (див. рис. 3 на с. 34), у якій підприємець може вводити додаткові, необхідні йому для обліку графи. У цій Відомості зводиться вся інформація з виконання замовлення: сума і дата отримання доходів (звіт РРО і виписка банку) і дата їх відображення в Книзі; сума і дата понесених витрат (авансовий звіт і подорожній лист із цього замовлення) і дата їх відображення в Книзі (після фактичного виконання і отримання оплати).
На с. 31 — 35 на цифрах показано облік у ФОП — перевізника.
Наостанок ще раз хочемо звернути вашу увагу, що незабаром планується поява нової форми Книги і порядку її ведення, у якій інша нумерація граф. Це потрібно враховувати при застосуванні поданих у статті рекомендацій. Сподіваємося, що сьогоднішні поради стануть вам у пригоді в разі організації обліку діяльності підприємця-загальносистемника. Ми намагалися донести до вас ідею побудови облікового процесу, а ви на власний розсуд можете його спростити або навпаки ускладнити (ще більш деталізувати), з урахуванням специфіки вашої діяльності. Головне, щоб обрана вами позиція була правильною і переконливою і ви змогли довести свою правоту під час перевірки.
Таблиця 2. Журнал господарських операцій
| Дата | Зміст господарської операції | Сума, грн. | Запис у Відомості обліку замовлень | Запис у Книзі |
| графа | графа | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ЛИПЕНЬ | ||||
| 01.07 | Сплачено оренду за червень 2013 року (акт складено і підписано 30.06.13 р.) | 2000,00 | — | 10 |
| Примітка. Послуги з оренди і отримано, і сплачено, тому відображено в Книзі (див. рис. 4 на с. 35) за другою подією — оплатою. | ||||
| 03.07 | Перераховано грошові кошти постачальникові в рахунок придбання ПММ (отримано скретч-картки) 1000 л за ціною 10,6 грн. без ПДВ | 10600,00 | — | — |
| Примітка. Дані відображаються в гр. 2 — 4 Відомості обліку скретч-карток (див. рис. 1 на с. 33). На момент перерахування передоплати витрати у підприємця не виникають. Витрати буде відображено в Книзі: — у графі 5 за підсумками місяця на підставі гр. 9 Відомості обліку скретч-карток (у сумі фактичної видачі ПММ водіям для заправлення в бак); — у графі 6 на підставі підсумкових даних за звітний місяць (гр. 13 — 15 тощо) Відомості обліку замовлень після фактичного виконання замовлення й отримання оплати за нього. | ||||
| 05.07 | Виплачено зарплату працівникам за другу половину червня (у «грязній» сумі згідно з відомістю нарахування зарплати від 30.06.13 р.) | 20000,00 | — | 9 |
| 05.07 | Перераховано «зарплатні» платежі (умовно): | |||
| — ЄВС «знизу» | 720,00 | — | — | |
| — ПДФО | 2670,00 | — | — | |
| — ЄВС «зверху» | 3470,00 | — | 9 | |
| 22.07 | Отримано замовлення № 01/07 (м. Хмельницький — м. Київ). Видано водієві скретч-картки на 100 л ПММ за ціною 10,6 грн. без ПДВ | 1060,00 | — | — |
| Примітка. Ці відомості відображаються в гр. 5 — 11 Відомості обліку скретч-карток, а також у кількісному виразі (на підставі наданого водієм подорожнього листа) у гр. 4 Відомості обліку ПММ за автомобілем (див. рис. 2 на с. 33). | ||||
| 23.07 | Надійшла оплата за безготівковим розрахунком за замовлення № 01/07 (документ — виписка банку) | 1000,00 | 5, 6, 7 і 8 | 3 |
| 23.07 | Виконано замовлення № 01/07: | |||
| — витрата ПММ у межах норм згідно з подорожнім листом № 01/07 (60 л за ціною 10,6 грн.) | 636,00 | 11, 12 і 13 | — | |
| — Звіт про відрядження № 01/07 (добові) | 100,00 | 16, 17 і 18 | — | |
| Примітка. Оскільки на момент виконання замовлення його вже сплачено замовником, записи щодо витрат відразу вносяться до Відомості обліку замовлень (за ПММ — гр. 13 (липень); щодо добових витрат — гр. 18 (липень)) (див. рис. 3 на с. 34). У разі постоплати гр. 13 — 16 і гр. 18 — 19 Відомості обліку замовлень заповнюються на дату надходження оплати від замовника. Запис у Книзі буде зроблено за підсумками звітного місяця на підставі Відомості обліку замовлень: — підсумок гр. 13 (липень) Відомості обліку замовлень відображається в гр. 6 Книги; — підсумок гр. 18 (липень) відображається в гр. 10 Книги. | ||||
| 24.07 | Отримано замовлення № 02/07 (м. Київ — Італія). Видано водієві скретч-картки на 300 л ПММ за ціною 10,6 грн. без ПДВ | 3180,00 | — | — |
| 27.07 | Отримано замовлення № 03/07 (Італія — м. Київ) (водій перебуває в дорозі) | — | — | — |
| 28.07 | Придбано шини для заміни (Звіт про відрядження завідуючого гаража № ХН-1 (госпотреби) з доданою до нього накладною від 28.07.13 р. № 289 і квитанцією про оплату від 23.07.13 р.) | 8000,00 | — | 5 |
| Примітка. Щодо запчастин й інших ТМЦ ведеться матеріальний звіт підзвітною особою. У разі передачі у використання (експлуатацію) ці дані заносяться у гр. 6 Книги (якщо за ці ТМЦ уже сплачено постачальникові). Маємо попередити, що податківці проти відображення у складі витрат ФОП-загальносистемника вартості шин (розд. 104.05 ЄБПЗ). Ми з цим не згодні. | ||||
| 29.07 | Перераховано передоплату за послуги із заміни шин | 400,00 | — | — |
| 31.07 | Складено і підписано акт наданих послуг із заміни шин | 400,00 | — | 10 |
| 31.07 | Включено до витрат витрати на придбання шин | 8000,00 | — | 6 |
| СЕРПЕНЬ | ||||
| 01.08 | Надійшла оплата за замовлення № 02/07 | 18000,00(1) | 5, 6, 7 і 9 | 3 |
| 01.08 | Складено водієм Звіт про відрядження: | |||
| 1. Відображено витрати в сумі витрат за замовленням № 02/07 на загальну суму 3850,00 грн. (без ПДВ), у тому числі(2): | ||||
| — добові, проживання, інші витрати, не пов’язані з придбанням ПММ | 3300,00 | 16, 17 і 19 | — | |
| — придбання ПММ (50 л за ціною 11,00 грн. без ПДВ) | 550,00 | — | — | |
| Примітка. Сума витрат на ПММ, придбаних водієм, відображається у Відомості обліку витрат на підставі даних подорожнього листа № 02/07 про фактично витрачене на виконання цього замовлення паливо. До виконання замовлення (надання подорожнього листа) такі витрати є лише сплаченими підприємцем, але не фактично понесеними. | ||||
| 2. Відображено витрати, понесені водієм у відрядженні, на виконання замовлення № 03/07 на загальну суму 9400,00 грн. без ПДВ, у тому числі: | ||||
| — добові, проживання, інші витрати, не пов’язані з придбанням ПММ | 5000,00 | 16, 17 | — | |
| — придбання ПММ (400 л за ціною 11,00 грн. без ПДВ) | 4400,00 | — | — | |
| 01.08 | Проведено витрат на ПММ за подорожнім листом № 02/07, що доводяться на замовлення: | |||
| — № 02/07 ((40 л + 300 л) х 10,60 + 40 л х 11,00) | 4044,00 | 11, 12 і 14 | — | |
| — № 03/07 (400 л х 11,00) | 4400,00 | 11, 12 | — | |
| ВЕРЕСЕНЬ | ||||
| 03.09 | Надійшла на поточний рахунок оплата за замовленням № 03/07 | 19000,00 | 5, 6, 7 і 10 | 3 |
| 03.09 | Відображено у Відомості обліку замовлень витрати, понесені у зв’язку з виконанням замовлення № 03/07: | |||
| — добові, проживання, інші витрати, не пов’язані з придбанням ПММ (за Звітом про відрядження № 02/07 у частині витрат, що припадають на замовлення № 03/07) | 5000,00 | 20 | — | |
| — витрата ПММ (400 л за ціною 11,00 грн. без ПДВ) (за подорожнім листом № 02/07 у частині витрат за подорожнім листом № 02/07) | 4400,00 | 15 | — | |
| Примітка. Понесені на виконання замовлення № 03/07 витрати вже відображено у Відомості обліку замовлень. Це відбувається за даними наданого водієм подорожнього листа (див. гр. 11 і 12 за рядком замовлення № 03/07) і Звіту про відрядження (див. гр. 16 і 17 за рядком замовлення № 03/07). Ще раз переглядати первинні документи, щоб зробити записи у Відомості обліку замовлень, не потрібно. Такі витрати лише «чекають» надходження оплати від замовника. У тому місяці, у якому підприємець отримує оплату (заповнює гр. 5, 6 і 7 Відомостей обліку замовлень), ці витрати переносяться до графи витрат відповідного місяця для заповнення Книги. | ||||
| (1) Нагадаємо, що заборона на проведення готівкових розрахунків понад 10 тис. грн. між суб'єктами господарювання поширюється і на ФОП. Зараз (до 01.09.13 р.) покарати за це можуть платника готівки, а з 01.09.13 р. ситуація неоднозначна. Платежі від замовників – звичайних фізосіб, з 01.09.13 р. можна приймати у сумі, що не перевищує 150 тис. грн. на день. Докладніше див статтю ««Готівкові» обмеження з 01.09.13 р. поширюються і на операції з фізичними особами» // «БТ», 2013, № 30, с. 40. (2) У зазначеному випадку під час одного відрядження працівник виконав два замовлення. У зв’язку з цим після повернення доцільно розподілити понесені витрати в розрізі замовлень (до Звіту про відрядження додається розшифровка витрат до замовлення № 02/07 і № 03/07). | ||||
Відомість обліку скретч-карток на ПММ
| Дата | Надійшло | Видано | Залишок на кінець періоду | |||||||||
| кількість, | ціна | вартість, грн. | автомобіль | номер под. листа | кількість, | ціна за 1 л (без ПДВ) | вартість, грн. | П. І. Б. водія | підпис водія | кількість, л | Вартість, грн. | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 03.07 | 1000 | 10,6 | 10600,00 | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| 22.07 | — | — | — | АР 8252 | 01/07 | 100 | 10,6 | 1060,00 | Кук | v | — | — |
| 24.07 | — | — | — | АР 8252 | 02/07 | 300 | 10,6 | 3180,00 | Іванов | v | — | — |
| Усього за липень | 1000 | х | 10600,00 | х | х | 400 | х | 4240,00* | х | х | 600 | 6360,00 |
Рис. 1. Примірна форма Відомості обліку скретч-карток на ПММ
Відомість обліку ПММ
(ведеться в кількісному вираженні (л) на підставі подорожніх листів окремо за кожним автомобілем)
| Дата | Номер под. листа | Залишок у баку на початок періоду (к-ть, л) | Заправлено в бак, л | Витрачено | Залишок у баку на кінець періоду | |||||||
| усього, у тому числі: | у межах норм | понад норму | ||||||||||
| за скретч-картками | за авансовим звітом | інше | замовлення | замовлення | ||||||||
| номер | к-ть | номер | к-ть | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| 01.07 | — | 10 | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| 23.07 | 01/07 | 10 | 100 | — | — | 60 | 01/07 | 60 | — | — | — | 40 |
| Усього за липень | х | 10 | 100 | — | — | 60 | х | х | х | х | — | 40 |
| 01.08 | — | 40 | — | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| 01.08 | 02/07 | 40 | 300 | 450 | — | 780 | 02/07 | 380 | 03/07 | 480 | — | 10 |
| Усього за серпень | х | 40 | 300 | 450 | — | 780 | х | х | х | х | — | 10 |
Рис. 2. Примірна форма Відомості обліку ПММ
Примітки до ведення Відомості обліку ПММ:
1. Підприємець вводить додаткові графи, необхідні йому для обліку (наприклад, П.І.Б. водія, якщо автомобіль перебуває в розпорядженні декількох водіїв).
2. Відомість обліку ПММ ведеться в кількісному вираженні після виконання водієм замовлення на підставі наданого подорожнього листа. Водночас можливо організувати в цьому обліковому регістрі і вартісний облік руху ПММ для зручнішого заповнення Відомості обліку замовлень.
3. Дані Відомості обліку ПММ не переносяться в Книгу. Цей регістр призначено для контролю за надходженням і витрачанням ПММ за автомобілем в розрізі виконання кожного замовлення, а також для правильного заповнення сумових показників у Відомості обліку замовлень на підставі наданих авансових звітів і подорожніх листів.
Відомість обліку замовлень
(ведеться зведена за всіма автомобілями)
| Замовлення | Доходи | Витрати на ПММ і ТМЦ | Інші витрати | ||||||||||||||||
| номер | дата надходження | дата виконання | вартість | дата | сума, | документ | запис у Книзі | документ | сума, грн. | запис у Книзі | документ | сума, грн., | запис у Книзі | ||||||
| липень | серпень | вересень | липень | серпень | вересень | липень | серпень | вересень | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
| 01/07 | 22.07 | 23.07 | 1000,00 | 23.07 | 1000,00 | банк | 1000,00 | — | — | п/л № 01/07 | 636,00 | 636,00 | — | — | зв/відр № 01/07 | 100,00 | 100,00 | — | — |
| 02/07 | 24.07 | 27.07 | 18000,00 | 01.08 | 18000,00 | РРО | — | 18000,00 | — | п/л № 02/07 | 4044,00 | — | 4044,00 | — | зв/відр № 02/07 | 3300,00 | — | 3300,00 | — |
| 03/07 | 27.07 | 01.08 | 19000,00 | 03.09 | 19000,00 | банк | — | — | 19000,00 | п/л № 03/07 | 4400,00 | — | — | 4400,00 | зв/відр № 03/07 | 5000,00 | — | — | 5000,00 |
| Усього за місяць: | |||||||||||||||||||
| липень | 1000,00 |
|
|
|
| 636,00 |
|
|
|
| 100,00 |
|
| ||||||
| серпень |
| 18000,00 |
|
|
|
| 4044,00 |
|
|
|
| 3300,00 |
| ||||||
| вересень |
|
| 19000,00 |
|
|
|
| 4400,00 |
|
|
|
| 5000,00 | ||||||
Рис. 3. Примірна форма Відомості обліку замовлень
Примітки до Відомості обліку замовлень:
1. Підприємець може вносити додаткові графи, необхідні йому для обліку (найменування або П. І. Б. замовника, маршрут, П. І. Б. водія, номер автомобіля тощо). У цій формі такі відомості не наводимо, оскільки їх можна узяти з бланка замовлення.
2. Дані про суму отриманого доходу (гр. 6 Відомості обліку замовлень) відображаються в Книзі того дня, у який отримано оплату (гр. 5 Відомості обліку замовлень).
3. Щодо відображення витрат, безпосередньо пов’язаних з виконанням замовлень, то вони можуть відображатися в Книзі того ж дня, коли у підприємця виникли доходи за відповідною заявкою. Водночас у Порядку № 1025 немає такої вимоги. У зв’язку з цим вважаємо за можливе заповнення витратної частини Книги на підставі підсумкових даних Відомості обліку замовлень за відповідний місяць. Наприклад, за липень: підсумок гр. 13 переноситься до гр. 6 Книги, а підсумок гр. 18 — до гр. 10 Книги.
4. Якщо замовлення сплачено в одному місяці, а фактичне його виконання припадає на наступний місяць, то витратні графи для заповнення Книги (гр. 13, 14, 15 і 18, 19, 20) заповнюються в такому наступному місяці.
5. Книга ведеться в межах звітного року (до виконання всіх замовлень і отримання оплати за ними). Якщо, наприклад, замовлення виконано в грудні 2013 року, а оплату за ним отримано в січні 2014 року, то до Відомості обліку замовлень додається графа «січень 2014 року», і, відповідно, витрати буде відображено в цій графі й у Книзі в січні 2014 року.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної податкової адміністрації України
24.12.2010 № 1025
Книга обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб,
що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність
| Період обліку (день, місяць, квартал, рік) | Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на початок звітного періоду (грн.) | Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік) | Витрати виробництва та обігу | Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на кінець звітного періоду (грн.) | Чистий дохід (грн.) | ||||||
| реквізити документа, що підтверджує понесені витрати | загальна вартість придбаних товаро-матеріальних цінностей (грн.) | у тому числі товарів, що реалізовані, товаро-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.) | внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано) | понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.) | понесені інші витрати, пов’язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.) | ||||||
| адреса місця здійснення діяльності, прізвище ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки найманого працівника або серія та номер паспорта* | вартість товару, що переміщено (грн.) | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| 01.07.13 |
|
| Акт з оренди від 30.06.13 р. |
|
|
|
|
| 2000,00 |
|
|
| 05.07.13 |
|
| Відомість із з/пл за червень |
|
|
|
| 20000,00 |
|
|
|
| 05.07.13 |
|
| Відомість із з/пл за червень |
|
|
|
| 7376,00 |
|
|
|
| 05.07.13 |
|
| Авансовий платіж з ЄВС |
|
|
|
|
| 3470,00 |
|
|
| 23.07.13 |
| 1000,00 | Банківська виписка |
|
|
|
|
|
|
|
|
| 28.07.13 |
|
| Накладна № 289 | 8000,00 |
|
|
|
|
|
|
|
| 31.07.13 |
|
| Акт про послуги № ЗШ/1 |
|
|
|
|
| 400,00 |
|
|
| 31.07.13 |
|
| Матеріальний звіт про списання ТМЦ (заміна шин) |
| 8000,00 |
|
|
|
|
|
|
| 31.07.13 |
|
| Відомість обліку скретч-карток | 4240,00 |
|
|
|
|
|
|
|
| 31.07.13 |
|
| Відомість обліку замовлень |
| 636,00 |
|
|
| 100,00 |
|
|
| Усього за липень |
| 1000,00 |
| 12240,00 | 8636,00 |
|
| 27376,00 | 5970,00 |
| -40982,00 |
| 01.08.13 |
| 18000,00 | Звіт РРО |
|
|
|
|
|
|
|
|
| 31.08.13 |
|
| Відомість обліку замовлень |
| 4044,00 |
|
|
| 3300,00 |
|
|
| Усього за серпень |
| 18000,00 | х |
| 4044,00 |
|
|
| 3300,00 |
| 10656,00 |
| 03.09.13 |
| 19000,00 | Відомість обліку замовлень |
| 4400,00 |
|
|
| 5000,00 |
|
|
| Усього за вересень |
| 19000,00 |
|
| 4400,00 |
|
|
| 5000,00 |
| 9600,00 |
Рис. 4. Зразок заповнення Книги (за даними прикладу)
Документи і скорочення статті
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Порядок № 1025 — Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1025.
Інструкція № 21-5 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою правління ПФУ від 27.09.10 р. № 21-5.
Декларація — Податкова декларація про майновий стан і доходи, затверджена наказом МФУ від 07.11.11 р. № 1395.
Книга — Книга обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, які обрали спрощену систему оподаткування, і фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджена наказом ДПСУ від 24.12.10 р. № 1025.
Звіт про відрядження — Звіт про кошти, витрачені на відрядження або під звіт, затверджений наказом МФУ від 05.12.12 р. № 1276.
«ВПСУ» — журнал «Вісник податкової служби України».
ЄБПЗ — Єдина база податкових знань, розміщена на сайті Міндоходів (http://minrd.gov.ua/ebpz/).
ЄВС — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
ПММ — паливно-мастильні матеріали.
РРО — реєстратор розрахункових операцій.
ФОП — фізична особа — підприємець.
п/л — подорожній лист.
зв/відр — звіт про відрядження.
