(066) 87-010-10
Переводимо бухгалтерів в ОНЛАЙН!
Перейти до номеру
  • № 30
  • № 29
  • № 28
  • № 27
? За допомогою цієї функції ви зможете швидко перейти до номеру, що вас цікавить
У цьому номері :
 
  • У обране
  • Друк
  • Шрифт
  • Колір фону
  • Коментарі 0
  • В розробці
16/19
Бухгалтерський тиждень
Бухгалтерський тиждень
Серпень , 2014/№ 31

Трудовий архів: для кого, навіщо та як?

У процесі діяльності будь-якого підприємства накопичується значна кількість документів. Левову частку серед них становлять документи щодо особового складу (накази, трудові договори, особові справи працівників, зарплатні відомості тощо). Ці документи, як правило, мають тривалий строк зберігання (до 75 років) і особливо важливі для працівників при призначенні пенсій та різних видів допомоги. Тому їх збереженню повинна приділятися підвищена увага. Із цією метою органи місцевого самоврядування створюють Трудові архіви. Нещодавно Мін’юст затвердив нове Типове положення про Трудовий архів (див. «БТ», 2014, № 26, с. 7). Як у зв’язку з цим зміниться процедура передання документів на зберігання до Трудового архіву, пропонуємо вам дізнатися з нашої статті.

Що таке Трудовий архів?

Відповісти на це запитання нам допоможе Типове положення № 864/5. У ньому зазначено, що Трудовий архів — це архівна установа, яка створюється за рішенням сільської, селищної, міської ради й утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання та зберігання архівних документів, і коштів з інших джерел, не заборонених законом.

Зверніть увагу! Типове положення № 864/5 передбачає також створення Об’єднаних трудових архівів. Такий архів засновує районна рада на підставі делегування сільськими, селищними, міськими радами району частини власних повноважень з його створення. Таким чином, юрисдикція Об’єднаного трудового архіву поширюється на територію всього адміністративного району.

За фактом подібні архіви існують давно, але мають інші назви: «районний Трудовий архів» або «Трудовий архів районної ради».

Важливо! Типове положення № 864/5 встановлює, що Трудовий архів створюється виключно як юрособа публічного права, має власну печатку зі своїм найменуванням, штампи і бланки, рахунки в органах Держказначейства.

Раніше Трудовий архів міг і не мати статусу юрособи. Іноді в архівному відділі місцевої ради просто виділяли окремий підрозділ, який і виконував функції Трудового архіву. Такий підрозділ мав свій штамп і бланки, а для посвідчення архівних довідок, копій, витягів з архівних документів використовувалася гербова печатка відповідного органу місцевого самоврядування. Ймовірно, незабаром подібні підрозділи чекає реорганізація.

Мета Трудового архіву — централізоване тимчасове зберігання архівних документів, накопичених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юросіб та фізосіб-підприємців, а також інших архівних документів, які не належать до НАФ.

Слід зазначити, що для включення до НАФ документи повинні мати історико-культурну цінність. У діяльності більшості підприємств та підприємців такі документи не створюються. Тому мати справу з НАФ вам, найімовірніше, не доведеться. А якщо ви все-таки потрапите до списку осіб, які повин­ні передавати документи НАФ, то архів зобов’язаний повідомити вас про це письмово (п. 3.6 розд. II Правил № 656/5).

Для ідентифікації належності документів до НАФ Правила № 16 вимагають від підприємств (на фізосіб-підприємців ці вимоги не поширюються):

не пізніше одного року з початку діяльності підприємства звернутися до одного з держархівів, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів (п.п. 4.2.1);

щороку здійснювати експертизу цінності документів експертною комісією, створеною на підприємстві (п.п. 4.5.1).

 

Які документи зберігаються у Трудовому архіві?

Перелік документів, які зберігаються у Трудовому архіві, наведено в п. 10 Типового положення № 864/5. До нього входять, зокрема:

1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юросіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізосіб-підприємців, які припинили свою діяльність.

До документів тимчасового зберігання (до 10 років) потрапляють у тому числі регістри бухобліку, фінзвітності та інші документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

2) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юрособами незалежно від форми власності, підпорядкування, якщо інше не передбачено чинним законодавством;

3) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.

Зверніть увагу! На відміну від «старого» Примірного положення про Трудовий архів, затвердженого наказом Держкомархівів від 20.05.04 р. № 58, нове Типове положення № 864/5 передбачає, що в разі припинення діяльності (розреєстрації) документи до архіву здають не лише юрособи, а й фізособи-підприємці. Про те, як правильно це зробити, читайте далі.

 

Припиняємо діяльність та передаємо документи до Трудового архіву

Згідно з ч. 3 ст. 32 Закону про НАФ в разі ліквідації юрособи ліквідаційна комісія зобов’язана забезпечити впорядкування та збереженість документів, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів), нарахуванням та виплатою зарплати працівникам. За погодженням з архівною установою ліквідаційна комісія також зобов’язана визначити місце подальшого зберігання архівних документів юрособи.

Окрім цього, для держреєстрації припинення юрособи держреєстратору потрібно пред’явити довідку архівної установи про прийняття документів, які відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню (ч. 1 ст. 36, ч. 1 ст. 37 Закону № 755).

Таким чином, якщо підприємство ліквідується, воно зобов’язане передати свої документи до архіву. При цьому архівні справи, віднесені до НАФ, передаємо до відповідного держархіву, архівного відділу міської ради.

Архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не закінчені в діловодстві, а також документи з особового складу передаємо до Трудового архіву.

Якщо Трудового архіву на відповідній території немає, то зазначені документи віддаємо до держархіву, архівного відділу міської ради.

Кілька слів скажемо про реорганізацію підприємства.

Якщо в результаті реорганізації функції підприємства передаються правонаступнику, то останній приймає за актом документи, не завершені в діловодстві підприємства, яке реорганізується, та його архів.

Коли функції підприємства, що реорганізується, передаються декільком правонаступникам (п.п. 12.3.3 Правил № 16):

• архівні справи, віднесені до НАФ, та архівні справи з основної діяльності, строки зберігання яких ще не закінчилися, передаються до відповідного держархіву, архівного відділу міської ради;

• документи, не закінчені в діловодстві, а також документи з особового складу передаються правонаступникам за приналежністю.

У ситуації, коли зі складу підприємства, що реорганізується, виділяється структурний підрозділ, якому надаються права підприємства, такому новоствореному підприємству передають документи, не закінчені в діловодстві, що стосуються профілю діяльності «новачка», а також документи з особового складу працівників, які перейшли на роботу в новостворене підприємство (п.п. 12.3.4 Правил № 16).

Увага! Від фізосіб-підприємців, які припиняють свою підприємницьку діяльність, Закон про НАФ та Закон № 755 не вимагають передавати документи до архіву. Проте цього вимагає Типове положення № 864/5 (див. вище). Та воно й зрозуміло. Адже у підприємця-роботодавця напевно є документи, які в майбутньому можуть знадобитися працівникам для призначення пенсій чи інших соцвиплат. Тому підприємцям, які ліквідуються, теж доведеться співпрацювати з Трудовим архівом.

Що ж потрібно зробити для того, щоб правильно передати документи до Трудового архіву? Цю процедуру ми умовно поділили на 6 етапів.

Етап 1. Застерігаємо порядок передання документів до архіву.

Порядок передавання й подальшого користування документами підприємства після його реорганізації або ліквідації потрібно визначити в наказі, іншому розпорядчому акті або в рішенні про реорганізацію чи ліквідацію підприємства. Таке положення містить п.п. 12.3.1 Правил № 16. Тут же зазначено, що передати документи підприємства, що ліквідується, зобов’язана комісія, створена для передавання справ і майна.

Про те, що передавання документів до Трудового архіву забезпечує ліквідаційна комісія (ліквідатор), йдеться також у пп. 4.26 і 4.28 Правил № 656/5.

Таким чином, до обов’язків ліквідаційної комісії необхідно включити архівацію документів та їх передавання до архіву. Для виконання цього обов’язку до складу ліквідаційної комісії доцільно включити керівника архівного підрозділу підприємства, а якщо архів входить до складу служби діловодства — то керівника цієї служби.

Етап 2. Укладаємо договір з архівом.

У разі ліквідації юрособи приватної форми власності документи передають до архіву на підставі договору (п. 4.25 Правил № 656/5). Тобто для того, щоб передати документи з кадрових питань (особового складу) та документи, строки тимчасового зберігання яких не закінчилися, ліквідаційній комісії (ліквідатору) доведеться укласти договір із Трудовим архівом.

Оскільки документи до Трудового архіву передають у тому числі й фізособи-підприємці, то без підписання договору їм теж не обійтися.

Етап 3. Проводимо експертизу цінності документів.

Закон про НАФ приписує підприємству створювати експертну комісію (далі — ЕК) — дорадчий орган, до складу якого включаються керівники служб діловодства та архіву, працівники структурних підрозділів, а також представники місцевого держархіву, архівного відділу міської ради (п.п. 4.4.1 Правил № 16). Голову ЕК призначає керівник підприємства. Часто ним є заступник керівника.

Засідання ЕК повинні проводитися не рідше ніж один раз на рік. Правомочними вони вважаються в разі, якщо на них присутні не менше ніж 2/3 складу членів комісії.

Рішення ЕК приймається більшістю голосів та оформляється протоколом, який підписують голова та секретар комісії. Рішення набирає чинності з моменту його затвердження керівником підприємства.

У процесі експертизи цінності документів ЕК виявляє:

1) документи постійного зберігання. До них належать, зокрема, документи НАФ;

2) документи з установленим строком зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені:

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання;

3) документи з особового складу. Ці документи мають тривалий строк зберігання (до 75 років) і є особливо важливими для працівників при призначенні пенсій та різних видів допомоги.

Строки зберігання документів визначено в Переліку № 578/5. Крім того, госпсуб’єктам, що ліквідуються, стане у пригоді Перелік № 430/5 (сам Перелік та наш коментар до нього ви знайдете в «БТ», 2013, № 16, с. 5 і с. 21). До нього включені документи, які можуть бути використані для підтвердження законних прав та інтересів громадян.

Фізособи-підприємці формально дотримуватись вимог Переліку № 430/5 не зобов’язані. Проте передати документи з особового складу до Трудового архіву їм усе-таки потрібно. Тому при відборі документів вони цілком можуть керуватися Переліком № 430/5. А можливість використання підприємцями Переліку № 578/5 прямо обумовлена в його п. 1.4.

Етап 4. Оформляємо документи.

Насамперед документи, закінчені в діловодстві, потрібно згрупувати у справи (п. 5.1 Правил № 16). При цьому необхідно:

1. Пронумерувати у справі всі аркуші.

Увага! Нумеруємо всі аркуші, крім засвідчувального напису та внутрішнього опису. Номер аркуша проставляємо арабськими цифрами у правому верхньому куті. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, в кожному томі або частині нумеруємо окремо.

2. За необхідності складаємо внутрішній опис на документи, включені у справу.

3. У кінці справи розміщуємо засвідчувальний напис. У ньому вказуємо:

• наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

• номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

• номери аркушів великого формату;

• номери конвертів із вкладеннями та кількість аркушів вкладень.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала, із розшифровкою підпису, посади та зазначенням дати складання.

4. Справу підшиваємо або оправляємо. Якщо є особливо цінні документи або незатребувані особисті документи, то їх вкладаємо в окремий конверт і підшиваємо його до справи.

Важливо! Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку.

5. Оформляємо титульний аркуш справи.

Коли справи оформлені, потрібно скласти їх описи. За результатами експертизи цінності складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акт про вилучення для знищення справ, не віднесених до НАФ. Опис справ здійснюємо відповідно до вимог п. 5.2 Правил № 16.

Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акт про вилучення для знищення документів слід погоджувати з експертно-перевірочною комісією держархіву (експертною комісією архівного відділу міської ради). Трудові архіви приймають документи тільки за погодженими описами справ (п. 7 Типового положення № 864/5).

Не забудьте також про складання номенклатури справ — систематизованого переліку найменувань справ, створених у діловодстві госпсуб’єкта. Складанню номенклатури присвячено розд. 3 Правил № 16.

Протягом року з дня реєстрації підприємство повинне було погодити свою номенклатуру справ з одним із держархівів або архівним відділом міської ради (ч. 1 ст. 32 Закону про НАФ). Якщо ви цього свого часу не зробили, то доведеться це робити на стадії ліквідації.

Етап 5. Передаємо документи на зберігання до архіву.

Отже, ми оформили документи у справи, склали та погодили їх описи. Тепер передаємо до архіву документи, три примірники опису та довідковий апарат до нього (відповіді на запитання щодо складання довідкового апарату до архівних документів ви знайдете в розд. 7 Правил № 16).

Окрім цього, підприємства разом із документами подають до архіву історичну довідку (п. 4.8 розд. II Правил № 656/5).

Архів приймає документи за описом поодинично у присутності представника особи, яка передає їх на зберігання.

Після того, як ви передали документи до архіву, у вас на руках має залишитися четвертий примірник опису та один із двох примірників акта приймання-передавання документів на постійне зберігання. Акт має бути складено за формою, наведеною в додатку 9 до Правил № 656/5.

Документи тимчасового зберігання, строк зберігання яких закінчився, відбирають для знищення. Для цього потрібно скласти акт про вилучення цих документів для знищення за формою, наведеною в додатку 7 до Правил № 16, і погодити його з експертно-перевірочною комісією держархіву.

Якщо «добро» від держархіву отримане, акт затверджує голова ліквідаційної комісії (ліквідатор), і документи можна знищувати.

Увага! Справи включаємо в акт за умови, що передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, у 2014 році в акт можна включити справи із трирічним строком зберігання, закінчені діловодством до 01.01.11 р. Якщо справи повинні зберігатися 5 років, то в акт про вилучення для знищення у 2014 році можна включити справи, закінчені діловодством до 01.01.09 р.

Здебільшого документи передають організаціям із заготівлі вторсировини за накладними, у яких вказують вагу паперової макулатури, переданої для переробки. Дату здавання документів, їх вагу та номер накладної записують в акті про вилучення документів для знищення (п.п. 4.5.10 Правил № 16).

Якщо обсяг справ незначний, їх можна просто спалити, про що в акті зробити відповідну відмітку. Як роз’яснив Держкомархівів в листі від 20.04.10 р. № 795/072, про незначний обсяг можна говорити, якщо вага документів не перевищує 10 — 20 кг*.

* Тоді можна себе позбавити від макулатурної ПДВ-проблеми (детальніше в «БТ», 2014, № 29, с. 13).

Етап 6. Отримуємо довідку архівної установи про прийняття документів, які відповідно до закону підлягають довгостроковому зберіганню.

Цю довідку вам потрібно буде пред’явити держреєстратору для держреєстрації припинення юрособи. Її ви замовляєте в архіві, куди передавали документи на зберігання. Щоб довідку вам видали без проблем, у вас на руках мають бути:

• опис справ та акт приймання-передавання документів, які були передані до Трудового архіву;

• опис справ та акт приймання-передавання документів постійного зберігання (документів НАФ) (якщо такі документи передавалися до держархіву);

• акт про вилучення документів для знищення.

 

Чи може діючий госпсуб’єкт зберігати документи в архіві?

Ця можливість передбачена тільки для юросіб. Такий висновок випливає з п.п. 5 п. 8, п.п. 3 п. 10 Типового положення № 864/5.

Підприємство укладає з Трудовим архівом договір про передання документів на депоноване зберігання й оплачує послуги архіву. Для підтвердження витрат знадобляться:

• наказ керівника про необхідність передання документів на зберігання до архіву;

• акт приймання-передачі виконаних робіт архіву;

• документ, що підтверджує оплату послуг архіву (квитанція прибуткового касового ордера, платіжне доручення);

• опис документів з відмітками працівника архіву про наявність (відсутність) переданих справ.

 

Висновки

  • Підприємства та фізособи-підприємці, які перебувають на стадії ліквідації, зобов’язані здавати документи до Трудового архіву.

  • Передаванню підлягають документи з особового складу та документи тимчасового зберігання — регістри бухобліку, фінзвітності та інші документи, пов’язані з обчисленням та сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися.

  • Усі документи оформлюють у справи.

  • Описи справ погоджують з експертно-перевірочною комісією держархіву (ЕК архівного відділу міської ради).

  • Передавання документів до архіву підтверджує акт приймання-передавання та опис.

Документи та скорочення статті

Закон про НАФ  Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.

Закон № 755 — Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.03 р. № 755-IV.

Типове положення № 864/5 — Типове положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затверджене наказом Мін’юсту України від 02.06.14 р. № 864/5.

Правила № 16 — Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархівів України від 16.03.01 р. № 16.

Правила № 656/5 — Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Мін’юсту України від 08.04.13 р. № 656/5.

Перелік № 578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту України від 12.04.12 р. № 578/5.

Перелік № 430/5 — Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мін’юсту України від 14.03.13 р. № 430/5.

НАФ — Національний архівний фонд.

трудовий архів додати теги змінити теги
Додайте свої теги до статті
Розділіть мітки комами. Наприклад: бухгалтерія, форма, відсотки, ПДВ, квартальний звіт. Максимальна кількість 10.
або Закрити
Ваша оцінка врахована! Оцініть статтю :
  • Добре
  • Нормально
  • Погано
Поділитися:
Коментарі до статті