Як виправити помилки у формі № 1ДФ

Що, як і коли виправляємо

Тривіальна ситуація: податковий агент заповнив і подав форму № 1ДФ, але пізніше з’ясувалося, що в ній закралася помилка через неправильний розрахунок, описку або якусь іншу причину. Що ж, подану раніше інформацію доведеться відкоригувати за встановленими правилами. Спонукати до цього вас можуть:

• самостійно виявлені помилки в раніше поданих Податкових розрахунках;

• інформація з повідомлень про виявлені помилки, отриманих від ДПІ.

Для виправлення неправильної інформації існують два способи. Податковому агентові потрібно подати:

1) або новий звітний Податковий розрахунок,

2) або уточнюючий Податковий розрахунок (розд. IV Порядку № 4).

Новий звітний Податковий розрахунок подають, якщо помилку в уже поданій формі № 1ДФ ви виявили до закінчення граничного строку її подання* (п. 4.2 Порядку № 4). Тобто такий варіант підійде не завжди.

* Форму № 1ДФ подають окремо за кожний квартал протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу ( п.п. «б» п. 176.2 ПКУ, п. 2.1 Порядку № 4). Якщо останній день строку подання Податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, то останнім днем строку вважатиметься операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем.

Наприклад, форму № 1ДФ за 2 квартал 2015 року вам потрібно подати з урахуванням перенесення не пізніше 10 серпня 2015 року (9 серпня — неділя). Бухгалтер подав Податковий розрахунок 3 серпня 2015 року, а 5 серпня виявив помилку. У такій ситуації не пізніше 10 серпня 2015 року він може подати новий звітний Податковий розрахунок.

Другий спосіб виправитися — подати уточнюючий Податковий розрахунок. Як ви вже здогадалися, його подають, якщо помилку у формі № 1ДФ було виявлено після закінчення граничного строку подання (п. 4.3 Порядку № 4).

Наприклад, у серпні 2015 року ви виявили помилку, допущену при формуванні форми № 1ДФ за 1 квартал 2015 року. Оскільки граничний строк подання ПР за 1 квартал 2015 року вже давно сплинув, виправлятися слід через уточненку.

Техніка виправлення

Який вид Податкового розрахунку і коли подавати, ми з вами розібралися. Тепер перейдемо до того, як уносити коригуючі записи. Новий звітний і уточнюючий Податкові розрахунки заповнюють на підставі інформації з раніше поданої форми № 1ДФ. Формують їх за єдиними правилами. Вони досить прості і зводяться до такого.

Для виключення одного помилкового рядка з попередньо поданої інформації потрібно повторити усі графи такого рядка і в графі 9 зазначити «1» — рядок на виключення.

Для включення нового або пропущеного рядка необхідно повністю заповнити усі його графи і в графі 9 зазначити «0» — рядок на включення.

Заміна помилкового рядка на правильний проводиться так: виключаємо помилкову інформацію із зазначенням у графі 9 значення «1» і вводимо правильну інформацію, зазначивши в графі 9 такого рядка значення «0». Тобто в цьому випадку слід заповнити два рядки, один з яких виключає помилкову інформацію, внесену раніше, а другий — вносить правильну.

Важливо! У новому звітному та уточнюючому Податкових розрахунках ви наводите інформацію тільки в уточнюючих рядках. Вам не потрібно переписувати усі рядки табличної частини розрахунку, які були заповнені у формі № 1ДФ з позначкою «звітний». Потрібно просто виключити/ввести/замінити потрібні рядки за правилами, викладеними вище.

Якщо ви заповнюєте новий звітний або уточнюючий Податковий розрахунок на папері («виключаєте» неправильний рядок і «вводите» новий), підсумкові рядки за графами 3а, 3, 4а і 4 не заповнюєте (роз’яснення в підкатегорії 103.25 ЗІР ДФСУ). А от в електронній формі № 1ДФ підсумковий рядок «вистрілюватиме» автоматично, тому не звертайте на нього увагу.

Помилилися в розділі II підрозділу «Військовий збір»? У такому разі діємо так. У рядку «Військовий збір — виключення» потрібно повторити всі графи помилкового рядка з уже поданої форми № 1ДФ, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію.

Реквізити уточнюючого або нового звітного Податкового розрахунку «Порція», «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», «Працювало за цивільно-правовими договорами» мають відповідати тим, що були зазначені в раніше поданому Податковому розрахунку. Так, наприклад, у полі «Порція» уточнюючої форми № 1ДФ потрібно проставити той номер порції, який ви зазначили в поданому раніше Податковому розрахунку (роз’яснення в підкатегорії 103.25 ЗІР ДФСУ). Виняток — якщо виникла необхідність відкоригувати саме ці реквізити форми № 1ДФ.

Приклади виправлення помилок

І насамкінець наведемо приклади виправлення деяких видів помилок.

Приклад 1. У формі № 1ДФ за 1 квартал 2015 року помилково не було зазначено дохід, виплачений ФОП (ПН — 2645781245) за отримані від нього послуги в сумі 5000,00 грн. У бухгалтерському обліку нарахування та виплата доходу відображені в лютому 2015 року. ПДФО і ВЗ із суми виплаченого доходу не утримувалися, оскільки ФОП перебуває на загальній системі оподаткування і надав копію виписки з Держреєстру. Помилку виявлено в липні 2015 року, тому виправляємося через уточненку (рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент розділу I уточнюючого Податкового розрахунку за 1 квартал 2015 року

Приклад 2. Працівник (ПН — 2624546545) у квітні й травні 2015 року мав право на звичайну ПСП — 609,00 грн. Його оклад — 1600,00 грн. У червні оклад підвищився до 1800,00 грн., і працівник втратив право на ПСП. Проте у зв’язку зі збоєм у бухгалтерській програмі утримання ПДФО із заробітної плати за червень 2015 року здійснювалося із застосуванням ПСП. Помилку виявлено 17 .08.15 р. (після закінчення граничного строку подання), тому виправляємося в уточнюючому Податковому розрахунку (рис. 2 на с. 22).

Із суми заробітної плати працівника у квітні й травні 2015 року (1600,00 грн.) слід було утримувати ПДФО у розмірі:

(1600,00 - 1600,00 х 3,6 % - - 609,00) х 15 % = 140,01 (грн.).

У червні ПДФО потрібно було утримати в сумі:

(1800,00 - 1800,00 х 3,6 %) х х 15 % = 260,28 (грн.).

Помилково в червні було утримано суму:

(1800,00 - 1800,00 х 3,6 % - - 609,00) х 15 % = 168,93 (грн.).

Рис. 2. Фрагмент розділу I уточнюючого Податкового розрахунку за 2 квартал 2015 року

Зверніть увагу: у графі «4» в рядку на введення має бути зазначено фактично сплачений ПДФО.

У такому разі перерахування недоплати ПДФО в сумі 91,35 грн. (260,28 грн. - 168,93 грн.) ви покажете у формі № 1ДФ у тому кварталі, коли вона буде фактично перерахована (за 3 квартал 2015 року)*.

* «Старі» рекомендації, зокрема, наведено в листі ДПАУ від 07.02.08 р. № 2155/7/17-0217.

Приклад 3. У поданій формі № 1ДФ за 2 квартал 2015 року в графах 3а та 3 замість нарахованої суми зарплати 15000,00 грн. працівника (ПН — 3124657825) помилково було проставлено базу оподаткування (нарахована сума зарплати за вирахуванням ЄСВ). Помилку виявлено 24 липня 2015 року. Граничний строк подання форми № 1ДФ за 2 квартал 2015 року не закінчився, а отже, можна сміливо провести коригування через новий звітний Податковий розрахунок (рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент розділу I нового звітного Податкового розрахунку за 2 квартал 2015 року

Висновки

• Якщо показники форми № 1ДФ виправляють до закінчення строку її подання, то подають Податковий розрахунок з відміткою «Новий звітний».

• Податковий розрахунок з відміткою «Уточнюючий» подають, якщо потрібно виправити помилки в уже поданій формі № 1ДФ після закінчення граничного строку її подання.

• Для коригувань у новому звітному і уточнюючому Податкових розрахунках діють одні й ті самі правила заповнення.

Документи та скорочення статті

Порядок № 4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4.

ФОП — фізична особа — підприємець.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.

ВЗ — військовий збір.