«ПІДЗВІТ ЗА СВІЙ РАХУНОК»:
як визначити строки розрахунків та позовної давності?
Лист Міністерства доходів і зборів України від 01.10.13 р. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14
«Про відшкодування витрат, понесених працівником»
Ваш працівник за свій рахунок купив товари (роботи, послуги) для господарських потреб підприємства або використав власні кошти у відрядженні? Зрозуміло, що йому потрібно ці витрати відшкодувати. Але який граничний строк? І коли стартує перебіг строку позовної давності (далі — ПД)?
Зрозуміло: якщо ви укладали з працівником договір доручення, то в ньому і знайдете строк роз-рахунків. Але часто його не укладають. Лист якраз стосується цього випадку.
Тож якщо договору доручення немає (або строк розрахунків у ньому не зазначено), дійте згідно з ч. 2 ст. 530 Цивільного кодексу України: працівник може вимагати компенсувати витрати в будь-який час, а ви повинні розрахуватися в 7-денний строк від дня пред’явлення вимоги.
Але в чому особливість ситуації? Днем пред’явлення вимоги можна вважати день затвердження авансового звіту, а можна — день пред’явлення окремої письмової вимоги.
Податківці в листі, що коментується, проголосували за варіант з окремою вимогою. Так само, як і Мінпраці в листі від 10.08.09 р. № 193/06/186-09 // «БТ», 2009, № 41, с. 7.
Але! Такий варіант можливий, якщо строк розрахунків не прив’язаний у колективному (трудовому) договорі до дня затвердження авансового звіту. Якщо прив’язаний, то Міндоходів вимагає відраховувавати строк ПД з дня, наступного за днем затвердження авансового звіту.
Важливо! Податківці часто прирівнюють заборгованість за розрахунками з працівником до поворотної фіндопомоги (ФД). Це не так, адже наша ситуація не опосередкована договором позики.
А от коли закінчиться строк позовної давності, заборгованість дійсно стане безповоротною ФД і потрапить у доходи роботодавця (пп. 14.1.257, 135.5.4, п. 292.3 ПКУ).
Катерина ЛОПАТКІНА
