Повернення підзвітних сум на зарплатну картку працівника: чи можливо це
Чи можна перерахувати на зарплатну картку суму, видану працівнику на госппотреби (погасити заборгованість перед працівником)?
(м. Харків)
Так, таке право надане юридичній особі нормами Положення № 637*. Згідно з ними фізичні особи — довірені особи підприємства мають право отримувати готівкові кошти з поточного рахунка юридичної особи на особисті електронні платіжні засоби (платіжні картки) та використовувати їх за призначенням без оприбуткування в касі (п. 2.12 Положення № 637). До них належать кошти, видані на витрати на відрядження та під звіт.
У Положенні № 637 та Положенні № 223** окремо не прописано можливість погашення заборгованості перед підзвітною особою за допомогою її зарплатної картки, але у них немає й заборони на такі дії.
Водночас у п. 6.7 Інструкції № 492*** передбачено, що для здійснення деяких видів виплат (заробітної плати, дивідендів, стипендій, пенсій, соціальної допомоги, повернення надміру сплачених сум тощо) юридична особа має право відкрити поточні рахунки фізичним особам. Отже, підприємство може погасити заборгованість перед підзвітною особою, перерахувавши гроші на її «зарплатний» рахунок.
Тим більше, що такий варіант має певні переваги. Це полегшує життя:
• бухгалтеру, адже таку операцію можна провести в межах зарплатного проекту;
• самому працівнику — йому немає потреби звітувати за отримані кошти (як у випадку з корпоративною БПК).
Та й процедура погашення заборгованості щодо підзвітних сум складається лише з 4 обов’язкових етапів.
Етап 1. Працівник звітує щодо витрачених коштів не пізніше п’ятого банківського дня після дня завершення відрядження або виконання господарської операції за дорученням і за рахунок підприємства (п.п. 170.9.2 ПКУ). Для цього він подає до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт**** разом із підтвердними документами.
Етап 2. Працівник пише заяву із проханням перерахувати грошові кошти на його зарплатну картку.
Етап 3. Керівник підприємства видає відповідний наказ (розпорядження).
Етап 4. Погашається заборгованість із поточного рахунка підприємства. Заповнюючи платіжне доручення, у призначенні платежу обов’язково слід зазначити мету перерахування, номер і дату наказу. Наприклад «Відшкодування витрат за авансовим звітом № ... від ... згідно з наказом № ... від ...».
Підтвердженням перерахування коштів стане виписка з рахунка.
Які ще операції ви можете здійснювати із застосуванням зарплатних і корпоративних карток, ви можете дізнатися з таблиці, наведеної на с. 48.
Правила використання корпоративних і зарплатних карток
| Корпоративна БПК | Зарплатна БПК | |
| валютна | гривнева | |
| Дозволені операції із застосуванням БПК | ||
| 1. Зняття готівки за межами України для оплати витрат на відрядження | Зняття готівки для здійснення розрахунків, пов’язаних із госпдіяльністю(1) (у тому числі для оплати витрат на відрядження в межах України) | |
| 2. Проведення розрахунків у безготівковій формі в іноземній валюті за межами України, пов’язаних із: • витратами на відрядження; • витратами представницького характеру; • оплатою експлуатаційних витрат на утримання та перебування повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України | Здійснення в безготівковій формі у гривнях розрахунків, пов’язаних: • зі статутною та госпдіяльністю; • витратами представницького характеру; • витратами на відрядження в межах України | |
| Заборонені операції із застосуванням БПК | ||
| 1. Проведення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами. 2. Здійснення іноземних інвестицій. 3. Отримання зарплати та інших виплат соціального характеру | Операції, пов’язані зі здійсненням підприємницької діяльності | |
| (1) Пам’ятайте про обмеження готівкового платежу одному підприємству (підприємцю) — 10000 грн. («БТ», 2014, № 16, с. 4) | ||
Дар’я КРАВЧЕНКО
* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.04 р. № 637.
** Положення про порядок емісії спеціальних платіжних засобів та здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 30.04.10 р. № 223.
*** Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492.
**** Форму звіту затверджено наказом Міндоходів від 24.12.13 р. № 845 (див. «БТ», 2014, № 5, с. 9).
